Apa Itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Komponen dan Manfaatnya!

Saat menjalani bisnis tentu kita akan berhadapan dengan banyak istilah-istilah yang sering membuat kita menjadi bingung. Salah satu istilah yang sering kita temui dalam bisnis adalah invoice, lalu apa pengertian dari apa itu invoice?

Penjelasan tentang invoice memang tidak rumit dan Anda harus bisa memahaminya dengan baik, sebab ia sangat penting bagi bisnis.

Yuk langsung saja kita bahas bersama pengertiannya dan mengapa dalam bisnis yang profesional harus ada invoice.

Apa Itu Invoice?

Invoice merupakan kata dari bahasa Inggris yang jika diubah ke bahasa Indonesia berarti faktur.

Arti faktur menurut KBBI adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah dan harga yang harus dibayar. Hal tersebut merujuk pada tagihan untuk barang-barang yang sudah dibeli.

Faktur secara penjelasan singkatnya adalah sebuah tagihan yang dijatuhkan pada pelanggan untuk membayarnya. Invoice diberikan agar pelanggan yang memiliki tagihan tak mudah melupakan apa yang harus ia bayar, agar tak terjadi kerugian.

Pengertian lain tentang invoice adalah sebuah rekaman pembayaran yang memiliki hubungan erat dengan akuntansi.

Dalam bisnis, invoice harus dimiliki oleh penjual dan pembeli, saat kita menagih maka kita mendapat data yang valid sesuai dengan catatan tagihan milik penjual.

Invoice banyak berlaku pada perusahaan besar, hal ini membuat invoice memiliki pajak dalam melakukan transaksinya. Semua data tagihan pembelian akan ditambah dengan pajak yang berlaku di negara tersebut, kalau di Indonesia sebesar 11%.

Perbedaan Invoice dan Nota

Tadi kita sudah memahami mengenai apa itu invoice, selanjutnya kita akan membahas perbedaannya dengan nota. Sebetulnya sangat banyak perbedaan yang paling mendasari keduanya, namun kita bahas beberapa saja.

Perbedaan antara invoice dan nota memang sering membuat kita bingung, sebab dalam bentuknya memang sama.

Namun ada sedikit perbedaan yang harus Anda ketahui sebagai pebisnis sejati agar dapat menerapkan sistem invoice pada kegiatan bisnis yang Anda lakukan.

1. Invoice

Apa itu invoice menurut KBBI? Artinya adalah tagihan, atau rekam bayar yang dilakukan oleh seseorang saat pembelian yang telah terlebih dahulu dilakukan.

Biasanya dilakukan oleh perusahaan besar sebab invoice memiliki pajak yang harus dibayar oleh para pelanggan.

2. Nota

Nota merupakan sebuah catatan keuangan yang dilakukan secara spontan oleh pembeli dan penjual. Hal ini membuat nota tak perlu membayar pajak dalam transaksinya.

Fungsi Invoice

Semua yang kita lakukan di dunia pasti memiliki fungsi yang akan menjadi tujuan mengapa kita melakukan hal tersebut.

Tentu saat kita membahas mengenai invoice tak akan luput juga dengan fungsi yang mendasari perusahaan melakukannya.

Sudah Anda ketahui tadi bahwa invoice adalah sebuah rekaman pembelian atas produk yang telah dilakukan sebelumnya.

Namun ada beberapa fungsi lain yang harus Anda ketahui, yuk langsung saja kita simak daftar fungsi berikut ini.

Transparansi keuangan antara penjual dan pembeli, tentu akan membuat rincian keuangan menjadi lebih detail.
Rekam produksi perusahaan, membuat hitungan penghasilan dan pengeluaran menjadi lebih terperinci dalam sebuah perusahaan.
Pembukuan atau pencatatan keuangan yang telah diterima, baik dari sisi penjual maupun sisi pembeli.
Sebagai acuan sah transaksi yang dilakukan oleh penjual dan pembeli, membuat pembelian melakukan akad meski tanpa disadari.
Sebagai bukti keluar masuk pesanan, sehingga catatan keuangan pada perusahaan maupun dari sisi pembeli lebih detail dan terperinci.

