Salah satu indikator keberhasilan menjalankan bisnis adalah mendapatkan respon positif dari pelanggan atas kepuasan dari layanan yang diberikan. Strategi inventory control bisa menjadi kunci utama untuk mengatasi masalah ketersediaan stok barang yang dipasarkan.
Inventory control atau pengendalian inventaris dilakukan guna memanfaatkan dan memaksimalkan keuntungan dalam sebuah perusahaan untuk memberikan pelayanan penuh bagi pelanggan. Sehingga untuk melakukannya dibutuhkan strategi pengendalian inventaris tersebut.
JIka Anda memiliki sebuah bisnis ritel dengan penjualan lebih dari ratusan stok, teknik inventory control ini bisa menjadi solusi tepat mengatur ketersediaan barang. berikut ini penjelasan mengenai inventory control
Mengenal Inventory Control
Apa yang akan Anda lakukan jika stok barang yang dijual menipis sedangkan permintaan konsumen tengah melambung tinggi?
Tentunya tidak ingin mengecewakan pelanggan yang berakibat turunnya omset penjualan. Dengan strategi inventory control Anda bisa mengatasi kendala tersebut.
1. Definisi Inventory Control
Sesuai namanya Inventory berarti inventaris atau aset dari sebuah perusahaan berupa ketersediaan barang yang dipasarkan.
Sehingga inventary control dapat didefinisikan sebagai tindakan dalam mengatur stok barang dengan memaksimalkan ketersediaan dan penyimpanan.
Strategi ini dilakukan dengan mengelola stok baik yang tersedia di gudang maupun di lokasi pemasaran. Barang tersebut dikelola oleh perusahaan hingga sampai pada pelanggan maupun akhir pembuangan.
Langkah ini diperlukan agar suplay barang tetap berjalan dan jumlahnya optimal untuk setiap produk yang dipasarkan.
Selain itu dengan tindakan tersebut sebuah perusahaan dapat mengontrol persediaan barang agar tetap dapat bersaing dengan perusahaan lainnya.
2. Fungsi dari Inventory Control
Tidak hanya sekedar menjaga ketersediaan stok barang, Inventory control juga memiliki beberapa fungsi diantaranya sebagai berikut:
- Memastikan barang sesuai dengan yang dipesan agar tidak perlu melakukan retur
- Mengkondisikan stok tetap tersedia ketika harga barang tengah naik
- Memperoleh Keuntungan yang didapat melalui pembelian sebelumnya
- Memastikan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat dikirim tepat waktu
- Menjaga ketersediaan bahan baku yang hanya diperoleh pada saat tertentu saja atau terbatas
- Memastikan kualitas pelayanan bagi konsumen dengan memberikan barang yang tersedia dan sedang dibutuhkan.
3. Kelebihan Strategi Inventory Control
Ketika stok barang terkontrol dengan baik maka perusahaan akan mendapatkan keuntungan yang lebih.
Selain itu ketersediaan barang terjaga dengan baik sehingga dapat mengoptimalkan layanan bagi konsumen. Adapun kelebihan dari Inventory control antara lain sebagai berikut :
Dapat Menghitung Barang Secara Akurat
Anda dapat memastikan jumlah ketersediaan barang dengan menggunakan barcode scanner pada barang yang datang secara berurutan. Sehingga Anda dapat memperbaharui jumlah ketersediaan stok setiap saat.
Memenuhi Pesanan Konsumen
Dengan menerapkan strategi inventory control Anda dapat melayani konsumen secara maksimal.
Pasalnya metode ini dapat menjaga ketersediaan barang baik hulu maupun hilir sehingga perusahaan tidak perlu khawatir dengan kekurangan barang bahkan ketika harga tengah membumbung tinggi.
Memudahkan Mengambil Keputusan
Penerapan sistem inventory control dapat membantu kita untuk menentukan strategi pemasaran.
Dengan menggunakan metode forecast kita bisa mengetahui suplai barang pada waktu tertentu untuk memenuhi permintaan konsumen pada barang yang dipasarkan.
