Purchase requisition (PR) adalah permintaan formal yang diajukan oleh departemen atau divisi dalam sebuah perusahaan untuk melakukan pembelian barang atau jasa.
Proses ini biasanya dilakukan sebelum pembuatan purchase order atau PO.
Perbedaan utama antara purchase requisition dan purchase order adalah bahwa purchase requisition merupakan permintaan awal yang mengidentifikasi kebutuhan dan meminta persetujuan.
Sedangkan purchase order merupakan dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan kepada pemasok untuk mengonfirmasi pembelian yang telah disetujui.
Untuk informasi lebih lanjut tentang peran dan proses purchase requisition, silakan baca artikel di bawah ini.
Apa itu Purchase Requisition?
Purchase Requisition merupakan sebuah permintaan formal yang diajukan oleh departemen atau divisi dalam suatu perusahaan untuk melakukan pembelian barang atau jasa.
Proses ini umumnya terjadi sebelum penerbitan Purchase Order (PO).
Purchase Requisition mencakup rincian tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, alasan untuk pembelian, serta informasi tambahan yang relevan seperti spesifikasi produk atau layanan yang diinginkan.
Dokumen ini bertujuan untuk menginisiasi proses pembelian dan memastikan bahwa permintaan pembelian telah disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum langkah selanjutnya dilakukan.
Setelah Purchase Requisition disetujui, langkah selanjutnya adalah pembuatan Purchase Order yang akan diterbitkan kepada pemasok untuk mengonfirmasi dan melaksanakan pembelian yang telah disetujui.
Baca Juga : 8 Manfaat Cash Drawer untuk Bisnis, Layak Diperhatikan!
Tujuan Purchase Requisition
Purchase requisition adalah proses formal di mana departemen atau individu meminta pembelian barang atau jasa dari departemen pembelian.
Tujuan dari purchase requisition adalah untuk memastikan bahwa proses pembelian dilakukan secara teratur, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Berikut adalah tujuan utama dari purchase requisition:
1. Mengatur Proses Pembelian
Tujuan pertama dari purchase requisition adalah mengatur proses pembelian barang atau jasa agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Dengan menggunakan purchase requisition, departemen atau individu yang membutuhkan barang atau jasa dapat mengirimkan permintaan mereka secara tertulis kepada departemen pembelian.
Proses ini membantu dalam mengatur alur kerja, memastikan bahwa setiap pembelian direncanakan dan dilakukan dengan benar.
2. Kontrol Anggaran
Purchase requisition membantu dalam pengendalian anggaran perusahaan.
Sebelum pembelian dilakukan, permintaan tersebut harus disetujui oleh pihak yang berwenang.
Hal ini memungkinkan manajemen untuk memantau dan mengontrol pengeluaran, mencegah pengeluaran yang tidak direncanakan atau berlebihan, serta memastikan bahwa anggaran perusahaan digunakan secara efisien dan efektif.
3. Mencegah Pembelian yang Tidak Diperlukan
Dengan adanya purchase requisition, setiap permintaan pembelian harus disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum pembelian dilakukan.
Hal ini membantu dalam mencegah pembelian yang tidak diperlukan atau tidak mendesak.
Sebagai contoh, jika sebuah departemen ingin membeli barang atau jasa yang sebenarnya tidak diperlukan atau sudah ada stok yang cukup, permintaan tersebut dapat ditolak atau dievaluasi kembali sebelum pembelian dilakukan.
4. Memastikan Kepatuhan dengan Prosedur dan Kebijakan
Purchase requisition membantu perusahaan untuk memastikan bahwa setiap pembelian dilakukan sesuai dengan prosedur dan kebijakan perusahaan.
Permintaan pembelian harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan, seperti persetujuan dari pihak yang berwenang, pemilihan vendor yang telah disetujui, dan penggunaan anggaran yang sesuai.
Hal ini membantu dalam menjaga kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan kebijakan yang berlaku.
5. Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Dengan menggunakan purchase requisition, setiap permintaan pembelian dicatat secara tertulis dan dilacak melalui proses persetujuan.
Hal ini meningkatkan transparansi dalam pengelolaan pembelian barang atau jasa, sehingga memungkinkan manajemen untuk melacak setiap pembelian kapan pun diperlukan.
