Pengertian Nota, Fungsi, Cara Buat dan Bedanya dengan Faktur

 Anda pasti sering melihat atau mendapatkan nota ketika berbelanja di toko, supermarket, atau online shop. Nota adalah salah satu bukti transaksi yang paling umum digunakan dalam dunia bisnis. Namun, apakah Anda tahu pengertian nota dan apa fungsinya?

Nota adalah salah satu elemen penting dalam dunia bisnis dan keuangan. Sebagai dokumen tertulis, nota memiliki peranan vital dalam mencatat dan mengatur berbagai transaksi serta sebagai bukti tindakan hukum yang sah.

Dalam setiap transaksi bisnis, baik itu penjualan, pembelian, atau pemberian kredit, nota memiliki peran krusial sebagai alat pencatatan yang menyediakan informasi penting tentang barang atau jasa yang terlibat, harga, jumlah, tanggal, dan identitas pihak-pihak yang terlibat.

Pengertian Nota

Apa itu nota? Nota merupakan tanda bukti atas transaksi yang telah dilakukan secara tunai, umumnya dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli.

Ini biasanya berisi daftar barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, total yang harus dibayar, tanggal, nama penerima, dan tanda tangan.

Nota sering kali dianggap sama dengan invoice atau faktur. Namun, ada perbedaan antara ketiganya. Invoice atau faktur biasanya digunakan untuk transaksi kredit, yaitu transaksi yang pembayarannya ditunda sampai jatuh tempo.

Sedangkan nota digunakan untuk transaksi tunai, yaitu transaksi yang pembayarannya langsung dilakukan pada saat itu juga. Nota dibuat rangkap dua, satu untuk penjual dan satu untuk pembeli.

Nota dibuat dengan menggunakan kertas NCR (No Carbon Required), yaitu kertas yang dapat menduplikasi catatan tanpa menggunakan karbon.

Apa Fungsi Nota?

Setelah mengetahui pengertian nota, mengetahui fungsi nota sangatlah penting dalam berbagai aspek bisnis dan keuangan.

Berikut ini adalah beberapa fungsi nota yang perlu diketahui:

1. Catatan Daftar Belanja atau Penjualan

Pertama, fungsi nota sebagai catatan daftar barang belanja atau penjualan berdasarkan kategori produknya masing-masing. Nota digunakan untuk mencatat barang atau jasa yang dibeli atau dijual.

Dengan adanya catatan ini, pelaku bisnis dapat mengorganisir transaksi berdasarkan kategori produk yang terlibat. Hal ini memudahkan dalam mengelompokkan dan melacak data penjualan serta pembelian.

2. Memuat Informasi Jumlah Harga Barang atau Jasa

Salah satu fungsi nota adalah sebagai informasi dari jumlah harga barang atau jasa yang dijual.

Dalam nota, terdapat informasi yang jelas mengenai harga per unit barang atau jasa, jumlah barang atau jasa yang dibeli atau dijual, serta total harga yang harus dibayarkan atau diterima.

Informasi ini membantu dalam menghitung dan memahami jumlah uang yang harus dikeluarkan atau diterima dalam suatu transaksi.

3. Bukti Transaksi yang Sah

Nota juga berfungsi sebagai bukti atau alat transaksi yang sah dan dapat dijadikan acuan jika terjadi kesalahan atau perselisihan. Nota menjadi bukti yang dapat digunakan untuk memperkuat validitas suatu transaksi.

Jika terjadi masalah atau perselisihan di kemudian hari, nota dapat menjadi bukti yang menunjukkan detail transaksi yang telah terjadi.

Hal ini memberikan kepastian hukum dan dapat dijadikan acuan untuk menyelesaikan masalah atau perselisihan yang timbul.

Baca Juga: Pengertian Transaksi, Jenis Hingga Sistem Pencatatannya

4. Meningkatkan Kepercayaan Konsumen

Fungsi lainnya adalah sebagai alat meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap produsen atau penyedia barang atau jasa.

Dengan memberikan nota kepada konsumen setelah transaksi selesai, produsen atau penyedia jasa menunjukkan bahwa mereka beroperasi secara transparan dan dapat dipercaya.

