Istilah manajemen biaya mungkin sudah tidak asing di dunia ekonomi dan bisnis. Jenis bisnis apapun dan berapapun usianya pasti akan tetap memerlukan manajemen biaya ini untuk mengatur sistem keuangannya.
Manajemen biaya adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengatur berbagai segi operasional perusahaan, sementara manajemen keuangan artinya adalah pengelolaan sistem keuangan perusahaan.
Dari segi tujuan, secara garis besar penerapan manajemen biaya memiliki tujuan untuk:
- Melakukan identifikasi biaya yang diperlukan untuk berbagai aktivitas dalam operasional bisnis
- Mengetahui tingkat efektivitas, efisiensi, dan nilai ekonomi dari aktivitas-aktivitas bisnis
- Menyempurnakan kinerja perusahaan di masa mendatang
- Mencapai ketiga tujuan pada poin-poin sebelumnya dalam lingkungan yang mengalami perubahan teknologi
Artikel ini akan membahas lebih jauh tentang seluk beluk manajemen biaya, mulai dari pengertian sampai contoh manajemen biaya.
Pengertian Manajemen Biaya
Apa itu manajemen biaya? Manajemen biaya atau cost atau expense management adalah serangkaian proses dan sistem yang dilakukan untuk mengatur sistem keuangan supaya bisa dimanfaatkan untuk menunjang sistem operasional dari sebuah perusahaan dengan benar.
Ada banyak proses yang termasuk di dalamnya termasuk perencanaan, pemanfaatan peluang, pembiayaan, pengelolaan, pengembangan, pengendalian, perbandingan, pengambilan keputusan, pemanfaatan sumber daya, dan sebagainya.
Untuk lebih bisa memahami lebih jelas tentang pengertian manajemen biaya itu sendiri, berikut adalah beberapa pengertian yang dikutip dari para ahli:
Deden Mulyana
Manajemen biaya adalah sebuah sistem yang dirancang sedemikian rupa untuk bisa menyediakan informasi secara lengkap bagi suatu organisasi mengenai penggunaan sumber daya yang diperlukan. Informasi lengkap disini meliputi segi keuangan dan non-keuangan, seperti pendapatan, biaya, produktivitas, dan kualitas.
Yudi Herliansyah
Manajemen biaya adalah sebuah filosofi upaya perbaikan dan peningkatan pelayanan secara terus-menerus dengan biaya rendah. Konsep ini meyakini bahwa keseluruhan biaya produksi adalah keputusan manajemen untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.
Tujuan Manajemen Biaya
Tujuan utama adalah bisa menyelesaikan semua pekerjaan atau proyek operasional sesuai dengan anggaran dan waktu yang sudah direncanakan sebelumnya.
Dalam sebuah bisnis, manajemen biaya memegang peranan penting dan memiliki beberapa fungsi yang krusial, seperti:
Merencanakan dan mengendalikan bisnis
Manajemen biaya bisa digunakan untuk merencanakan jalannya operasional bisnis di masa mendatang. Dengan memanfaatkannya, jalannya bisnis pun bisa dimaksimalkan untuk meraih profit sebanyak-banyaknya dan meminimalisir terjadinya kerugian.
Mengidentifikasi biaya aktivitas
Ada beberapa jenis biaya dalam manajemen biaya yang nanti akan dibahas lebih lanjut dalam artikel ini. Mengidentifikasi semua jenis biaya ini dengan rinci bisa membuat perencanaan anggaran jadi lebih terstruktur dan transparan.
Semua biaya yang akan diperlukan dalam setiap proyek pun jadi bisa terdokumentasi dengan baik dan tidak akan ada biaya yang mencurigakan.
Meningkatkan monitoring dan pemantauan anggaran
Manajemen biaya bisa menjadi sarana monitoring anggaran yang transparan. Semua biaya atau uang yang masuk dan keluar akan terdata dan diatur dengan baik sesuai dengan keperluannya.
Tanpa manajemen biaya, proses pemantauan anggaran kemungkinan besar akan jadi lebih sulit dan rawan terjadinya kesalahan.
