Keputusan untuk melakukan outsourcing tidak bisa diambil begitu saja. Perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor sebelum memutuskan untuk outsourcing dan juga memahami tahapan cara kerja outsourcing.
Outsourcing adalah praktik bisnis yang semakin umum digunakan oleh perusahaan di seluruh dunia.
Outsourcing dapat membantu perusahaan mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas layanan mereka.
Apa itu Outsourcing?
Outsourcing adalah praktik di mana sebuah perusahaan mempekerjakan pihak luar untuk melakukan tugas atau layanan tertentu yang sebelumnya dilakukan oleh karyawan internal perusahaan.
Dalam outsourcing, perusahaan biasanya mengontrak pihak luar yang memiliki keahlian khusus atau biaya yang lebih efisien dalam menyelesaikan tugas atau layanan tertentu.
Layanan outsourcing dapat dilakukan untuk berbagai jenis layanan, termasuk teknologi informasi, keuangan dan akuntansi, manufaktur, logistik, dan layanan pelanggan.
Outsourcing dapat memberikan keuntungan seperti pengurangan biaya, peningkatan kualitas layanan, dan meningkatkan fokus pada inti bisnis perusahaan.
Namun, outsourcing juga dapat menimbulkan risiko seperti kehilangan kendali dan pengawasan, kehilangan keahlian internal, dan masalah keamanan data dan kerahasiaan.
Cara Kerja Outsourcing
Berikut tahapan-tahapan dalam cara kerja outsourcing agar dapat membantu perusahaan memahami lebih baik tentang bagaimana cara kerja outsourcing agar dapat dilakukan secara efektif.
1. Menentukan Kebutuhan Outsourcing
Sebelum melakukan outsourcing, perusahaan harus menentukan kebutuhan outsourcing mereka. Poin-poin penting dalam tahap ini meliputi:
- Menganalisis pekerjaan atau layanan yang ingin di outsourcing
- Menentukan alasan outsourcing dilakukan (misalnya, untuk mengurangi biaya, meningkatkan efisiensi, dll)
- Menentukan kriteria untuk pemilihan penyedia outsourcing
2. Mencari Penyedia Outsourcing yang Tepat
Setelah menentukan kebutuhan outsourcing, perusahaan harus mencari penyedia outsourcing yang tepat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam cara kerja outsourcing di tahap ini meliputi:
- Menganalisis reputasi penyedia outsourcing
- Melihat referensi dari klien sebelumnya
- Meninjau pengalaman penyedia outsourcing dalam industri yang sesuai
- Menilai biaya outsourcing dan membandingkannya dengan biaya internal
- Memastikan penyedia outsourcing memiliki kemampuan teknologi dan sumber daya manusia yang memadai
3. Membuat Kontrak dan Persetujuan
Setelah memilih penyedia outsourcing yang tepat, perusahaan dan penyedia harus membuat kontrak dan persetujuan. Beriku poin-poin penting dalam tahap ini:
- Menentukan lingkup pekerjaan dan layanan yang akan disediakan oleh penyedia outsourcing
- Menetapkan jangka waktu kontrak dan persyaratan pembatalannya
- Menjelaskan tata cara pembayaran dan biaya tambahan yang mungkin timbul
- Menentukan aturan privasi dan keamanan data
- Menyepakati standar layanan yang diharapkan dari penyedia outsourcing
4. Persiapan untuk Transisi Layanan
Sebelum outsourcing dimulai, perusahaan harus mempersiapkan diri untuk transisi layanan. Berikut poin-poin penting dalam cara kerja outsourcing di tahap ini:
- Menyusun rencana transisi dan menjelaskan tahapannya
- Menetapkan jadwal transisi dan memberitahu karyawan internal yang terlibat dalam transisi
- Menjelaskan perubahan dan konsekuensi outsourcing pada karyawan internal
- Menyediakan pelatihan yang dibutuhkan untuk karyawan yang terlibat dalam transisi
- Menentukan cara untuk memastikan bahwa layanan yang diberikan oleh penyedia outsourcing memenuhi standar yang diharapkan oleh perusahaan
5. Implementasi Outsourcing
Setelah persiapan transisi dilakukan, tahap selanjutnya adalah implementasi outsourcing. Poin-poin penting dalam tahap ini meliputi:
- Mengkoordinasikan dengan penyedia outsourcing untuk memastikan layanan yang diberikan sesuai dengan standar yang telah disepakati
- Menjaga komunikasi yang baik antara perusahaan dan penyedia outsourcing
- Memantau kinerja penyedia outsourcing dan menyelesaikan masalah jika ada
- Mengelola risiko dan menjaga kontrol terhadap layanan yang diberikan oleh penyedia outsourcing
6. Evaluasi Kinerja Penyedia Outsourcing
Dalam cara kerja outsourcing, setelah outsourcing diimplementasikan, perusahaan harus mengevaluasi kinerja penyedia outsourcing.
- Menentukan parameter evaluasi kinerja penyedia outsourcing
- Membuat jadwal evaluasi kinerja penyedia outsourcing
- Memberikan umpan balik secara teratur kepada penyedia outsourcing
- Menilai kembali kontrak dan melakukan perubahan jika diperlukan
7. Mengevaluasi Kebutuhan Outsourcing
Perusahaan harus terus mengevaluasi kebutuhan outsourcing mereka untuk memastikan bahwa mereka tetap relevan dan efektif.
