Business Continuity Plan (BCP) merupakan strategi penting yang dibuat oleh perusahaan untuk menghadapi berbagai krisis, seperti bencana alam, krisis moneter, atau pandemi.
BCP dirancang untuk memastikan bahwa perusahaan dapat terus beroperasi atau segera kembali beroperasi setelah menghadapi gangguan, dengan tujuan minimalisasi kerugian dan memastikan kelangsungan bisnis.
Dalam merancang BCP, perusahaan perlu memahami pengertian, fungsi, dan tujuan dari rencana tersebut serta mengembangkan berbagai skenario untuk menghadapi kemungkinan situasi krisis.
Contoh implementasi BCP dapat termasuk penerapan sistem kerja remote, diversifikasi pemasok, atau penyiapan cadangan sumber daya keuangan.
Apa itu Business Continuity Plan?
Business Continuity Plan (BCP) adalah strategi yang dirancang oleh sebuah organisasi untuk memastikan bahwa operasi bisnis kritis dapat terus berjalan selama dan setelah terjadinya gangguan signifikan.
Rencana ini meliputi pedoman terperinci tentang cara bertindak sebelum, selama, dan setelah gangguan untuk meminimalkan dampaknya dan mempertahankan fungsi esensial organisasi.
BCP mencakup analisis dampak bisnis, identifikasi proses bisnis kritis, dan pengembangan protokol tanggap darurat.
Tujuannya adalah untuk memungkinkan perusahaan untuk terus melayani pelanggan dan mempertahankan tingkat layanan yang dapat diterima, sembari menjamin keamanan dan kesejahteraan karyawannya.
Dalam praktiknya, Business Continuity Plan mencakup berbagai skenario, mulai dari bencana alam seperti gempa bumi dan banjir, hingga insiden keamanan siber dan pandemi global.
Rencana ini biasanya merinci langkah-langkah untuk pemulihan data dan sistem teknologi informasi, komunikasi darurat, dan koordinasi dengan pihak eksternal seperti penyedia layanan dan otoritas darurat.
Pentingnya BCP semakin ditekankan dalam lingkungan bisnis yang dinamis dan saling terhubung saat ini, di mana keberlangsungan operasi bisa sangat bergantung pada faktor yang berada di luar kendali perusahaan langsung.
BCP dianggap sebagai bagian penting dari tata kelola perusahaan yang baik, dan sering kali diperlukan oleh regulator serta mitra bisnis yang ingin memastikan kestabilan dan keandalan dalam kemitraan mereka.
Baca Juga : Perlengkapan Ruang Meeting untuk Produktivitas Perusahaan
Contoh Business Continuity Plan Untuk Perusahaan
Dibawah ini merupakan beberapa contoh Business Continuity Plan yang mungkin harus Anda pahami :
1. Kehilangan Data
Kehilangan data bisa terjadi karena berbagai sebab, seperti serangan siber, kerusakan hardware, atau kesalahan manusia.
Dalam kehilangan data, BCP harus mencakup prosedur yang detail mengenai pencadangan data (data backup) dan pemulihan data (data recovery).
Perusahaan perlu secara rutin melakukan backup data penting ke lokasi yang aman dan terpisah dari sistem utama.
Hal ini bisa melibatkan penyimpanan di cloud yang terenkripsi atau di pusat data yang berbeda.
Selain itu, rencana harus mencakup pengujian berkala dari prosedur pemulihan data untuk memastikan bahwa data dapat dipulihkan secara cepat dan efektif dalam situasi darurat.
Rencana ini juga harus mempertimbangkan langkah-langkah keamanan untuk melindungi data dari akses tidak sah, termasuk penggunaan firewall, enkripsi, dan sistem otentikasi yang kuat.
2. Gangguan Teknologi Informasi
Gangguan teknologi informasi sering kali berkaitan dengan kehilangan akses ke perangkat lunak, hardware, atau jaringan yang penting bagi operasional perusahaan.
Dalam menghadapi situasi ini, BCP harus menggambarkan skenario alternatif untuk operasi IT, termasuk penggunaan perangkat keras cadangan dan sistem komunikasi yang telah disiapkan sebelumnya.
Selain itu, perusahaan dapat menyusun perjanjian dengan penyedia layanan IT eksternal untuk penggunaan sumber daya mereka dalam keadaan darurat.
Pelatihan reguler bagi karyawan tentang prosedur darurat dan penggunaan teknologi alternatif juga penting untuk memastikan bahwa semua orang dalam organisasi siap beradaptasi dengan cepat dan efisien.
3. Kehilangan Fasilitas Fisik
Kehilangan fasilitas fisik, seperti akibat bencana alam atau sabotase, membutuhkan BCP yang menguraikan langkah-langkah pemulihan lokasi dan infrastruktur.
Proses ini termasuk rencana untuk pemindahan sementara ke lokasi lain yang telah ditentukan sebelumnya yang bisa mendukung operasi bisnis.
Rencana tersebut juga harus mencakup detail tentang cara mendapatkan sumber daya fisik yang diperlukan, seperti peralatan kantor dan teknologi, di lokasi baru.
Bekerja dari rumah atau lokasi remote lainnya dapat menjadi alternatif sementara atau permanen, tergantung pada skala kerusakan.
Perjanjian dengan vendor untuk penyediaan fasilitas atau layanan darurat dapat mempercepat proses pemulihan.
