Di perusahaan maupun instansi sering dikenal adanya istilah procurement. Procurement adalah suatu proses pengadaan yang dilakukan untuk beberapa kepentingan baik operasional bisnis maupun kepentingan lainnya yang masih berkaitan dengan bisnis,
Procurement menjadi bagian dari input untuk perusahaan melalui penggunaan barang dan jasa yang diperoleh dalam proses pembuatan produk.
Hal ini juga mengacu pada penerapan langkah-langkah tertentu suatu bisnis untuk memastikan perusahaan mendapatkan suplai barang/jasa yang dibutuhkan.
Manajemen pengadaan adalah proses yang penting dalam menjalankan bisnis yang efisien dan sukses.
Untuk itu, berikut ini pembahasan lebih lanjut mengenai konsep dasar procurement, peranannya, dan bagaimana memastikan pengadaan yang efektif dalam operasi bisnis.
Pengertian Procurement
Procurement merujuk pada proses pengadaan barang, jasa, atau sumber daya lain yang dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan operasional bisnis.
Pengadaan ini identic dengan bisnis karena perusahaan biasanya memerlukan barang dalam jumlah besar untuk operasionalnya.
Procurement juga mengacu pada seluruh proses pengadaan mulai tahap perencanaan sampai pengambilan keputusan.
Tujuan utama pengadaan adalah memastikan perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang tepat, dengan kualitas yang baik, harga yang kompetitif, dan tepat waktu.
Dengan manajemen pengadaan yang baik, suatu bisnis dapat mengoptimalkan efisiensi, mengurangi biaya, meningkatkan kualitas produk atau layanan, dan meminimalkan risiko.
Proses procurement biasanya dilakukan oleh manajer bagian pengadaan untuk menganalisis kebutuhan pengadaan.
Baca Juga : Apa Fungsi Kartu Stok Barang? Ini Penjelasan Lengkapnya
Apa Tugas Procurement Staff?
Dalam proses pengadaan, ada beberapa tugas atau langkah yang perlu dilakukan oleh procurement manager atau staff yang bertanggung jawab di bagian pengadaan.
Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Identifikasi Kebutuhan
Langkah pertama dalam prose procurement yaitu mengidentifikasi kebutuhan bisnis yang spesifik. Apa yang diperlukan untuk menjalankan operasi bisnis dengan sukses? Apakah itu bahan baku, peralatan, atau jasa tertentu?
Identifikasi kebutuhan merupakan langkah kritis yang melibatkan pemahaman yang mendalam tentang apa yang diperlukan oleh organisasi yang melakukan pengadaan.
Hal ini melibatkan analisis yang teliti terhadap kebutuhan dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh produk atau layanan yang akan dibeli.
Dalam proses ini, penting untuk mengidentifikasi kebutuhan secara spesifik dan jelas agar dapat mengarahkan proses pengadaan dengan tepat.
Proses melibatkan komunikasi yang efektif antara pihak yang membutuhkan dan pihak yang bertanggung jawab atas pengadaan.
Identifikasi kebutuhan melibatkan mempertimbangkan aspek seperti tujuan organisasi, kebutuhan fungsional, kualitas, kuantitas, jadwal, anggaran, serta persyaratan hukum atau peraturan yang berlaku.
Dengan memahami dengan baik kebutuhan ini, organisasi dapat mengambil langkah-langkah yang tepat dalam proses procurement, seperti menyusun spesifikasi teknis yang akurat, menetapkan kriteria evaluasi, dan memilih penyedia yang paling sesuai.
2. Riset Pasar
Setelah kebutuhan diidentifikasi, langkah selanjutnya dari procurement adalah riset pasar untuk menemukan pemasok yang tepat.
Anda dapat mencoba mengevaluasi kualitas produk, harga, reputasi vendor, dan kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan yang sesuai dengan kriteria. .
