Selama ini mungkin Anda sudah terlalu sering mendengar tentang kwitansi. Pasalnya dalam dunia ekonomi, kwitansi adalah salah satu komponen yang punya peran cukup penting. Biasanya setiap transaksi jual beli akan dilengkapi dengan adanya kwitansi.
Bahkan peran penting kwitansi ini bisa menjadi bukti valid adanya transaksi. Kwitansi bisa menggantikan ingatan manusia yang terbatas karena banyaknya transaksi yang terjadi berkali-kali dalam kurun waktu yang berbeda-beda. Secara umum kwitansi dibuat dengan format tertentu.
Di pasaran juga ada yang menjual buku kwitansi agar bisa langsung digunakan oleh para pelaku usaha.
Bisa dibilang semua bidang usaha ekonomi akan membutuhkan kwitansi, baik itu yang bentuk ya sederhana maupun kompleks.
Pengertian Kwitansi Adalah?
Sebelum membahas lebih jauh tentang kwitansi, ada baiknya Anda memahami lebih dulu terkait pengertian kwitansi secara umum.
Kwitansi bisa diartikan dengan sejenis dokumen penting yang berperan sebagai alat bukti transaksi atau lebih tepatnya adalah bukti pembayaran.
Kwitansi ini akan dikeluarkan oleh pihak penerima dana, kemudian ditulis dan ditandatangani tangani sebagaimana mestinya sebelum akhirnya diserahkan pada pembeli atau pembayar.
Dengan adanya kwitansi, akan sangat membantu proses pembukuan dari masuk dan keluarnya dana.
Kwitansi harus dibuat dengan susunan atau format yang benar agar memiliki kekuatan hukum.
Bahkan bila perlu kwitansi bisa disertai dengan materi untuk lebih menguatkan keabsahan kwitansi tersebut. Hal ini dilakukan untuk menghindari perselisihan masalah yang mungkin terjadi dalam hal pembayaran.
Komponen yang Harus Ada Dalam Kwitansi
Sebagaimana yang dijelaskan di atas, peran kwitansi memang sangatlah penting. Untuk itu pembuatannya pun tidak boleh asal jadi.
Harus ada komponen-komponen yang dicantumkan di dalamnya. Lantas apa saja komponen yang harus ada dalam kwitansi? Berikut di bawah ini detailnya:
1. Nomor
Komponen pertama yang umumnya ada pada kwitansi adalah nomor. Nomor pada kwitansi terletak di sebelah kanan atau kiri atas. Nomor yang tertera pada kwitansi ini merupakan nomor urut pengeluaran.
Dengan adanya nomor tersebut, akan lebih mudah mengenali kwitansi tersebut dibuat dengan nomor urut berapa. Selain itu, adanya nomor kwitansi ini juga dimaksudkan agar tidak ada pemalsuan yang dibuat oleh pembeli.
Nomor urut ini ada di dua lembar kwitansi, lembar satu diberikan pada pembeli dan lainnya dipegang oleh penjual.
Dengan begitu penjual bisa lebih mudah melihat nomor urut kwitansi. Jika nomor urut yang ditunjukkan pembeli tidak ada, maka dicurigai kwitansi tersebut palsu.
2. Identitas Perusahaan Pembuat Kwitansi
Di pasaran memang sudah banyak dijual buku lembaran kwitansi. Namun kwitansi yang dijual umum biasanya hanya digunakan pada proses jual beli barang ringan yang tidak beauty membutuhkan kekuatan hukum.
Sedangkan pada perusahaan-perusahaan besar atau toko besar biasanya kwitansi dibuat sendiri oleh pihak perusahaan tersebut.
Dalam kwitansi buatan sendiri tersebut sudah pasti terdapat identitas perusahaan, baik itu berbentuk nama perusahaan maupun logo perusahaan.
Adanya identitas perusahaan di dalam kwitansi ini, membuat kwitansi jadi lebih sulit diadaptasi atau ditiru sebagai bentuk penyalahgunaan. Pembeli juga jadi lebih mudah mengenali transaksi dari identitas yang ada tersebut.
3. Nama Lengkap Pembeli
Selanjutnya ada komponen nama lengkap yang juga tak kalah penting dan dan harus ada dalam kwitansi. Nama lengkap ini harus ditulis dengan ejaan yang benar sebagaimana nama identitas pembeli.
Biasanya kwitansi dengan nama lengkap yang sesuai ejaan ini digunakan untuk transaksi atas barang yang berharga, seperti misalnya pembelian motor, mobil, dan lain-lain.
Sama halnya dengan nomor, jika nama ini tidak ditulis dengan lengkap maka dikhawatirkan akan terjadi masalah kedepannya.
