Promosi dalam sebuah bisnis merupakan salah satu hal yang penting untuk dilakukan, bahkan keberhasilan atau tidaknya langkah tersebut menjadi patokan dasar keberadaan perusahaan dipasaran.
Bila berhasil tentu akan meningkatkan brand awareness perusahaan baik itu produk, layanan ataupun lain sebagainya. Secara otomatis akan memberikan kemudahan lebih saat menggaet pelanggan baru dan lebih loyal.
Begitu pula dengan promosi yang kurang berhasil juga akan memberikan dampak pada perusahaan yang tidak bisa berkembang.
Saat ini, melakukan marketing bukan hanya secara konvensional apalagi semenjak adanya sistem online yang lebih mudah untuk digunakan.
Salah satunya dengan email bisnis, dimana perusahaan yang menggunakan domain nama sendiri akan terlihat lebih professional, terpercaya dan kredibel dimata konsumen atau masyarakat luas. Ini menjadi cara untuk menarik lebih banyak kepercayaan pada semua pihak.
Apakah Anda sudah mengenal seperti apa itu email bisnis dan bagaimana cara kerjanya? Nah, pada artikel kali ini akan dibahas secara lebih lengkap dan luas sebelum Anda menggunakan.
Apa Itu Yang Dimaksud Dengan Email Bisnis?
Sebelum membahas mengenai kelebihan, kekurangan sampai dengan cara kerja dari email bisnis ada baiknya ketahui pengertiannya terlebih dahulu.
Ini akan memudahkan Anda untuk memahami berbagai informasi penting lainnya. Ya, jika secara sederhana email bisnis bisa diartikan sebagai bentuk alat komunikasi yang bisa digunakan untuk berinteraksi bersama dengan rekan kerja, rekan satu tim, perusahaan lain, klien, pelanggan, ataupun semua pihak yang akan berhubungan dengan perusahaan Anda.
Dengan menggunakan email bisnis itu artinya Anda memberikan kemudahan lebih kepada semua pihak untuk saling berkomunikasi lancar.
Bila pada umumnya Anda mengenal pesan elektronik atau email dengan domain umum seperti Gmail, Yahoo ataupun yang lainnya. Namun untuk jenis email bisnis ini bisa disesuaikan sendiri dengan keinginan untuk nama domainnya.
Seperti misalnya pada bisnis cahaya sejahtera bisa dari nama@cahayasejahtera.co.id. Tentu mengenai fasilitas dan beberapa fitur didalamnya itu berbeda dengan jenis email pribadi yang kebanyakan digunakan tersebut.
Keperluan untuk bertukar informasi baik dalam bentuk surat, tulisan, gambar, video atau file lainnya pada sebuah perusahaan itu menjadi hal yang wajar.
Makanya penggunaan email bisnis juga sudah umum apalagi ditambah berbagai fitur yang lebih memudahkan. Seperti pengaturan jadwal meeting, menghubungi klien dengan chat live ataupun lainnya.
Kesempatan ini hanya ada pada masa kemajuan teknologi sekarang dan harus Anda maksimalkan untuk meningkatkan perkembangan serta kualitas perusahaan.
Dalam email bisnis dengan kapasitas penyimpanan yang lebih besar dan lebih mudah, akan memberikan keleluasaan Anda untuk melakukan berbagai usaha marketing atau promosi.
Apalagi berbagai macam seperti newsletter, email marketing, email biasa, sampai dengan email bisnis tidak lagi dianggap sebagai spam.
Supaya Anda lebih paham perbedaan antara email pribadi dan juga yang digunakan dalam bisnis memang perlu banyak informasi lagi. Dengan begitu ketika memutuskan untuk menggunakan bisa lebih memaksimalkan sebagai alat komunikasi, promosi atau lainnya dalam upaya peningkatan usaha.
Apa Yang Membedakan Email Bisnis Dengan Newsletter?
Sebelum membahas mengenai kelebihan dan kekurangan email bisnis setelah pengertian diatas, pasti ada pertanyaan lalu apa yang membedakan newsletter dengan email bisnis?