Riset pasar merupakan langkah yang penting dalam procurement untuk memperoleh pemahaman mendalam tentang pasar, pesaing, dan peluang yang ada.
Riset pasar membantu mengidentifikasi tren, permintaan, dan preferensi pelanggan yang relevan dengan kebutuhan organisasi.
Dalam riset pasar, ada beberapa langkah yang perlu dilakukan. Pertama, mengumpulkan data tentang pasar, seperti analisis industri, ukuran pasar, dan pertumbuhan sektor terkait.
Kedua, menganalisis pesaing, termasuk kekuatan dan kelemahan mereka serta strategi yang mereka gunakan.
Selanjutnya, mengidentifikasi kelompok target dan segmentasi pasar yang relevan dengan produk atau layanan yang akan dibeli.
Melalui survei, wawancara, atau analisis data, Anda dapat memperoleh info tentang preferensi pelanggan, kebutuhan mereka, dan keputusan pembelian yang mereka buat.
Dengan melakukan riset pasar yang komprehensif, organisasi dapat membuat keputusan yang informasi untuk memilih penyedia yang paling sesuai, merencanakan strategi pemasaran, dan menentukan harga yang tepat untuk produk atau layanan yang akan dibeli.
Baca Juga: Strategi Analisis Peluang Pasar, Panduan Komprehensif untuk Bisnis
3. Penawaran dan Negosiasi
Penawaran dan negosiasi merupakan aspek penting dalam proses procurement yang memungkinkan organisasi mendapatkan nilai terbaik dari penyedia.
Nah, penawaran dalam procurement adalah proses pengumpulan dan evaluasi proposal dari berbagai penyedia yang memenuhi persyaratan.
Anda dapat meminta penawaran barang dan atau jasa dari beberapa pemasok potensial dan melakukan proses negosiasi untuk mendapatkan harga dan persyaratan yang paling menguntungkan bagi bisnis Anda.
Dalam penawaran, organisasi dapat memanfaatkan persaingan untuk memperoleh penawaran terbaik.
Hal ini melibatkan komunikasi yang jelas dengan penyedia, menjelaskan persyaratan, dan memastikan proposal yang diterima memenuhi kebutuhan.
Setelah penawaran diterima, maka proses negosiasi pun dimulai. Melalui proses negosiasi, organisasi dapat mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan dengan penyedia terpilih.
Ini melibatkan pembicaraan tentang harga, kualitas, jadwal, ketentuan kontrak, dan aspek lain yang relevan.
Negosiasi yang efektif melibatkan kejelian dalam mengeksplorasi opsi, mengidentifikasi titik tengah yang menguntungkan kedua belah pihak, dan mencapai kesepakatan yang adil dan saling menguntungkan.
Ketika Anda berhasil melakukan penawaran dan negosiasi yang baik, organisasi dapat memaksimalkan nilai dan efisiensi dalam proses procurement, serta membangun hubungan yang kuat dengan penyedia yang dipilih.
4. Pemilihan Pemasok
Setelah melalui proses negosiasi langkah selanjutnya dalam procurement adalah memilih pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Pertimbangkan faktor seperti kualitas produk, harga, keandalan, dan layanan pelanggan.
Menentukan pemasok yang tepat adalah langkah yang penting untuk memastikan kelancaran operasional dan keberlanjutan bisnis. Dalam menentukan pemasok, beberapa faktor perlu dipertimbangkan.
Pertama, evaluasi komprehensif terhadap penyedia yang mengikutsertakan harga, kualitas, pengalaman, keandalan, kapasitas produksi, dan layanan purna jual.
Analisis risiko juga perlu dilakukan untuk memahami potensi risiko yang terkait dengan pemasok tertentu.
Selanjutnya, Anda juga perlu mempertimbangkan kemampuan pemasok dalam memenuhi kebutuhan spesifik organisasi, seperti persyaratan teknis, jadwal pengiriman, dan memiliki kapasitas produksi yang sesuai.
