Accrued Expense Adalah: Pengertian, Jenis dan Tips Mengelolanya

Accrued expense adalah istilah yang kerap dijumpai dalam pengaturan finansial di suatu bisnis. Keberadaannya mengacu pada beban atau biaya yang diakui dalam laporan keuangan, namun masih belum terbayarkan.

Pencatatannya biasa dilakukan dalam laporan keuangan pada periode transaksi, berarti bukan ketika pembayaran. Beban yang wajib dibayarkan akan ditulis sebagai kewajiban lancar, nantinya akan dibayarkan di periode selanjutnya.

Pada dasarnya bisa dijadikan sebagai acuan untuk menyusun proyeksi keuangan perusahaan di masa depan. Pastinya akan sangat membantu pelaku bisnis ataupun akuntan karena pembayaran sudah terjadwalkan.

Pengertian Accrued Expense

Accrued expense dapat diartikan sebagai beban yang masih perlu dibayarkan atau beban akrual. Perusahaan umumnya mengakui beban ini sebagai kewajiban lancar yang ada dalam neraca.

Namun pembayarannya tidak dilakukan sekarang, melainkan sudah terjadwalkan di masa mendatang.

Beban ini tentu sangat membantu perusahaan untuk menunjang bisnisnya. Pasalnya, perusahaan bisa merasakan manfaat dari barang atau jasa tanpa harus melakukan pembayaran lebih dulu.

Nah karena baru akan dibayar nanti, metode ini bisa dijadikan estimasi dari nilai beban keseluruhan yang wajib dibayar. Oleh karena itu, nilai bebannya bisa berubah menjadi lebih besar atau kecil dari biaya yang dibayarkan nantinya.

Setelah proses transaksi pembayaran dilakukan, akuntan perusahaan akan segera menyesuaikan entri di buku besar. Meskipun hanya dalam bentuk estimasi, accrued expense adalah metode penting yang memiliki banyak manfaat bagi perusahaan.

Anda bisa menjadikannya sebagai dasar untuk dapat mengetahui beban yang dikeluarkan oleh perusahaan di waktu dekat. Dengan demikian, tentunya bisa memiliki sedikit waktu untuk mempersiapkan diri dalam pembayaran kewajiban tersebut.

Macam-Macam Beban yang Termasuk Accrued Expense

Terdapat beberapa jenis beban pengeluaran perusahaan yang termasuk dalam kategori accrued expense. Setiap jenis beban tersebut memiliki pengertian dan kegunaan yang berbeda-beda.

Adapun penjelasan selengkapnya dari masing-masing jenis accrued expense adalah sebagai berikut:

1. Upah atau Gaji Karyawan

Perusahaan dimanapun tentu memiliki staff atau karyawan yang harus digaji secara rutin. Sistem penggajiannya yang diterapkan oleh setiap perusahaan bisa berbeda, seperti gaji harian, mingguan, atau bahkan bulanan.

Umumnya diberikan ketika karyawan menyelesaikan pekerjaannya dalam beberapa waktu, lebih tepatnya akhir bulan. Meskipun begitu, seringkali dijumpai kasus bahwa periode pembukuan ditutup sebelum upah karyawan dibayarkan.

Jika sudah demikian, perusahaan tentu harus menambahkan elemen gaji pada beban yang harus dibayar di pembukuan sekarang ini.

2. Utang Bunga

Utang bunga juga termasuk beban yang wajib dibayarkan oleh perusahaan, biasanya dibayar dalam jangka waktu yang panjang. Pastinya berlaku pada perusahaan yang meminjam sejumlah dana dari lembaga keuangan seperti bank.

Meskipun pembayaran bunga masih belum ditagihkan oleh bank, biaya utang bunga biasanya sudah bisa diperkirakan oleh perusahaan sejak awal. Namun utang bunga ini umumnya akan dibayarkan perusahaan di periode pembukuan selanjutnya.

3. Biaya Pajak

Jenis accrued expense selanjutnya yang biasa dijumpai yaitu biaya pajak. Sama seperti sebelumnya, perusahaan sudah pasti mampu dalam membuat estimasi yang tepat dari nilai pajak yang akan ditagihkan.

Hal tersebut karena pajak sudah bisa dihitung sendiri secara lebih mudah oleh perusahaan. Beberapa contoh pajak yang dimaksud dalam accrued expense adalah pajak penjualan, pajak penghasilan, pajak properti, dan lain sebagainya.

4. Biaya Pembelian Barang dan Jasa yang Sudah Diterima

Jika perusahaan melakukan pembelian suatu barang atau jasa dari vendor dengan sistem PO (purchase order), tentunya perusahaan sudah mengetahui kisaran biayanya sejak awal.

