Dalam dunia bisnis, pengertian inventori merupakan salah satu hal yang wajib untuk dipahami. Sebagai seorang pelaku bisnis harus memperhatikan inventory management system agar dapat memenuhi demand dari masyarakat atau konsumen.
Bahkan inventory menjadi salah satu hal yang dipelajari pada bangku perkuliahan di berbagai jurusan. Bisnis akan kesulitan dalam memperoleh keuntungan jika tidak memiliki inventory management system yang baik dan terencana.
Selain itu, suatu bisnis juga akan mengalami kesulitan untuk berkembang jika tidak diterapkan suatu strategi untuk mengatur inventory.
Pada ulasan berikut akan dibahas mengenai pengertian umum inventori, jenis, manfaat, serta tips atau cara mengelolanya.
Pengertian Inventori
pengertian inventori pada dasarnya cukup kompleks karena tergantung pada industri yang sedang dijalankan. Seperti yang telah diketahui bahwa perusahaan atau industri terbagi menjadi dua, yakni industri manufaktur dan industri jasa.
Kedua industri tersebut mempunyai tujuan untuk menghasilkan produk tertentu yang dapat digunakan konsumen, namun produk yang dihasilkan mempunyai sifat yang berbeda.
Berikut beberapa definisi inventori secara umum maupun dalam dunia industri.
1. Pengertian secara umum
Pengertian inventori secara umum adalah sesuatu hal yang mengacu pada produk, barang, dan bahan yang digunakan atau dimiliki oleh suatu perusahaan.
Adanya inventory bertujuan untuk memenuhi target permintaan pasar terhadap suatu produk tertentu.
Dengan adanya inventory maka perusahaan atau pelaku bisnis dapat menjual produknya di pasar dan memperoleh keuntungan. Kepemilikan perusahaan terhadap sesuatu hal tidak dapat dikatakan sebagai inventory semuanya.
Pasalnya inventory merupakan sesuatu, baik itu bahan maupun produk jadi yang berkaitan dengan apa yang ditawarkan perusahaan. Misalnya pabrik mainan kayu mempunyai kendaraan untuk mengirim produk mainan kayu kepada pelanggan.
Pada contoh tersebut yang dikatakan sebagai inventory hanya mainan kayu atau bahan yang digunakan untuk membuat produk. Sedangkan kendaraan yang digunakan sebagai distribusi hanya dikatakan sebagai aset.
2. Inventory pada industri manufaktur
Definisi inventory dalam perusahaan manufaktur merupakan persediaan yang tidak hanya berupa produk jadi saja, melainkan juga material atau bahan baku yang digunakan.
Selain itu, pada industri manufaktur juga terkadang mempunyai barang setengah jadi yang termasuk inventory juga.
Misalnya pada perusahaan sepeda roda dua, inventory akan meliputi seluruh tipe sepeda hasil produksi, komponen sepeda yang belum dirakit, dan material yang dibutuhkan.
Pada umumnya inventory pada industri manufaktur akan disimpan dalam gudang pabrik.
3. Inventory pada industri jasa
Pengertian inventori dalam industri jasa adalah persediaan yang tidak mempunyai bentuk fisik atau tidak berwujud.
Pada dasarnya persediaan yang ada di perusahaan jasa berupa strategi atau langkah-langkah yang digunakan untuk menyelesaikan penjualan.
Misalnya sebuah perusahaan konsultan digital marketing, inventaris yang dimilikinya berupa seluruh informasi yang dikumpulkan untuk proyek tertentu. Kemudian pada industri perhotelan yang dijadikan sebagai persediaan adalah kamar kosong.
Jenis-Jenis Inventory
Setelah memahami mengenai pengertian inventori, maka akan lebih lagi jika Anda mengetahui jenis-jenis inventory. Sebelumnya telah dijelaskan bahwa definisi dari inventory cukup kompleks tergantung pada jenis industrinya.
Oleh sebab itu, terdapat banyak variasi juga untuk jenis-jenis inventory pada seluruh industri. Berikut merupakan penjelasan dari beberapa jenis inventory:
1. Bahan baku
Jenis inventory yang pertama dan paling umum adalah bahan baku atau material yang dibutuhkan untuk proses produksi. Misalnya pada produsen kue, yang menjadi inventory berupa bahan baku meliputi tepung, gula, susu, dan lain sebagainya.
