Pengertian Transaksi, Jenis Hingga Sistem Pencatatannya

Transaksi, kata yang mungkin familiar di telinga anda. Faktanya, kehidupan sosial masyarakat tidak bisa lepas dari kata ini. Mengingat betapa seringnya kita melakukan kegiatan ini, sebenarnya apakah pengertian transaksi?

Pada kesempatan ini, anda akan disuguhkan materi super lengkap mengenai transaksi. Baik itu transaksi secara formal maupun informal yang tidak membutuhkan proses administrasi. Simak penjelasan ini sampai habis.

Pengertian Transaksi Secara Umum

Transaksi merupakan kesepakatan yang terjadi antara penjual dan pembeli ketika melakukan pertukaran barang atau jasa. Transaksi dapat diartikan juga sebagai aktivitas dalam perusahaan, baik skala kecil hingga skala besar.

Pada transaksi formal, umumnya dibutuhkan bukti secara administrasi, yang merupakan kegiatan pencatatan informasi keuangan secara teratur. Namun, kebanyakan transaksi informal tidak membutuhkan dan membuat administrasi.

Transaksi Menurut Pandangan Ahli

Disamping pengertian secara umum, ternyata para ahli memiliki pandangannya tersendiri mengenai arti dari “Transaksi”. Bagaimana cara mereka mengartikannya? Simak penjabaran berikut ini.

1. Drs. Umar Said Dalam Modul Kemdikbud

Transaksi perusahaan merupakan aktivitas yang menghasilkan perubahan pada posisi keuangan perusahaan. Posisi tersebut seperti membayar gaji, menjual, membayar gaji, membeli, pembayaran asuransi dan lain sebagainya.

2. Sunarto Zulkifli

Beliau berpendapat bahwa transaksi adalah kegiatan finansial yang melibatkan paling sedikit dua pihak yang nantinya melakukan pertukaran atau pinjam meminjam secara sadar melibatkan diri pada perserikatan usaha.

3. Kamus Besar Bahasa Indonesia

Berdasarkan halaman online resmi Kamus Besar Bahasa Indonesia, transaksi diartikan sebagai bentuk kegiatan jual beli atas dasar persetujuan di dalam perdagangan antara pembeli dan penjual.

4. Indra Bastian

Menurutnya, transaksi merupakan bentuk pertemuan antara penjual dan pembeli dengan tujuan saling menguntungkan. Kegiatan ini disertai dengan bukti atau dokumen yang nantinya di input ke jurnal melalui pencatatan secara sistematis.

5. Mursyidi

Pengertian transaksi merupakan fenomena dalam dunia bisnis yang bukan hanya mencakup jual beli saja namun berakibat juga pada kehilangan, kebakaran, arus dan kejadian lain yang hanya bisa diukur menggunakan uang.

6. Slamet Wiyono

Ia menyimpulkan bahwa transaksi adalah kejadian ekonomi melibatkan sedikitnya dua pihak yang melakukan pertukaran, pinjam meminjam dan kegiatan lainnya berdasarkan keinginan dan tata aturan yang berlaku.

Peran Penting Transaksi Dalam Kegiatan Usaha

Dalam melakukan usaha, sebuah perusahaan pasti melakukan transaksi. Kegiatan ini dalam skala kecil hingga besar membutuhkan pencatatan yang rapi untuk memastikan informasi terarsip dengan baik dan benar.

Fungsi lain pencatatan transaksi ialah :

• Sebagai aktivitas yang banyak menyebabkan perubahan pada aset perusahaan, fungsi utama pencatatan transaksi adalah menjadi media yang menyimpan informasi lengkap seputar keuangan perusahaan.
• Menjadi dasar akuntansi perusahaan, pencatatan ini merupakan alat yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi pihak-pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya sebuah transaksi.
• Meminimalisir terjadinya duplikasi pengumpulan data keuangan dan menjadi bukti tertulis sebagai bentuk pencegahan dari kesalahan yang dapat terjadi kapan saja.

Tujuan Utama Dilakukannya Pencatatan Transaksi

Selain fungsi, transaksi juga memiliki tujuan yang jelas ketika dilakukan dalam sistem perusahaan. Berdasarkan urgensinya, berikut adalah tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan administrasi transaksi atau pencatatan transaksi.

