Pengertian memorendum dan penggunaannya sangat umum di dalam dunia bisnis dan organisasi, karena memungkinkan komunikasi yang efisien dan efektif antara anggota tim atau divisi yang terlibat dalam suatu proyek atau tugas.
Memo biasanya digunakan sebagai alat komunikasi internal dalam suatu perusahaan, meskipun kadang-kadang juga digunakan sebagai alat komunikasi eksternal.
Pengertian Memorendum
Memorandum (memo) adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk berkomunikasi antara anggota tim, departemen, atau divisi di dalam suatu perusahaan.
Memo biasanya digunakan untuk memberikan informasi penting, membuat pengumuman, memberikan perintah atau instruksi, meminta pendapat atau masukan, dan sebagainya.
Pada umumnya, memorandum ditujukan kepada satu atau beberapa orang yang terlibat langsung dalam suatu proyek atau tugas tertentu, dan biasanya memiliki ciri khas format yang khusus.
Baca Juga : Evolusi Dunia Kerja di Era Digital, Bagaimana Cara Generasi Muda Beradaptasi?
Sejarah Singkat Memorandum
Dalam dunia bisnis dan organisasi, pengertian memorendum (memo) merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang sangat penting.
Dokumen ini digunakan untuk berkomunikasi antara anggota tim, departemen, atau divisi di dalam suatu perusahaan.
Di balik penggunaannya yang luas, tahapan sejarah singkat memorandum juga memiliki cerita menarik dan penuh dengan perkembangan.
1. Periode awal
Pada awalnya, memorandum digunakan sebagai alat komunikasi dalam militer. Sejarah mencatat bahwa memo pertama yang diketahui dibuat pada abad ke-15 di Inggris.
Memo tersebut berisi perintah dari raja Henry VI kepada jenderal-jenderalnya. Memo awal tersebut menggunakan format yang sederhana dan terdiri dari beberapa kalimat saja.
2. Abad ke-20
Pada abad ke-20, dengan semakin berkembangnya industri dan teknologi, memorandum mulai digunakan dalam dunia bisnis dan organisasi.
Pada saat itu, memorandum masih ditulis secara manual dan dikirim melalui pos atau pengantar surat.
Namun, pada tahun 1950-an, mesin pengetik mulai digunakan, sehingga membuat pembuatan memo menjadi lebih mudah dan efisien.
3. Era digital
Pada tahun 1970-an, komputer dan teknologi digital mulai berkembang pesat.
Hal ini memungkinkan memo untuk ditulis dan dikirim secara elektronik, yang tentunya jauh lebih cepat dan efisien daripada metode lama yang menggunakan mesin pengetik dan pengiriman melalui pos.
Pada tahun 1980-an, pengertian memorendum elektronik mulai dikenal dan digunakan secara luas, dan pada tahun 1990-an, email menjadi salah satu metode komunikasi yang paling populer.
4. Perkembangan format dan struktur
Selama perkembangan sejarah singkat memorandum, format dan struktur memo juga mengalami perkembangan yang signifikan.
Memo awal hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, namun seiring waktu, format dan struktur memo menjadi lebih kompleks dan terstruktur dengan baik.
Hal ini dilakukan agar pesan yang ingin disampaikan dapat lebih jelas dan mudah dipahami oleh penerimanya.
Manfaat Memorandum Bagi Perusahaan
Pengertian memorendum tidak hanya digunakan sebagai alat komunikasi internal, namun juga eksternal. Berikut manfaat memorandum bagi perusahaan.
1. Komunikasi yang efisien dan efektif
Salah satu manfaat utama dari memorandum adalah komunikasi yang efisien dan efektif.
Memo memungkinkan perusahaan untuk berkomunikasi dengan cepat dan langsung dengan anggota tim, departemen, atau divisi yang terlibat dalam suatu proyek atau tugas tertentu.