Contohnya ketika ada komplain dari pelanggan, Anda bisa menunjukkan bukti kwitansi dengan nama lengkap yang sudah tertera. Jika nama lengkap tidak sesuai dengan kwitansi milik pembeli, maka bisa dipastikan hal komplain tersebut adalah palsu.
4. Tanggal
Bagian tanggal harus diisi dengan jelas dan detail, mulai dari hari, tanggal, bulan, hingga tahun.
Penulisan tanggal ini juga sangat penting dan perannya cukup vital. Salah satu komponen yang bisa digunakan untuk mengecek adanya transaksi adalah komponen tanggal.
Dengan adanya tanggal pada kwitansi, maka penulisan transaksi pada buku besar atau penjurnalan juga akan jauh lebih mudah.
5. Nominal
Umumnya nominal yang ditulis pada kwitansi adalah nominal bentuk angka atau terbilang (tulisan huruf). Ditulisnya nominal pada kwitansi agar jelas berapa transaksi atau harga objek yang ada dalam kegiatan jual beli saat itu.
Keterangan nominal ini akan berpengaruh terhadap keuangan, utamanya pemasukan dalam perusahaan. Besarnya nominal yang ditulis pada kwitansi harus disesuaikan dengan harga barang dan bukan jumlah uang yang diberikan oleh pelanggan.
Hal ini karena terkadang pelanggan akan memberikan nominal yang lebih besar dengan alasan tidak ada dana pas dan membutuhkan uang kembalian.
6. Tujuan Bayar
Biasanya beberapa penjual tak hanya menjual satu jenis garang, namun ada banyak barang.
Agar memudahkan pencatatan dan penyelesaian komplain jika memang ada komplain, maka sangat penting untuk menuliskan tujuan pembayaran tersebut untuk pembelian barang terkait.
Ada juga tujuan pembayaran untuk piutang perusahaan, yang juga bisa ditulis dalam kwitansi. Dan tentu saja tujuan ini akan membantu memberikan keterangan dana yang yang masuk saat terjadi pembayaran.
7. Nama Penerima Kwitansi
Nama penerima ini bisa ditulis dengan nama orang yang melakukan transaksi atau bisa juga menggunakan atas nama instansi.
Contohnya pada transaksi pembelian produk untuk lembaga, maka penerima kwitansi yang diwakilkan oleh bisa ditulis dengan nama lembaga terkait.
Ditulisnya nama penerima ini akan sangat membantu pihak pembuat kwitansi apabila terjadi kekeliruan penulisan atau pemberian harga.
Sehingga nantinya pihak perusahaan atau pembuat kwitansi bisa menghubungi penerima kwitansi tersebut dengan lebih mudah.
8. Tanda Tangan
Tanda tangan yang dimaksud di sini adalah tanda tangan penerima kwitansi. Nantinya tanda tangan yang tertera pada kwitansi ini akan memudahkan proses pencocokan pada saat audit atau klaim.
Adapun tanda tangan ini juga komponen yang harus atau wajib ada pada kwitansi jenis apapun, sehingga terlihat jelas bahwa transaksi tersebut sudah diselesaikan.
Hal ini khususnya untuk jenis transaksi besar yang melibatkan instansi atau lembaga tertentu.
9. Materai
Sedikit berbeda dengan komponen lainnya, komponen materai ini tidak wajib ada pada kwitansi.
Biasanya materai akan dibutuhkan ketika jenis transaksi yang dilakukan adalah transaksi besar atau bernilai besar. Dan adanya materai ini dapat memperkuat korelasi hukum.
10 Stempel
Komponen terakhir yang harus ada pada kwitansi adalah stempel dari perusahaan pemberi kwitansi. Stempel ini dimaksudkan agar kwitansi yang dibuat dan diberikan pada pembeli tersebut memang benar adanya berasal dari perusahaan terkait.
Pasalnya stempel ini sifatnya unik sehingga cukup bagus digunakan untuk pengesahan transaksi di dalam kwitansi.
Baca Juga: 7+ Tips Bertransaksi Aman Secara Online dan Konvensional
Jenis-jenis Kwitansi
Dalam penggunaannya ternyata ada beberapa macam jenis kwitansi. Setidaknya ada 4 jenis kwitansi yang umum digunakan dalam bidang ekonomi.
Apa saja jenis tersebut? Berikut ini beberapa macam jenis kwitansi berdasarkan penggunaannya:
1. Transaksi Produk
Sebagaimana nama jenisnya, kwitansi ini akan dibuat sebagai bukti penerimaan dan transaksi pembayaran atas produk yang diterima. Transaksi ini dibuat oleh pihak toko dan diberikan kepada pelanggan yang membeli produk terkait.
