Ketika sering berkecimpung dalam dunia ekspor impor, pastinya Anda akan sering mendengar istilah dinamakan dengan packing list.
Jadi, packing list adalah semacam faktur yang perlu dilampirkan dalam proses pengiriman barang, sehingga semua rincian barang akan dimuat dalam dokumen tersebut.
Packing list juga biasa dikenal dengan istilah “Surat Jalan” yang digunakan oleh perusahaan saat sedang melakukan pengiriman barang.
Dengan surat jalan yang jelas, maka proses pengiriman barang akan makin mudah dan pemeriksaan barang pada kontainer berjalan dengan cepat tanpa hambatan.
Packing list ekspor adalah bagian penting dalam kegiatan ekspor impor, oleh sebab itu wajib untuk dibawa dalam proses pengiriman.
Jika tidak, maka Anda harus bersiap-siap semua barang yang sudah dikemas dengan rapi akan dibongkar satu per satu untuk memastikan keamanan.
Apa Itu Packing List?
Packing list merupakan dokumen yang berisi rincian barang-barang pengiriman dalam peti.
Nah, packing list akan diberikan kepada pihak pengiriman barang sebagai bukti surat jalan dan dijamin keamanannya. Jadi hanya dengan menunjukkan dokumen tersebut, bagian pemeriksa barang sudah mengetahui isinya.
Pada umumnya dalam proses pengiriman barang, semuanya akan dikemas rapi dalam sebuah peti atau koli rapat. Apa yang dimaksud dengan koli?
Koli mengindikasikan satuan dari bungkusan yang akan digunakan dan umumnya memanfaatkan peti, kemasan bal, pak, dan masih banyak lagi.
Packing list sebenarnya sangat mudah dibuat karena Anda tinggal memasukkan informasi tentang list barang yang akan dikirim seperti netto, ukuran, dan isi koli.
Bagi para pengusaha ekspedisi barang, maka perlu memastikan bahwa karyawannya mampu membuat packing list dengan benar dan sesuai aturan.
Zaman sekarang, packing list adalah salah satu dokumen yang seringkali disalahgunakan. Banyak dari oknum penyelundupan ilegal yang berusaha merekayasa packing list agar lolos pemeriksaan.
Untuk mencegah terjadinya penyelundupan ilegal, maka sekarang tidak hanya menunjukkan packing list.
Para eksportir juga perlu menunjukkan barang pengiriman secara nyata kepada pihak inspeksi. Bagi Anda para pelaku ekspedisi perlu melakukan packing list dengan tepat.
Tujuannya untuk membuat suatu pekerjaan bisa berjalan dengan lancar dan mengurangi risiko masalah dalam bidang ekspor impor.
Jika packing list yang disetorkan tidak sesuai, maka Anda harus siap saat barang pengiriman mengendap dalam waktu lama pada kantor pemeriksaan.
Barang harus menunggu antrian lainnya selesai, baru nanti barang mengendap akan diberangkatkan lengkap dengan packing list yang sudah dilakukan revisi.
Pahami Informasi Lengkap yang Wajib Ada Pada Packing List
Packing list bisnis merupakan dokumen mutlak yang harus disiapkan oleh eksportir maupun importir saat akan melalui proses pengiriman barang.
Agar Anda tidak salah pembuatannya, simak beberapa poin yang harus dicantumkan dalam dokumen penting berikut ini.
1. Data Invoice
Packing list harus berisi data invoice yang memuat nomor dan tanggal pengiriman barang dengan benar.
Dalam transaksi invoice seperti ini, proses pembayaran dengan menggunakan kartu kredit tidak dapat dilakukan, sehingga Anda bisa menggunakan metode lainnya.
Di dalam data invoice juga memuat informasi yang diberi keterangan PO. Sudah tahu apa itu PO?
PO berkaitan dengan nomor pemesanan dari para pemesan barang. Pada bagian kolom PO untuk pembelian yang pertama, pihak pengisian bisa mengosongkannya.
2. Shipper
Packing list adalah dokumen penting yang perlu dibawa saat proses pengiriman barang. Dalam dokumen tersebut harus memuat Shipper sebagai pengganti kata “Eksportir”.
Setiap shipper yang dicantumkan juga seharusnya memiliki legalitas seperti NIB dan badan hukum yang jelas.