Itulah hal yang bisa Anda ketahui mengenai fungsi. Hal ini bisa Anda jadikan sebagai acuan untuk menerapkan sistem invoice pada bisnis.

Jika memang Anda butuh dari salah satu fungsi di atas, seharusnya Anda menerapkannya dalam bisnis sejak sekarang.

Komponen yang Harus Ada Dalam Invoice

Komponen merupakan semua hal yang harus ada pada setiap sesuatu yang kita lakukan, tentu dalam invoice juga memiliki komponen dalam pembuatannya.

Pada komponen tersebut tentu akan berdampak pada tujuan yang ingin dicapai.

Hal ini membuat invoice mendapatkan nilai manfaat yang sangat sempurna, sehingga susunan komponen perlu kita pikirkan.

Yuk langsung saja kita bahas bersama inilah beberapa komponen yang harus ada pada sebuah invoice untuk mendapat kesempurnaan dalam pemanfaatannya.

Tanggal terbit, bertujuan untuk pencatatan dan arsip invoice agar mempermudah saat kita mencarinya.
Nomor invoice, bertujuan sebagai ID untuk melacak lebih spesifik pada tagihan yang telah tercatat.
Nama dan alamat pihak terlibat, selain untuk branding perusahaan melainkan juga bermanfaat pada saat terdapat kesalahan dalam pencetakan invoice.
Rincian barang, berguna bagi penjual maupun pembeli untuk melacak barang yang telah dibeli.
Catatan diskon jika memang ada, untuk membuat pelanggan menjadi merasa lebih diuntungkan atau persentase potongan harga.
Pajak yang harus dibayar, biasanya jika kita di Indonesia berkisar 11% dari jumlah total harga barang yang telah dibeli.
Tanggal jatuh tempo pembayaran, sebagai deadline pembayaran tagihan. Jika tak terbayar dalam tempo tersebut maka transaksi akan batal dilaksanakan.
Syarat dan ketentuan, dibutuhkan untuk menyetujui tentang persyaratan pembayaran yang ingin dilakukan.
Sistem pembayaran, untuk menjelaskan sistem pembayaran yang dapat dilakukan berupa debit, kredit maupun tunai.

Itulah beberapa komponen yang bisa menjadi isi dari cetak invoice transaksi yang Anda lakukan.

Hal ini menjadi satu hal yang harus dipikirkan matang-matang agar manfaat dari invoice makin banyak. Dari daftar di atas tentu hanya sebagian hal yang bisa Anda cantumkan dalam lembar invoice.

Manfaat Dari Adanya Invoice Dalam Bisnis

Tentu saat kita melakukan sesuatu tentu memiliki tujuan dan pasti memiliki manfaat, entah apapun itu. Invoice juga memiliki manfaat yang bisa Anda nikmati dalam bisnis.

Dari sekian banyak manfaat ada beberapa manfaat yang bisa Anda ketahui, yuk langsung saja kita bahas.

1. Sebagai Bukti Transaksi

Faktur atau invoice merupakan salah satu bentuk bukti yang sah dalam sebuah transaksi bisnis, baik dari sisi penjual maupun pembeli. Dengan adanya bukti tentu jika terjadi sebuah permasalahan pihak yang terlibat bisa menggugat pihak yang salah.

2. Untuk Laporan Keuangan

Selain juga dapat digunakan sebagai laporan keuangan agar tak terjadi kesalahan prediksi keuntungan perusahaan. Tentu saat hitungan dalam keuangan perusahaan salah akan mengancam perusahaan dengan kebangkrutan.

3. Melacak Ketersediaan Barang

Manfaat lain yang bisa Anda nikmati dalam bisnis adalah dapat memeriksa ketersediaan barang. Sebab keluar masuknya barang akan terdeteksi oleh sistem dan membuat kita dapat melacak sisa barang di gudang.

Jenis-jenis Invoice

Invoice tentu memiliki jenis-jenis yang bisa Anda ketahui dan pahami secara detail, untuk mendapatkan jenis invoice yang tepat bagi bisnis.

Nah dari pada bingung langsung saja yuk kita bahas bersama mengenai jenis-jenisnya berikut ini.