Nota menjadi bukti bagi konsumen bahwa mereka telah melakukan pembelian atau penggunaan barang atau jasa dengan jujur dan sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

5. Sumber Data untuk Laporan Keuangan

Terakhir, nota berfungsi sebagai sumber data dalam membuat pembukuan keuangan toko. Nota memiliki peran yang signifikan sebagai sumber data yang krusial dalam menyusun laporan pembukuan keuangan toko.

Dalam laporan pembukuan, nota digunakan sebagai acuan untuk mencatat penjualan, pembelian, persediaan, dan informasi keuangan lainnya.

Dengan menggunakan nota sebagai sumber data, pemilik toko dapat membuat laporan keuangan yang akurat dan mengambil keputusan yang tepat dalam mengelola bisnisnya.

Bagaimana Cara Membuat Nota?

Untuk membuat nota dengan baik dan benar, perhatikan hal-hal berikut ini:

1. Tentukan tanggal dan waktu nota dikeluarkan.
2. Cantumkan identitas toko, pemilik, atau perusahaan dengan lengkap.
3. Sebutkan kategori produk yang dijual kepada pelanggan, termasuk nama produk, kode, dan jenisnya.
4. Tuliskan jumlah produk yang diberikan oleh penjual, mencakup kuantitas dan satuan produk.
5. Sertakan informasi harga yang harus dibayarkan oleh pelanggan.
6. Jangan lupa untuk menyertakan tanda tangan sebagai bukti sah transaksi, baik dari penjual maupun pembeli.

Anda dapat membuat nota dengan menggunakan format tertentu sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda juga dapat menggunakan contoh-contoh nota yang ada di internet sebagai referensi.

Perbedaan Nota dan Faktur

Dalam praktek bisnis, penting bagi penjual dan pembeli untuk memahami perbedaan antara nota dan faktur serta memastikan bahwa kedua dokumen ini digunakan dengan tepat sesuai dengan jenis transaksi yang dilakukan.

Dengan demikian, penjual dapat memastikan pembayaran yang akurat dan tepat waktu, sementara pembeli dapat memiliki rekam jejak yang jelas mengenai transaksi yang dilakukan.

Berikut adalah perbedaan antara nota dan faktur yang perlu diketahui:

1. Nota digunakan untuk transaksi tunai, dimana pembayaran dilakukan secara langsung pada saat itu juga. Sementara itu, faktur digunakan untuk transaksi kredit, di mana pembayaran ditunda hingga jatuh tempo tertentu.
2. Nota biasanya dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai bukti transaksi. Faktur, di sisi lain, dibuat oleh penjual dan dikirim kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran.
3. Isi dari nota umumnya mencakup daftar barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, total yang harus dibayar, tanggal transaksi, nama penerima, dan tanda tangan. Faktur, pada umumnya, berisi informasi mengenai pemesanan, seperti nama, alamat, tanggal pemesanan, nomor pemesanan, barang yang dipesan, total harga, dan jatuh tempo pembayaran.

Pengertian Nota Kontan, Nota Debit, dan Nota Kredit

Nota adalah salah satu bukti transaksi yang paling umum digunakan dalam bisnis. Nah, nota biasanya berisi daftar barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga, total yang harus dibayar, tanggal, nama penerima, dan tanda tangan.

Nota dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai bukti transaksi. Namun, sebenarnya nota memiliki beberapa jenis.

Jenis nota tersebut termasuk nota tunai, nota debit, dan nota kredit. Setiap jenis nota tentunya memiliki fungsi yang berbeda.

1. Nota Kontan

Pengertian nota kontan adalah nota yang dibuat atas transaksi pembelian secara tunai.

Nota ini mudah ditemukan, karena kebanyakan toko menggunakan nota ini untuk transaksi sehari-hari. Nota ini dibuat rangkap dua, yaitu nota asli dan salinan nota.

Biasanya, salinan nota digunakan untuk keperluan arsip oleh pemilik toko.

