Di dalam bisnis terdapat beberapa siklus yang selalu ada agar perusahaan bisa terus berjalan, salah satunya yaitu ada siklus pengeluaran.
Seperti namanya, siklus pengeluaran adalah sebuah aktivitas yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran mengenai barang atau jasa.
Tujuan dari pembelian dan pembayaran tersebut yaitu untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan agar bisa berjalan. Secara umum, siklus berkaitan dengan kejadian yang berurutan. Hal ini juga terjadi di dalam siklus pengeluaran ini.
Terdapat beberapa hal yang masih masih saling berkaitan. Jadi apabila terdapat kesalahan atau kekeliruan yang terjadi dalam satu aktivitas, maka bisa berpengaruh terhadap aktivitas lainnya.
Untuk mengetahui lebih dalam mengenai siklus pengeluaran, maka bisa simak artikel berikut ini.
Apa itu Siklus Pengeluaran?
Sebelum membahas lebih dalam mengenai siklus pengeluaran, penting sekali untuk mengetahui pengertian dari istilah ini. Dengan demikian, Anda bisa lebih mudah dalam memahami berbagai aspek yang penting diketahui di dalam siklus pengeluaran ini.
Jadi pengertian dari siklus pengeluaran adalah rangkaian dalam kegiatan bisnis yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa.
Tujuan dari adanya siklus pengeluaran ini yaitu agar biaya total yang dikeluarkan perusahaan untuk kegiatan operasional bisa diminimalisir.
Selain itu, juga bisa membantu dalam mendapatkan serta memelihara persediaan, berbagai layanan dan perlengkapan yang diperlukan perusahaan.
Beberapa contoh aktivitas yang terlibat dalam siklus pengeluaran ini diantaranya yaitu pembelian bahan mentah serta persediaan akan barang dan jasa.
Aktivitas tersebut meliputi proses identifikasi serta dokumentasi semua pengeluaran yang dilakukan, menyiapkan order untuk pembelian barang yang diperlukan, menerima kiriman serta mencatat seluruh persediaan.
Penting sekali bagi perusahaan untuk mengatur siklus pengeluaran agar bisa berjalan dengan baik. Pasalnya jika terdapat gangguan pada siklus ini maka akan berdampak terhadap proses produksi.
Siklus ini juga saling berkaitan dengan siklus lainnya yang bisa mempengaruhi satu sama lain. Contohnya yaitu jika terdapat masalah dalam siklus pendapatan maka bisa menyebabkan siklus pengeluaran menjadi terganggu.
Karena siklus pendapatan sangat berpengaruh terhadap pengumpulan kas, sehingga perusahaan bisa kesulitan untuk berbelanja bahan baku.
Tujuan Siklus Pengeluaran
Tujuan utama siklus pengeluaran adalah agar pertukaran kas dengan para pemasok barang atau jasa bisa lebih mudah.
Sehingga perusahaan bisa terus menjalankan aktivitas produksi sebagai output yang nantinya akan ditawarkan kepada konsumen.
Selain itu, merancang siklus pengeluaran yang baik juga bisa membantu menekan total biaya yang dikeluarkan seminimal mungkin, untuk mendapatkan barang atau jasa sebagai bahan baku yang digunakan dalam kegiatan operasional.
Jadi dengan kata lain, tujuan dari siklus pengeluaran adalah agar prinsip ekonomi bisa ditegakan, yaitu menjalankan bisnis dengan pengorbanan yang minimal namun hasil yang diperoleh bisa maksimal.
Agar tujuan tersebut bisa tercapai, maka penting untuk membuat keputusan penting terlebih dahulu dari siklus pengeluaran. Apa saja hal penting tersebut? Jawabannya yaitu tergantung dari aktivitas yang yang akan dilakukan.
Apabila kegiatan yang dilakukan untuk memperoleh peralatan, maka beberapa pilihan yang bisa diputuskan yaitu apakah peralatan tersebut akan dibeli atau disewa.
Namun apabila aktivitas yang akan dilakukan yaitu mengenai penyediaan akan persediaan bahan baku, maka keputusan yang harus segera diambil yaitu menentukan dan memilih vendor yang berkualitas, memiliki pelayanan yang baik dan harga yang terjangkau.
Siklus pengeluaran dalam kegiatan pengadaan barang atau jasa juga memiliki tujuan khusus, diantaranya yaitu:
- Mengecek dan memastikan bahwa semua barang atau jasa yang dipesan sudah sesuai dengan kebutuhan.
