Bukti Transaksi: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Contohnya

Anda pasti sudah pernah melakukan transaksi, baik secara online maupun offline. Sebagian besar dari transaksi tersebut akan memberikan bukti pembayaran yang dikenal dengan bukti transaksi.

Bukti menjadi sangat penting untuk meningkatkan nilai kepercayaan antara penjual dan pembeli.

Bukti pembayaran umumnya berbentuk kertas atau lembaran yang berisi rekaman transaksi yang sudah dilakukan.

Misalnya, Anda baru saja selesai melakukan transfer uang ke rekening orang lain, maka akan menerima bukti transfer.

Bagi pemilik bisnis, memiliki rekaman transaksi nasabah adalah hal penting. Mereka dapat menjadikan kertas tersebut sebagai patokan untuk penginputan laporan keuangan setiap bulannya.

Selain itu, juga dapat menjadi bahan pertimbangan untuk keputusan bisnis kedepannya.

Pengertian Bukti Transaksi

Bukti transaksi merupakan bukti tertulis yang merekam seluruh kegiatan transaksi yang terjadi pada sebuah bisnis (perusahaan).

Bukti ini dapat meminimalisir terjadinya permasalah keuangan yang mungkin terjadi di masa yang akan datang.

Manfaat Bukti Transaksi

Menerima bukti atas transaksi berarti menyepakati dengan pihak yang berlawanan atas transaksi yang sudah dilakukan.

Pemberian bukti tersebut tentu memiliki berbagai manfaat baik kepada pemberi maupun penerima seperti berikut ini.

1. Mengetahui Pihak yang Bertanggung Jawab Atas Transaksi

Dokumen transaksi umum mencantumkan pihak penjual atau orang yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut.

Oleh karena itu, jika terjadi kekeliruan atau kerusakan pada barang, pembeli dapat menghubungi pihak penjual untuk melakukan konfirmasi sekaligus pertanggungjawaban.

Dengan begitu, penjual akan melakukan pengecekan dengan mencocokkan bukti yang telah Anda terima dengan catatan penjualan perusahaan.

Apabila kesalahan terletak pada mereka, maka Anda berhak untuk mendapatkan ganti rugi sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

2. Bentuk Konfirmasi Atas Jumlah Uang yang Telah Ditukar

Transaksi biasanya berisi jumlah uang yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual.

Nah, tidak jarang terjadi kekeliruan terkait perhitungan nominal yang seharusnya diberikan dan yang diterima. Oleh karena itu, keberadaan bukti dapat menjelaskan hal tersebut.

Jika pelanggan berbelanja di sebuah supermarket, mesin akan melakukan perhitungan secara otomatis. Akan tetapi, bukan berarti tidak memungkinkan terjadinya kesalahan.

Pelanggan dapat menghitung ulang jika merasa tidak sesuai lalu memperlihatkan bukti kepada penjual.

3. Meminimalisir Kesalahan Dalam Pencatatan Barang Atau Keuangan

Saat melakukan penginputan barang atau keuangan, pekerja tentu saja berusaha untuk melakukan dengan baik.

Akan tetapi, berbagai faktor yang memungkinkan terjadinya kesalahan dalam proses tersebut. Jika terjadi demikian, maka akan ada pihak lain yang mengalami kerugian.

Untuk meminimalisir hal tersebut, menyesuaikan pencatatan dengan bukti semua transaksi pelanggan harus dilakukan. Dengan demikian, pihak penjual maupun pembeli bisa saling mengkonfirmasi transaksi yang telah dilakukan.

4. Membantu Pengelolaan Keuangan Kedepannya

Jika semua bukti transaksi telah dicatat ke dalam laporan keuangan dalam periode tertentu, maka mudah untuk mengecek alur kas masuk maupun keluar.

Pihak perusahaan pun dapat menjadikan laporan tersebut sebagai pedoman untuk merencanakan target-target finansial kedepannya.

Jenis-Jenis Bukti Transaksi

Secara umum, bukti atas transaksi terbagi menjadi dua jenis, yaitu internal dan eksternal. Keduanya memiliki fungsi dan harus digunakan sesuai dengan kebutuhan seperti berikut ini.

1. Bukti Transaksi Internal

Bukti transaksi jenis internal adalah bukti yang berasal dari dalam sebuah perusahaan atau bidang bisnis. Bagian perusahaan yang biasanya mendapatkan bukti ini yaitu pihak personalia untuk memenuhi kepentingan internal.

Semua transaksi harus berdasarkan dengan kebutuhan perusahaan.

Misalnya, memo kepada karyawan dari pimpinan perusahaan, kebutuhan perlengkapan kantor pada divisi tertentu, serta perubahan nilai finansial akibat penyusutan aset perusahaan.