Memo juga memungkinkan perusahaan untuk memberikan instruksi, permintaan, atau pengumuman penting dengan cepat dan jelas.
2. Menyampaikan informasi secara tertulis
Dalam bisnis, penting untuk memiliki catatan tertulis tentang semua komunikasi dan transaksi. Ini sangat penting untuk tujuan audit atau jika terjadi perselisihan di kemudian hari.
Dengan menggunakan memo, perusahaan dapat memiliki catatan tertulis tentang semua instruksi, permintaan, atau pengumuman yang diberikan.
3. Memastikan pemahaman yang sama
Sesuai dengan pengertian memorendum dan tujuannya, ini juga membantu memastikan bahwa semua anggota tim, departemen, atau divisi memiliki pemahaman yang sama tentang suatu proyek atau tugas tertentu.
Memo dapat digunakan untuk memberikan instruksi atau meminta masukan, sehingga memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya.
4. Menghindari kesalahpahaman
Dalam bisnis, kesalahpahaman dapat menjadi masalah besar yang dapat menyebabkan proyek atau tugas tidak berhasil.
Memo dapat membantu menghindari kesalahpahaman ini dengan memberikan instruksi atau permintaan secara tertulis dan jelas. Ini juga dapat membantu menghindari konflik atau perselisihan yang mungkin timbul di kemudian hari.
5. Memfasilitasi koordinasi antara departemen atau divisi
Dalam perusahaan yang besar, koordinasi antara departemen atau divisi dapat menjadi sulit.
Memo dapat membantu memfasilitasi koordinasi ini dengan memberikan informasi atau permintaan kepada departemen atau divisi yang terkait.
Ini juga dapat membantu memastikan bahwa semua orang bekerja dalam arah yang sama dan sesuai dengan tujuan perusahaan.
6. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas
Dengan menggunakan memo, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Memo memungkinkan perusahaan untuk berkomunikasi dengan cepat dan jelas, memastikan bahwa semua anggota tim, departemen, atau divisi memiliki pemahaman yang sama tentang suatu proyek atau tugas tertentu.
Ini dapat membantu menghindari kesalahpahaman dan memfasilitasi koordinasi antara departemen atau divisi, sehingga meningkatkan efisiensi dan produktivitas secara keseluruhan.
7. Membantu pengambilan keputusan
Memo juga dapat membantu dalam pengambilan keputusan di perusahaan.
Memo dapat digunakan untuk meminta masukan atau pendapat dari anggota tim, departemen, atau divisi yang terkait dengan suatu proyek atau tugas tertentu.
Hal ini dapat membantu memperoleh sudut pandang yang berbeda dan memberikan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.
Perbedaan Antara Memorandum dan Surat Bisnis
Ada berbagai jenis dokumen tertulis yang digunakan dalam bisnis, dua di antaranya adalah memorandum dan surat bisnis.
Selain membahas pengertian memorendum, berikut perbedaan antara memorandum dan surat bisnis.
1. Tujuan Dokumen
Tujuan utama dari memo adalah untuk berkomunikasi dengan anggota tim, departemen, atau divisi dalam perusahaan.
Memo biasanya digunakan untuk memberikan instruksi, permintaan, atau pengumuman penting dalam perusahaan.
Sementara itu, surat bisnis digunakan untuk berkomunikasi dengan pihak eksternal seperti klien, pemasok, atau mitra bisnis.
Surat bisnis biasanya digunakan untuk mengirimkan penawaran, faktur, atau kontrak.
2. Penerima Dokumen
Sesusai pengertian memorendum, ini hanya ditujukan untuk anggota tim, departemen, atau divisi dalam perusahaan, sementara surat bisnis ditujukan untuk pihak eksternal.
Memo tidak ditujukan untuk pihak eksternal dan biasanya hanya diketahui oleh anggota tim atau departemen yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam memo.
3. Format Dokumen
Memo biasanya memiliki format yang sederhana dan singkat. Biasanya, memo hanya terdiri dari beberapa paragraf pendek dan header yang mencantumkan kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, dan tanggal.