- Menerima pesanan barang yang telah dipesan dan melakukan verifikasi barang tersebut apakah sudah valid dan benar.
- Menjaga barang hingga dibutuhkan untuk kegiatan produksi.
- Melakukan pengecekan untuk memastikan faktur yang berhubungan dengan pesanan barang atau jasa sudah benar.
- Mencatat dan melakukan klasifikasi seluruh pengeluaran secara tepat.
- Mencatat seluruh pengeluaran kas di dalam buku besar utang usaha.
- Memastikan seluruh pengeluaran yang ada kaitannya dengan pengeluaran perusahaan sudah dilakukan otorisasi.
- Menyiapkan dokumen serta laporan manajerial yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa.
Baca Juga: Tips Cost Reduction Bisnis, dan Mengapa Penting Dilakukan?
Fungsi Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran dalam sebuah perusahaan juga memiliki beberapa fungsi penting. Adapun fungsi siklus pengeluaran adalah sebagai berikut:
1. Fungsi penerimaan
Fungsi penerimaan memiliki tanggung jawab dalam memeriksa barang, apakah barang pesanan yang didapatkan dari vendor atau pemasok sudah sesuai dengan order pembelian.
Nah, fungsi siklus pengeluaran ini juga bertanggung jawab dalam hal retur penjualan dari konsumen.
Jadi jika ada konsumen yang mendapatkan barang tidak sesuai baik karena kesalahan yang disebabkan oleh perusahaan, maka bisa dilakukan pengembalian. Dalam hal ini siklus pengeluaran menjadi salah satu yang berperan di dalamnya.
2. Fungsi gudang
Fungsi dari siklus pengeluaran selanjutnya yaitu ada fungsi gudang. Jadi dalam fungsi ini, siklus pengeluaran bertanggung jawab atas seluruh pemesanan barang yang diperlukan, serta menampung barang yang didapatkan dari fungsi penerimaan.
Dalam hal ini, barang-barang yang penggunaanya bisa langsung dipakai maka menjadi tanggung jawab dari pengguna barang tersebut.
3. Fungsi pembelian
Lalu ada siklus pengeluaran berikutnya adalah fungsi pembelian, dimana fungsi ini yaitu menerima order atau pesanan pembeli baik dari fungsi gudang maupun fungsi pengguna barang.
Setelah itu, laporan tersebut akan diberikan kepada vendor atau pemasok yang sudah ditentukan sebelumnya oleh fungsi pembelian.
4. Fungsi akuntansi
Fungs terakhir dari siklus pengeluaran adalah fungsi akuntansi, yaitu bertanggung jawab dalam pencatatan atas segala aktivitas transaksi pembelian. Fungsi akuntansi ini juga terbagi ke dalam dua fungsi.
Fungsi pertama yaitu bertanggung jawab untuk pencatatan transaksi pembelian. Semua transaksi ini ditulis dalam buku kas keluar agar bisa menjadi dokumen yang berisikan mengenai sumber catatan utang perusahaan.
Fungsi kedua yaitu untuk mencatat persediaan, dalam hal ini yaitu mengenai kuantitas dan harga penjualan dari barang yang terdapat atau dibutuhkan dalam persediaan perusahaan.
Aktivitas-aktivitas dalam Siklus Pengeluaran
Komponen atau aktivitas di dalam siklus pengeluaran ada beragam. Aktivitas-aktivitas inilah yang membangun siklus pengeluaran, adapun aktivitas tersebut diantaranya yaitu:
1. Aktivitas permintaan atas pembelian barang dan jasa
Aktivitas pertama yang menjadi bagian dari siklus pengeluaran adalah permintaan pembelian barang dan jasa. Permintaan ini dilakukan dengan membuat dokumen purchase requisition terlebih dahulu.
Di dalam dokumen tersebut terdapat beberapa informasi mengenai daftar pemesanan yang diperlukan, seperti jenis barang, jumlah barang yang dipesan, tujuan pengiriman, tanggal pemesanan, nama pemesan dan lainnya.
Prosedur pengisian dokumen ini yaitu untuk setiap departemen diperkenankan untuk mengisinya, namun sebelumnya harus berdasarkan persetujuan dari manajer terlebih dahulu.
Apabila dokumen tersebut sudah diisi, maka bisa langsung diserahkan kepada departemen pembelian barang untuk dilakukan proses pemesanan.
Aktivitas ini dilakukan guna memenuhi kebutuhan setiap departemen, selain itu juga bisa menjadi pengendali perusahaan agar tidak ada kesalahan pemesanan seperti pemesanan ganda ke pemasok.
