HRIS adalah suatu sistem atau aplikasi untuk mendata karyawan di suatu perusahaan, baik itu soal data diri, gaji, cuti, prestasi dan lain-lain.
Mungkin begitu pemahaman Anda saat ini tentang apa itu HRIS. Jika memang begitu, tepat sekali. HRIS memang diwujudkan dalam suatu aplikasi.
Kebanyakan perusahaan menerapkan HRIS pada suatu aplikasi website sehingga bisa diakses kapan saja dan di mana saja.
Pada tulisan kali ini akan dibahas lengkap, terutama manfaat pentingnya bagi perusahaan baik dengan jumlah karyawan yang banyak maupun sedikit.
Pengertian HRIS
HRIS adalah singkatan dari Human Resource Information System, terjemahan bebasnya dalam Bahasa Indonesia adalah sistem informasi sumber daya manusia.
Dari kepanjangannya Anda bisa ambil kesimpulan bahwa pengertiannya adalah suatu cara untuk mendapatkan informasi tentang SDM.
Sebelum mendapatkan informasi mengenai sumber daya manusia tersebut, tentu saja perlu melakukan pengolahan data.
Tahapan dari pengolahan data hingga bisa mendapatkan informasi yang diperlukan untuk mengelola sumber daya manusia. Biasanya digunakan dalam perusahaan.
Secara lengkap Anda bisa simpulkan pengertiannya adalah sebuah unit pekerjaan terstruktur untuk mengolah data sumber daya manusia menjadi informasi yang bermanfaat untuk pengelolaan sumber daya manusia tersebut.
Fungsi HRIS
Dari pengertian diatas, Anda bisa membayangkan suatu sistem komputer digital yang rumit untuk mengelola karyawan.
Ada benarnya, namun justru pengelolaan sumber daya manusia di suatu perusahaan akan makin rumit bila tanpa HRIS.
Berikut ini beberapa fungsinya :
1. Fungsi Operasional
Pertama, fungsi operasional langsung suatu perusahaan. Bukan hanya membantu, tetapi pada dasarnya HRIS memang terlibat langsung dalam operasional suatu perusahaan. Tidak peduli seberapa kecil perusahaan tersebut.
Pada perusahaan kecil sekalipun yang mengaku belum menggunakan HRIS, pada dasarnya sudah menjalankan sistem informasinya sendiri.
Walaupun memang sistemnya pasti sudah ketinggalan zaman dan tidak menjanjikan pertumbuhan.
Contoh dari fungsi operasional adalah penjelasan deskripsi pekerjaan untuk seorang karyawan yang sedang bertugas dalam jangka waktu tertentu.
Ada juga fungsi operasional berupa sistem komunikasi pekerjaan apa yang harus dilakukan pada waktu tertentu.
2. Fungsi Taktis
HRIS mampu menyajikan informasi rinci dan penting mengenai sumber daya manusia atau karyawan di suatu perusahaan.
Mulai dari data pribadi, data pekerjaan, data kesehatan hingga reward dan punishment yang pernah didapatkan oleh karyawan.
Dari informasi-informasi tersebut, pihak manajemen mampu bertindak secara taktis untuk mengambil suatu keputusan yang penting.
Dengan membaca informasi tersebut manajemen selayaknya mampu mengakomodir kebutuhan perusahaan juga kebutuhan karyawan.
Contoh dari fungsi taktis ini misalnya proses promosi, demosi maupun mutasi karyawan demi kepentingan perusahaan.
Hal tersebut tentunya dilakukan juga dengan mempertimbangkan kebaikan untuk karyawan.
3. Fungsi Perencanaan
Fungsi berikutnya adalah perencanaan. Anda pasti sedikit banyak sudah mengetahui bila proses rekrutmen karyawan dan program pelatihan karyawan baru maupun lama, adalah pekerjaan dari bagian human resource management atau pengelola sumber daya manusia.
Proses rekrutmen dan program latihan tersebut tentunya sudah dijalani dengan penerapan metode atau disiplin ilmu tertentu yang hasilnya sangat bisa dijadikan acuan atau valid.
Oleh karena itulah hasil dari proses tersebut perlu disimpan dalam sebuah sistem, yaitu HRIS.
Contoh dari fungsi perencanaan ini sudah dimulai dari proses dan program tersebut.
Informasi yang direkam di HRIS itu bisa jadi alat untuk merencanakan kebaikan perusahaan. Misalnya menempatkan orang-orang yang tepat untuk suatu pekerjaan.