Di sisi lain, surat bisnis biasanya memiliki format yang lebih formal dan panjang.
Surat bisnis biasanya mencantumkan alamat surat, tanggal, kepada siapa surat tersebut ditujukan, dari siapa, dan judul surat. Surat bisnis juga biasanya memiliki salam pembuka, isi surat, dan salam penutup.
4. Gaya Bahasa
Memo biasanya menggunakan gaya bahasa yang sederhana dan langsung ke point, tanpa banyak basa-basi. Memo biasanya terdiri dari kalimat pendek yang mudah dipahami oleh pembaca.
Di sisi lain, surat bisnis biasanya menggunakan gaya bahasa formal dan profesional.
Surat bisnis biasanya diawali dengan salam pembuka yang sopan seperti “Kepada Yth.” dan diakhiri dengan salam penutup yang sopan seperti “Hormat kami”.
5. Subjek Dokumen
Dalam pengertian memorendum, biasanya berfokus pada subjek yang spesifik dan terkait dengan tugas atau proyek tertentu yang sedang dikerjakan dalam perusahaan.
Memo biasanya dikirim untuk memberikan instruksi, permintaan, atau pengumuman penting yang berkaitan dengan subjek tersebut.
Di sisi lain, surat bisnis bisa membahas berbagai subjek yang terkait dengan bisnis seperti penawaran, faktur, atau kontrak.
6. Tingkat Kerahasiaan
Memo biasanya memiliki tingkat kerahasiaan yang lebih rendah dibandingkan dengan surat bisnis.
Memo biasanya hanya diketahui oleh anggota tim atau departemen yang terkait dengan masalah yang dibahas dalam memo.
Sementara itu, surat bisnis bisa memiliki tingkat kerahasiaan yang lebih tinggi dan hanya diketahui oleh pihak tertentu yang terlibat dalam surat tersebut.
7. Tanda Tangan
Memo biasanya tidak memerlukan tanda tangan. Memo biasanya dikirimkan melalui email atau pos internal dan dikirim oleh seseorang yang bertanggung jawab untuk mengirimkan memo tersebut.
Di sisi lain, surat bisnis biasanya memerlukan tanda tangan dari pihak yang mengirim surat dan pihak yang menerima surat. Tanda tangan ini menunjukkan kesepakatan dari kedua belah pihak terhadap isi surat.
Jenis-jenis Memorandum
Meskipun pengertian memorendum sangat umum didengar dalam perusahaan, namun sebagian besar orang tidak mengetahui bahwa memo memiliki beberapa jenis yang berbeda.
Berikut jenis-jenis memorandum yang perlu diketahui:
1. Memo Informasi
Memo informasi adalah memo yang digunakan untuk memberikan informasi atau penjelasan tentang suatu hal yang terkait dengan bisnis.
Memo informasi sering digunakan untuk memberikan informasi tentang perubahan dalam peraturan atau kebijakan perusahaan, atau untuk memberikan informasi tentang proyek yang sedang dikerjakan.
Memo informasi harus jelas, singkat, dan langsung to the point.
2. Memo Permintaan
Memo permintaan adalah memo yang digunakan untuk meminta bantuan, dukungan, atau persetujuan dari pihak yang dituju.
Memo permintaan sering digunakan untuk meminta izin atau persetujuan untuk melakukan tindakan tertentu dalam bisnis, seperti membeli peralatan baru atau melaksanakan proyek baru.
3. Memo Konfirmasi
Pengertian memorendum konfirmasi adalah memo yang digunakan untuk mengkonfirmasi atau mengkonfirmasi kembali informasi penting yang telah disampaikan sebelumnya.
Memo konfirmasi sering digunakan untuk mengkonfirmasi janji atau kesepakatan antara dua pihak atau mengkonfirmasi rencana atau jadwal acara.