Selanjutnya barang atau jasa akan dikirimkan supaya bisa langsung diterima oleh perusahaan. Untuk biaya pembelian tersebut dicatat sebagai beban yang perlu dibayarkan, meskipun vendor belum memberikan invoice.

Setelah perusahaan menerima tagihan invoice, biaya pembelian akan berubah dan dicatat dalam utang usaha atau account payable.

5. Biaya Sewa Gedung atau Kantor

Perusahaan yang tidak memiliki lahan ataupun bangunan biasanya lebih menyewa karena lebih praktis. Untuk sewa gedung sendiri bisa dibayarkan setiap bulan atau tahun sesuai kesepakatan dari kedua belah pihak.

Bisa dibilang termasuk accrued expense karena biayanya dibayarkan di masa mendatang. Meskipun perusahaan belum melakukan pembayaran, biaya ini sudah menjadi kewajiban pasti yang dibayar sesuai tempo.

6. Beban Lain-lain

Sesuai namanya, beban lain-lain berarti beban yang dibayarkan oleh perusahaan selain yang sudah disebutkan. Pengeluaran perusahaan yang termasuk dalam beban lain-lain bisa dibilang lumayan banyak.

Seperti biaya utilitas, biaya peralatan atau perlengkapan, tunjangan dan bonus karyawan.

Semua beban pengeluaran ini bisa diperkirakan dengan jelas terkait jumlah dan tanggal pembayarannya. Jadi merupakan accrued expense yang wajib dibayar sampai lunas di masa mendatang.

Baca Juga: Expenses Adalah: Pengertian dan Penjelasan Lengkapnya!

Hubungan antara Accrued Expense dengan Akuntansi Kas dan Akuntansi Akrual

Menurut ilmu akuntansi, setidaknya ada dua macam akuntansi yang berkaitan dengan accrued expense. Kedua jenis akuntansi yang dimaksud tersebut adalah akuntansi akrual dan akuntansi kas.

Inilah penjelasan masing-masing dari akuntansi kas ataupun akuntansi akrual yang perlu dipahami:

1. Akuntansi Kas

Akuntansi kas merupakan metode yang digunakan untuk mencatat keseluruhan transaksi. Pencatatan tersebut menggambarkan kejadian yang sebelumnya, sekarang ini, dan dimasa mendatang.

Untuk jenis ini umumnya hanya digunakan dalam pencatatan transaksi yang dilakukan dengan uang tunai. Metode akuntansi kas dinilai sangat menguntungkan perusahaan, terutama dari segi pengelolaan kas.

Hal tersebut karena untuk melakukan pencatatan dari setiap pertukaran kas secara detail. Meskipun demikian, metode ini tak luput dari kekurangan dan bisa memberikan akibat kurang baik yang bisa dirasakan perusahaan.

Beberapa kelemahannya seperti representasi yang kurang akurat dari pendapatan, saldo akun, kerugian, dan keuntungan.

2. Akuntansi Akrual

Akuntansi akrual menjadi metode terbaik yang biasa digunakan perusahaan karena manfaat yang diberikan. Mulai dari melacak pendapatan, keuntungan, dan biaya yang dikeluarkan perusahaan dalam waktu tertentu.

Pencatatan metode akuntansi akrual dilakukan sesuai dengan waktu terjadinya proses transaksi. Sementara itu, hasil perhitungan dari metode ini bisa dibilang sangat akurat.

Hal ini karena memperhitungkan keseluruhan beban yang perlu dibayar perusahaan dan biaya yang dibayar di muka.

Selain itu, pengeluaran dan peneriman baru akan diakui perusahan jika uangnya dipastikan sudah berpindah tangan.

Tentunya merupakan kebalikan dari akuntansi kas, dimana akuntansi ini bisa membuat perusahaan semakin paham dengan kondisi keuangannya.

Perusahaan bahkan juga bisa melakukan prediksi bagaimana status keuangan nantinya, yaitu dengan adanya transaksi yang dilakukan sebelumnya.

Baca Juga : Pengertian Akrual

Contoh Accrued Expense yang Mudah Dipahami

Supaya lebih mudah dalam memahami pembahasan ini, kali ini akan diberikan beberapa contohnya.

Contoh ini bisa membantu Anda untuk mengetahui accrued expense yang dicatat dalam laporan keuangan perusahaan.

1. Contoh Sebagai Kewajiban Lancar

Perusahaan PT Anugrah Jaya menyewa jasa tukang las untuk memperbaiki gerbang di halaman kantor pada tanggal 23 Mei. Tukang las kemudian memberikan faktur ke PT Anugrah Jaya sebesar Rp2.000.000 pada 30 Mei.

