Perusahaan biasanya membutuhkan penyimpanan data berskala besar, baik untuk kebutuhan data perusahaan maupun data karyawan.
Oleh sebab itu, sebuah perusahaan harus memiliki data warehouse yang dapat mempermudah manajemen melakukan penyimpanan data dengan aman.
Selain itu, sistem data ini juga dapat memudahkan tim manajemen dalam menganalisa keputusan bisnis.
Pengertian Data Warehouse
Apa itu Data Warehouse? Pengertian data warehouse yaitu sebagai sebuah sistem yang dibuat untuk mengumpulkan data berbagai sumber di sebuah organisasi, untuk mempermudah analisis dan pelaporan.
Dalam sebuah data warehouse ini, laporan dibuat kueri kompleks, untuk memudahkan keputusan bisnis.
Seluruh informasi kegiatan dalam perusahaan biasanya akan terekam melalui sistem data warehouse.
Data informasi tersebut selanjutnya dimanfaatkan untuk melakukan analisa strategi bisnis perusahaan di masa yang akan datang.
Ada beberapa contoh yaitu data yang telah terkumpul pada website, software akuntansi, marketplace dan media sosial.
Jenis data ini memiliki fokus utama untuk melakukan korelasi data-data yang berasal dari sistem, diantaranya persediaan produk perusahaan yang disimpan melalui sistem purchase orders bagi klien tertentu, dan disimpan dalam sistem lain.
Selain itu juga memiliki jenis yang beragam, mulai dari yang kompleks, hingga yang berisi data untuk penjualan/orderan saja. Hal ini menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Apa Saja Fungsi dari Data Warehouse?
Perusahaan membutuhkan data warehouse untuk menjalankan beberapa fungsi berikut :
1. Memudahkan Pengambilan Keputusan Bisnis Lebih Baik
Untuk melakukan pengambilan keputusan bisnis, perusahaan memerlukan fakta dan data yang ada di lapangan.
Jadi, sudah tidak berlaku lagi pengambilan keputusan hanya berdasarkan data terbatas.
Pihak manajemen perusahaan dapat melihat data-data yang diperlukan dalam bisnis melalui data warehouse, karena data menyimpan data statistic dan fakta yang kredibel.
Hal ini tentu saja membuat keputusan strategi bisnis yang diambil adalah pilihan terbaik bagi perusahaan.
Data warehouse ikut berperan penting dalam hal segmentasi pemasaran, manajemen keuangan, penjualan dan manajemen inventaris.
2. Kualitas Data
Fungsi data warehouse selanjutnya adalah mengumpulkan informasi berdasarkan sumber berbeda, kemudian mengubahnya ke dalam format tunggal.
Sehingga melalui adanya sistem data ini, membuat manajemen perusahaan dapat memberikan hasil yang konsisten.
Saat data perusahaan terstandarisasi, tentu saja membuat perusahaan berkesempatan untuk mempunyai kepercayaan terhadap keakuratannya.
Selain itu, data yang dikumpulkan secara akurat adalah hal terpenting untuk mengambil keputusan usaha yang kuat.
3. Akses Data Lebih Mudah
Dengan adanya data warehouse membuat perusahaan lebih mudah dan cepat dalam mengakses data.
Faktor terpenting bagi perusahaan adalah kecepatan, dengan tujuan agar perusahaan bisa bersaing dengan para kompetitor.
Manajemen atau pemilik perusahaan bisa mengakses data dengan cepat melalui berbagai sumber menggunakan data warehouse.
Ini artinya anda tidak perlu menghabiskan waktu berharga anda hanya untuk mengumpulkan data dari banyak sumber.
Melalui fungsi ini, perusahan dapat membuat keputusan secara akurat dan cepat.
Pihak manajemen tidak perlu lagi repot-repot melakukan pengambilan data satu persatu dari banyak sumber.
Anda bisa memanfaatkan waktu lebih efisien untuk kegiatan operasional perusahaan.
4. Proses Analisa Data Lebih Mudah
Sistem warehouse data, memungkinkan Anda dapat menganalisa data/file lebih mudah.
Bayangkan saja, jika harus mengambil satu persatu data saat melakukan analisa data. Pekerjaan ini selain merepotkan, juga menghabiskan lebih banyak waktu.
Tapi jika perusahaan sudah memiliki data warehouse, maka semua informasi di dalam sistem akan muncul riwayat aktivitas perusahaan.