Cara yang dilakukan adalah memastikan jumlah stok barang yang tersedia dengan permintaan. Sehingga Anda dapat memenuhi berbagai pesanan yang datang dengan stok barang yang tersedia tanpa kerusakan.
Kemudahan Menjalankan Sistem Pemasaran
Ketika Anda menjalankan sebuah bisnis tentunya tidak hanya sekedar memperhatikan aspek penjualan saja.
Melainkan ketersediaan barang yang akan dipasarkan agar bisnis terus berjalan lancar, dengan menerapkan sistem inventory control kita dapat meninjau perkembangan bisnis tersebut.
Dapat Menentukan Strategi Pemasaran yang Tepat
Strategi Inventory Control dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi jenis barang yang tidak dapat dipasarkan secara cepat. Sehingga perusahaan tidak akan mengalami penyimpanan stok secara berlebihan maupun penjualan secara berlebih.
Dengan kata lain perusahaan memiliki barang yang cukup untuk dipasarkan tanpa mengalami kerugian dan tidak menghabiskan ruang untuk menyediakan stok barang.
Selain itu Anda dapat mengendalikan stok barang dan menjaga harga penawaran tetap stabil.
Dapat Dioperasikan secara Modern
Sistem inventory control dapat terintegrasi dengan sistem pembayaran elektronik maupun operator pengiriman.
Anda dapat mengoperasikan pengendalian barang ini melalui penjualan, operator pengiriman, dan manajemen gudang yang memudahkan Anda dalam mengelola bisnis.
Meminimalisir Terjadinya Retur Barang
Penerapan sistem Inventory Control yang terintegrasi dengan sistem lainnya akan meminimalisir terjadinya pengembalian barang oleh konsumen karena salah pengiriman.
Pasalnya penggunaan scan barcode pada proses pengiriman dapat menentukan barang secara tepat dan terukur.
Menghemat Biaya Oprasional
Jika Anda dapat mengelola ketersediaan barang di gudang secara otomatis, hal ini dapat menekan biaya operasional yang ditimbulkan oleh pengiriman barang maupun material. Sehingga Anda dapat membuat keputusan secara finansial dalam bisnis.
Menyeimbangkan Stok Barang dengan Permintaan
Dengan melakukan strategi Inventory Anda dapat memastikan jumlah persediaan barang secara tepat dan sesuai dengan permintaan konsumen.
Selain itu Anda bisa menyimpan cadangan barang untuk menjaga sewaktu-waktu terjadi peningkatan terhadap permintaan barang.
4. Perbedaan Strategi Inventory Control dan Inventory Management
Meskipun sama-sama membahas tentang pengelolaan persediaan barang, inventory control berbeda dengan inventory management.
Inventory control merupakan kegiatan pengaturan stok barang di gudang, sedangkan inventory management adalah tindakan dalam mengawasi persediaan barang.
Baca Juga : Retur Adalah: Pengertian, Jenis dan Tips Mengelolanya
Strategi Inventory Control dan Penjelasannya
Sebagaimana yang telah dibahas sebelumnya, bahwa inventory control sangat berguna dalam membantu keberlangsungan bisnis.
Khususnya berkaitan dengan pengendalian masuk keluarnya barang yang berpengaruh pada penjualan dan pendapatan.
1. Mengatur Ketersediaan Stok
Saat usaha Anda mengalami kehabisan stok barang tentunya hal ini tidak hanya akan berpengaruh pada pendapatan. Hal ini juga bisa menyebabkan pelayanan pada pelanggan tidak optimal sehingga berpengaruh pada reputasi bisnis yang dijalankan.
Untuk menghindari hal tersebut Anda bisa mengelola ketersediaan barang dengan strategi tingkat stok minimum. Dimana stok diperbaharui setelah menyusut pada jumlah tertentu yang ditetapkan. Anda bisa mengisi stok baru sebelum stok lama habis.