Contoh Nota

Berikut adalah salah satu contoh nota yang dapat Anda gunakan:

Toko ABC Jl. Raya No.123 Telp: (021)123456 Logo

Nota No: 001/ABC/05/2023 Tanggal: 21 Mei 2023

Kepada Yth: Bapak/Ibu XYZ Jl. Melati No.456 Telp: (021)654321

Terima kasih atas kunjungan dan pembelian Anda. Semoga puas dengan pelayanan kami.

Tanda Tangan Pemilik Toko Tanda Tangan Konsumen (…) (…)

2. Nota Debit

Pengertian nota debit adalah nota yang dibuat atas pengiriman kembali barang yang telah dibeli namun sebagian barang yang dibeli ada yang cacat, rusak atau tidak sesuai pesanan.

Dengan begitu, konsumen yang membeli membuat nota dan memberikan kepada penjual dengan mengirimkan barang sudah diterima sebelumnya.

Fungsi Nota Debit

Berikut adalah fungsi nota debit:

• Pengurangan pada Utang

Nota debit digunakan untuk mengurangi jumlah utang yang seharusnya dibayarkan kepada pihak lain, seperti pemasok atau vendor.

Dokumen ini membantu dalam mengoreksi kesalahan perhitungan jumlah utang atau potongan harga yang diberikan agar jumlah utang yang tercatat sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat.

• Koreksi pada Jumlah Barang

Dalam pengadaan barang, terkadang terjadi kesalahan dalam mencatat atau menghitung jumlah barang yang diterima. Nota debit digunakan untuk mengurangi atau menambah jumlah barang yang tercatat dalam transaksi agar sesuai dengan jumlah yang sebenarnya.

Hal ini memastikan keakuratan catatan persediaan perusahaan.

• Koreksi terhadap Harga Barang

Nota debit berfungsi untuk mengoreksi harga barang yang tercatat dalam catatan keuangan. Ketika terjadi kesalahan dalam mencatat harga barang yang telah disepakati, dokumen ini digunakan untuk memperbaiki kesalahan tersebut.

Misalnya, jika terdapat kesalahan dalam mencatat harga yang lebih tinggi dari harga sebenarnya, nota debit dapat digunakan untuk mengurangi harga yang tercatat.

Contoh Nota

Contoh nota debit adalah sebagai berikut:

Pembeli ABC Jl. Raya No.123 Telp: (021)123456

Nota Debit No: ND-001/ABC/05/2023 Tanggal: 22 Mei 2023

Kepada Yth: Penjual XYZ Jl. Melati No.456 Telp: (021)654321

Dengan hormat, Bersama ini kami kirimkan kembali barang yang telah kami beli dari Anda pada tanggal 21 Mei 2023 dengan nomor nota penjualan NP-001/XYZ/05/2023 dengan alasan sebagai berikut:

1. Buku tulis halamannya robek
2. Pensil ujungnya patah

Mohon untuk ditukar dengan barang yang baru atau dikurangi dari jumlah pembayaran kami.

Hormat kami,

Tanda Tangan Pembeli (…)

3. Nota Kredit

Pengertian nota kredit adalah dokumen yang dibuat saat terjadi pengembalian barang yang sebelumnya telah dijual dengan sistem kredit.

Dokumen ini juga digunakan untuk mengurangi harga dalam faktur jika terdapat barang yang rusak sebagian atau tidak sesuai.

Penjual bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan nota kredit kepada pembeli dengan rincian transaksi yang telah diperbarui.

Kegunaan Nota Kredit

Berikut adalah penjelasan tentang kegunaan Nota Kredit dalam bahasa Indonesia:

• Mencatat Kesalahan yang Terjadi

Nota kredit digunakan untuk mencatat kesalahan yang terjadi dalam transaksi bisnis. Ketika terjadi kesalahan dalam mencatat jumlah utang, jumlah barang, atau harga barang, Nota kredit dapat digunakan sebagai alat untuk mengoreksi kesalahan tersebut.

• Tertib Administrasi

Penggunaan Nota Kredit membantu menjaga ketertiban dan keteraturan dalam administrasi perusahaan. Dengan mencatat setiap kesalahan atau perubahan dalam transaksi, perusahaan dapat memastikan bahwa semua data yang relevan tersimpan dengan rapi dan mudah diakses.