Namun faktur tersebut diberikan ke pihak perusahaan sesuai periode akuntansi sekarang ini. Perusahaan diharuskan untuk menambah beban ataupun kewajiban lancar sebelum periode berakhir.

Kewajiban lancar akan dicatat oleh perusahaan sebagai biaya atau beban perbaikan yang wajib dibayar. Beban tersebut bisa disesuaikan kembali jika perusahaan mendapatkan faktur yang sebenarnya.

Pastinya bisa membantu perusahaan untuk mengetahui besar atau kecilnya beban yang dibayar.

2. Contoh Sebagai Aset Lancar

PT Sinar Mentari mendapatkan bunga sebesar Rp.20.000.000 atas investasi yang dilakukan dalam SUN (Surat Utang Negara).

Bunga dalam jumlah yang cukup tinggi tersebut akan diterima pada tanggal 25 Mei. Namun PT Sinar Mentari memiliki harapan penuh jika bunganya diberikan pada bulan Juli.

Pihak perusahaan diharuskan untuk membuat laporan keuangan triwulannya. Dalam hal ini, perusahaan akan menyebutkan bunga tersebut sebagai aset lancar sebelum laporannya berhasil diselesaikan.

Perusahaan akan menambahkan debitnya sebagai piutang bunga dalam pendapatan investasi.

3. Contoh Jika Dicatat dengan Akuntansi Akrual

Perusahaan kosmetik mempunyai saldo normal sebesar Rp200.000.000, dimana beban yang perlu dibayar adalah gaji karyawan dan sewa kantor.

Perusahaan memiliki harapan untuk membayarnya nanti, sehingga akuntan bisa mencatat biaya tersebut dalam laporan keuangan.

Accrued expense masih belum terbayar, perusahaan masih memperhitungkan beban termasuk pendapatan dan keuntungan. Akuntan harus bisa menyesuaikan saldo Rp200.000 pada beban bulanan di masa mendatang.

Jika perusahaan sudah melakukan pembayaran, akuntan akan menyesuaikan jumlah yang dibutuhkan dalam pembayaran aktual pada beban lain yang harus dibayar perusahaan.

4. Contoh Jika Dicatat dengan Akuntansi Kas

Perusahaan herbal memiliki beban mencapai Rp100.000.000 dan menerapkan akuntansi berbasis kas. Penerapan akuntansi ini adalah untuk mengetahui proses transaksi aktual sampai bisa menghasilkan pembayaran.

Akuntan akan mencatat detail transaksi yang ada sebagai pembayaran aktual, yang kemudian hasilnya bisa berbeda dengan beban awal.

Hal ini karena akuntan yang dicatat akuntan hanyalah pertukaran uang perusahaan, tidak termasuk estimasi pembayaran.

Hasilnya secara pasti tentu kurang dari Rp100.0000 dan beberapa beban sudah dibayar perusahaan. Kemungkinan tidak memperhitungkan pembayaran di kemudian hari ketika akuntan sudah menyiapkan laporan finansial.

Baca Juga: Laporan Keuangan: Pengertian, Manfaat, dan Dasar Pembuatannya

Mengenal Perbedaan antara Account Payable dan Accrued Expense

Selama ini banyak yang mengira bahwa accrued expense adalah hal yang sama dengan account payable. Pastinya sangat wajar karena kedua komponen ini hampir memiliki kesamaan dalam sistem ataupun metode pencatatanya.

Meskipun sekilas terlihat sama, jika diteliti lebih dalam maka keduanya memiliki perbedaan yang cukup jelas.

Account payable merupakan utang bisnis yang wajib dibayarkan perusahaan kepada perusahaan ketiga. Utang ini perlu dibayar dalam jangka waktu yang sudah ditentukan.

Komponen ini mempunyai angka yang lebih pasti jika dibandingkan accrued expense. Hal ini karena perusahaan akan mencatat sesuai dengan invoice yang diberikan oleh supplier.

Untuk periode pembayaranya biasanya mulai dari 6 sampai dengan satu tahun sejak pembelian.

Pencatatan account payable bertujuan supaya perusahaan membayar sesuai waktu yang ditentukan. Kehadirannya dalam akuntansi sangat berguna untuk mengetahui bagaimana kondisi keuangan dari perusahaan.

Sekarang sudah bisa disimpulkan bahwa account payable berbeda jauh dengan accrued expense.

Beban atau biaya yang dicatat dalam accrued expense hanya berdasarkan estimasi. Dengan begitu, maka bisa dipastikan kalau jumlahnya bisa lebih maupun berkurang.

Jurnal Accrued Expense

Jurnal accrued expense adalah suatu catatan akuntansi yang digunakan untuk menulis sejumlah beban yang dikeluarkan, tetapi masih belum dibayar secara lunas di akhir periode transaksi.