Mengoptimalkan efektivitas dan kinerja
Manajemen biaya bisa membantu meningkatkan efektivitas kinerja perusahaan secara keseluruhan, terutama dalam bidang pengaturan anggaran.
Dalam salah satu konsep dasar manajemen biaya, ada konsep nilai tambah yang akan mengurangi atau menghilangkan pekerjaan yang tidak membawa nilai tambah bagi perusahaan.
Kita akan membahas lebih lanjut tentang konsep-konsep dasar manajemen biaya ini dalam bagian selanjutnya dalam artikel ini.
Menjadi dasar pengambilan keputusan
Semua perencanaan dan pengaturan biaya bisa dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang berhubungan dengan bisnis.
Jika dilakukan dengan benar, seharusnya manajemen biaya bisa menjadi dasar yang cukup meyakinkan sebagai acuan dalam pengambilan berbagai keputusan penting.
Membantu perusahaan mendapatkan profit
Mendapatkan keuntungan semaksimal mungkin adalah tujuan utama dari sebuah bisnis, dan manajemen biaya bisa menjadi sarana yang tepat untuk membantu perusahaan mencapainya.
Pengaturan manajemen biaya akan mencakup meminimalisir pekerjaan yang tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan, berarti artinya sekaligus bisa meminimalisir kerugian.
Kita akan membahasnya lebih dalam melalui beberapa contoh manajemen biaya yang nanti akan dijelaskan di bagian selanjutnya dalam artikel ini.
Menjadi alat mengukur kinerja
Di akhir penerapan, akan ada tahapan evaluasi yang dilakukan untuk menilai kinerja apakah sudah sesuai dengan rencana yang dibuat sebelumnya atau belum. Evaluasi ini bisa dijadikan bahan untuk mengukur kinerja semua yang terlibat dalam proses manajemen biaya.
Jenis-jenis Manajemen Biaya
Manajemen biaya bisa dibagi dalam beberapa jenis seperti di bawah ini:
Biaya Total
Biaya total ini terdiri dari biaya variabel dan biaya tetap (fix cost). Nah, biaya variabel adalah biaya yang berhubungan dengan tiap perubahan yang terjadi dari total biaya yang sudah direncanakan sebelumnya. Jadi, biaya variabel adalah biaya yang bisa berubah-ubah tergantung faktor-faktor tertentu.
Sementara itu, biaya tetap adalah total biaya yang tidak akan berubah, walaupun keluaran atau outputnya mengalami perubahan sekalipun.
Biaya tetap biasanya akan meliputi beberapa jenis biaya tidak langsung yang tidak berubah karena produk yang diproduksi. Meskipun begitu, ada juga beberapa biaya tidak langsung yang bisa berubah karena dipengaruhi oleh perubahan jumlah produk yang diproduksi.
Selain biaya variabel dan biaya tetap, ada juga istilah mixed cost atau biaya campuran untuk menyebut total biaya yang meliputi kedua komponen biaya variabel dan biaya tetap.
Biaya Tidak Langsung Lain
Biaya ini adalah biaya yang umumnya dibutuhkan secara tidak langsung untuk bisa menghasilkan keluaran berupa produk atau jasa. Beberapa yang termasuk dalam biaya tidak langsung lain adalah biaya peralatan, fasilitas, dan pendukung lainnya yang diperlukan.
Semua sumber dari biaya tidak langsung lain ini biasanya digabungkan menjadi satu dalam suatu tempat yang disebut overhead atau overhead pabrik (factory overhead).
Biaya Bahan Baku
Ini adalah salah satu biaya yang terpenting dalam penerapan. Biaya bahan baku sendiri bisa dibagi menjadi biaya bahan baku langsung (direct material cost) dan tidak langsung (indirect material cost).
Biaya yang langsung berarti adalah biaya yang diperlukan untuk bahan baku dari sebuah produk, sedangkan biaya tidak langsung adalah biaya yang diperlukan untuk proses produksi tapi bukan dari bahan pembuat produk.
Untuk biaya bahan baku langsung biasanya sudah dikurangi dengan biaya diskon yang mungkin didapatkan saat pembelian dan ditambah dengan biaya transportasi atau biaya pengangkutan dari bahan baku.