Terakhir adalah mempertimbangkan harga yang ditawarkan, termasuk biaya, harga kompetitif, dan keadilan dalam hubungan kerja jangka panjang. Hal ini penting karena pemilihan tersebut akan menjadi kontrak dalam jangka waktu yang panjang.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor tersebut, organisasi dapat membuat keputusan yang informasi dan memilih pemasok yang paling cocok untuk memenuhi kebutuhan mereka dalam proses procurement.
5. Pembelian dan Pengiriman
Pastikan dokumen kontrak dan persetujuan tertulis disusun dengan baik dan semua ketentuan telah dipahami oleh kedua belah pihak.
Jaga komunikasi yang terbuka dan berkesinambungan dengan penyedia selama proses pembelian dan pengiriman.
Lakukan pembelian dari pemasok yang telah dipilih dan pastikan barang atau jasa dikirim sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati. Perhatikan juga proses pengiriman, logistik, dan manajemen rantai pasok.
6. Evaluasi Kinerja Pemasok
Setelah pengiriman dilakukan, penting untuk mengevaluasi kinerja pemasok. Pertimbangkan kualitas produk, waktu pengiriman, layanan pelanggan, dan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak.
Evaluasi ini akan membantu Anda dalam mempertahankan atau mengubah pemasok di masa depan.
Apa Saja Jenis Procurement?
Procurement terdiri dari beberapa jenis berdasarkan peran pengadaan tersebut dalam proses operasional bisnis.
Berikut ini adalah penjelasan jenis-jenis procurement tersebut.
1. Direct Procurement
Direct procurement adalah proses pengadaan barang atau layanan yang berkaitan langsung dengan aktivitas inti atau produksi suatu perusahaan.
Hal ini melibatkan pembelian bahan baku, komponen, peralatan, atau layanan yang diperlukan secara langsung untuk menghasilkan produk akhir.
Direct procurement berfokus pada pengadaan yang mempengaruhi kualitas, biaya, dan waktu produksi.
Contohnya termasuk pembelian bahan baku untuk industri makanan, komponen elektronik untuk industri teknologi, atau peralatan mesin untuk sektor manufaktur.
Tujuan dari procurement langsung adalah memastikan ketersediaan dan keandalan pasokan, meningkatkan efisiensi operasional, serta memenuhi kebutuhan produksi dengan mengoptimalkan biaya dan kualitas.
2. Indirect Procurement
Indirect procurement adalah proses pengadaan barang atau layanan yang tidak langsung terkait dengan aktivitas inti suatu perusahaan.
Ini meliputi pembelian produk atau layanan yang mendukung fungsi bisnis, seperti pengadaan perangkat IT, peralatan kantor, layanan kebersihan, dll.
Indirect procurement bertujuan untuk memenuhi kebutuhan operasional dan administratif perusahaan.
Meskipun tidak terkait langsung dengan produksi barang atau jasa, indirect procurement tetap penting dalam menjaga kelancaran operasional dan mendukung kegiatan bisnis.
Fokus utama dari procurement indirect mengoptimalkan biaya, meningkatkan efisiensi, dan memastikan pelayanan yang berkualitas dalam pengadaan barang dan layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Goods Procurement
Goods procurement merupakan proses pengadaan barang yang diperlukan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Proses ini melibatkan pembelian barang-barang fisik seperti bahan baku, peralatan, produk jadi, atau inventaris.
Tujuan jenis procurement ini adalah untuk memastikan ketersediaan barang yang diperlukan dengan harga yang kompetitif dan kualitas yang baik.
Hal ini meliputi identifikasi kebutuhan, seleksi vendor, negosiasi harga dan persyaratan, pemesanan, pengiriman, dan evaluasi kinerja pemasok.
Melalui goods procurement yang efektif, organisasi dapat mengoptimalkan pasokan barang, mengurangi biaya, dan memastikan kelancaran operasional dalam memenuhi kebutuhan barang yang diperlukan.
