Sistem payroll tentu saja sudah sangat familiar bagi sebuah perusahaan. Hanya saja, bagi fresh graduate mungkin masih belum paham tentang payroll.
Lantas, apa itu payroll?
Apa Itu Payroll?
Apa itu payroll? Berdasarkan definisinya, Pengertian payroll adalah sebuah sistem penggajian untuk pembayaran upah kepada karyawan di sebuah perusahaan dalam periode tertentu, baik secara mingguan maupun bulanan.
Ada sebagian yang menganggap bahwa sistem ini cenderung merujuk pada sistem penggajian otomatis yang memanfaatkan teknologi digital, sehingga menghasilkan perhitungan yang akurat.
Melalui sistem payoll akan sangat membantu perusahaan-perusahaan yang mempunyai banyak karyawan, bisa puluhan, ratusan, hingga ribuan.
Anda bisa bayangkan, jika tim HRD harus melakukan perhitungan secara manual, tentu akan sangat merepotkan.
Bahkan tidak menutup kemungkinan terjadi human error yang berujung pada kesalahan fatal, yang bisa mempengaruhi antara hubungan manajemen perusahaan dengan karyawan.
Belum lagi, sistem perhitungan manual membutuhkan waktu yang sangat lama, sehingga membuat pekerjaan manajer HRD tidak efisien.
Perhitungan payroll yang seperti ini sudah pasti akan sangat menyulitkan. Mengenal apa itu payroll yang berbasis aplikasi dan software, tentu saja sangat membantu proses perusahaan.
Untuk sistem payroll terintegrasi, karyawan nantinya akan mendapatkan rincian terkait komponen penghasilan dari perusahaan.
Beberapa komponen tersebut diantaranya ada uang makan, uang lembur, potongan pajak, tunjangan transportasi, hingga pembayaran BPJS.
Apa Saja Manfaat Sistem Payroll Bagi Perusahaan?
Saat ini sistem payroll software hadir dalam bentuk cloud yang tentunya memberikan efektivitas kerja yang optimal kepada perusahaan.
Berikut manfaat sistem payroll untuk perusahaan :
1. Dapat Mengelola Data SDM
Pengelolaan data SDM bukan pekerjaan yang mudah dilakukan, terutama bagi perusahaan yang memiliki ratusan karyawan.
Oleh karena itu, pemanfaatan teknologi kini sudah diterapkan oleh banyak perusahaan, mulai dari UMKM hingga perusahaan berskala besar.
Hal ini dikarenakan, penerapan teknologi menjadi solusi sangat praktis dan lengkap, mengingat ada banyak fitur untuk menunjang pengelolaan karyawan.
Beberapa data yang disajikan mencakup informasi lengkap terkait pengelolaan gaji karyawan, mulai dari tanggal lahir karyawan, remunerasi, nomor akun rekening bank dan masih banyak lagi.
Fitur ini sangat penting dalam melakukan otomatisasi operasional sebuah perusahaan.
Dengan demikian proses penyimpanan data-data SDM tidak lagi dilakukan secara manual.
2. Memantau Jam Kerja SDM
Setelah memahami apa itu payroll, tentu anda sudah bisa membayangkan bagaimana kepraktisan sistem payroll dalam membantu pekerjaan HRD.
Pemantauan jam kerja melalui cara manual, tidak hanya ketinggalan zaman, tetapi juga tidak akan efektif. Akan ada banyak sekali tindak kecurangan yang mungkin tidak diketahui tim manajemen.
Hal tersebut di atas dikarenakan sistem pemantauan manual tidak mampu menjangkau seluruh karyawan dengan efektif.
Tentu saja akan berbeda jika anda sudah memanfaatkan sistem yang telah terintegrasi dengan layanan attendance.
Karena pihak perusahaan bisa sekaligus memantau jam kerja karyawan secara realtime.
Tahukah anda kenapa perusahaan sudah harus memanfaatkan sistem payroll?
Karena sistem payroll dapat meningkatkan produktivitas sekaligus menjaga kedisiplinan kepada setiap karyawannya.
Mengingat pola kerja karyawan akan terpantau dengan otomatis, membuat proses menjadi lebih akurat dan mempermudah prosedur pencatatan gaji karyawan melalui sistem payroll.
3. Payment Lebih Akurat
Sistem ini membuat perusahaan bisa menghitung gaji karyawan secara akurat, baik setiap minggu, setap bukan, jam lembur hingga tambahan insentif.
Dalam sistem penggajian karyawan, memang sudah seharusnya anda mulai memanfaatkan sistem payroll berbasis software atau aplikasi untuk mendapatkan perhitungan lebih akurat.