Jika dibandingkan, biaya bahan baku langsung umumnya akan lebih besar karena pemakaiannya cukup signifikan dalam proses produksi. Sementara untuk biaya bahan baku tidak langsung, umumnya relatif kecil atau sedikit.
Biaya Tenaga Kerja
Sama seperti biaya untuk bahan baku, biaya tenaga kerja ini juga bisa dibagi menjadi dua, yaitu biaya tenaga kerja langsung (direct labor cost) dan tidak langsung (indirect labor cost). Biaya tenaga kerja langsung adalah biaya yang diperlukan untuk tenaga kerja yang secara langsung membantu proses produksi barang atau jasa.
Di dalam biaya tenaga kerja langsung biasanya juga sudah diperhitungkan jam kerja tidak produktif yang wajar dan tidak bisa dihindari, seperti waktu untuk istirahat, ibadah, atau makan siang.
Seringkali, biaya tenaga kerja langsung ini bisa dijadikan satu dengan biaya bahan baku langsung dan disebut sebagai prime cost atau biaya utama.
Sementara itu, biaya tenaga kerja yang tidak langsung adalah biaya yang diperlukan untuk tenaga kerja yang melakukan kerja yang berhubungan secara tidak langsung dengan proses produksi dan tidak memberikan tambahan nilai secara langsung pada produk, misalnya adalah pengawasan, pelatihan, pengendalian mutu, penanganan bahan baku, dan sebagainya.
Dalam praktiknya, seringkali ada beberapa biaya tenaga kerja yang bisa sekaligus masuk dalam kategori langsung dan tidak langsung, tergantu dari objek biaya yang dibutuhkan.
Biaya Per Unit
Biaya per unit atau unit cost dalam contoh manajemen biaya ini adalah biaya rata-rata (average cost) yang dihitung dengan rumus khusus, yaitu total biaya produksi dibagi dengan jumlah unit output atau keluaran.
Konsep-konsep Dasar Manajemen Biaya
Berikut beberapa konsep dasar dalam agar lebih memahami mengenai manajemen biaya :
Aktivitas Akuntasi
Konsep dasar ini berarti secara keseluruhan penerapan manajemen biaya haruslah memerlukan ABC atau Activity Based Costing. Ini adalah sebuah metodologi dalam ilmu ekonomi yang bisa digunakan untuk mengatur aktivitas, termasuk di dalamnya adalah sumber biaya, objek biaya, dan kinerja.
Contoh dari penerapan konsep aktivitas akuntansi adalah melakukan pengawasan jalannya operasional proyek. Tujuan dari pengawasan ini adalah untuk memastikan apakah proyek sudah berjalan sesuai dengan rencana yang sudah dibuat atau belum.
Nilai Tambah
Konsep dasar nilai tambah ini artinya adalah semua aktivitas dalam manajemen biaya haruslah dilakukan seefisien mungkin dengan mengurangi atau menghilangkan pekerjaan-pekerjaan yang sekiranya tidak akan memberikan nilai tambah bagi bisnis dan perusahaan.
Ini adalah salah satu konsep dasar yang terpenting dalam penerapan berbagai contoh manajemen biaya.
Pekerjaan yang tidak bisa memberikan nilai tambah lama kelamaan hanya akan membawa kerugian bagi perusahaan dan membuat keseluruhan efektivitas kinerja jadi menurun.
Fungsi utama dari konsep nilai tambah ini adalah untuk mengoptimalkan biaya yang akan diperlukan dalam setiap kegiatan operasional perusahaan.
Biaya Target
Konsep dasar yang terakhir ini bisa diartikan bahwa semua aktivitas yang dilakukan dalam sistem operasional bisnis dan perusahaan haruslah berpatokan pada pasar atau target keuntungan yang ingin dicapai dan sudah direncanakan sebelumnya.
Konsep dasar ini sangatlah penting dalam setiap penerapan contoh manajemen biaya supaya bisa memaksimalkan penggunaan anggaran dan meminimalkan timbulnya kerugian. Untuk bisa mencapai keuntungan dan pangsa pasar yang diharapkan, Anda bisa menerapkan konsep biaya target = harga pasar.