Dengan demikian, dapat membantu pihak manajemen untuk mengetahui tentang apa saja keputusan yang dapat diambil dalam kondisi seperti ini.
5. Menyimpan Data Historis
Sistem melakukan penyimpanan historical data perusahaan yang dapat membantu perusahaan untuk menganalisa tren waktu dan periode yang berbeda dalam memprediksikan usaha di masa mendatang.
Biasanya data-data historis tidak bisa disimpan melalui sistem database transaksional, yang dipaka untuk mendapatkan laporan berdasarkan sistem transaksional.
Akan tetapi, melalui data warehouse dengan fungsi data historis ini, anda akan memperoleh aliansi bisnis dengan menggunakan data-data yang ada sebelumnya.
6. Memberikan ROI Tinggi
Bagi perusahaan, ROI (Return on Investment) memiliki peranan sangat penting.
Dengan kata lain, ROI adalah indikator kesuksesan perusahaan dalam menghasilkan keuntungan. Jika ROI perusahaan tinggi, maka artinya perusahaan mendapatkan keuntungan investasi.
Data warehouse berperan penting dalam pengembalian keuntungan investasi. Sebab perusahaan yang sudah mengaplikasikan sistem BI sudah menghasilkan pendapatan lebih banyak.
Sementara di sisi lain, anda bisa lebih banyak menghemat uang jika dibandingkan bisnis yang tidak berinvestasi pada sistem data ini.
Baca Juga : Apa itu ROI?
7. Minimalisasi Budget
Sistem data ini juga bisa meminimalisir anggaran yang harus dikeluarkan.
Penghematan biaya tersebut bisa terjadi, sebab semua informasi dan data disimpan dalam sistem cloud internet ataupun software, sehingga perusahaan tidak perlu lagi menggunakan hardware.
Mengenal Karakteristik Data Warehouse
Dalam sistem data warehouse, setidaknya ada 4 karakteristik yang perlu anda pelajari sebagai bahan pertimbangan, diantaranya :
1. Terintegrasi
Sistem data bisa terintergasi dengan mudah dalam penyimpanan data yang dikumpulkan dari berbagai sumber terpisah menjadi satu format dengan tetap mempertahankan konsistensi yang ada di dalamnya.
2. Mempunyai Rentang Waktu
Semua data yang tersimpan pada sistem mempunyai rentang waktu,
Karenanya bisa dijadikan sebagai perbandingan untuk analisa data.
3. Berorientasi Terhadap Subjek
Karakteristik lainnya ialah berorientasi terhadap berbagai subjek utama pendukung pergerakan perusahaan, baik itu produk, customer dan lainnya.
Ini artinya sistem bisa memberikan pandangan secara ringkas yang ada di sekitar subjek dan mengecualikan data tertentu yang tidak berpengaruh dalam mendukung pengambilan keputusan.
4. Terus Diupdate
Database yang terdapat dalam sistem data warehouse biasanya akan terus di refresh, untuk menghasilkan data-data baru dan terus bertambah, untuk kemudian disatukan ke dalam data yang sudah disimpan sebelumnya.
Komponen Data Warehouse
Ada beberapa komponen yang terdapat dalamnya, diantaranya :
1. Warehouse
Ini adalah komponen utama dalam data warehouse. Warehouse termasuk komponen yang memiliki peranan sebagai tempat penyimpanan data.
2. Warehouse Management
Warehouse management salah satu komponen dalam sistem warehouse data yang berfungsi mengelola warehouse.
Jika warehouse management tidak ada, maka sistem data warehouse tidak dapat berfungsi secara maksimal.
Komponen ini juga bertanggung jawab dalam memastikan semua kegiatan dalam sistem dapat berjalan sebagaimana mestinya.
3. Akses Tools
Komponen selanjutnya adalah akses tools, sebagai komponen untuk melakukan interaksi bersama data-data dalam sistem warehouse data.
Anda dapat memanfaatkan akses tools berbentuk data mining, application development tools atau OLAP.
4. Metadata
Metadata adalah komponen yang didalamnya terdapat informasi penting tentang suatu data.
Beberapa informasi tersebut mencakup jumlah, nama produk, harga produk atau item lainnya.
Fungsi metadata yaitu sebagai perwakilan sebuah data. Dengan tujuan memudahkan informasi yang berkaitan dengan data di dalam sistem data warehouse.
5. Tools ETL
Ini adalah tools yang dipakai untuk melakukan pengorganisasian data.
