Sebelum menjalankan suatu proyek tertentu, sekelompok orang maupun individu pasti membutuhkan penjelasan lengkap terlebih dahulu. Penjelasan seperti ini seringkali disebut sebagai term of reference. Biasanya penjelasan seperti ini memiliki muatan yang amat mendetail.
Muatan tersebut bisa berupa perjanjian kerja, jadwal pertemuan, negosiasi dan sebagainya yang berkaitan dengan pekerjaan.
Pada intinya TOR berbentuk dokumen yang dibutuhkan oleh seluruh tim agar rencana yang akan dilakukan bisa lancar.
TOR ditulis secara sistematis sehingga mampu menjawab berbagai macam pertanyaan yang ingin diketahui oleh para anggota tim. Selain itu, penulisan dokumen TOR juga harus menggunakan bahasa yang baik dan benar.
Apa Itu Term of Reference?
Term of reference atau yang populer dengan julukan TOR merupakan semacam dokumen yang memiliki muatan berupa panduan maupun acuan dalam pelaksanaan suatu proyek tertentu.
Biasanya dokumen penting ini disusun oleh tim project management.
Jadi, jika seseorang ingin mengagendakan suatu proyek tertentu, maka ada baiknya untuk menyiapkan dokumen acuan berupa TOR seperti ini. Adanya TOR akan membuat proses pengerjaan suatu proyek bisa berlangsung dengan baik dan benar.
TOR memiliki kerangka yang sistematis dan disusun dengan bahasa baku sehingga mampu menjadikan dokumen acuan ini bisa dipahami dengan baik oleh banyak orang.
Selain itu, dokumen yang juga dikenal dengan KAK atau Kerangka Acuan Kerja ini memiliki cakupan yang mudah dipahami.
Setidaknya suatu TOR harus mampu menjawab pertanyaan berupa 5W + 1H sehingga mampu menjawab pertanyaan apa saja yang berkaitan dengan proyek tersebut. Pastikan TOR tidak akan menimbulkan pertanyaan bagi para pekerja.
TOR harus ditulis secara detail dan mampu menjelaskan berbagai macam hal yang berkaitan dengan proyek.
Jadi, pekerja nantinya tidak akan merasa kesulitan maupun bingung dengan dokumen acuan tersebut.
Tujuan Pembuatan Term of Reference
Suatu dokumen tidak dibuat secara sembarangan atau tanpa memiliki tujuan tertentu. Suatu dokumen yang dibuat harus memiliki tujuan di dalamnya. Seperti halnya ketika tim project management membuat TOR atau Kerangka Acuan Kerja.
Setidaknya terdapat beberapa tujuan dalam pembuatan TOR yang harus dipahami oleh Anda.
Secara singkat, tujuan TOR harus berkaitan dengan keberlangsungan proyek sampai selesai dilakukan. Untuk lebih detailnya, silahkan Anda simak terkait macam-macam tujuan pembuatan TOR berikut.
- TOR dibuat untuk dijadikan sebagai suatu landasan maupun dasar untuk rencana kegiatan maupun rencana suatu proyek tertentu agar jalannya kegiatan tersebut bisa berlangsung dengan baik dan sesuai harapan.
- TOR sengaja dibuat untuk merealisasikan suatu dasar perhitungan keuangan maupun audit sejenis lainnya bagi pihak finance serta manajemen.
- Pembuatan suatu TOR atau dokumen acuan diharapkan mampu menjadi suatu media maupun sarana bagi pimpinan guna mengendalikan kinerja para karyawan yang berada di bawahnya dengan seksama.
- TOR dapat dijadikan sebagai bahan penilaian kualifikasi tertentu dari suatu proyek yang hendak dilakukan.
Susunan Isi Term of Reference
Suatu dokumen acuan seperti halnya TOR tentu tidak boleh ditulis secara asal-asalan.
Penulisan TOR harus dilakukan secara sistematis dengan menggunakan bahasa yang baik dan benar. Di samping itu, kerangka penulisan TOR juga perlu dibuat secara runtut.
Biasanya TOR ditulis dengan mendahulukan latar belakang setelah bagian sampul depan hingga daftar isi. Pada bagian latar belakang harus ditulis secara mendetail terkait apa alasan seseorang membuat TOR.
Berikut merupakan detail susunan isi suatu dokumen TOR.
1. Bagian Latar Belakang
Pada awla pembuatan TOR, kerangka pertama yang perlu diutamakan ketika tahap penyusunan adalah latar belakang.