Bahan baku atau bahan mentah pada umumnya banyak digunakan pada industri manufaktur. Dimana sumber bahan mentah yang digunakan untuk proses produksi tersebut berasal pemasok atau supplier yang menyediakan.
Akan tetapi, sumber bahan baku atau bahan mentah pada umumnya berbeda-beda setiap industri.
Misalnya perusahaan pembuat kue biasanya bahan bakunya berasal dari pemasok. Berbeda dengan pabrik gula yang mendapatkan bahan baku dari petani yang menghasilkan tebu.
Terkadang suatu perusahaan juga dapat berperan sebagai pemasok. Contohnya adalah perusahaan gula yang proses produksinya berupa mengekstrak sari tebu. Dalam proses produksinya menghasilkan zat sisa berupa ampas tebu.
Ampas tebu tersebut dapat bermanfaat sebagai bahan bakar yang dibutuhkan oleh perusahaan lain. Jenis inventory berupa bahan baku ini hanya ada pada perusahaan atau industri manufaktur.
Dalam industri jasa tidak terdapat proses pengolahan sehingga tidak terdapat bahan baku.
2. Work in progress
Jenis inventory berupa work in progress merupakan bahan baku yang sedang dalam suatu proses. Dengan kata lain work in progress ini sendiri merupakan barang setengah jadi.
Jenis inventory ini hanya terdapat pada perusahaan yang melakukan pengolahan atau industri manufaktur.
Dimana barang setengah jadi tersebut dapat dijual secara langsung atau dilanjutkan ke proses selanjutnya untuk dijadikan sebagai produk jadi.
Definisi lain dari work in progress adalah pekerjaan seluruh barang yang telah melalui proses, namun belum didistribusikan.
3. Barang jadi
Bicara mengenai bahan mentah dan barang work in progress, tentu juga akan ada istilah barang jadi atau produk jadi. Dimana jenis inventory ini merupakan barang akhir yang siap untuk didistribusikan dan dijual pada pasar.
Dikatakan sebagai barang jadi apabila telah melalui seluruh proses produksi termasuk pada inspeksi atau pengecekan kualitas.
Barang jadi termasuk ke dalam kategori utama inventory yang dicatat pada akun keuangan perusahaan bersama dengan bahan mentah dan barang setengah jadi.
4. Inventory penyangga
Pada bisnis perdagangan atau manufaktur tidak dapat melakukan prediksi terhadap pergerakan dan fluktuasi pasar. Pada dasarnya perubahan tersebut akan memberikan dampak yang negatif pada proses produksi atau penjualan.
Dampak paling besar ialah keadaan dimana terjadi kekurangan stok sehingga tidak mampu memenuhi permintaan pasar.
Definisi dari inventory penyangga adalah upaya untuk mengimbangi fluktuasi dengan menganut konsep mencegah lebih baik daripada mengobati.
Pada umumnya inventory penyangga juga sering disebut dengan istilah persediaan pengaman atau safety stock. Jenis inventory ini terdiri dari barang-barang yang disimpan pada gudang pabrik atau toko.
Tujuan diadakannya inventory penyangga ini adalah untuk mengatasi adanya permintaan yang melonjak dan tidak terduga.
Jika persediaan pengaman dapat memadai maka lonjakan permintaan, pemogokan tenaga kerja dan keterlambatan transportasi dapat dikelola.
5. Inventory MRO
Maintenance Repairing and Operating Supplies atau biasa disingkat dengan MRO merupakan jenis inventory yang sangat berkaitan dengan industri manufaktur. Pada dasarnya pada pembukuan akun, MRO tidak diperhitungan sebagai inventaris.
Akan tetapi, MRO mempunyai peranan penting pada kegiatan sehari-hari suatu organisasi.
Kegunaan dari inventory MRO ini adalah untuk perbaikan, perawatan, perkakas, pemeliharaan mesin, dan berbagai peralatan lainnya. Dimana bergagai item persediaan MRO tersebut akan dibutuhkan pada proses produksi.
6. Cycle Inventory
Cycle inventory merupakan sebuah istilah yang dipakai untuk menggambarkan barang yang dipesan. Dengan kata lain bahwa cycle inventory merupakan persediaan dengan ukuran lot yang teratur.
Pada umumnya persediaan siklus menjadi bahan yang akan langsung dipakai pada produksi. Definisi lain dari cycle inventory adalah bagian dari banyaknya proses yang umum dilakukan.