• Meminimalisir Laporan Keuangan yang Janggal

Dalam kegiatan bisnis, terkadang terjadi kejanggalan atau ketidaksesuaian dalam laporan keuangan. Nota Kredit berfungsi sebagai alat untuk mengklarifikasi dan mengoreksi laporan-laporan tersebut.

Ketika terdapat perbedaan antara data yang tercatat dalam laporan keuangan dengan transaksi sebenarnya, nota kredit dapat digunakan untuk menjelaskan penyebabnya.

Contoh Nota

Contoh nota kredit adalah sebagai berikut:

Penjual XYZ Jl. Melati No.456 Telp: (021)654321

Nota Kredit No: NK-001/XYZ/05/2023 Tanggal: 23 Mei 2023

Kepada Yth: Pembeli ABC Jl. Raya No.123 Telp: (021)123456

Dengan hormat, Bersama ini kami terima kembali barang yang telah kami jual kepada Anda pada tanggal 21 Mei 2023 dengan nomor nota penjualan NP-001/XYZ/05/2023 dengan alasan sebagai berikut:

1. Buku tulis halamannya robek
2. Pensil ujungnya patah

Sebagai kompensasi, kami akan mengurangi harga faktur Anda sebesar Rp 7.000 dari total Rp 35.100 menjadi Rp 28.100.

Terima kasih atas kerjasamanya.

Hormat kami,

Tanda Tangan Penjual (…)

Cara Membuat Nota

Cara membuat nota bisa dilakukan dengan beberapa cara, seperti menggunakan Microsoft Word, Microsoft Excel, atau situs online tertentu.

Berikut adalah beberapa langkah yang bisa Anda ikuti untuk membuat nota dengan mudah:

1. Menentukan Format Nota

Tentukan format dan ukuran nota yang Anda inginkan. Anda bisa menggunakan format yang sudah tersedia di internet atau membuat format sendiri sesuai dengan kebutuhan Anda.

2. Buka Aplikasi yang Digunakan

Buka aplikasi Microsoft Word atau Microsoft Excel di komputer Anda. Jika Anda tidak memiliki aplikasi tersebut, Anda bisa menggunakan situs online seperti Invoice Generator atau Jurnal by Mekari yang menyediakan template nota gratis.

3. Membuat Tabel

Buat tabel dengan kolom-kolom yang diperlukan, seperti nomor nota, tanggal, nama dan alamat penjual dan pembeli, daftar barang atau jasa yang dibeli, jumlah, harga satuan, harga total, diskon, pajak, dan total pembayaran.

4. Mengisi Tabel

Isi tabel dengan data transaksi yang sesuai. Pastikan Anda menulis data dengan jelas dan akurat.

Jika perlu, gunakan rumus untuk menghitung harga total, diskon, pajak, dan total pembayaran secara otomatis.

5. Tambahkan Tanda Pengenal Toko

Tambahkan logo, nama, dan slogan toko Anda di bagian atas atau bawah nota. Ini akan menambah nilai estetika dan profesionalisme nota Anda.

Tambahkan tanda tangan penjual dan pembeli di bagian bawah nota sebagai bukti sah transaksi. Anda bisa menggunakan tanda tangan digital atau mencetak nota dan menandatanganinya secara manual.

6. Simpan Nota

Simpan nota dalam format yang Anda inginkan, seperti PDF, DOCX, XLSX, atau JPG. Anda bisa menyimpan nota di komputer Anda atau mengirimnya ke email pembeli.

Cetak nota dalam rangkap dua atau lebih sesuai dengan kebutuhan Anda. Berikan satu salinan kepada pembeli dan simpan salinan lainnya sebagai arsip Anda.

Nota memiliki peran yang penting dalam pengelolaan bisnis. Dokumen ini membantu mencatat transaksi dengan akurat, mengatur hubungan bisnis, menjaga administrasi keuangan yang teratur, mengendalikan persediaan, dan menjadi referensi dalam pelaporan keuangan.

Dengan memahami pengertian nota dan peran pentingnya, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, keandalan, dan transparansi dalam pengelolaan bisnis mereka. Ini tentu menjadi salah satu faktor perusahaan dapat berkembang dengan baik.

Baca Juga: Bukti Transaksi: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Contohnya