Karena sistem payroll ini akan melakukan perihitungan gaji sesuai jam lembur, waktu kerja dan kehadiran karyawan.
Baca Juga : PengertianPayment System
4. Perhitungan BPJS dan Pajak
Selain menghitung insentif atau unsur penambah gaji, tetapi sistem payroll juga dapat melakukan perhitungan komponen atau unsur pemotong gaji, seperti BPJS dan pajak.
Penggunaan sistem payroll memang sangat ideal, sebab bisa memetakan pengeluaran gaji karyawan dengan akurat dan rinci, sekaligus dapat menghindari terjadinya kesalahan data.
Dengan mengetahui manfaatnya, tentu saja membuat penggunaan sistem penggajian secara manual sudah jauh tertinggal.
Bahkan bisa menghabiskan banyak waktu, yang membuat pekerjaan HRD menjadi menumpuk.
5. Otomatisasi Sistem Pembukuan
Pengelolaan sistem pembukuan harus memakai sistem payroll supaya dapat terencana secara otomatis.
Bahkan tim manajemen atau pemilik bisnis bisa mengelolanya sesuai kebutuhan untuk mempermudah kinerja perusahaan dalam memberikan penggajian kepada setiap karyawan.
6. Self Service
Sistem berbasis aplikasi dapat mempermudah karyawan untuk mengakses semua data pribadi mereka langsung, terkait gaji.
Beberapa data tersebut diantaranya seperti waktu kerja, potongan gaji, jumlah gaji, insentif, dan lainnya.
Selain itu, fitur ini juga dapat membantu karyawan ketika hendak mengajukan lembur atau cuti secara otomatis, bahkan tidak perlu lagi memberikan surat permohonan kepada tim HRD.
Apalagi saat ini kebanyakan sistem payroll telah memanfaatkan teknologi cloud. Dengan kata lain, sistem ini dapat diakses para penggunanya dimanapun dan kapanpun asalkan perangkat yang dipakai sudah terkoneksi internet.
Selain itu, sistem ini juga telah terupdate secara otomatis jika ada perubahan terkait pajak.
Sehingga, gaji karyawan nantinya dapat disesuaikan berdasarkan aturan atau ketentuan dari pemerintah secara otomatis.
7. Membantu Membuat Formulir Pajak
Memahami sistemnya yang serba praktis sangat penting untuk meringankan beban kerja perusahaan.
Karena salah satu fungsibya adalah dapat membuat formulir pajak. Formulir ini nantinya bisa dikirimkan dan dicetak pihak terkait.
Jika awalnya, proses untuk pembuatan formulir pajak sangat menyita waktu bahkan biaya yang digunakan untuk ongkos transportasi.
Namun sejak adanya sistem payroll, pembuatan formulir ini menjadi semakin efisien, mudah dan hemat biaya. Bahkan bagian administrasi dan HRD semakin fokus mengerjakan tugas penting lainnya.
Berdasarkan definisinya dan manfaatnya, anda tentu sudah bisa menyimpulkan bahwa adanya sistem payroll tidak hanya membuat pekerjaan lebih mudah, tetapi juga bisa membantu pengembangan perusahaan.
Mengenal Metode Perhitungan Payroll Karyawan
Setiap perusahaan mempunyai perhitungan dan metode yang berbeda dalam hal pembayaran gaji karyawan sesuai kebutuhan dari masing-masing perusahaan.
Namun, setiap perusahaan wajib mematuhi aturan dalam perhitungan gaji yang sudah ditetapkan oleh pemerintah.
Oleh karena itu, selain memahami konsep payroll, ada 3 metode dalam perhitungan payroll SDM yang perlu dipertimbangkan perusahaan :
1. Metode Netto
Dalam metode perhitungan netto, penghasilan yang didapatkan karyawan biasanya telah dipotong oleh BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan dengan PPh berdasarkan pasal 21.
Metode perhitungan Netto memungkinkan perusahaan untuk langsung memotong BPJS dan pajak karyawan.
Dengan kata lain, gaji yang diterima oleh karyawan adalah gaji bersih, tanpa harus menghitung potongan pajak dan jumlah iuran kembali.
Pemakaian metode netto bisa dibilang menambah beban pekerjaan perusahaan.
Hal ini dikarenakan, perusahaan harus memotong gaji karyawan, kemudian membayar pajak serta melakukan perhitungan gaji karyawan.
2. Metode Gross
Metode perhitungan Gross berbeda dari Netto, melalui metode ini karyawan harus menghitung dan membayar pajaknya sendiri.