2. Aktivitas pemesanan barang dan jasa
Pemesanan ini dilakukan untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional.
Dalam aktivitas pemesanan telah dilakukan pengambilan keputusan, mengenai tindakan identifikasi apa saja yang dilakukan, kapan proses pemesanan dilakukan, serta banyaknya barang yang harus dibeli.
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya bahwa untuk melakukan permintaan barang dan jasa membutuhkan dokumen purchase order.
Setelah semua departemen mengisi dokumen tersebut, maka departemen pembelian barang bertanggung jawab untuk mencari pemasok.
Pemasok yang dipilih juga tidak sembarangan, beberapa kriteria yang perlu diperhatikan yaitu barang dan jasa yang ditawarkan memiliki kualitas terbaik, harga terendah atau terjangkau, serta mempunyai sistem pengiriman yang cepat dan tepat.
Setelah menentukan pemasok yang tepat, maka departemen pembelian akan mengirimkan pesanan yang sudah dibuat dalam bentuk dokumen purchase order.
Aktivitas ini juga menjadi pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang akan dipesan sudah sesuai dengan apa yang dibutuhkan.
3. Aktivitas penerimaan barang dan jasa
Fungsi selanjutnya dari siklus adalah penerimaan. Setelah melakukan proses pemesanan, maka perusahaan akan mendapatkan barang yang sudah dipesan.
Tahap penerimaan juga mencakup mengenai proses penyimpanan barang yang didapatkan di gudang.
Aktivitas penerimaan atas barang yang sudah dipesan sebelumnya dilakukan dengan dokumen receiving report. Isi dari dokumen tersebut yaitu mengenai pengakuan tas barang dan jasa yang telah diterima.
Beberapa informasi di dalamnya meliputi tanggal barang dan jasa diterima, jenis dan jumlah barang yang sudah diterima, asal pengiriman barang dan nomor purchase order.
Untuk mengetahui barang yang sudah diterima sama dengan apa yang dipesan maka dalam aktivitas ini juga akan dilakukan pencocokan terlebih dahulu, mengenai faktur dengan purchase order.
Jadi apabila terdapat kesalahan pengiriman maka bisa segera dilakukan pengembalian kepada pemasok.
Setelah barang yang didapatkan sudah sesuai, maka langkah selanjutnya yaitu bagian gudang akan membuat dokumen berupa receive report.
Dokumen tersebut digunakan untuk melakukan pembaharuan mengenai pertambahan persediaan barang yang terdapat di dalam gudang berdasarkan faktur.
Namun pembaharuan barang ini dilakukan hanya pada barang yang sudah sesuai dengan apa yang terdapat di dalam purchase order, sedangkan untuk barang yang tidak sesuai bisa dilakukan pengembalian.
Aktivitas ini menjadi bentuk pengendalian perusahaan untuk mengetahui barang0barang yang sudah diterima dan belum dikirim oleh pemasok.
4. Aktivitas persetujuan faktur dari pemasok
Dalam siklus pengeluaran, fungsi selanjutnya yaitu menyetujui akan tagihan yang dibuat oleh pemasok untuk dibayar.
Hal ini hanya berlaku jika jenis transaksi yang dilakukan menggunakan sistem kredit. Jadi tagihan tersebut akan ditujukan kepada pembeli melalui invoice atau faktur.
Dokumen yang digunakan dalam aktivitas persetujuan faktur ini yaitu menggunakan voucher package.
Isi dari dokumen ini yaitu tanggal pembuatan dokumen, tanggal dilakukannya pembayaran, jenis, jumlah dan harga barang atau jasa yang sudah diterima.
Di dalam aktivitas ini juga dilakukan proses pencocokan antara dokumen receiving report dengan dokumen purchase order. Tujuan dari pencocokan ini yaitu agar seluruh barang yang dipesan sudah diterima semua.
Setelah sudah dilakukan pencocokan maka voucher package bisa dibuat untuk memastikan jumlah yang harus dibayar kepada pemasok.
Aktivitas ini dalam siklus pengeluaran adalah bentuk pengendalian perusahaan untuk mengetahui jumlah biaya yang harus dibayar, apakah sudah sesuai dengan barang yang diterima pada kenyataannya.
5. Aktivitas pembayaran atas barang atau jasa yang dipesan
Komponen terakhir yang terdapat di dalam siklus adalah pembayaran tagihan. Bagi yang melakukan transaksi dengan cara kredit, maka penting sekali untuk memperhatikan tenggat waktu yang diberikan. Jadi jangan sampai melakukan pembayaran lebih dari tenggat waktu tersebut.