Stok minimum ditentukan dengan pertimbangan lama waktu yang dibutuhkan untuk terjualnya barang dan jarak waktu untuk kembali mensuplay barang. Umumnya tugas ini dikerjakan oleh procurement yang mengawasi stok dalam sebuah perusahaan.
Akan tetapi, beberapa perusahaan juga menggunakan software yang bekerja seperti alarm. Aplikasi tersebut memberikan peringatan untuk mengisi ulang kembali barang saat stok telah menyentuh level minimum.
Anda dapat mengisi stok baru dengan mengurangi pendapatan dari penjualan barang stok lama dan menyisihkan laba yang diperoleh dari setiap itemnya.
Sehingga Anda mendapatkan keuntungan lebih baik laba, stok baru, dan cadangan stok yang berguna agar penjualan tetap lancar.
Selain itu, kita bisa mengetahui produk dengan penawaran tinggi sehingga bisa mengisinya lebih banyak dari stok lainnya untuk meningkatkan performa penjualan Anda.
Meski sebagian laba tertahan pada stok lama Anda tidak perlu khawatir karena perputaran stok dan penjualan dapat menutupinya.
Bahkan Anda bisa mendapatkan laba lebih dari stok lama yang belum terjual dengan stok baru tanpa harus mengalami kerugian dan minim resiko.
2. Mengelola Ketersediaan Stok di Gudang
Selain mengatur ketersediaan stok, kita juga perlu memperhatikan kondisi barang yang disimpan di Gudang. Hal yang tidak pernah diharapkan jika barang mengalami kerusakan karena tidak terkelola secara baik dan penempatan yang tidak sesuai.
Misalnya Anda meletakkan barang yang tidak tahan air di tempat yang lembab sehingga mengalami kerusakan. Kasus lainnya jika barang diletakan secara ditumpuk berlebihan dan mengakibatkan barang rusak karena kelebihan beban.
Jika barang rusak tentunya stok berkuranh dan Anda mengalami kerugian karena barang tidak terjual. Selain itu jika dipasarkan tentunya akan berdampak buruk pada pelayanan konsumen sehingga pelanggan mengalami kekecewaan.
Sehingga kita perlu memastikan tempat menyimpan stok barang dalam kondisi yang baik.
Mulai dari suhu yang sesuai dengan barang yang disimpan, tempat penyimpanan yang bebas dari binatang yang dapat merusak barang dan kapasitas penyimpanan barang.
Untuk memudahkan karyawan menjangkau barang, kita bisa menempatkan stok dengan pemasaran yang lebih tinggi pada posisi lebih depan. Sehingga tidak sulit ketika mencarinya atau saat harus melakukan pengiriman.
Strategi inventory control ini bisa Anda lakukan dengan melakukan pengecekan secara rutin di gudang untuk mengetahui ketersediaan barang dan kondisinya.
3. Mengklasifikasikan Jenis Stok Barang
Jika memasarkan produk lebih dari satu atau dua jenis Anda perlu mencoba strategi pengelompokan barang persediaan.
Pasalnya setiap produk yang dipasarkan bisa jadi memerlukan perhatian yang berbeda. Baik dari segi jumlah penjualan maupun resiko finansial.
Untuk mengelompokan barang tersebut Anda bisa menggunakan metode prioritas ABC. Dimana A merupakan barang yang memiliki prioritas utama, selanjutnya kategori B, C dan seterusnya.
Metode ini meminimalisir tingkat resiko yang berdampak pada finansial.
Anda bisa menyimpan barang sesuai kondisi barang tersebut. Mulai dari kategori mudah pecah, makanan yang tahan dalam jangka waktu tertentu sampai barang berat atau barang elektronik yang mudah mengalami kerusakan.
Dengan mengelompokan jenis barang tersebut kita bisa menyesuaikan penyimpanan dan perawatan agar tidak mengalami kerugian secara finansial karena penyusutan.