2. Bukti Transaksi Eksternal

Berbeda dengan internal, bukti transaksi jenis eksternal adalah bukti dari semua transaksi yang terjalin antara suatu perusahaan dengan pihak lain. Pihak tersebut merupakan pihak ketiga yang tidak berasal dari perusahaan tersebut.

Transaksi eksternal dapat terjadi antara satu perusahaan dengan pihak ketiga yang berjumlah lebih dari satu. Pihak ketiga dapat berupa perusahaan atau individu lain yang telah menjalin kerja sama untuk kepentingan tertentu dengan perusahaan.

Bentuk kerja sama biasanya dalam bentuk pertukaran sumber daya antar dua pihak dan melibatkan keuangan perusahaan.

Misalnya, distributor, reseller, vendor, partner bisnis, supplier, dan agen. Contoh dari bukti atas transaksi tersebut adalah faktur, kwitansi, atau nota kredit.

Contoh Bukti Transaksi

1. Memo

Catatan atau tulisan yang singkat, jelas, padat, dan mudah untuk dimengerti adalah memo. Catatan ini ditulis maksimal sepuluh baris dan tidak boleh lebih dari jumlah tersebut.

Jika dikelompokkan, memo termasuk salah satu contoh dari bukti transaksi internal.

Umumnya memo berisi pesan-pesan yang sederhana dan langsung membahas inti dari pembicaraan.

Unsur-unsur yang terdapat didalamnya terdiri dari nomor memo, tanggal, subjek memo, nama pengirim, isi, dan nama penerima.

Semua unsur tersebut hampir sama dengan unsur yang terdapat dalam surat resmi. Perbedaan keduanya hanya terletak pada jumlah kata yang digunakan, dimana jumlah kata memo jauh lebih sedikit dari surat resmi.

Misalnya, memo berisi tentang penyusutan peralatan aktiva tetap disusutkan 100% dari harga perolehan dari pimpinan untuk bagian pembukuan.

Memo diterbitkan oleh PD. Abadi Jl. Kemakmuran No. 45, Jakarta pada tanggal 15 November 2021.

2. Nota Kredit

Nota kredit merupakan dokumen yang berfungsi sebagai bukti terjadinya pengurangan piutang usaha. Pengurangan tersebut disebabkan karena adanya pengembalian barang dari pelanggan atau pembeli akibat penurunan harga.

Adapun penurunan harga dapat terjadi karena ketidaksesuaian, kerusakan, perbedaan kualitas barang antara yang ditawarkan dan diberikan. Keberadaan nota kredit dapat menjadi bukti atas transaksi yang telah dikeluarkan oleh penjual.

Selain itu, nota juga dapat digunakan sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang telah diajukan pembeli.

Oleh karena itu, dokumen tersebut harus mencantumkan tanda tangan pihak penjual untuk mengurangi piutang usaha yang akan ditagih.

Secara umum, tidak ada standar baku dalam pembuatan nota kredit untuk perusahaan atau bisnis. Anda dapat membuat sesuai dengan kebutuhan dengan catatan harus mencantumkan beberapa informasi berikut ini.

Data produk (harga dan jumlah barang yang harus dikembalikan)
Nomor pesanan
Dilengkapi dengan faktur tagihan
Tanggal dan alamat pengiriman barang
Ketentuan pembayaran

3. Nota Debit

Bukti transaksi yang berisi permintaan pengurangan harga kepada pihak penjual atau pengiriman kembali barang yang tidak sesuai disebut dengan nota debit.

Nota ini adalah bukti terjadinya pengurangan utang usaha akibat pengembalian barang atau penurunan harga.

Jenis nota debit biasanya terdiri dari 2 salinan yang masing-masing dipegang oleh penjual dan pembeli sebanyak 1 lembar. Nota ini hanya akan dikembalikan jika barang yang tercantum sudah kembali kepada pembeli.

Fungsi Nota Debit

Pengurangan Utang

Nota debet dapat digunakan oleh pembeli untuk meminta pengurangan jumlah hutang kepada penjual dengan alasan yang jelas. Alhasil, tagihan utang pembeli menjadi lebih sedikit dari total kesepakatan sebelumnya.

Koreksi Jumlah Barang

Hal dapat disebabkan karena ketidaksesuaian antara jumlah barang yang disetujui sebelumnya dengan yang dikirim ke pembeli.

Oleh karena itu, pembeli dapat menunjukkan bukti untuk menuntut kekurangan barang yang seharusnya diterima.

Koreksi Harga Barang

Selain jumlan, nota debit juga dapat berfungsi sebagai koreksi harga barang. Misalnya, minat pasar atas barang menjadi berkurang atau tidak laku lagi, maka diperlukan adanya koreksi.