Selain itu, dengan adanya catatan tertulis, akuntabilitas atas pengeluaran tersebut juga ditingkatkan, karena setiap pembelian harus disetujui oleh pihak yang berwenang.
Dengan memahami dan menerapkan tujuan-tujuan tersebut, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pembelian mereka dan mengelola sumber daya secara lebih efisien.
Peran Purchase Requisition
Purchase Requisition (PR) memiliki beberapa peran penting dalam proses pengadaan barang atau jasa di suatu perusahaan.
Berikut adalah peran utama dari Purchase Requisition:
1. Menginisiasi Permintaan Pembelian
Salah satu peran utama dari Purchase Requisition adalah sebagai alat untuk menginisiasi permintaan pembelian barang atau jasa.
Ketika sebuah departemen atau unit dalam perusahaan membutuhkan barang atau jasa tertentu, mereka mengajukan Purchase Requisition kepada departemen pembelian.
Dokumen ini mencakup informasi seperti deskripsi barang atau jasa yang diminta, jumlah yang dibutuhkan, spesifikasi teknis, serta alasan untuk pembelian tersebut.
Dengan demikian, PR berfungsi sebagai langkah awal dalam proses pengadaan, memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang diperlukan oleh departemen atau unit terkait.
2. Pengendalian Anggaran
Peran lain dari Purchase Requisition (PR) adalah dalam pengendalian anggaran perusahaan.
Sebelum permintaan pembelian dapat diproses lebih lanjut, PR harus disetujui oleh pihak yang berwenang, seperti manajer departemen atau atasan langsung.
Persetujuan ini biasanya mencakup peninjauan atas kebutuhan barang atau jasa yang diminta dan penilaian terhadap ketersediaan anggaran.
Dengan demikian, PR membantu dalam mencegah pengeluaran yang tidak direncanakan atau berlebihan, serta memastikan bahwa pengeluaran tetap sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
3. Mengatur Alur Kerja
Purchase Requisition juga berperan dalam mengatur alur kerja atau proses pengadaan barang atau jasa.
Setelah PR disetujui, departemen pembelian dapat melanjutkan dengan langkah-langkah selanjutnya, seperti pencarian vendor, negosiasi harga, dan pemesanan.
PR memberikan petunjuk yang jelas tentang apa yang perlu dibeli dan memberikan dasar untuk tindakan selanjutnya dalam proses pengadaan.
Dengan demikian, PR membantu dalam memastikan bahwa setiap pembelian dilakukan secara terorganisir dan efisien.
4. Memfasilitasi Komunikasi
Purchase Requisition juga memfasilitasi komunikasi antara departemen yang membutuhkan barang atau jasa dengan departemen pembelian.
Dengan menggunakan PR sebagai dokumen formal, departemen yang membutuhkan dapat menyampaikan kebutuhan mereka dengan jelas kepada departemen pembelian.
Proses ini membantu dalam meminimalkan kebingungan atau kesalahpahaman yang mungkin terjadi, serta memastikan bahwa semua pihak terlibat memahami apa yang diperlukan dan apa yang diharapkan dari proses pengadaan.
5. Pencatatan dan Pelacakan
Peran terakhir dari Purchase Requisition adalah dalam pencatatan dan pelacakan pembelian barang atau jasa.
Setiap PR yang diajukan dan disetujui dicatat dalam sistem pencatatan perusahaan, bersama dengan detail lengkap tentang permintaan tersebut.
Hal ini mencakup informasi seperti tanggal permintaan, deskripsi barang atau jasa, jumlah, harga, dan status persetujuan.
Dengan memiliki catatan yang lengkap dan terperinci, perusahaan dapat melacak setiap pembelian, memantau kemajuan proses pengadaan, serta mengevaluasi kinerja departemen pembelian secara keseluruhan.
Dengan memahami dan mengimplementasikan peran-peran ini dengan baik, perusahaan dapat mengoptimalkan proses pengadaan mereka dan mengelola sumber daya secara lebih efisien.
Proses Pembuatan Purchase Requisition
Proses pembuatan Purchase Requisition (PR) merupakan tahapan awal yang sangat penting dalam siklus pengadaan barang atau jasa di sebuah perusahaan.