4. Fungsi Komprehensif HRIS
Sebenarnya inilah tujuan penggunaannya, fungsi yang komprehensif dari suatu sistem.
Dengan fungsi ini maka pengambilan keputusan terkait karyawan dan perusahaan akan bisa lebih cepat dieksekusi tanpa melalui proses panjang.
Hal tersebut bisa terjadi karena HRIS yang memiliki fungsi komprehensif biasanya sangat bisa diandalkan untuk mengambil keputusan.
Informasi dalam sistem HRIS lengkap dan sudah terintegrasi dengan sangat baik.
Contoh dari fungsi komprehensif adalah misalnya penghitungan gaji karyawan berdasarkan informasi yang juga bisa didapatkan seperti jumlah absensi, jumlah cuti, pangkat atau jabatan karyawan, tunjangan dan lain-lain. Sehingga perhitungan gaji pun akurat.
Fitur-Fitur pada HRIS
Dalam menjalankan keempat fungsinya yang kompleks tersebut, HRIS pasti memiliki banyak fitur.
Selain banyak, fiturnya juga beragam namun bisa saling berkaitan dan berkesinambungan. Berikut ini fitur-fitur yang terdapat didalamnya :
1. Fitur Rekrutmen
Karyawan sudah semestinya menjadi aset dari perusahaan. Oleh karena itu, proses keluar masuknya karyawan sangat penting untuk direkam datanya.
Terutama proses masuknya karyawan. Bukan menyepelekan keluarnya karyawan tapi karyawan yang masuk akan lebih berefek ke perusahaan.
Sementara itu proses keluarnya karyawan pun akan lebih mudah diselesaikan dengan adanya HRIS.
Misalnya semua pembayaran pesangon dan hal lain terkait perjanjian kerja bersama karyawan tersebut akan mudah diselesaikan.
Fitur rekrutmen akan merekam data pribadi, data hasil ujian masuk perusahaan atau data kesehatan dan data-data lainnya yang mampu jadi bahan pertimbangan untuk menentukan di posisi mana karyawan hasil rekrutmen ditempatkan.
2. Fitur Penggajian
Penghitungan gaji karyawan yang jumlahnya hanya satu atau dua saja sudah cukup merepotkan.
Tentu terbayang bagaimana sulitnya suatu perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Di saat seperti inilah HRIS muncul sebagai suatu solusi.
Jumlah karyawan yang banyak dengan pekerjaan, peran dan tanggung jawab yang berbeda tentunya menghasilkan gaji yang berbeda pula.
Bayangkan jika harus menghitungnya dengan cara manual. Proses ini akan memakan waktu yang tidak sebentar.
HRIS dengan beragam informasi tentang karyawan akan dengan mudah melakukan perhitungan berdasarkan informasi tersebut. Jadi, kesalahan perhitungan bisa diminimalisir.
Kalaupun ada kesalahan maka tugas HRIS officer memperbaiki pun tidak akan terlalu berat.
3. Fitur Pencatatan Presensi
HRIS yang sudah sangat baik biasanya sudah terintegrasi dengan sistem presensi biometrik atau RFID.
Dengan demikian perusahaan tidak perlu lagi kertas untuk melakukan pengecekan kehadiran, atau tidak lagi memerlukan daftar hadir menggunakan lembar kerja komputer.
Data-data mengenai presensi karyawan tersebut akan otomatis diolah untuk kemudian dijadikan informasi yang penting.
Nantinya informasi tersebut pun akan digunakan untuk banyak hal penting, termasuk digunakan oleh fitur HRIS lain yaitu penghitungan gaji.
Selain digunakan oleh fitur penggajian, informasi dari fitur HRIS tersebut akan digunakan juga oleh untuk melakukan penilaian dan evaluasi terhadap karyawan. Dalam hal inilah, peran sistem harus dikurangi.
Mengapa? Nanti kita akan bahas di fitur penilaian.
4. Fitur Penilaian
Pada fitur sebelumnya HRIS mampu melakukan penilaian dan evaluasi berdasarkan pencatatan presensi.
Tapi peran HRIS dalam penilaian ini perlu dikurangi, alasannya adalah sistem minim sekali sisi manusiawinya.
Maksudnya adalah penilaian yang dilakukan oleh sistem kebanyakan hanya berdasarkan data kuantitatif, sedikit sekali yang berupa data kualitatif.
Oleh karena itu di sinilah peran manusia diperlukan. Informasi penilaian dari sistem hanya dijadikan sebagai bahan pertimbangan.