Kehadiran jurnal ini berguna untuk menuliskan perubahan neraca, yang dimana muncul karena ada beban yang masih belum dibayar.

Inilah bentuk dari jurnal accrued expense yang dapat dijadikan sebagai gambaran:

Pada jurnal tersebut, akun beban memiliki kegunaan untuk mencatat berbagai beban yang berhubungan dengan accrued expense.

Sedangkan akun utang berguna untuk menuliskan kewajiban perusahaan dalam melakukan pembayaran di kemudian hari.

Tips Mengelola Accrued Expense Paling Sederhana

Mengelola accrued expense bisa dibilang cukup mudah untuk dilakukan siapa saja, terutama akuntan ataupun pebisnis.

Namun bagi yang masih belum tahu sama sekali bagaimana caranya, simak pembahasannya di bawah ini.

1. Mengatur Jadwal Accrued Expense

Biaya yang masih belum dibayarkan oleh perusahaan harus dijadwal dengan baik di setiap akhir periode akuntansi. Tujuannya untuk memastikan bahwa kewajiban sudah dicatat sehingga bisa membayar tepat waktu.

Beberapa periode akuntansi yang biasa digunakan yaitu bulanan, semester, triwulan, dan tahunan. Anda harus pastikan sudah menyesuaikan jadwal pengaturan dengan periode akuntansi yang diterapkan.

2. Membuat Rekening Khusus untuk Accrued Expense

Tips selanjutnya adalah menggunakan sebuah rekening khusus untuk beban yang belum dibayar. Anda bisa membuat rekening accrued expense di neraca keuangan bisnis.

Dengan begitu, kewajiban beban yang belum dibayarkan akan dicatat pada rekening yang terpisah. Sehingga kedepannya bisa mengetahui dengan jelas mengenai beban yang perlu dibayarkan atau sekedar mengeceknya.

3. Pastikan Sudah Mencatat Kewajiban Accrued Expense

Semua kewajiban dalam accrued expense yang tertahan harus dicatat secara rapi. Pencatatan ini sangat penting supaya terhindar dari kesalahan saat melakukan perhitungan.

Selain itu, pencatatan ini akan mengingatkan Anda sehingga terhindar dari resiko mengabaikan kewajiban. Utang beban yang belum dibayarkan akan dimasukkan sebagai biaya atau beban krusial dalam laporan laba rugi.

4. Pengecekan Tagihan Secara Rutin

Pengecekan tagihan secara rutin juga menjadi hal yang tak boleh diabaikan begitu saja. Tujuannya tidak lain, yaitu untuk memastikan jika biaya krusial yang tercatat dalam jurnal akuntansi sama seperti yang tertulis pada tagihan.

Tentunya akan mendatangkan bahwa manfaat terutama terhindar dari kerugian karena hasilnya sesuai. Selain itu, usahakan untuk menyimpan semua catatan dari setiap tagihan yang sudah diterima secara langsung.

5. Menganalisis Laporan Keuangan

Cara berikutnya untuk mengelola accrued expense adalah dengan menganalisis laporan keuangan.

Hal ini dilakukan untuk memastikan jika biaya krusial yang dicatat sudah benar, sehingga tidak akan mengganggu arus kas yang diperlukan oleh perusahaan.

Laporan keuangan yang dimaksud meliputi neraca, laporan arus kas, dan laporan laba rugi. Laporan ini bisa untuk mengecek bagaimana kondisi keuangan bisnis yang dijalankan sekarang.

Bahkan juga untuk memastikan bahwa memang sudah tidak ada kewajiban accrued expense yang diabaikan.

6. Melakukan Perencanaan Keuangan

Dalam pengelolaan biaya krusial ternyata membutuhkan perencanaan keuangan yang baik. Perencanaan ini akan membantu Anda, yaitu untuk melakukan pembayaran kewajiban beban yang masih tertunda hingga periode berikutnya.

Salah satu upaya yang bisa dilakukan adalah dengan menyusun proyeksi arus kas secara realistis. Selain itu, cadangan kas yang dimiliki harus mencukupi sehingga pengeluarannya harus benar-benar diperhitungkan.

Pada dasarnya accrued expense adalah beban yang perlu dibayarkan oleh perusahaan di kemudian hari. Hanya saja untuk manfaatnya bisa dirasakan sejak awal, sehingga sangat menunjang kegiatan bisnis perusahaan.

Komponen ini menjadi hal penting yang bisa dijadikan gambaran singkat untuk memproyeksi finansial keuangan. Sangat disarankan untuk menyusunnya dengan dengan tepat, tujuannya supaya kewajiban yang dibayarkan bisa terpenuhi semua.

Baca Juga: Laporan Posisi Keuangan: Pengertian, Fungsi, dan Contoh