Proses ini melibatkan beberapa langkah yang harus diikuti dengan teliti untuk memastikan bahwa kebutuhan barang atau jasa dipahami dengan jelas dan permintaan pembelian tersebut dapat diproses dengan efisien.
Berikut adalah proses pembuatan Purchase Requisition:
1. Identifikasi Kebutuhan
Langkah pertama dalam proses pembuatan Purchase Requisition adalah identifikasi kebutuhan barang atau jasa.
Proses ini melibatkan departemen atau individu yang membutuhkan barang atau jasa untuk mengevaluasi kebutuhan mereka dengan cermat.
Mereka harus memastikan bahwa mereka telah mengidentifikasi dengan tepat jenis barang atau jasa yang diperlukan, jumlah yang dibutuhkan, spesifikasi teknis (jika diperlukan), serta alasan atau justifikasi untuk pembelian tersebut.
2. Pengisian Formulir Purchase Requisition
Setelah kebutuhan barang atau jasa teridentifikasi, langkah berikutnya adalah pengisian formulir Purchase Requisition.
Formulir ini biasanya disediakan oleh departemen pembelian atau departemen pengadaan, dan harus diisi dengan informasi yang lengkap dan akurat.
Informasi yang biasanya dimasukkan dalam formulir PR meliputi:
- Deskripsi barang atau jasa yang diminta.
- Jumlah yang dibutuhkan.
- Spesifikasi teknis (jika diperlukan).
- Alasan atau justifikasi untuk pembelian tersebut.
- Nama departemen atau unit yang membutuhkan barang atau jasa.
- Tanggal pengajuan.
3. Pengajuan dan Persetujuan
Setelah formulir Purchase Requisition telah diisi, langkah selanjutnya adalah pengajuan PR kepada pihak yang berwenang untuk persetujuan.
Persetujuan biasanya dilakukan oleh atasan langsung atau manajer departemen yang membutuhkan barang atau jasa tersebut.
Pihak yang berwenang akan meninjau permintaan tersebut untuk memastikan bahwa kebutuhan tersebut memang valid, sesuai dengan anggaran, dan relevan dengan kebutuhan bisnis.
Jika PR dianggap sesuai, persetujuan akan diberikan dan proses pembelian dapat dilanjutkan.
Jika ada ketidaksesuaian atau kekurangan informasi, permintaan tersebut mungkin ditolak atau memerlukan klarifikasi tambahan sebelum dapat disetujui.
4. Pemrosesan Pembelian
Setelah Purchase Requisition disetujui, langkah selanjutnya adalah pemrosesan pembelian.
Departemen pembelian akan menggunakan informasi yang tercantum dalam PR untuk mencari vendor atau pemasok yang sesuai, meminta penawaran harga jika diperlukan, menegosiasikan persyaratan pembelian, dan akhirnya melakukan pemesanan barang atau jasa yang diminta.
Proses ini dilakukan dengan memperhatikan kebijakan dan prosedur pengadaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
5. Pelacakan dan Pelaporan
Setelah pembelian barang atau jasa telah diselesaikan, proses pembuatan Purchase Requisition tidak berakhir di sini.
Penting untuk melacak dan melaporkan setiap langkah dalam proses tersebut.
Hal ini termasuk mencatat tanggal pemesanan, jumlah yang dibeli, harga, vendor yang dipilih, serta status pengiriman atau penerimaan barang atau jasa.
Informasi ini penting untuk keperluan pelacakan inventaris, evaluasi kinerja vendor, serta untuk memastikan kepatuhan terhadap prosedur dan anggaran perusahaan.
Dengan demikian, proses pembuatan Purchase Requisition melibatkan beberapa langkah yang harus diikuti dengan hati-hati untuk memastikan bahwa kebutuhan barang atau jasa dipahami dengan jelas, persetujuan diperoleh dari pihak yang berwenang, dan pembelian tersebut diproses dengan efisien sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.
Dengan menerapkan proses ini dengan baik, perusahaan dapat memastikan bahwa pengadaan barang atau jasa dilakukan secara terorganisir, efektif, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Baca Juga : Perbedaan Antara Work Order dan Purchase Order