Poin-poin penting yang perlu diperhatikan dalam tahap ini meliputi:
- Mengevaluasi apakah pekerjaan atau layanan masih membutuhkan outsourcing
- Meninjau kembali kriteria pemilihan penyedia outsourcing
- Mengevaluasi apakah outsourcing masih memberikan manfaat yang diharapkan
8. Menjaga Hubungan yang Baik dengan Penyedia Outsourcing
Hubungan yang baik dengan penyedia outsourcing dapat membantu memastikan outsourcing yang sukses.
Hal-hal yang cukup penting dalam cara kerja outsourcing di tahap ini meliputi:
- Mempertahankan komunikasi yang baik dengan penyedia outsourcing
- Menjaga hubungan yang saling menguntungkan dengan penyedia outsourcing
- Menyelesaikan masalah segera ketika terjadi
- Membuat rencana pengembangan hubungan jangka panjang dengan penyedia outsourcing
Kesimpulan: Demikianlah tahapan cara kerja outsourcing yang perlu dipahami oleh perusahaan sebelum memutuskan untuk melakukan outsourcing.
Dalam melakukan outsourcing, perusahaan harus mempertimbangkan keuntungan dan risiko yang terkait dengan outsourcing, serta memahami tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk memastikan outsourcing yang sukses.
Dengan memperhatikan tahapan-tahapan ini, perusahaan dapat memilih penyedia outsourcing yang tepat, memastikan layanan yang diberikan memenuhi standar yang diharapkan, dan menjaga hubungan yang baik dengan penyedia outsourcing.
Baca Juga : Peran Outsourcing untuk UMKM, Pebisnis Harus Tahu!
Tips Memilih Outsourcing yang Tepat
Dalam memilih penyedia outsourcing, perusahaan harus hati-hati dan memilih yang tepat agar dapat memastikan kesuksesan outsourcing. Berikut adalah tujuh tips untuk memilih outsourcing yang tepat:
1. Tentukan Kebutuhan Anda
Sebelum memilih penyedia outsourcing, perusahaan harus menentukan kebutuhan mereka terlebih dahulu. Apa yang harus di outsourcings? Apa yang harus di lakukan secara internal?
Dengan memahami kebutuhan perusahaan, perusahaan dapat memilih penyedia outsourcing yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
2. Periksa Pengalaman Penyedia Outsourcing
Perusahaan harus memeriksa pengalaman penyedia outsourcing sebelum memilih mereka. Apakah mereka memiliki pengalaman dalam bidang yang di butuhkan? Berapa lama mereka telah beroperasi?
Apakah mereka memiliki referensi yang dapat dihubungi? Memilih penyedia outsourcing yang memiliki pengalaman akan membantu memastikan kualitas layanan yang lebih baik.
3. Tinjau Kualitas Layanan
Perusahaan harus memastikan bahwa penyedia outsourcing yang dipilih dapat memberikan layanan berkualitas.
Perusahaan harus memeriksa reputasi penyedia outsourcing, termasuk ulasan pelanggan, kebijakan kualitas, dan pengalaman mereka dalam menyediakan layanan yang dibutuhkan.
4. Tinjau Kemampuan Teknis
Selain memahami cara kerja outsourcing, perusahaan harus memeriksa kemampuan teknis penyedia outsourcing.
Hal ini termasuk kemampuan teknis mereka dalam mengoperasikan dan memelihara peralatan dan sistem, serta kemampuan untuk menangani masalah teknis yang mungkin terjadi.
5. Tinjau Komunikasi
Perusahaan harus memastikan bahwa penyedia outsourcing yang dipilih memiliki komunikasi yang baik dan efektif.
Komunikasi yang baik akan membantu memastikan bahwa proyek outsourcing berjalan dengan lancar dan bahwa masalah dapat diatasi dengan cepat.
6. Tinjau Kebijakan Keamanan
Perusahaan harus memastikan bahwa penyedia outsourcing yang dipilih memiliki kebijakan keamanan yang memadai.
Kebijakan keamanan harus mencakup aspek-aspek seperti perlindungan data, pengelolaan risiko, dan keamanan fisik.
7. Tinjau Biaya
Terakhir, perusahaan harus memperhitungkan biaya outsourcing. Perusahaan harus memperhitungkan biaya awal dan biaya jangka panjang yang terkait dengan outsourcing.
Perusahaan juga harus memperhitungkan manfaat outsourcing yang akan diterima dan memastikan bahwa biaya yang dikeluarkan sepadan dengan manfaat yang diharapkan.
Penutup
Dalam memilih penyedia outsourcing yang tepat, perusahaan harus mempertimbangkan berbagai faktor, termasuk kebutuhan, pengalaman, kualitas layanan, kemampuan teknis, komunikasi, kebijakan keamanan, dan biaya.
Selain itu, dengan memahami cara kerja outsourcing, perusahaan juga dapat memastikan bahwa proyek outsourcing mereka berhasil dan dapat membantu meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.
Baca Juga : 7 Tips Memilih Bank yang Tepat untuk Menabung dan Investasi