Beberapa informasi atau komponen yang tercantum pada kwitansi transaksi produk adalah seperti jenis barang, nomor seri item, harga barang, dan alamat pelanggan (tergantung pihak toko).
2. Cash Receipt
Jenis kwitansi selanjutnya adalah Cash Receipt yang umumnya digunakan untuk bukti jumlah dana masuk dan keluar dari perusahaan tersebut. Nantinya kwitansi tersebut bisa digunakan sebagai arsip pembuatan laporan keuangan perusahaan.
Kwitansi ini akan diberikan kepada pihak peninjau khusus yang ada di perusahaan tersebut. Kwitansi Cash Receipt juga biasanya digunakan untuk bukti setoran dan penarikan yang akan dikirim kepada pihak peninjau.
3. Bukti Pembayaran
Kwitansi bukti pembayaran adalah jenis kwitansi yang bisa dibilang paling umum digunakan oleh berbagai kegiatan ekonomi. Baik perusahaan besar maupun toko biasa, umumnya menggunakan kwitansi jenis ini.
Kwitansi ini menjadi bukti transaksi jual beli yang sudah dibayar, baik secara cicilan maupun lunas. Informasi umum yang biasanya tertera pada kwitansi jenis ini adalah informasi pembayar dan nominal dana untuk pembayaran.
4. Serah Terima Uang
Selain kwitansi bukti pembayaran, kwitansi adalah bukti serah terima uang ini juga cukup sering digunakan oleh berbagai perusahaan.
Kwitansi ini bukan sebagai bukti transaksi jual beli, melainkan hanya sebagai bukti penyerahan sejumlah dana kepada penerima yang bersangkutan.
Nah, kwitansi serah terima uang juga sering dikenal dengan istilah bukti transfer dana.
Kwitansi ini sedikit mirip dengan struk bukti transfer yang dikeluarkan oleh bank. Namun kwitansi serah terima secara langsung dibuat oleh pihak perusahaan pengirim sendiri.
Adapun pada kwitansi jenis transfer uang umumnya terdapat informasi nomor rekening asal dan rekening tujuan dengan sangat jelas.
Manfaat dan Fungsi Kwitansi
Meskipun bentuknya hanya selembar kertas biasa, namun kwitansi ini memiliki beberapa manfaat atau fungsi yang cukup penting bagi dunia perekonomian.
Baik dari sisi pembuat kwitansi maupun sisi penerima kwitansi, keberadaan kwitansi sendiri punya peran yang cukup vital.
Bahkan karena fungsi atau perannya yang sangat penting ini membuat kwitansi harus dan wajib disimpan serta tidak boleh sampai hilang.
Apa saja fungsi penting dari kwitansi ini? Berikut di bawah adalah penjelasannya:
1. Bukti Pembeli Telah Menyerahkan Uang
Bisa dibilang fungsi paling dasar dan paling umum dari adanya kwitansi adalah sebagai bukti bahwa pembeli telah menyerahkan dana atau uangnya kepada penjual sebagaimana harga barang yang dijual, baik itu diserahkan secara cicilan maupun lunas.
Kwitansi menjadi bukti nyata atau konkret sehingga penjual tidak bisa melakukan komplain terhadap pembeli dengan klaim pembayaran yang belum diterima.
Untuk barang yang dibayar dengan jumlah nominal cicilan, biasanya pembeli akan mendapatkan dua kali kwitansi.
Kwitansi pertama berisi jumlah nominal pembayaran pada saat itu, dan kwitansi lainnya nanti berisi jumlah sisa bayar yang dilunasi.
Dengan begitu penjual tidak bisa komplain terkait penerimaan pembayaran, begitu pula pembeli tidak bisa lari dari pelunasan pembayaran.
2. Kekuatan Hukum dengan Materai
Seperti yang sudah dijelaskan pada komponen kwitansi bahwa terkadang dalam kwitansi ada komponen materai yang diserahkan sebagai bentuk kekuatan hukum.
Jika terjadi permasalahan hukum yang berkaitan dengan pembayaran, maka kwitansi yang telah diberi materai tersebut bisa menjadi bukti kuat dan sah secara hukum.
Inilah mengapa pada transaksi besar biasanya kwitansi harus disertai dengan materai sebelum ditandatangani.
3. Memudahkan Proses Penjurnalan Kas
Manajemen kas perusahaan memang harus dilakukan dengan baik, benar dan akurat berdasarkan bukti yang nyata. Keberadaan kwitansi bisa sangat membantu pihak terkait untuk melakukan pencatatan kasar ke dalam buku besar.