Nama shipper yang dicantumkan dalam packing list harus sesuai dengan B/L. Jika tidak, maka pihak bea cukai akan menganggapnya tidak sesuai dan perlu melakukan revisi.
Dokumen satu dengan dokumen lainnya harus memiliki informasi sama dan tidak boleh berbeda sedikitpun.
3. For Account & Risk of Messrs
Pada bagian kolom berisi detail nama dan alamat perusahaan pemesan barang tepatnya di negara tujuan pengiriman.
Pastikan dulu bahwa alamat perusahaan sudah benar karena kalau terjadi kesalahan, maka akan membuat proses pengiriman barang menjadi terhambat nantinya.
4. Issuing Bank
Dokumen ini harus berisi nama bank yang akan dijadikan sebagai penjamin perusahaan pembeli barang tersebut.
Jika misalnya terjadi masalah dalam bidang pembayaran atau proses kirimnya, maka bank bisa dijadikan sebagai pihak perantara yang bisa dihubungi.
Namun bagi pembeli yang tidak menggunakan jaminan pembelian barang dengan bank, hanya perlu mengosongkan bagian tersebut.
Biasanya pihak bea cukai akan langsung memahami tentang informasi tersebut dan langsung mencontrengnya kalau sudah benar.
5. Port of Landing
Packing list sudah pasti harus memuat informasi mengenai pelabuhan yang digunakan sebagai tempat penyebrangan, muat barang, dan bongkar barang.
Jika terjadi sesuatu dalam proses pack atau kirim barang, maka pihak pelabuhan bisa dijadikan pihak yang memberikan informasi.
Kolom port of landing sebenarnya bersifat opsional, sehingga dianggap tidak terlalu penting.
Bagi eksportir yang tidak mencantumkannya juga tidak masalah, asalkan informasi lain yang diwajibkan perlu diisi selengkapnya sesuai dengan aturan yang berlaku.
6. Notify Party
Memuat informasi pihak-pihak yang terlibat dalam proses pembelian barang mulai dari bank, kreditur, dan perusahaan lainnya yang ikut bergabung.
Umumnya bagian pemeriksaan ingin info lengkap mengenai semua pihak yang terlibat, sehingga jangan sampai melewatkannya.
Bagi perusahaan lain atau forwarder yang sengaja ditunjuk untuk proses pengiriman barang, juga perlu dicantumkan dalam proses notify party.
Kolom ini harus diisi selengkapnya, baru eksportir bisa mendapatkan izin dari bea cukai yang bertugas pada saat itu.
7. Vessel Name
Untuk mendapatkan checklist for packing, maka Anda perlu mencantumkan informasi mengenai vessel name.
Informasi tersebut berisi tentang detail nama dan nomor kapal pengiriman, oleh sebab itu bisa memudahkan saat proses pendataan ketika terjadi sesuatu saat pengiriman.
Vessel name juga berisi informasi tentang tanggal keberangkatan kapal untuk mengirim barang ke negara tujuan. Dari informasi yang dicantumkan disini, Anda bisa memperkirakan kapan barang sampai pada alamat tujuan sesuai dengan kesepakatan pelanggan.
8. Incoterms
Apa itu incoterms? Dokumen checking list tentu harus berisi perjanjian jual beli barang dan jenis transaksi yang sudah disepakati sebelumnya.
Keterangan ini menunjukkan bahwa antara pihak eksportir dengan importir sudah memiliki hubungan kerja sama sebelumnya.
Ada beberapa jenis incoterms mulai dari CNF, CIF, Ex Work, FOB, dan masih banyak lagi. Pada bagian kolom invoice, keterangan satu ini sangat wajib diisi.
Tujuannya tentu untuk menerangkan jenis jual beli, dimana pihak keduanya sudah saling menyepakati.
9. Description of Goods
Elemen satu ini berisi informasi dan keterangan barang yang akan dikirimkan. Misal barang yang akan dikirim dalam bentuk cairan, padatan, dan info penting lainnya.
Biasanya ada aturan tentang barang yang akan dikirim, sehingga Anda perlu mentaati aturan yang berlaku.
Umumnya pihak bea cukai akan memberikan perlakuan sama terhadap semua jenis barang yang sudah di packing.
Untuk mencegah terjadinya kerusakan barang, Anda bisa memberi keterangan jenis barang yang akan dikirim agar bisa diperlakukan sesuai dengan jenisnya.