Keputusan penilaian harus dilakukan oleh manajemen dengan menggabungkan informasi dari sistem dan pertimbangan-pertimbangan yang lebih humanis.
Dengan demikian keputusan penilaian diharapkan akan dapat diterima dengan baik oleh semua pihak.
5. Fitur Keuangan dan Pajak
Banyak sekali angka yang harus diolah oleh manajemen SDM berkaitan dengan keuangan contohnya mulai dari gaji, pajak, biaya kesehatan, tunjangan karyawan dan lain-lain.
HRIS yang baik sudah memiliki fitur keuangan dan pajak untuk membantu manajemen.
Untuk menghitung pajak karyawan saja akan sangat memakan waktu dan tenaga yang cukup besar bila dilakukan secara manual, belum lagi penghitungan biaya BPJS Kesehatan dan BPJSTK.
Maka dari itu HRIS yang dipakai oleh perusahaan sebaiknya sudah memiliki fitur ini.
Fitur yang satu ini dapat membantu manajemen untuk mengontrol dan mengelola biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan.
Selain itu, fitur ini juga memudahkan dalam melakukan penghitungan, pencatatan dan pelaporan keuangan.
6. Fitur Laporan Analitik
HRIS agar terbukti bisa menjalankan fungsi komprehensif maka harus memiliki laporan analitik.
Laporan tersebut diharapkan memberikan banyak insight kepada manajemen terkait sumber daya manusianya. Mulai dari tingkat kesehatan, gaji hingga kinerjanya.
Laporan analitik yang dimaksud adalah laporan yang mudah dipahami dan langsung dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh manajemen tanpa perlu mengolah data lagi.
Karena memang terkadang ada keputusan-keputusan terkait SDM yang harus diambil secara cepat.
Walaupun ada fitur ini, namun bagian manajemen sumber daya manusia di suatu perusahaan jangan sampai menjadikannya suatu sistem pengambil keputusan.
HRIS biarlah menjadi sistem pendukung untuk manajemen mengambil keputusan yang bijaksana terkait sumber daya manusia.
Manfaat HRIS
Penjelasan mengenai fungsi dan fitur sebelumnya mengantarkan Anda kepada manfaat dalam menggunakannya pada suatu perusahaan.
Bila suatu sistem dapat menjalankan fungsinya dengan baik maka manfaatnya pun akan segera dirasakan oleh penggunanya. Berikut ini manfaat HRIS:
1. Mempermudah Pengawasan Kinerja Karyawan
Suatu sistem yang sudah terkomputerisasi dan berjalan secara otomatis tentu saja akan sangat mempermudah manusia.
Termasuk HRIS yang dapat mempermudah pekerjaan dari bagian pengelola sumber daya manusia.
Salah satu jenis pekerjaan yang dapat dipermudah adalah pengawasan kinerja karyawan. Sehingga tidak diperlukan waktu dan tenaga yang besar untuk melakukan pekerjaan pengawasan tersebut.
Bagian manajemen SDM tinggal mencocokkan kebenarannya dengan pengawasan yang dilakukan oleh pengawas pekerjaan atau atasan langsung di lapangan.
Kombinasi informasi dari HRIS dan dari atasan langsung inilah yang bisa jadi bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
2. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan
Perusahaan yang baik tentu memiliki data selengkap mungkin mengenai karyawannya, mulai dari riwayat pekerjaan hingga riwayat kesehatan. Informasi dari data-data tersebut akan sangat bermanfaat bagi karyawan dan perusahaan.
Dalam HRIS, data-data tersebut disimpan di tempat yang aman dan juga minim akses langsung.
Jadi HRIS memastikan data tersebut hanya bisa diakses oleh karyawan itu sendiri dan oleh orang yang benar-benar telah diberikan hak akses untuk keperluan pekerjaan.
3. Mempermudah Penghitungan dan Distribusi Gaji Karyawan
Anda pernah menghitung secara rinci gaji sendiri karena tidak yakin dengan hasil perhitungan perusahaan?
Jika pernah dan Anda merasakan cukup kerepotan karena banyaknya variabel. Maka coba bayangkan bila sistem penghitung gaji adalah sistem yang manual.
Pasti karyawan bagian penghitungan dan distribusi gaji benar-benar sangat kerepotan.
Salah satu manfaat pentingnya adalah untuk hal yang ini, penghitungan dan distribusi gaji. HRIS sudah teruji minim kesalahan dalam proses dan hasil penghitungan serta distribusi gaji.
4. Mempermudah Proses Rekrutmen
Manajemen sumber daya manusia yang menggunakan HRIS dalam proses rekrutmennya akan sangat terbantu. Pernyataan tersebut bukan tanpa alasan. HRIS yang merupakan sistem informasi komputer akan mempercepat proses yang kuantitatif.
Proses yang kualitatif pun saat ini sudah bisa dilakukan oleh HRIS yang canggih. Akibatnya proses rekrutmen akan berjalan dengan cara yang cepat, tepat dan terlihat sederhana. Tapi tetap saja, keputusan harus diambil oleh manusia.
5. Meminimalisir Kesalahan Manusia
Banyak hal yang berkaitan dengan angka pada pengelolaan sumber daya manusia. Biasanya sering terjadi kesalahan terkait angka-angka tersebut.
Misalnya soal gaji, jam kerja normal, jam kerja lembur, plafon asuransi kesehatan dan masih banyak yang lainnya.
HRIS yang merupakan sistem komputer tentu saja dapat diandalkan dalam hal seperti itu. Dimulai dari input salah seorang staf ke sistem lalu diproses dengan sangat cepat dan tepat oleh Sistem ini.
Untuk kemudian hasil tersebut cukup diulas kembali secara singkat oleh staf.
Hasilnya?
Teruji sangat minim kesalahan dibandingkan melakukan penghitungan secara manual. Kalaupun ada kesalahan, staf akan mudah melakukan pencarian letak kesalahannya. Untuk kemudian segera diperbaiki.
6. Menambah Tingkat Kepuasan Karyawan
HRIS adalah sistem yang terintegrasi dengan baik sehingga bermanfaat menambah tingkat kepuasan karyawan.
HRIS melakukan hal tersebut dengan cara merekam data dan menyajikannya dalam suatu informasi. Manajemen pun harus berusaha menyempurnakannya.
Cara yang bisa dilakukan manajemen untuk dapat menyempurnakan sistem adalah dengan melengkapi informasi dari HRIS.
Manajemen memberikan sentuhan yang humanis dan bijaksana dalam semua informasi yang dihasilkan.
Dengan demikian, informasi yang akurat dari HRIS berpadu dengan keputusan bijaksana dari manajemen.
Perpaduan tersebut akan menambah tingkat kepuasan karyawan. Efeknya pun positif pada perusahaan.
7. Memberikan Fleksibilitas dalam Akses Informasi
HRIS memang dirancang sebagai suatu sistem komputer yang online. Tentu saja untuk mempermudah kolaborasi pekerjaan terutama dalam perusahaan dengan skala yang besar. Dengan HRIS yang online maka dapat diakses di mana saja dan kapan saja.
Hal tersebut dianggap memberikan fleksibilitas dalam akses informasi perusahaan atau karyawan. Semakin fleksibel akses maka semakin rawan pula ancaman keamanannya.
Oleh karena itu, biasanya selain fleksibel HRIS juga sudah dirancang sedemikian rupa keamanannya.
Jadi yang dimaksud dengan fleksibilitas akses informasi ini adalah dalam lingkup area pekerjaan saja.
Bila di luar jaringan internet perusahaan dan di luar lingkup kerja maka ada prosedur keamanan tertentu yang harus dilakukan untuk mengakses informasi dengan aman.
Contoh Aplikasi HRIS yang Sering Digunakan
HRIS yang punya peran penting dan banyak manfaatnya membuat perusahaan-perusahaan ingin memakainya.
Perusahaan besar atau multinasional biasanya mengembangkan sistem informasi HR mereka sendiri yang disesuaikan dengan kebutuhannya.
Sedangkan perusahaan dengan skala kecil hingga menengah sebaiknya menggunakan yang sudah dikembangkan oleh perusahaan software tertentu untuk menghemat biaya.
Software-software tersebut pun sudah terbukti banyak dipakai banyak perusahaan.
Berikut ini contoh yang banyak dipakai oleh perusahaan:
- Software HRIS Talenta
- Software HRIS Orangehrm
- Software HRIS WebHR
- Software HRIS Paycor
- Software HRIS Namely
- dan masih banyak software yang lain dengan keunggulannya masing-masing.
Penutup
HRIS memang sangat berperan penting dalam jalannya sebuah perusahaan.
Hampir semua perusahaan yang telah profesional hingga sebagian usaha kecil dan menengah telah menggunakan sistem informasi ini. HRIS adalah sistem yang sudah pasti mendukung keberlangsungan usaha.
Baca Juga : 10 Peran Hardware dalam Pengembangan Teknologi Game