Bahkan jika Anda melakukan pembayaran sebelum waktu tenggat, terkadang ada mekanisme pemberian diskon.
Hal tersebut tentu bisa memberikan keuntungan tersendiri bagi perusahaan, karena bisa mengurangi sedikit biaya yang harus dikeluarkan untuk pengadaan barang atau jasa.
Selain itu penting untuk dicatat bahwa untuk komponen atau aktivitas dalam siklus pengeluaran ini hanya berlaku untuk perusahaan dagang.
Untuk perusahaan yang bergerak di bidang jasa, contohnya seperti biro hukum atau akuntan public, siklus pengeluarannya tidak mencakup komponen-komponen di atas.
Adapun untuk aktivitas ini dilakukan dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Beberapa informasi di dalamnya yaitu meliputi tanggal pembayaran, jumlah harga yang dibayar, dan nomor faktur.
Apabila sudah jatuh tempo pembayaran, maka pihak pemasok akan menagih pembayaran tersebut kepada perusahaan sesuai dengan apa yang tertera di dalam voucher package.
Aktivitas ini menjadi bentuk pengendalian perusahaan untuk mengetahui besaran kas perusahaan yang dikeluarkan untuk melakukan pengadaan barang atau jasa.
Dokumen-Dokumen yang Diperlukan dalam Siklus Pengeluaran
Dokumen merupakan hal penting yang perlu diperhatikan dengan baik dalam siklus pengeluaran, karena dokumen bisa menjadi bukti fisik yang sangat vital. Beberapa dokumen ini sudah disebutkan di dalam aktivitas siklus pengeluaran.
Namun untuk lebih jelasnya, maka Anda bisa simak penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam siklus pengeluaran di bawah ini:
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen pertama yang penting dan bisa menjadi dokumentasi untuk hal-hal yang bersifat vital dalam siklus pengeluaran adalah surat permintaan pembelian.
Surat ini adalah dokumen yang didalamnya berisikan formulir mengenai informasi barang-barang yang diperlukan.
Beberapa diantaranya yaitu mengenai jenis barang atau jasa, jumlah, serta kualitas atau mutu barang. Formulir ini dibuat dan diisi oleh fungsi gudang selaku pengguna barang yang nantinya akan diberikan kepada fungsi pembelian.
2. Surat permintaan penawaran barang
Selanjutnya yaitu ada dokumen berupa surat permintaan penawaran barang. Surat ini biasanya berisikan mengenai penawaran akan nominal dari harga barang yang akan dibeli, serta terdapat juga informasi mengenai jumlah yang dibutuhkan.
Pengadaan barang ini dilakukan dalam jumlah yang besar, selain itu juga sifatnya tidak akan berulang lagi.
3. Surat order pembelian
Dalam siklus pengeluaran juga terdapat surat order pembelian, sebagai dokumen yang tidak kalah pentingnya dalam siklus ini.
Adapun fungsi dari surat order pembelian yaitu untuk melakukan pemesanan barang kepada vendor atau pemasok yang sebelumnya sudah ditentukan.
4. Laporan penerimaan barang
Kemudian ada dokumen yang berupa laporan penerimaan barang. Tujuan dari dibuatnya laporan ini yaitu agar barang yang didapatkan sudah sesuai dengan apa yang tertulis dalam surat order pembelian.
Dalam hal ini, pembuat laporan penerimaan barang di siklus pengeluaran termasuk dalam fungsi penerimaan.
5. Surat perubahan dalam order pembelian
Surat ini dibutuhkan jika ada perubahan pada pemesanan barang yang sebelumnya sudah diberikan kepada vendor atau pemasok.
6. Bukti kas keluar
Dokumen terakhir yang diperlukan dalam siklus pengeluaran yakni bukti kas keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah untuk melakukan pembayaran kas kepada vendor.
Selain itu juga bisa menjadi surat pemberitahuan yang tujuannya untuk melakukan pelunasan.
Siklus pengeluaran adalah rangkaian bisnis berupa kegiatan pembelian barang atau jasa.
Mengetahui siklus pengeluaran sebuah perusahaan bisa menjadi salah satu cara untuk meminimalisir jumlah pengeluaran yang dibutuhkan untuk melakukan pengadaan barang atau jasa.
Maka dari itu, bagi pemilik usaha penting sekali untuk mengetahui dan memahami apa itu siklus pengeluaran.
Baca Juga: Apa Saja Jenis-jenis Laporan Audit, Tahapan dan Tujuannya?