• Sebagai pusat informasi terperinci mengenai perubahan bisnis atau sumber keuangan perusahaan yang diakibatkan dari transaksi yang dilakukan dalam kegiatan bisnis.
• Menjadi sumber data yang valid untuk informasi seputar modal, sumber pemasukan, hingga kewajiban yang harus dibayarkan oleh perusahaan.
• Media yang memuat informasi keuangan untuk membantu pemimpin perusahaan dalam memperkirakan potensi pemasukan perusahaan di masa yang akan datang.
• Dapat membantu divisi yang menggunakan laporan keuangan dalam memberikan informasi seputar laporan keuangan.
• Meminimalisir kesalahan pencatatan keuangan, dimana semua bukti transaksi harus tersimpan dengan rapi dan teratur.

Berbagai Jenis Transaksi

Dalam pelaksanaannya ternyata transaksi terbagi dalam beberapa jenis. Bukan hanya pelaksanaannya, pencatatannya laporannya juga dibagi ke dalam beberapa jenis. Berbagai jenis transaksi tersebut adalah :

1. Transaksi Berdasarkan Hubungan Institusi

Transaksi berdasarkan hubungan institusi bisa juga disebut sebagai pengertian transaksi formal di dalam perusahaan. Jenis transaksi ini dibagi ke dalam dua jenis, penjelasannya bisa anda simak di bawah ini.

a. Transaksi Internal Institusi

Sesuai dengan namanya, transaksi ini tidak melibatkan pihak luar. Transaksi ini tidak melibatkan dua pihak tapi yang dilihat adalah fenomena yang bisa diukur secara moneter. Contohnya :

• Laporan penyusutan aset dan realisasi hilangnya aset yang disebabkan oleh aktivitas ekonomi atau insiden seperti kebakaran.
• Penggunaan gedung, mesin hingga perlengkapan perusahaan lainnya.

b. Transaksi Eksternal Institusi

Merupakan jenis pertukaran nilai yang melibatkan pihak luar (eksternal) dan hal ini dilakukan oleh mayoritas pelaku usaha atau perusahaan. Contoh kegiatan yang masuk dalam transaksi eksternal adalah :

• Pembelian barang ke produsen, penjualan barang ke konsumen, hingga pembelian aset untuk kebutuhan bisnis.
• Pembayaran sewa gedung, sewa alat, tagihan listrik, gas hingga air dan pembayaran upah karyawan.

2. Transaksi Berdasarkan Pertukaran Uang

Berdasarkan pertukaran uang, jenis transaksi terbagi menjadi tiga jenis. Dari beberapa jenis transaksi, inilah kegiatan yang paling banyak dan paling sering dilakukan oleh masyarakat. Jenis transaksi ini diantaranya ialah :

a. Transaksi Secara Tunai

Kegiatan dimana uang dibayarkan secara tunai atau diberikan dan diterima langsung pada saat itu juga. Kegiatan ini sudah terjadi sejak bahkan sebelum adanya peradaban modern saat ini.

Contoh kegiatan ini paling mudah ditemukan. Namun di era modern sekarang ini transaksi tunai tidak hanya terbatas pada penggunaan uang fisik. Sistem pembayaran telah jauh berkembang hingga muncul media pembayaran digital.

b. Transaksi Secara Non Tunai

Telah disinggung pada jenis sebelumnya, pertukaran bisa terjadi meski tanpa melibatkan uang fisik. Baik secara tunai maupun pembayaran di masa yang akan datang. Contoh kasus transaksi jenis ini adalah :

• Melakukan transaksi pembayaran menggunakan e-Wallet atau aplikasi berbasis pembayaran seperti Dana, Ovo, Gopay, Linkaja dan lain sejenisnya.
• Pada perusahaan, ketika membeli peralatan dan mengalami kerusakan, pengembalian uang tidak akan menggunakan uang fisik.

c. Transaksi Secara Kredit

Untuk jenis ini, pertukaran uang dengan barang atau jasa tidak langsung terjadi saat itu juga. Melainkan dibayarkan di masa yang akan datang. Singkatnya, kepemilikan barangnya sudah berpindah, tapi tidak dengan uangnya. Misalnya :

• Perusahaan anda membeli barang dari sebuah vendor dengan harga 20 juta. Atas dasar kesepakatan, vendor tersebut setuju bahwa barang akan dibayarkan pada bulan berikutnya. Setelah itu barang diantar ke perusahaan anda.
• Bukan hanya antara perusahaan dengan vendor, antara penjual dan pembeli yang memiliki persetujuan sama juga bisa masuk dalam kategori transaksi secara kredit.