10. Unit Price
Packing list adalah dokumen yang nantinya juga berisi informasi tentang harga unit tiap satuan.
Harga yang diberikan pastinya sudah sesuai dengan kesepakatan yang disetujui, jika tidak maka proses transaksi bisa dibatalkan oleh pembeli yang bersangkutan.
11. Mark and Number of PKGS
Menerangkan informasi tentang total barang dan jenis kemasan yang akan dikirim.
Pihak yang akan memeriksa barang ingin memastikan bahwa jenis barang sudah dikemas dengan wadah yang sesuai, sehingga tidak akan menimbulkan masalah nantinya.
12. Amount
Keterangan terakhir yang harus dicantumkan dalam list ini yaitu amount atau total harga barang dalam sekali transaksi
. Jika misalnya telah terjadi kesalahan, maka Anda bisa melakukan revisi harga sesuai dengan kesepakatan sebelumnya.
Itulah beberapa poin penting yang harus Anda cantumkan dalam packing list saat proses pengiriman barang dilakukan.
Agar paket barang bisa sampai pada tempat tujuan, maka Anda jangan sampai bisa melewatkan beberapa informasi yang sudah dijelaskan sebelumnya.
Baca Juga: 10 Hal Penting Saat Pengiriman Barang yang Perlu Diperhatikan
Manfaat Adanya Dokumen Surat Jalan atau Packing List
Packing list atau daftar pengepakan sangat bermanfaat sebagai acuan untuk melakukan pemeriksaan barang serta dasar penentuan biaya pengiriman.
Sebenarnya apa sih manfaat pembuatan packing list? Anda bisa simak beberapa manfaat dokumen pengepakan sebagai berikut.
1. Bisa Bantu Meningkatkan Akurasi Pengiriman Barang
Manfaat utama dokumen packing list yaitu membantu dalam meningkatkan ketepatan pengiriman barang. Bagaimana caranya?
Tentu saja dengan menyajikan informasi detail mengenai barang kiriman seperti jenis barang, packing yang digunakan, berat barang, dan informasi lainnya.
Dokumen tentu saja sangat berguna dalam proses pemeriksaan isi paket oleh petugas berwenang importir atau bea cukai.
Pihak pemeriksaan bisa lebih mudah dalam memastikan bahwa isi paket sudah sesuai dengan data pengiriman barang atau packing list yang disetorkan.
2. Proses Pelacakan Barang Lebih Mudah
Packing list adalah dokumen yang bisa membantu eksportir lebih mudah dalam melakukan pelacakan barang.
Biasanya pihak eksportir akan langsung menempelkannya pada bagian luar paket dan salinan didalamnya, sehingga pelacakan barang akan mudah dilakukan.
Biasanya proses pelacakan memang akan mempertimbangkan beberapa hal penting seperti jenis barang, berat barang, dan lainnya.
Jika sudah ada informasi yang ditempelkan pada paket, maka pastinya mudah sekali untuk mendeteksi keberadaan paket barang tersebut.
3. Membantu Meningkatkan Efisiensi Logistik
Dengan menggunakan daftar pengepakan pada paket barang, maka akan membuat operasional logistik bisa berjalan lebih efisien.
Dokumen sudah menerangkan informasi detail terkait isi paket seperti invoice, deskripsi barang, harga barang, alamat pembeli, dan lain-lainnya.
Pemeriksaan logistik pastinya akan berjalan lebih efisien karena pihak impeksi mampu memeriksa isi paket dengan cepat dan tepat.
Dengan efisiensi yang ditawarkan, packing list bisa membantu dalam mengurangi biaya dan waktu pengelolaan operasi pihak eksportir atau pihak sidak barang.
Risiko Informasi Salah atau Tidak Menyertakan Packing List
Bagaimana kalau pihak eksportir tidak mencantumkan packing list? Risiko besar yang akan dirasakan oleh eksportir mulai dari proses pemeriksaan bea cukai terhambat bahkan mengalami kegagalan.
Masih ada banyak risiko lain yang akan terjadi sesuai dengan penjelasan berikut ini.
1. Paket Mudah Sekali Rusak
Jika Anda tidak menyertakan packing list saat proses pengiriman barang, maka akan membuat proses pemeriksaan bea cukai akan berjalan sangat lama.
Bahkan barang yang baru datang dan selesai diperiksa akan diberangkatkan duluan, sehingga barang sendiri jadi mengendap nantinya.