Hal ini dikarenakan dalam sistem perhitungan Gross, perusahaan langsung membayarkan dan memberikan gaji kepada karyawan tanpa potongan dan pembayaran iuran BPJS.
Ini artinya perusahaan yang memakai metode ini mengharuskan karyawan secara mandiri melakukan perhitungan, pemotongan sekaligus pembayaran potongan gaji, baik untuk pembayaran pajak maupun BPJS.
3. Metode Gross Up
Dalam metode Gross Up, biasanya pihak perusahaan memberikan tunjangan ke dalam gaji karyawan sesuai besaran pembayaran BPJS dan pajak.
Ini artinya perusahaan yang memakai metode ini, menanggung seluruh biaya BPJS dan pajak dengan cara memberikan tunjangan untuk pajak dan BPJS tersebut di setiap upah karyawan yang dibayarkan.
Akan tetapi, setiap karyawan diharuskan membayar pajaknya dengan cara mandiri. Setelah membayarkan kewajibannya tersebut, karyawan wajib melaporkannya langsung ke pihak perusahaan.
Setiap perusahaan bebas memilih salah satu diantara ketiga metode di atas. Setiap metode perhitungan tentu saja memiliki kekurangan dan kelebihannya masing-masing.
Jadi, selain pentingnya mengetahui apa itu payroll, anda juga harus benar-benar memahami komponen apa saja yang berpengaruh terhadap payroll.
Komponen Utama Gaji Karyawan
Tahukah anda apa saja komponen yang dapat mempengaruhi upah karyawan?
1. Presensi (Kehadiran)
Jika karyawan absen atau tidak masuk kerja selama 1-2 hari, maka gaji karyawan tersebut akan mendapatkan pemotongan, selanjutnya informasi pemotongan gaji karyawan akan masuk ke sistem payroll secara otomatis.
2. Insentif Sesuai Target
Apabila seorang karyawan dalam 1 bulan dapat mencapai target perusahaan.
Dapat dipastikan bahwa karyawan tersebut akan mendapatkan bonus atau insentif di akhir bulan dan secara otomatis langsung masuk ke sistem payroll.
3. Uang Lembur
Bagi karyawan yang memiliki jatah lembur, baik dikerjakan 1 hari atau 2 hari, tentu saja karyawan tersebut bisa menerima peningkatan gaji dalam satu periode tertentu.
4. Potongan Denda
Jika ada karyawan yang ceroboh atau melakukan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan, maka perusahaan berhak memotong denda kepada karyawan tersebut.
Namun sanksi yang diberikan biasanya tergantung kebijakan masing-masing perusahaan.
Jika karyawan mendapat potongan denda, maka denda tersebut langsung masuk ke sistem payroll secara otomatis, dan gaji karyawan terpotong dengan otomatis.
Bagaimana, sudah tahu apa saja komponen-komponen yang mempengaruhi gaji karyawan?
Jika sudah, kini anda harus tahu apa saja yang berpengaruh terhadap perbedaan gaji dari masing-masing karyawan.
Komponen yang Mempengaruhi Besaran Gaji Karyawan
Terkait dengan bagaimana sistem payroll bekerja. Ada beberapa komponen yang biasanya mempengaruhi perbedaan gaji yang diberikan kepada setiap karyawan, berikut ini :
1. Golongan Jabatan
Faktor yang pertama yaitu golongan jabatan. Dengan demikian, dapat disimpulkan jika nominal gaji karyawan yang didapat disesuaikan berdasarkan golongan jabatan.
Jika ada beberapa karyawan dengan golongan jabatan tertentu yang memiliki tanggung jawab dan beban tugas yang sama, akan dimasukkan ke satu golongan dengan jumlah gaji yang sama.
2. Pendidikan
Dalam penjelasan apa itu payroll dan sistemnya berjalan, ada faktor yang mempengaruhi besarnya payroll karyawan, yakni faktor Pendidikan.
Saat seleksi, biasanya ada kualifikasi karyawan yang diinginkan oleh perusahaan. Kualifikasi tersebut yaitu Pendidikan.
Dengan kata lain, jenjang Pendidikan minimal harus ditempuh calon karyawan.
Selain itu, Pendidikan merupakan poin terpenting untuk menentukan jumlah gaji, apalagi saat awal-awa mulai bekerja.
3. Masa Kerja
Selain faktor golongan dan Pendidikan, masa kerja karyawan juga dapat diperhitungkan dalam menentukan besaran gaji karyawan yang dibayarkan.