Dengan adanya kwitansi sebagai bukti atau sumber pencatatan kas, maka pihak perusahaan juga bisa lebih mudah melakukan pemeriksaan riwayat masuk dan keluarnya dana.
Bagi pembeli juga akan diuntungkan karena bisaebih mudah memeriksa riwayat belanja dan dicocokkan dengan pengeluaran pada waktu tersebut.
4. Memudahkan Klaim Garansi Barang
Beberapa perusahaan yang menjual barang-barang berharga tertentu biasanya akan memberikan layanan garansi kepada semua pelanggan atau pembelinya. Hal ini karena ditakutkan terjadi kerusakan barang sebelum digunakan.
Namun biasanya klaim garansi ini hanya bisa dilakukan jika kerusakan bukan berasal dari pembeli, melainkan kelalaian toko.
Selain itu, klaim garansi ini hanya bisa dilakukan jika ada kwitansi sebagai bukti bahwa barang tersebut memang dibeli pada toko tersebut.
Prosedur ini sudah menjadi standar toko atau perusahaan manapun karena bisa saja terjadi kecurangan dari pembeli yang meminta ganti rugi terhadap barang dari toko lain.
Setidaknya dengan adanya kwitansi ini menjadi langkah awal yang memudahkan klaim garansi.
5. Membantu Tugas Audit Keuangan Perusahaan
Selanjutnya manfaat kwitansi adalah sebagai penyelamat terhadap posisi audit keuangan di sebuah perusahaan.
Penyelamat di sini maksudnya adalah kwitansi bisa membantu melakukan verifikasi terhadap kebenaran data finansial yang harus ada dalam sebuah perusahaan.
Kwitansi yang dipegang oleh perusahaan nantinya bisa dengan mudah dicocokkan oleh audit dengan kwitansi yang diberikan kepada pembeli. Dengan begitu akan lebih jelas kesimpulan yang diambil oleh audit karena sudah berdasar pada dokumen konkret.
6. Memperkecil Potensi Kecurangan Transaksi
Banyak orang belum menyadari bahwa ternyata kwitansi bisa dijadikan sebagai langkah pencegahan adanya potensi kecurangan transaksi dalam sebuah perusahaan.
Hal ini karena dengan adanya kwitansi sebagai bukti dokumen yang kuat, maka proses pencocokan pemasukan dan pengeluaran dana dari perusahaan bisa dilakukan dengan baik.
Poin ini juga masih berkaitan dengan tugas audit seperti dijelaskan pada poin sebelumnya.
Ketika audit melakukan pemeriksaan keuangan, maka akan semakin mudah terlacak jika memang terdapat kecurangan dari keuangan perusahaan tersebut.
Ciri-ciri Kwitansi yang Dibenarkan
Secara umum ada dua macam kwitansi berdasarkan bentuknya. Ada kwitansi biasa yang dipakai untuk transaksi ringan dan hanya punya dua sisi.
Jenis yang lain adalah kwitansi yang digunakan untuk transaksi besar dan biasanya dimiliki oleh perusahaan atau toko besar.
Bagaimana detail dari kwitansi yang dibenarkan itu? Berikut di bawah ini adalah ciri-ciri kwitansi yang baik dan benar dan bisa dipertanggungjawabkan:
1. Punya Dua Sisi
Baik kwitansi untuk transaksi biasa maupun untuk transaksi besar, keduanya pasti punya dua sisi. Sisi satunya panjang dan biasanya diserahkan untuk si pembeli.
Sedangkan sisi lainnya pendek yang digunakan untuk arsip toko. Isi sisi pendeknya biasanya hanya menyertakan nomor transaksi dan nominal uang saja.
2. Dilengkapi dengan Dua Rangkap
Kwitansi yang baik dan sah adalah kwitansi yang tidak hanya dilengkapi dua lembar sisi namun juga dua rangkap kertas.
Biasanya kertas rangkap yang digunakan ini berbeda dengan kertas biasa karena dapat menyalin otomatis tulisan yang sudah dibuat dari rangkap atasnya.
Rangkap bagian atas akan diberikan kepada pembeli, sedangkan rangkap bagian bawahnya akan menjadi arsip pihak perusahaan.
Memang tak bisa dipungkiri kwitansi adalah bagian yang sangat penting dalam sebuah transaksi. Perannya yang digunakan sebagai bukti sah adanya transaksi ini membuat transaksi jadi minim untuk dipalsukan.
Sebagaimana fungsi kwitansi yang sudah dijelaskan di atas, kini Anda lebih bisa mempertimbangkan dengan matang untuk selalu menggunakan kwitansi dalam transaksi jual beli maupun pengiriman dana.
Baca Juga: Bukti Transaksi: Pengertian, Manfaat, Jenis dan Contohnya