Tujuan penulisan latar belakang pada term of reference adalah untuk menjawab pertanyaan why seputar dokumen tersebut.
Jadi, pada bagian ini Anda perlu menjelaskan secara detail tentang latar belakang dimulainya proyek tersebut.
Pada bagian latar belakang ini memuat landasan, ide pembuatan proyek hingga konsep proyek tersebut seperti apa.
Di samping itu, bagian landasan hukum hingga kebijakan perusahaan juga bisa dicantumkan pada bagian latar belakang TOR. Pada intinya, penjelasan bagian latar belakang harus lengkap sedetail mungkin.
2. Uraian Kegiatan Proyek
Setelah bagian latar belakang, bagian berikutnya yang perlu dirincikan pada TOR ialah uraian dari kegiatan proyek.
Nantinya bagian ini memuat informasi atau penjelasan tentang jenis kegiatan proyek seperti apa yang hendak dilakukan.
Saat memahami arti term of reference tentu Anda juga harus memahami tentang uraian kegiatan proyek dengan seksama. Hanya dengan memahami uraian kegiatan secara baik saja, maka Anda baru bisa merealisasikannya dengan baik pula.
Bagian uraian kegiatan proyek setidaknya harus menjawab pertanyaan what yang nantinya hendak dilakukan pada proyek tersebut. Tulis bagian ini dengan baik sehingga pembaca bisa memahami maksud bagian ini dengan baik pula.
3. Tujuan Kegiatan Proyek
Setelah menulsi bagian latar belakang dan uraian kegiatan proyek, selanjutnya Anda perlu menulis maksud atau tujuan dari kegiatan proyek tersebut.
Pada bagian ini Anda harus bisa menulis dengan baik terkait tujuan kegiatan proyek atau setidaknya mampu menjawab pertanyaan why.
Anda harus bisa menjelaskan kepada para pembaca, seperti apa tujuan dari kegiatan proyek tersebut sehingga perlu dilakukan dengan baik dan sistematis. Penulisan tujuan kegiatan proyek harus dilakukan dengan baik dan realistis.
Tambahkan juga penulisan tentang hasil akhir seperti apa yang kiranya bisa diperoleh dari pengerjaan proyek tersebut.
Kemudian, tambahkan juga manfaat dari penulisan proyek tersebut. Pastikan harus relate dengan apa yang hendak dilakukan nantinya.
4. Metode dan Tahapan Kegiatan Proyek
Beralih pada tujuan kegiatan proyek, langkah berikutnya yang mesti dilakukan pada penulisan TOR adalah metode serta tahapan kegiatan proyek.
Pada bagian ini, Anda harus mampu menjawab pertanyaan how terkait bagaimana kegiatan proyek tersebut bisa terealisasi.
Metode yang digunakan juga harus mudah dipahami pembaca sehingga tidak menyulitkan untuk realisasi kegiatan nantinya.
Tuliskan metode dengan rinci dan runtut, seperti apa tahapan kegiatan yang harus dilakukan serta cantumkan komponen penting apa saja yang bisa dimasukkan.
Pastikan semuanya ditulis dengan benar dan sesuai dengan instruksi. Hindari penulisan secara sembarangan atau menggunakan bahasa yang asal-asalan.
Ingat, tujuan dari penulisan metode dan tahapan kegiatan proyek adalah mengedukasi pembaca agar bisa merealisasikan TOR dengan benar.
5. Jadwal dan Lokasi Kegiatan Proyek
Penulisan term of reference memang harus dilakukan dengan cermat dan sistematis.
Setelah Anda selesai menulis metode dan tahapan kegiatan TOR, maka selanjutnya adalah menuliskan bagian jadwal dan lokasi pelaksanaan kegiatan proyek yang direncanakan.
Penulisan jadwal pelaksanaan proyek harus dilakukan dengan benar dan pastikan mampu menjawab pertanyaan when sehingga nantinya pembaca bisa memahami dengan baik kapan kegiatan proyek tersebut dilakukan.
Kemudian, jangan lupa juga untuk melengkapi bagian penulisan jadwal kegiatan proyek dengan lokasi yang akan digunakan nantinya.
Penulisan lokasi harus bisa menjawab pertanyaan where secara mendetail. Hal ini nantinya akan membuat para pembaca mudah memahami maksud bagian ini.