Contoh Manajemen Biaya
Dalam praktiknya sebenarnya bisa berbeda-beda dan disesuaikan dengan sistem dan cara kerja perusahaan.
Di bawah ini adalah salah satu contoh manajemen biaya dan alur penerapannya yang mungkin juga bisa Anda coba terapkan:
Merencanakan Sumber Daya (Plan Cost Management)
Langkah pertama dimulai dengan merencanakan sumber daya yang akan digunakan dan memastikannya tetap tersedia untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.
Termasuk di dalamnya adalah memastikan dengan pasti kebutuhan sumber daya untuk tiap proyek yang akan dijalankan dalam perusahaan.
Langkah pertama perlu melakukan perencanaan dalam penggunaan sumber daya berupa manusia, tenaga, bahan baku, informasi, keuangan, dan sebagainya yang kemungkinan akan diperlukan.
Dalam penerapan berbagai contoh manajemen biaya, langkah perencanaan sumber daya ini memang biasanya menjadi langkah pertama sebelum memulai proyek.
Mari kita ambil contoh dari perencanaan sumber daya manusia. Berarti, manajer harus menentukan beberapa poin penting yang berhubungan dengan sumber daya manusia, seperti rincian struktur kerja dan total biaya sumber daya yang kira-kira akan diperlukan dalam proyek.
Proses perencanaan sumber daya ini sebaiknya dilakukan terus menerus secara berkelanjutan supaya kegiatan operasional bisnis bisa terus berjalan tanpa ada hambatan.
Memperkirakan Biaya (Estimate Cost)
Langkah selanjutnya adalah memperkirakan biaya yang kira-kira akan dibutuhkan dalam sebuah proyek.
Proses perkiraan atau estimasi biaya ini biasanya termasuk dalam siklus berjalannya proyek, dan karena hanya estimasi, biaya yang benar-benar dibutuhkan bisa berubah seiring berjalannya proyek yang sedang dikerjakan.
Hasil dari perkiraan biaya inilah yang nantinya akan dijadikan acuan untuk setiap pengeluaran yang akan dilakukan kedepannya dalam proses berjalannya proyek.
Dengan memasukkan tahap perkiraan biaya dalam siklus berjalannya proyek berarti proses memperkirakan biaya ini bisa dilakukan selama proyek sedang berjalan. Ini bisa meningkatkan tingkat akurasinya dan meminimalisir kesalahan atau kerugian.
Beberapa contoh kesalahan yang biasa terjadi adalah adanya kesalahan perhitungan, munculnya hutang, adanya tindakan korupsi dari karyawan, dll.
Membuat Anggaran Biaya dan Menentukan Budget (Determine Budget)
Tahapan ini adalah proses yang diperlukan untuk menggabungkan perkiraan atau estimasi biaya yang sudah dibuat sebelumnya dan menetapkan biaya dasar. Fungsi dari tahapan ini adalah untuk menentukan biaya dasar atau cost baseline yang terkendali sebelum mulai mengerjakan suatu proyek.
Melakukan Kontrol Biaya (Cost Control)
Melakukan kontrol biaya ini adalah langkah terakhir dalam penerapan contoh manajemen biaya yang kita bahas hari ini.
Proses ini dilakukan dengan cara melakukan pemantauan semua proses pembiayaan dan memastikan semuanya sesuai dengan yang sudah direncanakan dan masih masuk dalam cost baseline.
Hasil dari pengawasan yang dilakukan nantinya akan dilaporkan kepada para stakeholders, begitupun jika tiba-tiba ada perubahan biaya yang diperlukan.
Baca Juga : Apa itu Revaluasi?
Penutup
Jika dilihat dari contoh penerapan manajemen biaya seperti di atas, bisa dilihat bahwa yang terpenting adalah bagaimana memaksimalkan penggunaan biaya atau anggaran dalam operasional dan menekan atau mengurangi penggunaannya untuk hal-hal yang tidak memberikan nilai tambah bagi bisnis.
Ini bisa membantu menaikkan profit atau keuntungan bisnis secara keseluruhan.