Nah, ini menjadi pembahasan yang menarik. Dimana pada dasarnya newsletter merupakan bagian dari email marketing.
Dari pengertiannya merupakan alat komunikasi yang bisa menjadi penunjang sebuah brand atau perusahaan memperkenalkan diri kepada pelanggan dengan memberikan informasi penting, promo, ataupun hal lain terkait dengan produk, jasa, dan layanan perusahaan secara rutin.
Bila pertanyaan tersebut harus dijawab tentu yang menjadi pembeda adalah pada fungsinya masing-masing. Dimana untuk email bisnis lebih fleksibel karena dapat dipakai untuk keperluan dalam perusahaan seperti misalnya berkomunikasi ataupun berkirim pesan bersama dengan rekan kerja.
Namun bisa pula digunakan sebagai bentuk keperluan eksternal perusahaan dimana dengan tujuan menjalin kerjasama komunikasi baik bersama dengan pelanggan, klien ataupun para investor yang dimiliki.
Sebaliknya untuk jenis newsletter itu penggunaannya hanya untuk kebutuhan marketing atau eksternal saja.
Misalnya saja untuk menjalin komunikasi dengan para pelanggan serta konsumen, tetapi perlu untuk diketahui domain yang digunakan baik newsletter maupun email bisnis bisa saja sama.
Keduanya bisa menggunakan domain perusahaan yang baik dan aman secara pribadi. Sehingga masalah domain memang tidak ada bedanya dari kedua jenis surat elektronik tersebut.
Apa Kelebihan Dan Kekurangan Email Bisnis?
Sampai pada pembahasan dimana Anda perlu memahami terlebih dahulu kelebihan dan kekurangan dari penggunaan email bisnis sebelum nantinya menyesal. Karena jika dibandingkan dengan jenis email pribadi memang ada beberapa perbedaan.
Kelebihan Email Bisnis
Nah, bagi Anda yang sudah berniatan untuk menggunakan bisa simak ulasan berikut ini. Dimulai dari kelebihan yang ditawarkan oleh email bisnis, antara lain:
1. Dapat sebagai pembentuk kredibilitas dan profesionalnya sebuah perusahaan
Kemampuan untuk membentuk kredibilitas dan professional perusahaan akan Anda dapatkan ketika memutuskan menggunakan jenis surat elektronik tersebut.
Sebuah usaha akan dinilai meyakinkan jika domain dari email itu merupakan nama perusahaan sendiri. Apalagi lebih terlihat professional dan jauh dari image abal-abal.
Begitu pula ketika menggunakan email biasa, pasti akan lebih terkesan tidak serius dalam usaha dan bisa membuat kepercayaan pelanggan atau klien berkurang.
Secara otomatis penggunaan email bisnis juga langsung membantu peningkatan brand awareness perusahaan. Begitu pula ketika mengirim sebuah promo ataupun surat elektronik lain tidak akan dianggap spam seperti halnya email pribadi Gmail, Yahoo atau yang lain.
2. Mempunyai kapasitas simpan lebih besar
Kelebihan yang bisa menjadi keuntungan Anda sebagai pengguna, dimana email bisnis atau hosting sering menawarkan fasilitas penyimpanan yang lebih besar.
Karena untuk email bisnis memang didapatkan dari hosting sehingga berbayar, tidak heran jika fasilitas atau fitur yang ada didalamnya juga lebih memenuhi kebutuhan operasional perusahaan. Salah satunya penyimpanan yang lebih besar, ini sudah memberikan manfaat yang cukup besar.
Bukan saja besar bahkan ada yang fleksibel sehingga ketika kurang bisa ditambah lagi, ada pula yang dilengkapi dengan fasilitas seperti security and anti spam handal dan lebih akurat.