6. Produk Proyek
Jika Anda sudah melakukan penulisan jadwal hingga lokasi pelaksanaan kegiatan proyek seperti mencakupu kegiatan pertemuan, pra kunjungan proyek, mulainya kegiatan proyek hingga kapan selesainya proyek, maka berikutnya silahkan tuliskan produk proyek.
Produk proyek yang dituliskan pada bagian ini harus mampu menjawab pertanyaan what bagi para pembaca. Produk yang dimaksud adalah produk yang dihasilkan dari kegiatan proyek yang hendak dilakukan tersebut.
Pada bagian produk proyek, Anda perlu menuliskan seputar segala hal yang berkaitan erat dengan perencanaan produksi.
Selain itu, bagian ini juga perlu dilengkapi dengan proses produksi yang dilakukan, workshop hingga SDM yang nantinya akan melakukan persentasi produk.
7. Tim Evaluasi
Dalam penulisan TOR term of reference ada banyak hal yang harus dipahami. Termasuk di dalam penulisan kerangka TOR. Setelah Anda menuliskan bagian proyek, selanjutnya pastikan untuk mulai menuliskan bagian tim evaluasi.
Tim evaluasi dalam pelaksanaan TOR memang sangat penting dicantumkan.
Pada bagian ini Anda harus menuliskan isi TOR dengan muatan siapa saja yang tergabung untuk menjadi satu tim dalam pengerjaan suatu proyek yang dimaksudkan. Intinya, bagian ini harus menjawab pertanyaan who.
Bagian ini memuat informasi tentang data diri dari masing-masing anggota tim secara mendetail, keterampilan yang bisa dilakukan oleh masing-masing anggota tim serta kemampuan khususnya, pengalaman dalam mengerjakan proyek hingga jumlah keseluruhan anggota tim.
8. Anggaran dan Logistik Proyek
Apabila Anda sudah mencantumkan siapa saja yang terlibat dalam tim evaluasi, maka berikutnya silahkan lanjutkan proses dengan masuk ke bagian anggaran dan logistik proyek. Bagian ini memuat RAB yang perlu ditulis dengan detail dan lengkap.
Tentunya RAB tersebut berkaitan dengan anggaran apa saja yang dibutuhkan ketika proyek berjalan.
Anggaran tersebut termasuk dengan rincian nominal gaji, berapa biaya akomodasi selama perjalanan, berapa penggantian biaya hingga apa saja fasilitas yang diperlukan dalam kegiatan tersebut.
Di samping itu, anggaran yang dimaksud juga perlu mencakup tentang fasilitas apa saja yang diperlukan selama melakukan kegiatan proyek.
Misalnya, komputer, transportasi, layanan internet dan lain sebagainya. Intinya harus mampu menjawab pertanyaan berapa banyak atau how much.
9. Pelaksana Proyek dan Penanggung Jawabnya
Jika poin latar belakang hingga ke bagian anggaran serta logistik proyek sudah dicantumkan dengan baik, maka bagian selanjutnya yang perlu dicantumkan adalah bagian pelaksana proyek serta penanggung jawabnya.
Tentu dalam suatu proyek pasti ada tim pelaksana dan tim penanggjung jawab. Termasuk pada acara-acara kecil sekalipun, pasti ada yang namanya SDM dengan tugas seperti ini.
Pada bagian ini Anda harus mencantumkan siapa saja yang tergabung dalam tim pelaksana proyek.
Jadi, intinya pada bagian ini Anda harus mampu menjawab pertanyaan who khususnya yang merupakan pelaksana sekaligus penanggung jawab dari kegiatan proyek yang hendak dilakukan tersebut.
Tulislah dengan rinci sehingga tidak akan menimbulkan anggapan ganda.
Baca Juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Tujuan, Jenis, Konsep dan Contohnya
Cara Membuat Term of Reference
Untuk membuat suatu TOR tentu membutuhkan kecermatan tersendiri. Sebab, dalam penulisan TOR memang tidak boleh dilakukan secara sembarangan sehingga nantinya akan menimbulkan anggapan ambigu.
Sebaliknya, penulisan TOR harus dilakukan dengan baik dan benar. Perhatikan juga mengenai seperti apa penulisan bahasa yang terdapat pada dokumen penting tersebut. Adapun cara pembuatan TOR dapat dicermati sebagai berikut.
1. Buat Judul Kegiatan
Hal pertama yang sebaiknya dilakukan untuk membuat TOR yang baik dan benar adalah dengan membuat judul kegiatan terlebih dahulu. Judul TOR yang dibuat sebaiknya mengacu kepada kegiatan proyek yang hendak dilaksanakan.