3. Transaksi Berdasarkan Tujuannya

Sama seperti jenis pengertian transaksi sebelumnya, kegiatan transaksi jenis ini juga dibagi menjadi tiga jenis. Yaitu atas dasar tujuan bisnis, tujuan non bisnis dan tujuan pribadi. Berikut ialah pembahasannya :

• Transaksi dengan tujuan bisnis merupakan kegiatan inti yang membuat roda perekonomian perusahaan tetap berjalan. Cara-cara yang dilakukan diantaranya adalah pembelian, penjualan, iklan dan pengeluaran lainnya.
• Transaksi dengan tujuan non bisnis adalah kegiatan yang tidak melibatkan aktivitas pembelian atau penjualan, seperti kegiatan sosial atau donasi.
• Transaksi dengan tujuan pribadi, sebuah kegiatan yang dilakukan untuk kebutuhan pribadi seperti merayakan ulang tahun, syukuran dan lain sebagainya.

Contoh Transaksi Perusahaan

Setelah mengetahui fungsi dan tujuan utama dari diadakannya pencatatan transaksi dalam sebuah perusahaan, di bawah ini adalah contoh dari pengertian transaksi yang sering dilakukan oleh perusahaan, diantaranya adalah :

• Jual beli secara langsung dengan konsumen, dengan sistem pembayaran kredit maupun tunai atau pembelian aset tetap dari supplier terpercaya.
• Penerimaan pembayaran secara tunai dari invoice yang sudah jatuh tempo dari konsumen atau pembelian barang melalui supplier.
• Menjadi investor untuk bisnis lain di luar bisnis yang anda jalani, pembagian dividen pada investor atau melakukan peminjaman uang pada kreditor.
• Melakukan pencatatan depresiasi atau penyusutan aset tetap secara konsisten dari waktu ke waktu, hingga kegiatan penjualan aset perusahaan ke pihak ketiga.

Bukti Transaksi

Jika transaksi informal sering tidak memperhatikan hal satu ini, tidak dengan transaksi formal seperti di perusahaan. Setiap transaksi harus dilengkapi dengan bukti transaksi, Mengapa hal ini harus selalu ada?

• Bukti bisa digunakan untuk mempertanggungjawabkan segala transaksi yang terjadi di kemudian hari.
• Alat ini juga bisa dijadikan bukti akurat jika di masa depan terjadi sengketa atau kejadian yang tidak diinginkan.

Dari beberapa poin singkat di atas, kita sudah dapat menyimpulkan sepenting apa peran bukti transaksi pada kegiatan perusahaan. Berikut adalah jenis-jenis bukti transaksi yang biasa digunakan.

1. Bukti Transaksi Internal

Peredarannya hanya sebagai internal perusahaan atau bahkan dalam lingkup terkecil yaitu di dalam divisi. Biasanya berupa memo yang diberikan dari atasan ke bawahannya sebagai bukti transaksi di dalam perusahaan.

2. Bukti Transaksi Eksternal

Berbeda dengan transaksi internal yang peredarannya dalam lingkup kecil, bukti transaksi eksternal lingkupnya jauh lebih besar karena berkaitan dengan pihak atau perusahaan lain. Contoh bukti transaksi yang sering digunakan ialah :

• Faktur : Bukti transaksi yang digunakan dalam transaksi jual beli yang pembayarannya bersifat kredit.
• Kwitansi : Bukti telah diterimanya sejumlah uang yang ditandatangani oleh penerima untuk selanjutnya diberikan pada pihak pembayar dan bisa digunakan sebagai bukti transaksi yang sah.
• Nota debit : Merupakan bukti pengembalian barang yang sebelumnya telah dibeli oleh konsumen.
• Cek : Surat atau dokumen yang memuat perintah tanpa syarat yang diberikan oleh nasabah agar bank melakukan pembayaran berdasarkan nominal yang tertulis dalam surat tersebut pada orang yang membawanya.
• Rekening koran : Rangkuman transaksi pada rekening seseorang yang telah dilakukan pada waktu tertentu.
• Bilyet giro : Perintah yang ditujukan pada pihak bank yang menyimpan dana untuk memindahkan sejumlah dana ke rekening lain yang tertulis di dalam surat perintah.
• Bukti setoran bank : Merupakan slip yang disediakan pihak bank, berfungsi sebagai alat bukti bagi nasabah bahwa ia telah menyetorkan sejumlah uang ke dalam rekening yang mereka tuju.
• Bukti kas keluar : Bukti transaksi kas keluar yang telah dilengkapi dengan dokumen tertentu sebagai pendukung.
• Bukti kas masuk : Bukti penerimaan sejumlah uang yang telah dilengkapi dokumen tertentu
• Bukti memorandum : Merupakan bukti transaksi yang dikeluarkan pimpinan perusahaan yang berguna untuk berbagai kegiatan bersifat finansial yang terjadi di dalam perusahaan dan berlangsung pada akhir periode.