Semua itu tidak akan Anda dapatkan ketika menggunakan email pribadi yang sudah kebanyakan digunakan. Tidak jarang email biasa juga memberikan batasan seperti pengiriman file yang terlalu besar akan lebih susah dan lainnya. ini yang pasti akan menjadi kendala dalam kinerja tenaga kerja dalam sebuah perusahaan.
3. Fasilitas dan fitur lebih lengkap
Tidak hanya sebatas penyimpanan, nyatanya fasilitas dan fitur yang diberikan juga lebih lengkap apalagi jika memilih kelas premium. Inilah yang menjadi kelebihan dari email bisnis dan memberikan keuntungan bagi perusahaan.
Fitur dan fasilitas yang diberikan sangat beragam mulai dari fitur keamanan, anti spam, berbagai perangkat, catatan, calendar, tugas dan masih banyak lagi lainnya.
Semua kebutuhan bisa Anda dapatkan ketika memilih email bisnis, tidak heran pula saat ini banyak layanan hosting yang memudahkan Anda mendapatkan layanan tersebut.
Meskipun berbayar namun setara dengan apa yang didapatkan. Tetapi sebelum memilih pastikan jika layanan yang digunakan tersebut memang sangat pantas atau tepat dengan kredibilitas yang dimiliki.
4. Lebih mudah diakses dalam berbagai perangkat
Yang menjadi kelebihan selanjutnya pada jenis email bisnis adalah kemudahan untuk mengakses dari berbagai jenis perangkat.
Bahkan belum lama ini dikatakan email bisnis sudah mengusung teknologi canggih seperti POP3 dan IMAP, yang keduanya dapat membantu proses automasi data langsung terunduh ke storage.
Selain itu teknologi tersebut juga dapat menyalin data secara otomatis dari server pada perangkat yang sudah tertaut sehingga lebih mudah dan praktis.
5. Banyak pilihan nama email
Domain yang merupakan nama buatan, bisa diatur sendiri jadi lebih sesuka hati akan diberi nama apa. Entah itu perusahaan, produk, layanan, atau jasa yang ditawarkan sehingga memberikan kesan banyak pilihan.
Kreasi nama yang baik tersebut akan membuat perusahaan lebih terlihat professional dan terpercaya dimata masyarakat luas. Hal itu tidak akan dapat Anda lakukan ketika menggunakan jenis email pribadi atau seperti pada umumnya.
6. Dapat memantau bisnis secara penuh
Yang menjadi keuntungan dari penggunaan email bisnis selanjutnya adalah kemudahan dalam memantau, men jalankan dan melakukan pengawasan dalam segala bentuk komunikasi baik itu internal maupun eksternal lebih mudah.
Karena menggunakan hosting pribadi sehingga segala bentuk pantauan bisa diambil alih dengan leluasa sendiri.
Menariknya lagi ketika Anda memilih email bisnis dengan fasilitas yang menarik seperti kemudahan dalam mengirim email. Dimana tujuan banyak email bisa langsung dikirim satu kali sekaligus tanpa adanya batasan.
Ini bukan hanya mempermudah namun juga mempersingkat waktu, biaya dan tenaga yang digunakan. Dalam sebuah perusahaan ini sangat menarik dan perlu sekali ada.
Kekurangan Email Bisnis
Setelah membahas mengenai kelebihan yang dimiliki seperti diatas, Anda perlu paham pula apa yang menjadi kekurangan. Ini sangat penting untuk mendukung resiko yang bisa saja terjadi ketika email digunakan.
Jangan sampai hal itu merugikan karena tidak dipahami sejak awal apa yang menjadi kekurangannya. Supaya tidak lebih panjang lebar, berikut ini ada beberapa kekurangan dari email bisnis antara lain:
1. Adanya kebutuhan akan biaya tertentu
Seperti telah dikatakan diatas untuk email bisnis memang umumnya menggunakan layanan hosting.
Dimana itu sangat perlu biaya khusus yang harus disiapkan terlebih dahulu jadi berbeda dengan penggunaan email pribadi seperti Gmail atau Yahoo yang sudah umum digunakan secara gratis.