7. Decoupling inventory
Perusahaan manufaktur dalam melakukan produksinya sebagian besar menggunakan berbagai macam mesin. Dimana output dari satu mesin tertentu akan dilanjutkan prosesnya ke mesin yang lainnya.
Akan tetapi, proses tersebut hanya akan berjalan lancar apabila seluruh mesin melakukan prosesnya secara bersamaan. Apabila terjadi kerusakan pada salah satu jenis mesin akan menyebabkan kegagalan proses produksi.
Dalam hal ini dibutuhkan decoupling inventory yang merupakan item yang disimpan untuk cadangan. Dengan demikian jika mesin tertentu mengalami kegagalan untuk menghasilkan output akan digunakan mesin lain sebagai gantinya.
8. Barang sisa
Barang sisa merupakan salah satu jenis inventory yang berupa material atau batang jadi yang tidak terpakai atau tidak terjual. Inventory yang satu ini memberikan kerugian pada suatu perusahaan karena tidak akan digunakan maupun dijual.
Meskipun tidak digunakan tetap saja yang namanya persediaan akan membutuhkan biaya atau dana untuk inventarisnya.
Baca Juga: Pengertian Barang Komplementer, Ciri-Ciri, Jenis Hingga Contoh
9. Kemasan
Pengertian inventori yang telah dijelaskan sebelumnya, memang kurang cocok dengan konsep persediaan berupa kemasan. Seringkali perusahaan tidak menganggap bahwa kemasan sebagai salah satu inventaris.
Pada dasarnya kemasan mempunyai peranan yang cukup penting untuk melindungi produk ketika proses penjualan atau distribusi. Terdapat 3 kategori untuk kemasan produk, yakni kemasan primer, kemasan sekunder, dan kemasan tersier.
Kemasan primer mempunyai fungsi sebagai pelindung utama dari produk yang akan ditawarkan. Selain itu, kemasan primer biasanya juga akan memuat identitas dari suatu produk. Contoh kemasan primer ialah botol minum pada produk air mineral.
Kemasan sekunder merupakan kemasan yang ditujukan untuk memudahkan ketika dilakukan penyimpanan dan pengangkutan produk. Contoh dari kemasan sekunder adalah kardus yang digunakan untuk menyimpan botol air mineral.
Sedangkan kemasan tersier merupakan kemasan yang digunakan untuk pengangkutan suatu produk dengan jarak tempuh yang cukup jauh.
Dalam hal ini contohnya adalah kegiatan ekspor impor, maka akan dibutuhkan kemasan seperti styrofoam, bubble wrap, dan lain sebagainya.
Manfaat Inventory
Inventory merupakan hal yang cukup penting dalam kegiatan bisnis atau perusahaan. Berikut beberapa manfaat diadakannya inventory:
1. Menghindari masalah terkait stok
Segala sesuatu yang berlebihan maupun kekurangan akan berakhir menjadi tidak baik, termasuk dalam inventory.
Stok barang yang berlebihan akan merugikan warehouse atau penyimpanan. Dimana dibutuhkan biaya penyimpanan yang lebih banyak dibandingkan dengan yang dibutuhkan.
Terjadinya kekurangan stok juga akan menyebabkan permintaan konsumen tidak terpenuhi. Dalam hal ini pelayanan customer akan mendapatkan citra yang buruk serta kehilangan kesempatan dalam mendapatkan keuntungan.
Oleh sebab itu, dibutuhkan sistem persediaan yang baik untuk meminimalisir berbagai perkara tersebut. Dengan demikian proses bisnis dan produksi akan berjalan sesuai dengan rencana.
2. Membantu pengambilan keputusan
Salah satu aktivitas yang dilakukan oleh pelaku bisnis adalah mengambil keputusan terkait proses produksi. Pada umumnya dalam pengambilan keputusan dibutuhkan berbagai macam data, termasuk data inventaris.
Oleh karena itu, dengan adanya sistem inventory yang baik dan benar akan memudahkan dalam pengambilan keputusan serta menghemat waktu.
3. Menurunkan biaya pengeluaran
Ketika proses produksi berlangsung dan terjadi error atau kesalahan maka akan membutuhkan biaya tambahan.
Sistem inventoris yang terencana dibuat dengan tujuan untuk meminimalisir error yang terjadi sehingga dalam hal ini dapat menekan biaya untuk memperbaiki.