Seperti penyimpanan data, transfer data, penyaringan, modifikasi format data dan lainnya.
Melalui komponen ini, Anda dapat mengelola data lebih mudah.
Jenis-Jenis Data Warehouse
1. Operational Data Store
ODS atau Operational Data Store adalah penyimpanan data atau data storage yang hanya diperlukan saat data warehouse tidak menampilkan laporan yang diperlukan.
ODS biasanya selalu memperbarui sistem data setiap waktu.
Oleh karenanya, sangat diperlukan untuk aktivitas penyimpanan kegiatan rutin, seperti penyimpanan catatan karyawan atau lainnya.
2. Enterprise Data Warehouse
Enterprise data warehouse adalah sistem data terpusat. Untuk layanan ini menawarkan dukungan kepada perusahaan saat membuat keputusan.
Konsep enterprise adalah pendekatan secara kohesif untuk menggambarkan dan mengorganisir data.
3. Data Mart
Jenis ini masih tergolong ke dalam bagian data yang didesain secara khusus untuk keperluan bisnis tertentu.
Misalnya saja keuangan, penjualan atau dapat dimanfaatkan oleh keduanya.
Kelebihan Memakai Data Warehouse
Dalam membantu otomatisasi sebuah proses perusahaan, diperlukan yang namanya data warehouse.
Ada banyak kelebihan yang dimiliki sistem data ini, diantaranya :
1. Sistem Database Transaksional Dapat Beroperasi dengan Efisien
Untuk menghubungkan tempat penyimpanan data dan sistem database transaksional, ada banyak pilihan solusi data yang digunakan.
Mempunyai sistem data warehouse perusahaan yang menawarkan solusi terpisah dalam database transaksional, memungkinkan anda untuk melakukan analisa data penting untuk mencegah downtime.
2. Menawarkan Dasbor Konsisten ke Tiap-tiap Departemen
Biasanya analisis matrik kinerja perusahaan yang relevan hadir melalui bentuk yang sulit diakses karyawan biasa.
Hal ini berbeda dengan sistem data warehouse yang justru menawarkan kemampuan pembuatan dasbor dengan menampilkan seluruh informasi yan saling berhubungan dengan tampilan format yang user friendly.
Mempunyai dasbor metrik kinerja seperti ini bisa memungkinkan karyawan bisa mengakses dan memperbarui kinerja mereka secara berkala sesuai kebutuhan perusahaan.
3. Business Intelligence (BI) dari Berbagai Sumber
Banyak sekali pilihan subsistem organisasi berbeda berdasarkan platform atau program yang berbeda.
Pada sistem Business Intelligence (BI), biasanya membutuhkan penggabungan data yang berasal dari berbagai sumber yang bersifat heterogen.
Pada sistem data warehouse, biasanya dilakukan integrasi data yang bisa diakses dalam satu tempat saja.
Mengumpulkan seluruh data perusahaan pada satu tempat atau wadah, dapat meminimalisir duplikasi data.
4. Dapat Meningkatkan Kinerja
Sistem memungkinkan proses pengambilan dan pengumpulan data, serta analisis terhadap data-data tersebut dapat dilakukan dengan cepat.
Anda bisa menyimpan berbagai macam data dalam kapasitas besar sekaligus bisa melakukan query tanpa menghabiskan banyak waktu.
Sistem data ini secara khusus dirancang untuk mengumpulkan maupun menganalisis data dibandingkan hanya memodifikasi dan membuat data pada sistem operasi saja.
Dengan mengaplikasi model data dan data warehouse yang telah disederhanakan dapat mempermudah prosespembuatan laporan sekaligus bisa membantu tim manajemen untuk membuat laporan untuk kebutuhan tertentu.
Apalagi jika diaplikasikan dengan sistem fungsional SQL lanjutan, dapat membantu melakukan optimalisasi terhadap kinerja database.
5. Lebih Hemat Waktu
Sistem dana ini memungkinkan para pengambil keputusan di sebuah perusahaan lebih mudah dan cepat dalam mengakses semua data penting yang berasal dari sumber heterogeny dalam satu tempat.
Perusahaan bisa mengambil keputusan secara efisien, sehingga tim manajemen tidak perlu menghabiskan banyak waktu dalam pengumpulan data.
Baca Juga : Pengertian Manajemen Biaya
Penggunaan Data Warehouse Untuk Mengelola SDM
Aplikasi data warehouse juga akan terlihat dalam sistem pengelolaan SDM yang sangat kompleks.