4. Service Procurement
Service procurement merupakan proses pengadaan layanan yang diperlukan oleh suatu organisasi atau perusahaan.
Proses ini melibatkan pembelian layanan dari penyedia eksternal, seperti jasa konsultasi, perawatan teknis, pembersihan, atau layanan IT.
Service procurement bertujuan memenuhi kebutuhan layanan dengan kualitas yang baik dan biaya yang kompetitif.
Langkah-langkah service procurement meliputi identifikasi kebutuhan, penawaran dan seleksi penyedia layanan, negosiasi kontrak, pemantauan kinerja, dan evaluasi pemasok.
Dengan melakukan service procurement yang efisien, organisasi dapat mendapatkan layanan yang berkualitas, meningkatkan efisiensi operasional, dan memenuhi kebutuhan layanan yang diperlukan untuk mendukung aktivitas bisnis.
Baca Juga: Analisis Pasar: Pengertian, Manfaat, Faktor dan Caranya
Purchasing dan Procurement Adalah Dua Hal Berbeda
Procurement dan purchasing merupakan dua konsep yang terkait dalam proses pengadaan barang atau layanan, namun memiliki perbedaan dalam cakupan dan fokusnya.
Nah, procurement mengacu pada seluruh proses yang terlibat dalam pengadaan barang atau layanan, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, hingga pengiriman dan evaluasi pemasok.
Procurement melibatkan aspek strategis dalam pengelolaan rantai pasok, dengan tujuan mencapai efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan nilai bisnis secara keseluruhan.
Sementara itu, purchasing merujuk pada aktivitas spesifik dalam proses procurement yang berkaitan dengan pembelian barang atau layanan.
Purchasing terfokus pada tindakan langsung membeli barang atau layanan dari pemasok yang telah dipilih, termasuk pembuatan pesanan, negosiasi harga, penandatanganan kontrak, dan pengelolaan pembayaran.
Dengan demikian procurement dan purchasing dapat disimpulkan sebagai hal yang berbeda.
Procurement melibatkan aspek strategis dan menyeluruh dalam pengadaan, sedangkan purchasing berfokus pada tindakan konkrit dalam pembelian barang atau layanan.
Manfaat Procurement yang Efektif
Dengan menjalankan proses procurement yang efektif, organisasi atau perusahaan dapat mengoptimalkan pengadaan sumber daya yang dibutuhkan dengan efisiensi waktu, biaya, dan kualitas.
Beberapa manfaat dari procurement yang efektif antara lain:
1. Pengendalian Biaya
Procurement yang efektif membantu organisasi dalam mendapatkan harga yang kompetitif dan melakukan negosiasi yang menguntungkan dengan pemasok.
Hal ini memungkinkan pengendalian biaya yang lebih baik dan penggunaan anggaran yang lebih efisien.
2. Kualitas Produk atau Layanan yang Unggul
Organisasi dapat memilih pemasok yang memiliki reputasi baik dan mampu menyediakan produk atau layanan dengan kualitas yang tinggi.
Hal ini mendukung organisasi dalam memberikan nilai tambah kepada pelanggan dan membangun kepercayaan.
3. Pengurangan Risiko
Dalam setiap pengadaan tentu ada resiko yang mengintai. Dengan procurement yang melibatkan penilaian risiko terhadap pemasok dan kontrak yang ditetapkan serta mengevaluasi risiko dengan cermat, organisasi dapat menghindari masalah yang dapat mempengaruhi operasional bisnis.
4. Ketersediaan Sumber Daya yang Tepat
Procurement yang efektif dapat memastikan ketersediaan sumber daya yang tepat pada waktu yang tepat.
Ini membantu organisasi dalam menjalankan operasionalnya tanpa hambatan atau kekurangan yang dapat mempengaruhi produktivitas dan kualitas pelayanan.