4. Berbasis Teknologi
Untuk mengelola persediaan barang Anda tidak perlu direpotkan lagi menghitung secara manual di dalam gudang. Beberapa perusahaan bahkan telah menggunakan aplikasi khusus yang berfungsi mengelola stok barang yang tersedia.
Di dalamnya terdapat berbagai kegunaan, mulai dari fitur yang menunjukan ketersediaan stok barang, proses penyaluran barang, distribusi barang, sampai pada evaluasi untuk perkembangan bisnis Anda.
Selain itu, kita bisa memadukan penggunaan software tersebut dengan sistem lainnya.
Hal ini dapat meningkatkan kinerja baik dalam hal distribusi, penjualan, pembukuan, maupun ketika menyuplai barang kembali. Sehingga data dari laporan ketersedian barang nantinya dapat diketahui oleh seluruh karyawan yang bertugas.
5. Mengatur Pasokan Suplai Barang
Masalah lainnya yang sering terjadi adalah saat stok barang baru terlambat didatangkan karena berbagai faktor.
Tidak tersedianya stok barang yang diperlukan dari pihak supplier misalnya dapat menghambat ketersediaan barang sehingga gudang mengalami kekurangan stok.
Tidak jarang penyebab utamanya berasal dari pihak perusahaan yang telat dalam pembayaran sehingga pihak pemasok tidak dapat menyuplai barang kembali.
Untuk mengatasi hal tersebut hal ini harus menjadi evaluasi bagi perusahaan dalam mengatur pemasokan barang.
Dimulai pada proses pemesanan sampai pada pembayaran. Dengan menjadwalkan pemesanan secara tepat waktu Anda dapat mengatur penjualan dan stok barang yang tersedia.
Untuk mengirimkan tagihan dan penawaran bisa diadakan saluran khusus antara pihak suppier dengan perusahaan.
Sehingga masalah telat pembayaran dan lain-lainnya dapat dinegosiasikan. Sehingga Anda dapat memasok barang tepat waktu dan tidak perlu khawatir dengan stok yang terbatas.
6. Strategi FEFO dan FIFO
Selain melakukan teknik pengelompokan barang dan mengkondisikan tempat penyimpanan, untuk meminimalisir resiko kerusakan para pelaku usaha juga melakukan teknik FEFO dan FIFO.
FEFO merupakan singkatan dari First In Firs Out, dimana barang yang pertama masuk disimpan di tempat terdepan dari barang lainnya.
Adapun strategi FEFO (First Expired First Out) yaitu strategi yang diterapkan dengan menjual terlebih dahulu barang yang cepat kadaluarsa sebelum masa expired.
Kedua cara tersebut sering dilakukan untuk meminimalisir barang terbuang karena kadaluarsa maupun rusak.
7. Audit Inventaris
Pengecekan barang secara langsung dilapangan diperlukan untuk memastikan jumlah stok maupun kondisi barang.
Meskipun beberapa perusahaan menggunakan aplikasi khusus dalam memonitoring pendistribusian barang, sesekali kita perlu mengecek barang di gudang.
Cara ini dilakukan agar menghindarkan resiko salah data karena barang hilang dicuri oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.
Sehingga pemeriksaan barang dapat membantu proses audit barang jika barang yang tersedia tidak sesuai dengan stok pada sistem.
8. Teknik Forecasting
Teknik Forecast merupakan salah satu strategi inventory control yang sering digunakan untuk pemasaran barang yang mencapai lebih dari ratusan ribu stok barang.
Forcasting merupakan strategi untuk memperkirakan jumlah persediaan stok barang.
Meskipun terbilang cukup rumit, namun mengetahui ketersediaan barang wajib Anda lakukan untuk menghindari resiko kehilangan stok barang. Hal ini berkaitan pula dengan audit barang untuk menyesuaikan stok pada laporan.
Cara yang digunakan dalam metode forecasting ini adalah dengan melakukan pengecekan pada seluruh jalur distribusi stok barang.
Baik di gudang maupun di tempat penjualan, sehingga Anda dapat memastikan jumlah stok yang tersimpan maupun yang terjual.