Bagi perusahaan dan tim HRD, penyimpanan informasi karyawan memiliki peranan yang sangat penting. Belum lagi informasi pelanggan, faktur, penjualan, produk hingga gaji karyawan.
Database yang secara massif umumnya diletakkan di beberapa server melalui fungsi repository terpusat diantara seluruh data yang diperoleh dari semua departemen perusahaan.
Sistem data mempermudah perusahaan untuk melakukan pengelolaan kepada SDM (Sumber Daya Manusia), dalam hal ini karyawan.
Misalnya, untuk penyimpanan berbagai macam data karyawan, pembuatan report, atau yang lainnya.
Semua kumpulan data atau informasi yang telah tersimpan bisa digunakan untuk ketepatan penentuan keputusan bisnis dengan cara keseluruhan.
Simak beberapa manfaat dalam pengelolaan SDM perusahaan ini :
1. Melakukan Sentralisasi Informasi
Proses penyimpanan cloud memungkinkan pihak perusahaan dapat menyimpan informasi mengenai karyawan, gaji karyawan, asuransi Kesehatan, pajak serta yang lainnya di tempat yang terorganisir dan aman pada satu sistem data sentral.
Tim HRD dapat menggunakannya dengan cara melakukan pendekatan teknologi dalam pengelolaan data karyawan.
Sehingga proses penyimpanan dan penelusuran data menjadi lebih cepat dan efisien tanpa khawatir terjadi human error.
2. Melakukan Analisa Lebih Kuat
Tim HRD bisa mengakses informasi terkait data karyawan setiap waktu. Sehingga analisa yang dilakukan oleh tim HRD lebih kuat dibandingkan hanya membuat asumsi-asumsi yang kebenarannya belum pasti.
Dalam hal ini, HRD perusahaan bisa memprediksi pola, tren, indikasi bahaya dan anomaly dalam sistem manajemen SDM berdasarkan penelusuran informasi secara mendalam.
3. Keterlibatan Tim Lebih Besar
Kebutuhan analisis dari seluruh tingkatan bisnis yang semakin besar memicu keterlibatan tim yang lebih besar.
Departemen HR di perusahaan bisa melacak kepuasan SDM melalui sistem survey agar dapat memahami kondisi terbaru serta dapat melakukan perbaikan.
Mengingat struktur bisnis akan terus berubah, sementara tim HRD harus melibatkan lebih banyak karyawan untuk keperluan perkembangan dan pembangunan bisnis.
Oleh karena itu, penting sekali melakukukan manajemen secara terintegrasi melalui data warehouse untuk meringankan beban kinerja HRD.
4. Rekrutmen
Tim HRD bisa menyimpan seluruh informasi terkait kandidat atau calon karyawan sebelumnya yang bisa jadi cocok untuk ditempatkan pada posisi lainnya di masa yang akan datang.
Melalui sistem akses data yang mudah, bisa menginformasikan keputusan usaha sekaligus dapat membantu proses rekrutmen semakin efektif.
Tim HR menjadi lebih mudah melihat hal-hal sebelumnya serta dapat menganalisa mana upaya yang memberikan hasil terbaik.
Aplikasi Data Warehouse
Ada beberapa contoh aplikasi sistem ini yang telah diterapkan di beberapa perusahaan berikut :
- Perusahaan Retail : dipakai untuk pelacakan pengiriman, menganalisa perilaku konsumen, mengetahui tingginya permintaan terhadap produk tertentu dan lainnya.
- Industri perbankan : biasanya digunakan untuk menganalisa performa sebuah tim, mengukur efisiensi diberlakukannya suatu program, menganalisa nasabah, dan sebagainya.
- Pusat Kesehatan : dapat menganalisa kebutuhan pasien, melakukan prediksi terhadap hasil kesehatan, serta yang lainnya.
Mengingat pentingnya untuk mendukung pertumbuhan dan perkembangan suatu perusahaan.
Sudah seharusnya perusahaan anda memanfaatkan sistem data warehouse untuk memenuhi tantangan persaingan yang semakin pesat.
Apalagi sudah banyak kompetitor yang memanfaatkan data warehouse dalam sistem perusahaan mereka yang menjadikan perusahaan kompetitor lebih terdepan. Tentu, anda tidak mau jika bisnis anda tertinggal jauh dari kompetitor!