Lamanya waktu pengiriman akan mempengaruhi kondisi paket tidak sama dengan kondisi semula.
Hal ini tentu saja akan mempengaruhi kualitas barang mengalami penurunan bahkan bisa sampai rusak. Jika ingin menyalahkan pihak bea cukai tentu sulit karena kesalahan berasal dari eksportir.
2. Bisa Berpotensi Kehilangan Pelanggan
Fungsi dari istilah ini sebenarnya sangatlah konkret, terutama dalam hal menjaga kredibilitas dari para pelanggan.
Jika proses pengiriman barang berjalan dengan lancar dan pemeriksaan cepat, maka barang akan dikirimkan kepada konsumen dengan tepat waktu.
Bayangkan ketika paket mengalami kerusakan dan kualitas mutunya menurun, maka sudah pasti akan membuat pelanggan merasa kecewa.
Pelanggan jadi harus repot-repot melakukan konfirmasi kepada eksportir dan membuat kredibilitasnya menjadi berkurang tidak seperti dulu.
3. Mengalami Kerugian Material
Barang yang rusak akan menyebabkan kerugian materi sangat besar bagi pihak eksportir yang akan mengirimkan barang. Mengapa kerugian materi dialami cukup besar?
Hal ini dikarenakan barang tidak laku di pasaran, sehingga eksportir tidak dapat keuntungan sama sekali.
Jika Anda terus menerus mengalami masalah seperti ini, maka kemungkinan akan membuat bisnis mengalami kebangkrutan.
Seperti yang banyak diketahui pengiriman barang dalam jumlah besar ke negara lain membutuhkan banyak persyaratan, sehingga kerugian materi sulit dihindari.
Bagaimana Cara Membuat Packing List yang Benar?
Bagi yang sedang berkecimpung dalam dunia bisnis dan melakukan pemasaran ke seluruh Indonesia bahkan luar negeri, tentunya penting mengetahui cara membuat packing list yang benar.
Pastikan bahwa semua produk sudah tertata secara rapi dan memuat informasi lengkap serta detail keseluruhan.
1. Mencantumkan Nomor Produk
Nomor produk bisa didapatkan dari bagian pemeriksa barang saat pertama kali datang dan beri konfirmasi ingin melakukan pengiriman barang.
2. Isi Tiap Produk
Packing list adalah dokumen yang berisi informasi mengenai isi tiap produk atau paket.
Misal dalam 1 paket berisi 36 produk, maka Anda perlu mencantumkannya secara detail. Jika tidak, maka tidak dapat lolos pemeriksaan sesuai dengan keinginan.
3. Ukuran Paket
Biasanya tiap paket akan mengalami proses pemeriksaan untuk memastikan ukuran barang yang akan dikirimkan.
Tuliskan ukuran barang dengan benar pada packing list agar petugas lebih mudah mengurus masalah penempatannya.
4. Nama Barang
Jenis barang apa yang Anda kirimkan? Silahkan tulis lengkapnya nama barang pada packing list untuk memudahkan petugas mengetahuinya.
5. Nomor dan Tanggal Packing List
Cantumkan keterangan nomor dan tanggal packing list. Tujuannya agar petugas pemberangkatan sudah tahu bahwa paket sudah melalui pemeriksaan sebelumnya.
6. Jumlah Kemasan
Informasi mengenai jumlah kemasan per pax, pieces, karung, karton, kaleng, ikat, dan lainnya perlu dicantumkan.
7. Berat Bersih
Berat produk yang akan dikirim tanpa kemasan.
8. Berat Kotor
Berat keseluruhan paket meliputi kemasan, produk, dan wadah packing.
Packing list merupakan salah satu dokumen yang bisa membantu terhindar dari kejahatan, sehingga akan memudahkan proses pengiriman. R
isiko kerusakan barang akibat tertimbun dalam waktu lama juga akan terhindarkan karena packing list memudahkan eksportir lolos dari pemeriksaan.
Packing list adalah pedoman yang berisi banyak informasi penting mulai dari jenis barang, berat, jumlah barang, tanggal keberangkatan, dan lainnya.
Jadi pahami cara buat packing list yang benar sebelum memutuskan untuk kirim barang dalam jumlah besar ke luar pulau atau negara lain.
Baca Juga: Cara Impor Barang dari Luar Negeri dan 7 Platform yang Bisa Membantu Anda