Baca Juga : Forecast Penjualan: Pengertian, Fungsi dan Tujuan untuk Pebisnis
9. Memastikan Keamanan Gudang
Jika didapati ketidaksesuaian jumlah stok barang di gudang dengan data pada laporan berbagai kemungkinan bisa terjadi. Baik karena kerusakan pada barang sehingga harus disortir atau kehilangan yang disebabkan oleh pencurian.
Agar hal tersebut tidak terulang kembali, Anda harus memastikan keamanan stok di gudang dengan menempatkan CCTV yang berguna mengawasi tempat 24 jam.
Selain itu, menghilangkan berbagai faktor risiko lain yang dapat menyebabkan kerugian pada barang yang tersedia.
Selain CCTV, Anda bisa menempatkan petugas keamanan untuk berjaga di sekitar area gudang dan penggunaan alarm yang menyala sebagai peringatan keamanan.
Jika belum cukup pasangkan kunci berganda dan sistem keamanan lainnya yang diperlukan.
Baca Juga: Apa Itu Dispatching dan Dispatcher dalam Istilah Pergudangan
Tugas Inventory Control
Strategi Inventory Control menjadi bagian penting bagi berjalannya sebuah bisnis dalam perusahaan. Berikut ini tugas yang termasuk dalam sistem Inventory Control:
1. Menghitung Jumlah Barang di Gudang
Dalam sistem Inventory Control hal utama yang harus dipastikan adalah jumlah stok barang yang tersedia di Gudang.
Kemudian membuat laporan audit data secara rutin dan terperinci mengenai jumlah stok dan penjualan.
2. Audit Data
Setelah barang di gudang di cek secara berkala, hasilnya kemudian direkap dan dilaporkan oleh staff dari inventory control kemudian diserahkan kepada bagian supervisor.
Baca Juga: Apa Itu Audit? Mengapa Fungsinya Sangat Vital Bagi Perusahaan?
3. Mendata Stok Barang
Untuk memastikan tidak ada barang yang hilang maupun mengalami kerusaakan, mendata barang diperlukan.
Baik secara jumlah, jenis, maupun kondisi barang. Hal ini bertujuan untuk mengoptimalkan permintaan konsumen.
4. Memastikan Ketersediaan Tenaga Kerja
Tidak hanya memastikan jumlah ketersediaan stok barang. Dalam sebuah perusahaan perlu juga dipastikan tenaga kerja atau karyawan yang dibutuhkan menyesuaikan jumlah barang yang dipasarkan, dan faktor lainnya.
Baca Juga : Jenis Tenaga Kerja di Ilmu Ekonomi dan 6 Klasifikasinya
5. Pelaporan
Bagian terakhir untuk mengetahui sejauh mana perkembangan bisnis Anda laporan hasil keseluruhan sangat diperlukan. Didalamnya berisikan data mengenai pembelian dan penjualan barangx.
Contoh Inventory Control
Pada sebuah gudang perusahaan, terdapat stok barang sisa yang tidak terjual. Barang tersebut dinamakan sebagai stok mati. Untuk mengatasi permasalahan ini manajer Inventory Control kemudian membuat sebuah keputusan dengan berbagai cara.
Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan menggabungkan lebih banyak barang sebagai permintaan yang ditempatkan pada kotak layanan pelanggan.
Cara ini dikenal sebagai metode kitting sebagai salah satu opsi yang sering dilakukan oleh banyak perusahaan.
Strategi Inventory Control dilakukan untuk mengurangi resiko kerugian yang diakibatkan oleh kerusakan maupun barang lama yang tidak terjual.
Selain itu, metode ini digunakan untuk memaksimalkan layanan bagi konsumen dengan menyediakan produk yang dibutuhkan.
Dengan menerapkan cara ini, Anda dapat menekan beban biaya operasional karena penyusutan aset perusahaan.
Sehingga sistem inventory control sangat tepat untuk dipraktekan bagi pelaku bisnis ritel dengan persediaan stok barang yang banyak.