4. Memo Pengingat
Memo pengingat adalah memo yang digunakan untuk mengingatkan pihak yang dituju tentang sesuatu yang sudah disepakati sebelumnya.
Memo pengingat sering digunakan untuk mengingatkan pegawai atau divisi dalam perusahaan tentang tenggat waktu atau deadline yang harus dipenuhi.
5. Memo Aksi
Memo aksi adalah memo yang digunakan untuk meminta tindakan atau respons dari pihak yang dituju.
Memo aksi sering digunakan dalam situasi di mana diperlukan tindakan segera atau respons cepat dari pihak yang dituju. Memo aksi harus jelas dan mengarahkan pihak yang dituju untuk melakukan tindakan yang spesifik.
6. Memo Pribadi
Pengertian memorendum pribadi adalah memo yang digunakan untuk berkomunikasi secara pribadi dengan seseorang dalam perusahaan.
Memo pribadi sering digunakan untuk memberikan masukan atau saran kepada seseorang, atau untuk meminta pertemuan atau pembicaraan secara pribadi.
Karakteristik Memorandum yang Baik
Memo digunakan untuk mengkomunikasikan informasi penting antar departemen atau antar karyawan dalam satu perusahaan.
Sebagai alat komunikasi bisnis yang penting, sebuah memo harus memenuhi karakteristik tertentu agar dapat dianggap baik.
Berikut ini adalah beberapa karakteristik memorandum yang baik sesuai dengan pengertian memorendum.
1. Jelas dan Singkat
Karakteristik pertama dari sebuah memo yang baik adalah jelas dan singkat. Memo seharusnya memuat informasi yang tepat dan jelas tanpa terlalu banyak berbelit-belit.
Penggunaan kalimat yang singkat dan padat sangat disarankan untuk memudahkan pembaca memahami pesan yang ingin disampaikan.
2. Format yang Rapi
Selain jelas dan singkat, memo yang baik juga harus memiliki format yang rapi. Hal ini penting karena memudahkan pembaca untuk menemukan informasi yang diinginkan dengan cepat.
Sebaiknya gunakan format standar seperti penomoran atau bullet point untuk memudahkan pembaca dalam membaca memo.
3. Berisi Informasi Penting
Sesuai pengertian memorendum, memo yang baik seharusnya berisi informasi penting yang relevan dengan tujuan memo tersebut dibuat.
Informasi yang disampaikan harus jelas, akurat, dan berguna bagi pembaca.
Hindari menyertakan informasi yang tidak relevan karena akan mengganggu pemahaman pembaca terhadap pesan yang ingin disampaikan.
4. Dilengkapi dengan Data Pendukung
Karakteristik selanjutnya dari memo yang baik adalah dilengkapi dengan data pendukung.
Data pendukung seperti tabel, grafik, atau diagram dapat membantu memperjelas informasi yang disampaikan dalam memo.
Data pendukung yang relevan dan akurat akan memberikan dampak positif bagi pembaca.
5. Ditulis dengan Bahasa yang Mudah Dipahami
Memo seharusnya ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca. Gunakan istilah-istilah yang familiar bagi pembaca, hindari penggunaan kata-kata asing atau teknis yang sulit dipahami.
Sebaiknya gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pembaca.
6. Memiliki Tanggal dan Perihal yang Jelas
Terakhir, memo yang baik seharusnya memiliki tanggal dan perihal yang jelas. Hal ini penting untuk memudahkan pembaca dalam mengidentifikasi memo yang dimaksud.
Sebaiknya tuliskan tanggal dan perihal memo secara jelas dan singkat pada bagian atas memo.
Bagaimana Menulis Memorandum yang Efektif
Dalam pengertian memorendum, ini digunakan untuk mengomunikasikan informasi penting antar karyawan, antar departemen, maupun antar cabang perusahaan. Namun, menulis memo yang efektif tidaklah mudah.
Berikut beberapa cara menulis memorandum yang efektif.