Pelaku Transaksi

Sebagaimana sistem bekerja, ketika ada sebuah kegiatan selain ada fungsi dan tujuan pasti ada pelaku yang melakukan kegiatannya. Dalam kegiatan transaksi, secara garis besar pelaku transaksi dibagi menjadi dua, yaitu :

1. Pemberi Dana

Merupakan orang yang memberikan uang atau dana atas transaksi pembelian sebuah produk berupa barang atau jasa. Uang yang diberikan menyesuaikan dengan kesepakatan dalam transaksi yang sedang berlangsung.

2. Penerima Dana

Penerima dana ialah seseorang yang menerima atau mendapatkan uang dari transaksi yang dilaksanakan. Orang ini akan menerima sejumlah uang berdasarkan jumlah, metode dan waktu yang telah disepakati sebelumnya.

Sistem Pencatatan Transaksi Perusahaan

Merupakan sistem pencatatan rutin yang memiliki banyak manfaat dalam berbagai proses usaha. Cara yang umum digunakan adalah metode entri ganda yang mana setiap pembukuan membutuhkan entri yang berlawanan di akun berbeda.

Entri ini terdiri dari debit dan kredit yang dapat digunakan untuk memastikan total debit kredit akan selalu seimbang. Metode lain yang sering digunakan adalah akuntansi akrual dan kas, berikut adalah penjabarannya.

1. Metode Akuntansi Akrual

Merupakan metode dimana pencatatan dilakukan setelah barang atau jasa dikirimkan, bukan saat pembayaran diterima perusahaan. Metode ini banyak digunakan perusahaan atau bisnis skala besar yang memiliki omset tahunan signifikan.

Secara singkat pengertian transaksi metode akrual dapat diartikan bahwa, meski barang atau jasa yang dikirimkan pembayarannya dilakukan pada bulan Juli, namun sudah masuk ke dalam pencatatan pada bulan Juni.

Baca Juga : Pengertian Akrual

2. Metode Akuntansi Kas

Berbeda dengan perusahaan skala besar, bagi usaha skala kecil metode akuntansi kas adalah yang paling banyak dipilih karena pengaplikasiannya yang bisa dibilang lebih mudah dari akuntansi akrual.

Ini karena pencatatan hanya dilakukan ketika pembayaran diterima dari konsumen. Misalnya, jika barang terjual di bulan Juni, namun pembayaran dilakukan di bulan Juli, maka penjualan itu akan masuk ke pencatatan di bulan Juli.

Sistem Pencatatan Berbasis Software

Perkembangan teknologi berdampak pada hampir semua sektor kehidupan, tak terkecuali akuntansi. Pencatatan yang semula dilakukan secara manual, kini telah dikombinasikan dengan teknologi sehingga jadi lebih mudah.

Tidak hanya sistem informasi yang terinstall secara permanen pada perangkat anda, kini ada juga fitur pencatatan transaksi berbasis online.

Keunggulan fitur ini adalah dapat menghemat waktu karena tidak perlu kerja dua kali. Keunggulan lainnya ialah :

• Dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan dengan mudah seperti laporan laba rugi, neraca, perubahan modal hingga laporan arus kas.
• Memungkinkan pengguna untuk melakukan pembayaran ke rekening bank melalui sistem transfer langsung.
• Dapat dengan mudah memastikan setiap transaksi yang dicatat telah melalui review manajer. Dengan begitu, pengguna hanya perlu melakukan approval untuk setiap transaksi yang akan dilaksanakan
• Mengunggah bukti transaksi seperti faktur, kwitansi, tanda terima dan dokumen lainnya menjadi lebih mudah dan otomatis tersimpan dalam jurnal yang dapat diakses kapan saja.

Masih banyak keunggulan lainnya yang tidak bisa disebutkan disini. Jika dibandingkan dengan sistem informasi offline, sistem pencatatan secara online ini tentu lebih efisien terutama ketika harus mengirimkan file ke pihak lain.

Penutup

Menjadi kegiatan yang paling sering dilakukan masyarakat, nyatanya belum banyak yang mengetahui tentang pengertian transaksi secara umum. Dari sini pula kita jadi menyadari ada banyak hal yang ternyata masuk dalam kategori transaksi.