Semakin lama masa kerja atau pengalaman, tentu saja gaji yang didapatkan menjadi semakin tinggi.
4. Kompetensi
Faktor lainnya adalah kompetensi, yaitu kemampuan karyawan mencakup berbagai macam aspek, diantaranya wawasan, keterampilan, serta karakteristik kerja sesuai kualifikasi perusahaan.
Nantinya pihak perusahaan akan melakukan pertimbangan terhadap faktor kompetensi untuk menentukan gaji yang diberikan jika kompetensi karyawan telah sesuai ketentuan jabatan.
Dengan memahami payroll dan komponen-komponen yang mempengaruhi besarnya payroll karyawan, sudah seharusnya anda mempertimbangkan penggunaan software payroll.
Memilih Software Payroll Sesuai Kebutuhan Bisnis
Meskipun anda sudah memahami apa itu payroll, bukan berarti bisa leluasa memilih software yang ada saat ini.
Dengan banyaknya software, tidak jarang membuat calon penggunanya kebingungan.
Namun pastikan anda memilih software payroll sesuai kebutuhan perusahaan.
1. Menawarkan Fitur-Fitur Penting
Fitur-fitur penting pada software payroll adalah pertimbangan terpenting.
Beberapa fitur yang direkomendasikan oleh software payroll, diantaranya :
- One Click Payroll
Software yang dipilih tentu saja harus bisa menghitung gaji karyawan berikut komponen-komponennya.
Berdasarkan penjelasan dan komponennya di atas, ada beberapa faktor seperti lembur, cuti, BPJS Kesehatan, BPJS ketenagakerjaan serta tunjangan lainnya yang harus dihitung dalam payroll Pastikan pula memilih software payroll dengan menawarkan slip gaji otomatis.
- Menawarkan Teknologi Cloud
Sistem payroll adalah aktivitas yang terpenting bagi manajemen HR.
Oleh sebab itu, sebaiknya pilih software payroll yang berbasis cloud, sebab memungkinkan anda dapat mengupdate dan mengakses sistem secara fleksibel, menggunakan perangkat apapun.
Apalagi jika anda bisa mengakses sistem payroll melalui smartphone.
Hal ini membuat data penggajian bisa lebih mudah diakses kapan saja ketika anda benar-benar membutuhkannya.
- Laporan Penggajian Secara Otomatis
Dalam sistem HR, laporan penggajian termasuk dokumen penting, sebab berperan besar bagi sistem analisis anggaran SDM. Oleh sebab itu, pastikan software payroll yang bisa dipilih menawarkan kemudahan untuk menghasilkan laporan sesuai kebutuhan.
- Keamanan
Tidak peduli payroll menawarkan fitur yang lengkap atau apapun, jika tidak dibekali fitur keamanan yang handal tentu percuma.
Karena keamanan data karyawan dan perusahaan adalah nomor satu, jika salah saja mempercayakan atau memilih software bisa beresiko terjadinya penyalahgunaan.
Anda harus memastikan software yang dipakai telah menggunakan sistem standar keamanan yang handal seperti battle tested encryption dan two factor authentication.
2. Pendukung Implementasi
Selain kelengkapan fitur yang ditawarkan, pastikan pula software menawarkan pendukung implementasi, berupa :
- Biaya Transparan
Anda harus mempertimbangkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk biaya operasional software payroll.
Pastikan apakah fitur yang ditawarkan sudah sesuai anggaran atau budget perusahaan ataukah tidak.
- Skalabilitas
Anda juga harus memilih software payroll terpercaya yang bisa menyesuaikan kebutuhan bisnis.
Anda dapat memusatkan perhatian dalam pengembangan bisnis.
3. Bisa Menghemat Waktu
Tujuan utama sebuah perusahaan dalam mengubah penggajian otomatis ke dalam sistem yang serba otomatis ialah ingin lebih menghemat waktu.
Oleh karena itu, HR bisa meningkatkan produktivitas dan mengerjakan pekerjaan lainnya yang lebih fokus terhadap pengembangan perusahaan.
Dengan demikian, anda harus memastikan pemakaian aplikasi yang dipilih bisa mengefisiensi waktu.
Penting sekali memahami apa itu payroll dan mulai mempertimbangkan penggunaan payroll ke dalam bisnis anda, karena pertimbangan tantangan bisnis dan kepraktisan.
Anda tidak perlu lagi memikirkan cara manual yang menghabiskan banyak waktu, dan mulai memikirkan penggunaan software payroll yang terintegrasi ke dalam sistem attendance management karyawan.
Baca Juga : Manajer Keuangan: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab
