Pengertian Kartu Utang, Fungsi, Contoh dan Cara Membuatnya

Dalam dunia akuntansi, utang dianggap sebagai komponen keuangan yang bisa menambah uang perusahaan.

Tidak jarang perusahaan akan mendapatkan utang dari beberapa sumber. Kartu utang adalah sebuah catatan yang kerap digunakan dalam kumpulan utang-utang tersebut.

Siapa sangka, ternyata utang yang dianggap negatif bagi beberapa orang ternyata mampu mengembangkan bisnis perusahaan tersebut? Bahkan, tidak jarang bisa meningkatkan pertumbuhan ekonomi dari suatu negara.

Oleh sebab itu, dalam pengelolaannya sendiri harus tepat sehingga berfungsi dengan baik. Di bawah ini akan diberikan penjelasan secara rinci mengenai kartu utang itu sendiri.

Pengertian Utang

Utang adalah pinjaman dana yang didapatkan oleh perusahaan dalam bentuk baik uang tunai maupun surat berharga.

Biasanya utang digunakan untuk membeli barang dagang maupun jasa yang digunakan dalam pemenuhan kebutuhan dan jangka waktu pengembaliannya terdapat waktu tertentu.

Bagi orang yang memiliki utang usaha maka harus mengembalikan pinjaman tersebut. Pembayarannya bisa dilakukan dengan cara mencicil atau pun melunasinya secara langsung.

Dalam ilmu akuntansi, utang termasuk ke dalam kelompok pasiva di dalam neraca. Dan dalam kehidupan sehari-hari memang utang ini memegang bagian yang cukup penting.

Bahkan di dalam perusahaan membutuhkan utang di dalam komponen keuangannya sehingga terus bertumbuh.

Memang sebagian besar perusahaan memiliki utang untuk penggunaan yang berbeda. Jenis-jenis utang ini sendiri juga sangat banyak seperti:

• Utang usaha
• Utang dagang
• Utang wesel
• Utang hipotek
• Utang obligasi, dan lainnya.

Pengertian Kartu Utang

Setelah mengenal utang, selanjutnya mengenal kartu utang yang digunakan perusahaan. Seperti yang sudah dijelaskan bahwa kartu utang digunakan pada catatan akuntansi.

Berdasarkan istilah akuntansi, kartu utang disebut sebagai account payable subsidiary ledger (buku besar pembantu utang usaha).

Sedangkan yang dimaksud kartu utang adalah catatan untuk menampilkan riwayat transaksi dan berapa jumlahnya yang telah dimiliki oleh perusahaan dari sebuah vendor, pemasok, maupun kreditor. Bentuk dari utang tersebut bisa berupa modal maupun barang dagangan.

Untuk utang yang berasal dari pemasok atau supplier dasarnya adalah sebuah perpanjangan kredit yang sudah diberikan dalam melakukan pembayaran suplai barang.

Dengan begitu, kartu utang yang dimiliki oleh perusahaan terfokus pada utang kepada pemasok.

Pencatatan utang dagang yang dimiliki perusahaan cukup terperinci sehingga bisa mengetahui kapan jangka waktu pembayaran, apakah ada potongan yang disepakati, dan lainnya. Hal tersebut tentu saja akan tergantung dengan kesepakatan dari perusahaan dan pemasok.

Keberadaan dari kartu utang ini sebagai perincian buku besar khususnya akun utang usaha atau utang dagang.

Ada juga pengisiannya merupakan sebagai catatan transaksi keuangan dan keberadaannya bisa memudahkan perusahaan untuk melakukan kontrol utang yang dimilikinya.

Beberapa informasi yang terdapat pada kartu utang ini seperti nama pemasok, riwayat transaksi, termin pembayaran, denda keterlambatan, dan lainnya.

Baca Juga: Cara Melunasi Hutang, 7+ Langkah yang Wajib Anda Ikuti!

Sumber Pencatatan Kartu Utang

Kartu utang sendiri bukan merupakan pencatatan awal yang terjadi pada siklus akuntansi. Terdapat sumber pencatatan kartu utang ini sendiri pada catatan sebelumnya seperti jurnal pembelian dan jurnal pengeluaran kas.

Oleh sebab itu, terdapat sumber pencatatan dari kartu utang ini sendiri, yaitu:

• Faktur pembelian kredit atas barang dagang yang dibeli dari supplier.
• Memo kredit sebagai bukti pembelian retur barang dagangan.
• Kuitansi sebagai bukti pengeluaran kas atas pembayaran atau pelunasan utang usaha atau utang dagang.

Dengan begitu, saat semua bukti transaksi tersebut sudah diinput pada jurnal pembelian dan pengeluaran kas maka selanjutnya akan dicatat pada kartu utang ini.

Dan tentu saja, melihat pada sumber pencatatannya, transaksi yang dituliskan memang khusus untuk pembelian kredit.

Fungsi Kartu Utang

Melihat dari pengertian yang sudah diberikan di atas sebenarnya sudah jelas untuk fungsinya adalah mengetahui berapa jumlah utang usaha atau utang dagang perusahaan kepada supplier.

Akan tetapi, agar lebih tepat maka bisa mengetahui fungsi dari kartu utang ini sendiri, yaitu:

1. Mencatat Mutasi Utang

Hal pertama yang merupakan fungsi dari kartu utang ini sebagai tempat untuk mencatat mutasi saldo.

Terlebih untuk saldo yang termasuk mutasi untuk pembahasan dan pengurangan utang itu sendiri. Dengan begitu, transaksi mengenai utang ini harus ditulis secara sistematis.

Tentu saja akan membuat sebuah pencatatan yang baik karena setiap ada transaksi langsung dilakukan sebuah pencatatan pada kartu utang ini, setelah ditulis pada jurnal.

Dengan begitu, penambahan dan pengurangan utang pada kreditur bisa diketahui dengan mudah.

2. Kartu Peringatan Jatuh Tempo Utang

Di dalam kartu uang sendiri sudah tercatat termin atau syarat pembayaran. Syarat pembayaran tersebut bisa dilihat dengan jelas berapa waktu jatuh tempo untuk utang tersebut.

Namun, seorang akuntan harus jeli dan bisa membaca kapan waktu jatuh tempo dari utang kepada kreditor.

Fungsi kartu utang adalah mampu mengingatkan perusahaan akan masa jatuh tempo dari hutang yang dimiliki. Dengan begitu, pembayaran utang bisa dilakukan dengan tepat waktu bahkan bisa mendapatkan diskon jika memang ada.

3. Bukti Pembayaran Utang

Siapa sangat ternyata kartu utang ini bisa berfungsi sebagai bukti pembayaran utang. Memang tidak bisa dilakukan secara langsung untuk membuktikan kepada kreditor.

Akan tetapi, bukti pembayaran utang melalui kartu utang ini bisa digunakan secara internal.

Bisa saja manajer atau atasan menginginkan sebuah rincian atas penambahan dan pengurangan utang perusahaan.

Dengan begitu, para akuntan cukup dengan memberikan kartu utang ini maka informasi yang ingin didapatkan oleh manajer atau atasan bisa terpenuhi.

4. Referensi Pencatatan di Perusahaan

Ternyata, untuk kartu utang ini sendiri adalah buku besar pembantu utang maka bisa menjadi sebuah referensi catatan yang baik.

Memang tidak semua perusahaan harus memiliki kartu utang ini. Akan tetapi, jika perusahaan membutuhkan pencatatan yang kompleks dan detail maka cukup berfungsi.

Referensi kartu utang ini bisa memberikan fokus yang baik untuk perusahaan karena bisa melakukan kontrol dalam melihat hutang-hutang perusahaan tersebut. Bahkan bisa berfokus pada satu kreditor pada satu kartu utang.

5. Dokumentasi yang Baik

Fungsi dari kartu utang selanjutnya adalah sebagai dokumentasi untuk transaksi yang telah dilakukan.

Memang akan ditutup setiap bulannya namun akan memberikan sebuah informasi yang sangat bagus. Terlebih untuk rincian utang yang dimiliki perusahaan kepada kreditor.

Kartu utang ini sangat memudahkan dalam pencarian informasi mengenai nama kreditur, jumlah, tanggal transaksi, serta syarat pembayaran hutang tersebut.

Bahkan jika dirasa sangat membantu maka bisa digunakan untuk bisa menyelesaikan permasalahan perusahaan.

Contohnya saja jika ada perbedaan dalam pencatatan jumlah utang atau pembayaran utang itu sendiri. Pembayaran dan pencatatan utang kepada kreditur memang harus dilakukan dengan baik bahkan bisa tercatat secara total pada kartu utang ini.

Contoh dan Format Kartu Utang

Untuk format dari kartu utang ini tidak ada format baku karena bisa dibuat secara fleksibel.

Tentu saja akan disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan yang menggunakannya. Akan tetapi ada komponen tertentu yang harus masuk ke dalam kartu utang ini.

Kartu utang adalah buku besar pembantu untuk melihat berapa utang perusahaan dan rincian lainnya. Oleh sebab itu, pembuatan dari format kartu ini harus dibuat sangat terperinci seperti nama kreditor, tanggal, debit, kredit, saldo utang, dan lainnya.

Sebelum ke penjelasan lebih dalam maka bisa melihat dari contoh format kartu utang di bawah ini:

Format di atas tentu saja bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan tidak harus baku seperti di atas. Tinggal menambah atau mengurangi komponen yang dimiliki dari kartu utang tersebut.

Penjelasan Komponen-Komponen pada Kartu Utang

Meskipun fleksibel dan tidak ada patokan khusus untuk bentuk dan isi dari kartu utang ini. Akan tetapi, terdapat beberapa komponen yang wajib dimasukkan dalam kartu utang.

Nah, beberapa komponen tersebut akan dijelaskan secara terperinci melalui penjelasan di bawah ini:

1. Komponen Judul

• Logo perusahaan bisa dibuat sebagai informasi bahwa kartu utang tersebut adalah milik perusahaan sebagai debitur dari supplier.
• Judul perlu ditulis dengan “Kartu Utang” agar memudahkan saat akan menulis utang sehingga tidak tertukar dengan kartu pencatatan lainnya.
• Nama kreditor adalah informasi yang berisi nama perusahaan yang menjadi kreditur atau memberikan layanan kredit kepada perusahaan. Perlu diingat bahwa untuk satu kartu utang akan dimiliki oleh satu perusahaan kreditur saja.
• Alamat berisikan informasi mengenai alamat vendor atau kreditor yang harus ditulis secara lengkap mulai dari jalan, nama desa, RT/RW, kecamatan, kota atau kabupaten, kode pos daerah perusahaan tersebut.
• Syarat pembayaran merupakan informasi penting yang bisa menunjukkan detail pembayaran yang akan dilakukan seperti metode yang digunakan, rincian diskon, jatuh tempo, denda, dan lainnya.
• Nomor rekening merupakan nomor rekening yang kerap digunakan sebagai nomor tujuan saat ingin melakukan pembayaran via transfer bank.
• Atas nama adalah person in charge (PIC) yang bertanggung jawab atas pembayaran dari perusahaan kreditur biasanya bisa nama perusahaan atau nama perorangan.
• Nama bank adalah nama bank yang digunakan oleh perusahaan kreditur tersebut.

2. Komponen Tabel

• Tanggal diisi dengan kapan tanggal terjadinya transaksi baik untuk pembelian, pembayaran, atau pelunasan kredit.
• Keterangan diisi dengan rincian transaksi seperti informasi lainnya.
• Nomor bukti adalah nomor yang terdapat dalam bukti transaksi sehingga akan memudahkan pencarian pada saat dibutuhkan. Nomor ini bisa diisi dengan nomor kuitansi, nota pembelian, maupun nota pembayaran.
• Pembelian diisi dengan nilai nominal yang didapatkan untuk barang yang sudah dibeli dan bisa digunakan untuk penulisan retur pembelian dengan mengurungkan nominalnya.
• Pembayaran diisi dengan nilai nominal pembayaran pada saat setiap kali pencicilan maupun pelunasan utang usaha atau utang dagang tersebut.
• Saldo adalah sisa utang usaha atau utang dagang dari nilai utang yang jumlahnya akan selalu berkurang pada saat cicilan atau pelunasan dilakukan.

Cara Membuat Kartu Utang Perusahaan

Langkah-langkah pembuatannya memang tidak berbeda dengan formulir pencatatan lain dalam siklus akuntansi.

Jika ingin membuat kartu utang secara baik dan bisa digunakan dengan tepat maka bisa menggunakan cara di bawah ini, yaitu:

1. Membuat Format Melalui Excel atau Pencatatan Buku Manual

Pertama yang harus dilakukan pada saat Anda ingin membuat kartu utang adalah harus menyiapkan format baik dalam komputer atau buku besar.

Biasanya jika menggunakan Excel maka cukup membuat tabel yang bisa dilakukan secara otomatis pada perangkat.

Menariknya, saat Anda menggunakan pencatatan melalui Excel maka bisa membuat rumus perhitungan secara otomatis. Tanpa perlu kalkulator maka sudah bisa mendapatkan hasil yang diinginkan.

Berbeda saat menggunakan pencatatan buku manual maka harus menyiapkan gambar tabel sendiri untuk formatnya. Nah, selanjutnya juga bisa melakukan pencatatan pada buku ini pada saat transaksi utang perusahaan terjadi.

2. Satu Perusahaan Satu Kartu Utang

Pastikan untuk selalu menggunakan satu kartu utang untuk satu perusahaan saja. Dengan begitu, fokus pencatatan akan baik karena hanya dimiliki oleh satu perusahaan. Tentu saja, hal ini akan memudahkan pencatatan dan rekapitulasi nantinya.

Oleh sebab itu, pada format kartu utang yang dimiliki akan terdapat nama perusahaan dan bahkan ada nomor rekening tujuan.

3. Urutan Perusahaan Sesuai Abjad

Cara selanjutnya agar pembuatan kartu utang ini menjadi lebih baik adalah dengan mengurutkan nama perusahaan kreditur sesuai dengan abjad. Karena biasanya untuk kartu utang ini sendiri pada perusahaan akan terdiri dari beberapa kreditur.

Oleh sebab itu, urutan perusahaan pada saat melakukan dokumentasi cukup penting untuk dilakukan. Pastinya akan lebih mudah untuk mencari informasi jika dibutuhkan nantinya.

4. Mencatat Setiap Transaksi yang Masuk

Jangan menunggu terlalu lama untuk bisa mencatat transaksi ke dalam kartu utang. Anda bisa langsung mencatat transaksi tersebut langsung pada saat tanggal terjadinya.

Dengan begitu, setiap transaksi yang masuk akan tercatat dengan baik dan saat dibutuhkan untuk kontrol perusahaan juga bisa dilakukan.

Meskipun nama dari kartu utang ini adalah buku besar pembantu tetap saja untuk pencatatannya tidak harus seperti buku besar yang dilakukan untuk posting di akhir bulan.

Dengan begitu, kartu utang ini bisa digunakan untuk pencatatan sewaktu-waktu.

5. Melakukan Rekapitulasi Setiap Bulan

Jika untuk penulisan transaksi sudah dilakukan setiap harinya pada saat transaksi utang dari kreditur masuk ke dalam perusahaan. Selanjutnya, cara untuk bisa membuat kartu utang efektif adalah dengan melakukan rekapitulasi setiap bulannya.

Pengendalian bisa dilakukan dengan mudah dan tepat karena pencatatan yang sangat efektif.

Dengan cara ini bahkan dapat berfungsi sebagai alat yang bisa digunakan sebagai pembanding dari saldo akun utang usaha atau utang dagang pada neraca saldo.

Kapan Perusahaan Harus Membuat Kartu Utang?

Pertanyaan selanjutnya yang akan diajukan adalah kapan kartu utang ini harus dibuat? Kartu utang adalah buku besar pembantu dengan berbagai fungsi yang dimilikinya.

Oleh sebab itu, penggunaannya sendiri bisa membantu pencatatan akuntansi perusahaan menjadi lebih rapi.

Akan tetapi, jika ingin mendapatkan jawaban secara detail adalah bisa digunakan pada perusahaan yang memiliki banyak kreditur.

Contohnya saja jika memiliki 3 atau lebih maka sangat dibutuhkan kartu utang ini sebagai pengendalian, pencatatan, kontrol, dan lainnya.

Tidak jarang perusahaan besar akan selalu menggunakan kartu utang ini sebagai pencatatan yang baik untuk utang-utang perusahaan. Dengan begitu, akan mendapatkan kemudahan dalam mencari dan mencatat utang-utang tersebut.

Bagaimana dengan penjelasan mengenai kartu utang di atas? Anda akan semakin yakin untuk menerapkannya di perusahaan bukan? Melihat fungsi dan kegunaannya sendiri akan membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien.

Kartu utang adalah kartu yang memang sering digunakan oleh perusahaan yang memiliki jumlah kreditur cukup banyak.

Tidak heran jika penggunaannya akan membuat utang perusahaan dikelola dengan baik dan bertumbuh dengan pencatatan yang sehat.

Baca Juga: Surat Utang Negara: Pengertian, Dasar Hukum dan Jenisnya!