Tindakan ini bertujuan agar transaksi kedua pihak menjadi lebih transparan dan menguntungkan.

Bukti Stok Opname

Fungsi terakhir dari nota debit adalah sebagai bukti stok opname. Stok opname merupakan aktivitas pemeriksaan dan perhitungan ketersediaan stok produk sebelum akhirnya dijual.

Dengan begitu, pihak penjual akan tahu barang mana saja yang sudah tidak layak untuk dipasarkan.

Unsur-Unsur Nota Debit

Nama PKP penjual (pemilik usaha)
Nama PKP pembeli
Nomor nota kredit
Tanggal pembuatan nota
Tanda tangan pembeli
Jumlah produk
Jenis produk
Harga produk per item
Total harga produk

4. Nota Kontan

Nota kontan merupakan dokumen atau bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual untuk pembeli atas penjualan barang yang dibayar secara tunai.

Jika, nota debit dan kredit berhubungan dengan utang piutang, maka nota kontan tidak tidak meninggalkan utang apapun.

Pembeli membayar semuanya secara lunas setelah mengambil barang yang diinginkan. Nota kontan umumnya dibuat dalam dua rangkap, dimana nota asli dipegang oleh pembeli dan salinan disimpan oleh penjual sebagai arsip (catatan penjualan).

Tidak hanya itu, dalam beberapa hal nota ini juga digunakan sebagai bukti pembayaran saat melakukan pengajuan pinjaman (kredit).

Akan tetapi, nota kontan yang memenuhi kriteria tersebut adalah nota yang diterbitkan oleh perusahaan atau bisnis tertentu.

Pada dasarnya, fungsi nota kontan terbagi menjadi tiga, yaitu untuk koreksi barang, koreksi harga, dan bukti transaksi. Adapun unsur-unsur yang harus ada dalam pembuatan nota ini adalah sebagai berikut.

Logo, nama, dan alamat perusahaan penerbit nota
Tanggal transaksi
Jenis produk yang telah diberi
Jumlah produk
Harga satuan produk
Total harga

5. Faktur (Invoice)

Faktur merupakan dokumen tertulis yang berisi informasi tentang harga barang yang dijual, termasuk harga dan jumlahnya.

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh pihak penjual untuk pembeli. Tujuan pembuatan faktur adalah untuk menghindari komplain dari pembeli atas ketidaksesuaian barang.

Fungsi Faktur

Sebagai bukti transaksi yang sah saat dimasukkan ke dalam pembukuan keuangan
Laporan tanda terima barang yang sudah dibeli
Penyimpanan arsip penjualan atau keuangan
Menyimpan informasi tagihan dan termin pembayaran yang harus dibayar pembeli
Bukti sumber rujukan jika barang akan dijual kembali ke pihak lain
Kepastian hukum yang sah
Bahan analisis untuk melihat pola pembelian konsumen

Unsur-Unsur Faktur

Nomor
Tanggal (tanggal pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan durasi kredit)
Informasi kontak penjual (nama, alamat, email, nomor telepon, dan logo perusahaan)
Ketentuan pembayaran (tunai, kredit, informasi rekening)
Informasi diskon (potongan harga)
Jumlah uang muka
Denda jika pembayaran terlambat
Biaya per unit barang
Jumlah barang
Biaya-biaya lain (biaya penanganan, pajak, jumlah total terutang, dan biaya pengiriman)

6. Kuitansi

Kuitansi adalah dokumen yang berfungsi sebagai tanda terima sejumlah uang atau pembayaran. Pihak penerima kuitansi biasanya menandatangani dokumen ini dan memberikannya kembali kepada pemberi uang.

Keberadaan kuitansi akan menyederhanakan proses pembukuan dalam pencatatan arus kas maupun keluar.

Kwitansi juga dibuat dalam rangkap, yaitu pihak pemberi uang dan penerima uang untuk disimpan sebagai bukti telah melakukan transaksi.

Jenis-Jenis Kuitansi Berdasarkan Tujuan Penggunaannya

Kuitansi bukti pembayaran
Kuitansi transaksi barang
Kuitansi transfer uang
Kuitansi serah terima sejumlah uang
Kuitansi cash receipt

Unsur-Unsur Kuitansi

Nomor kuitansi
Tempat dan tanggal pembuatan
Nama pemberi dan penerima uang
Jenis, kuantitas, dan harga produk
Total pembayaran (angka dan lambang bilangan)
Tujuan pembayaran
Tanda tangan pihak yang bertanggung jawab
Materai
Stempel perusahaan

7. Cek

Cek merupakan sebuah dokumen yang dibuat oleh pemilik rekening dengan tujuan untuk meminta bank agar membayar sejumlah uang kepada pembawa cek.