5. Kolaborasi yang Baik dengan Pemasok
Organisasi dapat membangun hubungan yang baik dengan pemasok ketika proses procurement dilakukan dengan cermat.
Kolaborasi yang baik dengan pemasok membawa manfaat jangka panjang, seperti akses ke inovasi, fleksibilitas, dan kemampuan untuk merespons perubahan pasar dengan cepat.
E-procurement, Terobosan Baru di Bidang Pengadaan
E-procurement adalah singkatan dari electronic procurement atau pengadaan elektronik.
Ini merujuk pada penggunaan teknologi informasi dan komunikasi, khususnya internet, untuk melakukan proses pengadaan barang, jasa, atau pekerjaan konstruksi secara elektronik.
Dalam e-procurement, semua tahap pengadaan, mulai dari pemberitahuan tender, penawaran, evaluasi, dan pembayaran dilakukan secara online.
E-procurement memberikan banyak manfaat, termasuk efisiensi waktu, biaya, transparansi informasi, dan mampu menjangkau pasar yang lebih luas.
Hal ini juga membantu mengurangi kesalahan, mempercepat siklus pengadaan, dan meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya.
Dengan adopsi e-procurement, proses pengadaan menjadi lebih efektif dan terkontrol, sehingga memungkinkan organisasi meningkatkan kualitas pengadaan.
Tips Melakukan Procurement untuk Pemula
Bagi pemula, melakukan procurement mungkin bukan hal yang mudah. Berikut adalah beberapa tips untuk melakukan proses pengadaan yang dapat diperhatikan.
1. Rencanakan Procurement dengan Baik
Mulailah dengan merencanakan kebutuhan dan anggaran dengan seksama. Identifikasi tujuan, spesifikasi produk atau layanan yang dibutuhkan, serta sumber daya yang tersedia.
2. Cari Pemasok yang Terpercaya
Lakukan riset untuk menemukan pemasok yang memiliki reputasi baik dan dapat dipercaya.
Tinjau kualitas produk atau layanan mereka, harga yang kompetitif, serta rekam jejak mereka dalam hal pengiriman tepat waktu.
3. Periksa dan Bandingkan Harga
Jangan terburu-buru dalam memilih pemasok. Lakukan perbandingan harga dari beberapa pemasok yang berbeda untuk mendapatkan penawaran terbaik.
4. Manfaatkan Teknologi
Gunakan alat dan sistem yang memudahkan proses procurement, seperti e-procurement atau platform online untuk memudahkan pencarian, perbandingan, dan pembelian produk atau layanan.
5. Tetapkan dan ikuti prosedur
Tetapkan prosedur yang jelas untuk setiap tahap dalam proses procurement. Ini akan membantu menghindari kesalahan dan kebingungan, serta memastikan konsistensi dan transparansi dalam pengadaan.
6. Jalin Hubungan yang Baik dengan Pemasok
Pertahankan komunikasi yang baik dengan pemasok dan jalin hubungan yang saling menguntungkan.
Ini dapat membantu dalam negosiasi harga, mendapatkan informasi produk terbaru, serta memperoleh layanan yang lebih baik.
7. Lakukan Evaluasi
Setelah selesai melakukan procurement, lakukan evaluasi terhadap proses dan kinerja pemasok. Hal ini akan membantu Anda meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam proses procurement di masa depan.
Melalui negosiasi kontrak yang baik, pemilihan vendor yang tepat, dan pengelolaan risiko yang efektif, procurement dapat mengurangi biaya dan mengoptimalkan sumber daya.
Dengan mengikuti tips-tips tersebut, Anda dapat memulai proses procurement dengan lebih percaya diri dan efektif, bahkan sebagai pemula.
Procurement adalah bagian yang memiliki peran penting dalam mengelola biaya dan efisiensi operasional.
Dengan melakukan pembelian yang efektif dan efisien, procurement dapat membantu mengoptimalkan pengeluaran perusahaan dan memaksimalkan nilai dari setiap pembelian.