1. Tentukan Tujuan Memo
Langkah pertama dalam menulis memo yang efektif adalah menentukan tujuan memo tersebut.
Tujuan memo dapat berupa pengumuman, permintaan, atau pemberitahuan.
Menentukan tujuan memo yang jelas akan membantu penulis dalam menentukan informasi apa saja yang perlu disampaikan dalam memo tersebut.
2. Tentukan Audience
Selain menentukan tujuan memo, penulis juga harus menentukan audience atau pembaca yang akan menerima memo tersebut.
Audience dapat berupa karyawan di dalam departemen yang sama, karyawan di departemen yang berbeda, atau bahkan manajemen perusahaan.
Dengan mengetahui siapa audience, penulis dapat menyesuaikan bahasa dan informasi yang disampaikan agar sesuai dengan kebutuhan pembaca.
3. Gunakan Format yang Tepat
Setelah menentukan tujuan memo dan audience, penulis harus menggunakan format yang tepat dalam menulis memo.
Format memo yang umum digunakan adalah memuat tanggal, perihal, pembukaan, badan isi, dan penutup.
Selain itu, penulis juga dapat menggunakan penomoran atau bullet point untuk memudahkan pembaca dalam membaca memo.
4. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami
Ketika menulis memo, penting untuk menggunakan bahasa yang mudah dipahami oleh pembaca.
Hindari penggunaan bahasa formal atau kata-kata asing yang sulit dipahami.
Sebaiknya gunakan bahasa yang sederhana, jelas, dan mudah dipahami agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pembaca.
5. Gunakan Informasi yang Relevan dan Akurat
Sesuai pengertian memorendum, agar memo lebih efektif maka harus berisi informasi yang relevan dan akurat.
Hindari menyertakan informasi yang tidak relevan atau tidak penting karena akan membuat pembaca kebingungan.
Sebaiknya gunakan informasi yang relevan dan akurat agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pembaca.
6. Dilengkapi dengan Data Pendukung
Data pendukung seperti tabel, grafik, atau diagram dapat membantu memperjelas informasi yang disampaikan dalam memo.
Data pendukung yang relevan dan akurat akan memberikan dampak positif bagi pembaca.
7. Gunakan Kalimat yang Singkat dan Padat
Kalimat yang singkat dan padat sangat disarankan dalam menulis memo yang efektif.
Penggunaan kalimat yang panjang dan berbelit-belit dapat membuat pembaca kesulitan untuk memahami pesan yang ingin disampaikan.
8. Tandai Tindak Lanjut
Terakhir, penulis harus menandai tindak lanjut yang perlu dilakukan oleh pembaca setelah membaca memo.
Hal ini akan membantu pembaca untuk memahami apa yang diharapkan dari mereka setelah membaca memo tersebut.
Baca Juga : Apa itu Memorandum of Understanding?
Contoh Memorandum
Selanjutnya, setelah membahas pengertian memorendum, akan kami sajikan juga contoh memorandum yang dapat menjadi acuan dalam menulis memo yang efektif:
Tanggal. 5 Februari 2024 Perihal. Permintaan pengadaan laptop baru
Kepada Yth. Bapak/Ibu Manajer IT
Dalam rangka meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja, kami memerlukan pengadaan laptop baru untuk departemen kami. Sehubungan dengan hal tersebut, kami meminta bantuan dari Departemen IT untuk dapat menyediakan laptop baru dengan spesifikasi sebagai berikut.
- Processor Intel Core i7
- RAM 8 GB
- Harddisk 1 TB
- Layar 14 inci
- Windows 10 Professional
Kami berharap permintaan kami dapat dipenuhi secepatnya dan kami siap untuk membantu dalam proses pengadaan tersebut.
Terima kasih atas perhatiannya.
Penutup
Demikian adalah pengertian memorendum dan juga informasi lainnya. Semoga ini bermanfaat dan menjawab pertanyaan Anda seputar memorendum.