Baca Juga: Pengertian Laporan Laba Rugi, Jenis, Fungsi dan Contohnya
Cara Mengelola Inventory
Baik bisnis besar maupun bisnis kecil tentu akan mengalami berbagai problem dalam sistem inventoris.
Hal tersebut dikarenakan inventory pada suatu perusahaan merupakan hal yang kompleks dan banyak elemen yang harus dipertimbangkan.
Berikut beberapa tips atau cara mengelola inventory:
1. Membuat kelompok prioritas
Setiap jenis inventory tentu akan memiliki tingkat kepentingan atau prioritas yang berbeda-beda. Terdapat barang inventory yang lebih sering habis, lebih lama tersedia, lebih sulit ditemukan, dan lebih mahal.
Tujuan membuat kelompok prioritas pada inventory adalah untuk memudahkan dalam membuat keputusan dengan tepat dan cepat. Adapun acuan kelompok inventaris yang banyak digunakan pada perusahaan, yakni:
- Kelompok A: inventaris dalam jumlah yang kecil, namun mempunyai harga yang lebih mahal dibandingkan dengan barang lainnya.
- Kelompok B: inventaris dengan rentang waktu penjualan sedang serta mempunyai harga yang sedang juga.
- Kelompok C: inventaris yang sifatnya dapat dikembalikan dengan relatif cepat dan mempunyai harga yang paling murah.
2. Melakukan audit inventaris
Suatu perusahaan atau pelaku bisnis harus melakukan audit inventaris secara rutin dan berkala. Pada umumnya audit akan dilakukan dalam rentang waktu mingguan, bulanan, tahunan, bahkan harian.
Dalam melakukan audit inventaris perusahaan harus menyesuaikan secara langsung dengan inventarisnya untuk menyakinkan dalam pengambilan keputusan selanjutnya. Hal tersebut dilakukan jika terjadi kecacatan pada persediaan atau stok.
3. Analisis performa pemasok
Pada dasarnya supplier atau pihak pemasok merupakan pihak eksternal dari perusahaan produksi. Oleh sebab itu, penting bagi pelaku usaha untuk melakukan penilaian terhadap kinerja supplier.
Jika terdapat hal-hal yang tidak bisa diajak kerja sama seperti pengiriman stok tidak tepat waktu atau stok tidak berkualitas maka harus dikaji ulang relasinya.
Pemasok yang tidak kompeten tentu akan mengganggu seluruh proses produksi suatu perusahaan.
4. Menerapkan konsep 80/20
Pengertian konsep 80/20 adalah profit yang diperoleh sebesar 80% berasal dari 20% barang atau produk yang dijual. Dalam hal ini maka pelaku bisnis harus memprioritaskan manajemen inventaris pada 20% barang yang akan dijual.
Hal tersebut dikarenakan barang tersebut lah yang akan menghasilkan keuntungan paling banyak. Selain itu, perlu memahami siklus penjuakan supaya dapat terlaksana dengan baik dan optimal.
Pemahaman mengenai siklus penjualan dapat dilakukan mulai dari informasi produk, jumlah yang terjual, dan lain sebagainya.
5. Inventory management system terintegrasi
Pada saat ini teknologi terus mengalami perkembangan menjadi semakin canggih. Tentu saja akan menjadi sia-sia jika tidak dimanfaatkan dengan baik. Kemajuan teknologi dapat diterapkan untuk mengelola manajemen pada suatu perusahaan.
Mengelola manajemen inventory dengan cara manual tentu tidak dapat digunakan secara terus-menerus. Banyak kesalahan dan error jika dilakukan secara manual terus-menerus karena pada dasarnya inventory pada saat ini juga semakin kompleks.
Integrasi inventory dengan teknologi dapat dilakukan dengan menggunakan software manajemen inventaris. Dengan adanya software tersebut perusahaan akan lebih mudah memantau dan mengelola persediaan yang ada.
Berdasarkan ulasan yang telah dibahas sebelumnya, dapat disimpulkan bahwa pengertian inventori adalah persediaan yang nantinya akan dijual atau digunakan dalam kegiatan bisnis.
Inventory dalam dunia bisnis cukup kompleks dengan dibuktikannya ada banyak jenis persediaan.
Sistem inventory yang baik dan benar pada perusahaan sangat dibutuhkan dan memberikan banyak manfaat. Oleh sebab itu, dibutuhkan cara atau tips tertentu untuk mengelola inventory agar tidak memberikan hasil yang fatal.