4. Gangguan Pada Rantai Pemasok
Gangguan pada rantai pemasok dapat diakibatkan oleh banyak faktor, termasuk bencana alam, krisis ekonomi, atau masalah pada salah satu pemasok utama.
BCP untuk mengatasi masalah rantai pasok harus mencakup strategi untuk diversifikasi pemasok dan stok barang yang cukup untuk mengatasi keterlambatan pasokan.
Menjalin komunikasi yang baik dengan pemasok dan memiliki perjanjian level layanan (SLA) yang jelas dapat membantu dalam mengidentifikasi dan menangani risiko sebelum mereka berubah menjadi masalah yang lebih serius.
Selain itu, memonitor kinerja dan keandalan pemasok secara berkelanjutan serta memiliki rencana tindakan yang jelas untuk melakukan penggantian pemasok dalam waktu singkat adalah bagian penting dari BCP.
5. Kehilangan Pegawai Kunci
Kehilangan pegawai kunci dapat menjadi situasi kritis bagi perusahaan, terutama jika pegawai tersebut memiliki pengetahuan atau keterampilan yang penting untuk operasi bisnis.
Dalam menghadapi hal ini, BCP harus menyertakan prosedur untuk mengidentifikasi dan melatih karyawan yang bisa menggantikan peran kunci tersebut.
Perusahaan juga harus memiliki dokumentasi yang jelas mengenai tanggung jawab dan proses kerja yang diperlukan agar operasi tetap berjalan lancar bahkan saat kehilangan pegawai kunci.
Selain itu, perusahaan dapat menjalin kerjasama dengan lembaga atau konsultan yang bisa menyediakan sumber daya manusia tambahan dalam situasi darurat.
6. Gangguan Komunikasi
Gangguan komunikasi bisa menjadi hambatan serius bagi koordinasi internal dan eksternal dalam perusahaan.
BCP harus mencakup strategi untuk mengatasi gangguan komunikasi, seperti pemasangan sistem komunikasi cadangan atau penyediaan perangkat komunikasi alternatif, seperti telepon satelit atau aplikasi pesan instan yang tidak tergantung pada infrastruktur lokal.
Selain itu, perusahaan perlu merancang prosedur komunikasi darurat dan melatih karyawan untuk menggunakan alat-alat tersebut dengan efektif.
7. Gangguan dalam Pelayanan
Gangguan dalam pelayanan bisa menyebabkan kerugian finansial dan reputasi yang signifikan bagi perusahaan.
Dalam BCP, perusahaan harus mengidentifikasi risiko-risiko yang dapat mengganggu pelayanan pelanggan, seperti kegagalan sistem IT atau kekurangan stok barang, dan merancang langkah-langkah mitigasi yang sesuai.
Hal ini mungkin melibatkan strategi stok barang yang lebih fleksibel, peningkatan kapasitas layanan pelanggan online, atau perjanjian dengan penyedia layanan pelanggan eksternal untuk mendukung operasi dalam situasi darurat.
Komunikasi yang jelas dan terus-menerus dengan pelanggan juga penting agar mereka tetap diberi informasi tentang kemajuan pemulihan.
8. Krisis Keuangan
Krisis keuangan bisa mengancam kelangsungan hidup perusahaan.
BCP harus mencakup analisis risiko keuangan yang komprehensif dan merinci langkah-langkah yang akan diambil dalam skenario terburuk.
Proses ini termasuk menyusun rencana darurat untuk pengelolaan kas, negosiasi dengan kreditur, pengurangan biaya, dan diversifikasi sumber pendapatan.
Selain itu, perusahaan perlu memastikan bahwa sistem pelaporan keuangan dan pengelolaan risiko mereka cukup kuat untuk mendeteksi dan merespons perubahan keuangan yang cepat.
9. Krisis Kesehatan Publik
Krisis kesehatan publik seperti pandemi merupakan ancaman serius bagi operasional perusahaan.
Dalam menghadapi krisis semacam ini, BCP harus mencakup langkah-langkah untuk melindungi karyawan dan menjaga kelangsungan operasional.
Hal ini mungkin termasuk implementasi kebijakan kerja dari rumah (work from home), peningkatan kebersihan di tempat kerja, pembatasan perjalanan, dan penanganan kasus yang terkonfirmasi secara cepat dan efisien.
Perusahaan juga harus memiliki prosedur untuk memastikan pasokan dan distribusi barang atau layanan tetap berjalan meskipun adanya pembatasan fisik.
10. Isu Hukum atau Regulasi
Isu hukum atau regulasi yang mendadak dapat mengganggu operasional perusahaan.
BCP harus mencakup strategi untuk mengatasi perubahan dalam hukum atau regulasi yang memengaruhi bisnis.
Proses ini mungkin melibatkan peninjauan ulang kebijakan dan prosedur perusahaan, konsultasi dengan ahli hukum, dan pelatihan karyawan untuk memahami dan mematuhi perubahan tersebut.
Selain itu, perusahaan perlu memantau perkembangan hukum dan regulasi secara aktif untuk mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul dan mengambil langkah-langkah mitigasi yang sesuai.
Setiap skenario di atas harus disertai dengan definisi yang jelas mengenai tindakan yang harus diambil, siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tindakan, serta bagaimana dan kapan rencana tersebut akan dinilai kembali.
Sangat penting juga untuk secara reguler menguji dan memperbarui BCP agar tetap relevan dengan kondisi terkini dan potensi risiko yang mungkin dihadapi perusahaan.
Baca Juga : 5 Cara Membuat Bisnis Plan Sederhana untuk Memulai Usaha