Maka dari itu perlu persiapan dana sendiri, ini penting apalagi dalam sebuah perusahaan yang sedang dikelola.
Supaya tidak merugi Anda bisa memilih hosting yang memang menawarkan pelayanan, fasilitas sampai dengan fitur email sesuai dengan harapan.
Lakukan pertimbangan terlebih dahulu sebelum akhirnya menentukan hosting sesuai. Di Indonesia sendiri ada banyak pilihan harga yang berbeda-beda.
2. Infrastruktur yang lebih rumit
Lalu yang menjadi kekurangan selanjutnya adalah dalam prosesnya perlu adanya pemeliharaan atau mengurusi segala bentuk infrastruktur yang digunakan secara pribadi.
Umumnya memang ada beberapa perusahaan yang menyewakan server atau lebih dikenal dengan colocation server.
Dengan ini memang lebih simpel namun perlu biaya yang lebih lagi, jika memang perusahaan memenuhi Anda bisa menggunakan solusi tersebut.
3. Perlunya SDM yang ahli
Jika memang Anda menggunakan email bisnis secara pribadi secara otomatis harus mempersiapkan SDM untuk mengurus segala bentuk keperluannya.
Bukan hanya masalah server center namun juga pemeliharaan sampai dengan perawatan jika memang ada masalah atau kendala. Ini perlu keahlian sendiri pada seorang SDM, karena bila belum ahli akan lebih sulit mengatasinya.
Kerjaan yang harus dipahami mulai dari proses backup data dengan berkala, setting, sampai dengan konfigurasi server, memantau antrian email sampai dengan menghindari aktivitas spam yang tidak bisa dilakukan oleh orang sembarangan.
Sebenarnya supaya tidak rumit mudah saja, Anda bisa langsung manfaatkan layanan colocation server yang sudah jelas segala bentuk keahlian dan profesionalnya, Anda langsung beres.
Tips Menggunakan Email Bisnis Professional
Setelah melihat pengertian, sampai dengan kekurangan dan kelebihan email bisnis diatas tentu Anda semakin percaya akan pentingnya untuk perusahaan bukan?
Ya, bukan hanya untuk berkomunikasi baik dalam maupun luar kantor. Namun nyatanya memang sangat bermanfaat untuk berbagai kegiatan seperti salah satunya sebagai strategi promosi.
Makanya sebelum terlambat ada baiknya untuk mempersiapkan diri sebagai perusahaan dengan memiliki email bisnis yang professional.
Dengan adanya itu bukan saja lebih mudah menjaring klien namun juga mendapatkan kepercayaan pelanggan lebih cepat.
Saat ini ada banyak layanan hosting yang bisa Anda manfaatkan untuk mendapatkan email bisnis professional dan sesuai dengan harapan perusahaan. Namun sebelumnya Anda harus memperhatikan banyak hal supaya tidak salah pilih. Ya, beberapa pertimbangan seperti antara lain:
- Memperhatikan kebutuhan dari perusahaan.
- Memperhatikan kredibilitas dari hosting yang akan digunakan.
- Pastikan menawarkan harga yang sesuai dengan dana atau budget Anda.
- Perhatikan mengenai prosesnya sehingga ada garansi jika terjadi kendala.
- Perhatikan mengenai fungsi fitur, fasilitas dan lainnya harus sesuai dengan harapan perusahaan.
Bukan sesuatu yang mudah memang memilih satu dari sekian banyak pilihan, apalagi masing-masing mengatakan dirinya lebih professional dari pada yang lain.
Namun supaya tidak terjadi masalah, Anda bisa melakukan beberapa pertimbangan seperti diatas sehingga lebih mudah mendapatkan yang terbaik.
Ada banyak nama hosting yang melayani email bisnis professional dengan pelayanan terbaik sampai dengan support customer yang memuaskan.
Tidak dipungkiri memang kemajuan jaman seperti sekarang ini menimbulkan banyak sekali kemajuan yang dapat memudahkan segala bentuk aktivitas.