Oleh sebab itu, ada baiknya jika Anda membuat judul yang jelas, detail namun tetap sederhana. Hal ini nantinya agar pembaca mampu memahami dengan baik tentang muatan TOR yang telah Anda buat tersebut.
2. Mulai Tuliskan Bagian Latar Belakang
Langkah berikutnya setelah Anda menuliskan judul kegiatan pada dokumen term of reference, maka lanjutkan dengan menuliskan bagian latar belakang. Tuliskan latar belakang pembuatan dokumen TOR dengan lengkap dan mendetail.
Pastikan jika Anda juga menulis bagian latar belakang dengan bahasa yang formal dan dapat dipahami oleh pembaca. Jangan lupa bahwa kelengkapan penulisan latar belakang sangat penting mendukung kesuksesan TOR.
3. Silahkan Tuliskan Tujuan Kegiatan Proyek
Tahap selanjutnya setelah Anda menuliskan latar belakang adalah menuliskan tujuan dari dilaksanakannya kegiatan proyek. Tujuan kegiatan proyek tentunya berkaitan erat dengan kinerja pelaksanaan kegiatan proyek.
Pastikan harus sistematis sehingga tidak menimbulkan pertanyaan yang tidak terduga.
Bagian ini juga harus menjelaskan tentang pencapaian apa saja yang diinginkan pada tiap-tiap tahapan proyek mulai dari dimulai hingga diselesaikannya proyek tersebut.
4. Hal-Hal Penting TOR
Jangan lupa untuk menuliskan hal-hal apa saja yang penting pada pelaksanaan pengerjaan proyek dalam term of referenced. Yang dimaksud dengan hal-hal penting dalam TOR tentu sangat mudah dipahami.
Mulai dari siapa saja pelaksana kegiatan proyek tersebut hingga siapa saja yang akan bertanggung jawab dalam kegiatan tersebut. Intinya, pada bagian ini harus menjawab pertanyaan who serta hal-hal penting lainnya.
5. Keberlanjutan Program
Hal lain yang perlu ditulis dalam TOR adalah keberlanjutan program kegiatan proyek.
Meskipun dirasa perlu, nyatanya juga tidak semua TOR mencantumkan bagian keberlanjutan program di akhir dokumen TOR. Tentu ini menimbulkan pertanyaan tersendiri bagi Anda, bukan?
Sebab, masih banyak yang beranggapan bahwa bagian ini antara penting dan tidak penting.
Meskipun demikian, ada baiknya jika Anda mencantumkan bagian keberlanjutan program khususnya jika proyek yang dimaksud dilakukan dalam jangka panjang.
6. Anggaran
Di dalam penulisan term of reference, penulisan estimasi anggaran juga sangat penting dicantumkan.
Tingkat kepentingannya juga tidak jauh berbeda dari tingkat kepentingan penanggung jawab kegiatan proyek. Apalagi menyoal anggaran, rasanya hal ini amat sensitif bahkan di banyak kegiatan lainnya.
Anggaran harus dicantumkan agar nantinya semua rancangan bisa dipertanggung jawabkan dengan jelas dan tidak menimbulkan sangsi apapun.
Nantinya jika diadakan audit pun semua muatan TOR bisa dipertanggung jawabkan kebenarannya, bahkan jika nantinya dipaparkan secara umum.
Gambaran Permasalahan Pada Term of Reference
Suatu TOR akan menyoroti masalah utama yang nantinya akan dijumpai pada tiap-tiap siklus hidup proyek kegiatan tertentu.
TOR akan mencakup serangkaian kriteria untuk kegiatan evaluasi yang dipakai untuk analisis hingga pemecahan suatu masalah.
Contohnya, dampak, efisiensi hingga persoalan efektivitas. Untuk itu, pada penulisan TOR harus dipastikan bisa dilakukan dengan baik dan sistematis.
Pastikan juga tujuan pembuatan TOR mampu memberikan gambaran bagi pembaca dengan baik serta tidak menyebabkan makna ambigu.
Term of reference merupakan dokumen penting yang dibuat sebelum pelaksanaan kegiatan proyek tertentu.
Penulisan TOR harus dilakukan dengan baik dan sistematis sehingga bisa membuat pembaca mudah dalam memahami makna dokumen TOR tersebut. Gunakan juga bahasa yang formal.
Baca Juga : Tahapan Fraud Triangle, Konsep Penting untuk Mencegah Kecurangan