Pembaca cek adalah orang yang namanya tertulis sebagai pihak penerima dana di dalam cek.

Pihak yang menulis harus memiliki rekening bank sesuai dengan tempat uang tersebut disimpan.

Secara umum, cek terbagi menjadi dua bagian, yaitu sebelah kiri sebagai bukti arsip pihak yang mengeluarkan dan menandatangani cek.

Sementara itu, sebelah kanan adalah bagian yang diberikan kepada penerima cek.

Selain itu, cek juga digunakan untuk mengambil uang di rekening giro maupun sebagai nilai tukar selain mata uang yang berlaku di negara tersebut.

Unsur-Unsur Cek

Nomor cek
Bank penerbit
Tanggal penulisan cek
Pihak penerima cek
Nominal cek (angka dan lambang bilangan)
Tanda tangan, materai, dan stempel perusahaan

Jenis-Jenis Cek

Cek atas nama

Cek ini dibuat oleh sebuah instansi atau perusahaan untuk dibayarkan kepada orang yang namanya tertera dalam cek. Artinya, bank memberikan uang untuk membayar penerima cek.

Cek atas unjuk

Cek atas unjuk merupakan cek yang digunakan oleh pembuat cek itu sendiri, bukan untuk orang atau instansi lain.

Pihak pembuat cek bertujuan untuk mendapatkan uang setelah menyerahkan cek tersebut ke bank.

Cek kosong

Sesuai namanya, cek kosong adalah cek yang dibuat oleh pemilik rekening saat ia tidak mempunyai dana untuk menarik uang dari sana.

Umumnya, cek ini sudah ditandatangani dan uangnya nanti dapat diambil setelah dana sudah memenuhi kesepakatan tertentu.

8. Bilyet Giro

Surat perintah untuk memindahkan sejumlah uang dari rekening pemilik ke rekening penerima disebut dengan bilyet giro.

Surat ini berbeda dengan cek karena menggunakan sistem yang digunakan tidak melibatkan uang tunai (non-tunai).

Prinsip Bilyet Giro

Masa berlaku warkat selama 70 hari
Pembayaran bisa dilakukan saat jatuh tempo
Tidak dapat dibayar dalam bentuk tunai
Dapat dibatalkan secara sepihak oleh penarik dengan memenuhi syarat tertentu

Unsur-Unsur Bilyet Giro

Nama dan nomor bilyet giro
Nama bank tertarik
Perintah yang jelas dan tidak memiliki syarat pemindahan dana
Nama dan nomor rekening penerima
Nama bank penerima
Nominal dana yang dipindahkan (angka dan lambang bilangan)
Tanggal penarikan
Tanggal efektif
Nama penarik
Tanda tangan penarik

9. Bukti Setoran Bank

Bukti setoran bank adalah catatan transaksi yang diberikan saat nasabah melakukan setoran tunai ke bank melalui teller.

Berbagai macam transaksi yang mungkin untuk dilakukan, misalnya tabungan, transfer, hingga investasi.

Untuk mendapatkan bukti ini, Anda harus berkunjung ke bank secara langsung dan bertransaksi. Setelah itu, teller akan memberikan bukti setoran untuk disimpan nasabah jika sewaktu-waktu dibutuhkan.

10. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk merupakan dokumen tertulis yang berhubungan dengan penerimaan uang (kas). Hal ini umumnya hanya digunakan oleh pihak internal perusahaan dengan tujuan pengarsipan data.

Kas dapat berasal dari uang tunai yang dibayarkan nasabah dalam bentuk bunga, cicilan, maupun investasi.

11. Bukti Kas Keluar

Jika pemasukan kas harus disertai bukti, maka pengeluarannya pun demikian sehingga disebut bukti kas keluar.

Pengeluaran kas biasanya dilakukan untuk membayar berbagai peralatan, perlengkapan, atau hal-hal lain yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Bukti kas keluar berisi keterangan lengkap terkait transaksi, misalnya nama, tanggal, keterangan kegiataan, hingga tanda tangan dari pihak yang memiliki otoritas keuangan dalam perusahaan. Bukti ini dapat digunakan akuntan dalam menyusun laporan keuangan.

12. Rekening Koran

Bukti mutasi transaksi yang disusun oleh bank untuk nasabah dikenal dengan istilah rekening koran. Bukti ini biasanya digunakan untuk menyesuaikan pencatatan antara saldo kas yang ada di bank dan jumlah saldo kas menurut perusahaan.

Setiap orang yang melakukan transaksi akan mendapatkan bukti. Bukti tersebut umumnya berbentuk kertas atau lembaran yang berisi rekaman transaksi yang sudah dilakukan.