1. Invoice Biasa

Invoice biasa merupakan tagihan/faktur dengan isi yang tak terlalu mendetail, tampilannya simple dan tak terlalu banyak informasi yang dimuat.

Isi yang ada dalam jenis ini hanya berupa nama barang, jumlah setiap barang, harga barang, dan yang terakhir total harga.

2. Invoice Proforma

Invoice proforma yaitu tagihan/faktur yang bersifat sementara, biasanya digunakan padatagihan yang pembayarannya bertahap.

Memiliki muatan yang sama seperti invoice biasa yang memuat informasi transaksi yang dilakukan.

3. Invoice Konsuler

Invoice konsuler merupakan tagihan/faktur yang digunakan untuk penagihan secara internasional, seperti saat melakukan eksport atau import.

Informasi yang dimuat tentu akan lebih banyak untuk membuat legalitas yang dicetak.

Tips Menerapkan Invoice dalam Bisnis

Setiap pekerjaan memiliki peluang yang berbeda-beda, bisa berpeluang sukses atau bisa juga berpeluang gagal.

Hal ini didasari oleh usaha kita dalam menjalankan pekerjaan tersebut, ini juga dapat terjadi pada invoice yang kita lakukan dalam bisnis.

Terdapat banyak tips agar penerapannya yang dilakukan benar, berikut informasinya:

Menyertakan identitas instansi penjual pada kop, hal ini bertujuan untuk membuat invoice bisa lebih mudah dikenali oleh pembeli.
Informasi harus singkat, jelas dan mudah dipahami, sehingga tak akan bertele-tele dalam penyampaian informasi transaksi.
Mengirimkan invoice secepatnya setelah barang dikirim atau mengirim tagihan dulu kemudian mengirimkan barang. Hal ini untuk mencegah terjadinya kerugian akibat pembeli yang enggan membayar tagihan.
Tentukan batas akhir waktu pembayaran kurang dari 30 hari, hal ini untuk membuat bisnis makin lancar sebab tak akan ada hal yang ditunggu.
Menyediakan pembayaran yang fleksibel, bertujuan untuk lebih mempermudah pelanggan dalam membayar transaksi yang telah dilakukan.
Menetapkan denda sesuai dengan yang telah disetujui, tentu Anda harus mendeklarasikan syarat dan ketentuan saat pembuatan invoice belum selesai.
Memberi potongan harga sekali tempo, saat pelanggan membayar sebelum jatuh tempo maka akan mendapat potongan harga.
Mengirim pengingat secara berkala, atau bisa dengan mengirim pengingat seminggu sebelum jatuh tempo yang telah disepakati.

Sebetulnya masih banyak tips lainnya yang dapat Anda lakukan, tinggal sesuaikan saja dengan usaha dan bisnis dalam.

Struktur dalam Membuat Invoice

Membuat invoice tentu sangat mudah namun masih banyak orang yang bingung dengan hal tersebut.

Pembuatannya dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu menggunakan sistem web atau bisa membuatnya dengan aplikasi PDF.

Namun bukan hal tersebut yang akan kita bahas bersama kali ini, melainkan mengenai struktur invoice. Pada poin ini kita akan ketahui cara membuat dengan benar, sehingga pemanfaatannya akan lebih maksimal.

Yuk langsung saja simak langkah-langkah pembuatannya berikut ini dengan baik.

Menyisipkan logo pada kop surat, selain itu Anda bisa menyertakan nama instansi, alamat dan pelayanan yang diberikan. Bertujuan sebagai branding gratis, dan membuat pelanggan tahu mengenai detail instansi.
Sediakan baris untuk identitas pelanggan dan penjual.
Buatlah tabel berisi nomor barang, ID barang (jika ada), jumlah barang yang dibeli, nama barang, harga satuan barang dan total harga per produk.
Buatlah baris yang berisi data pajak (PPN) yang biasanya 11% dari total harga, selain itu juga bisa sisipkan total harga dari keseluruhan barang yang dibeli.
Membuat kolom catatan tambahan jika memang ada catatan yang akan disampaikan pada penerima.
Pada footer dapat berisi nama tempat, tanggal, tanda tangan dan nama terang pembeli sebagai tanda sah. Berfungsi saat terjadi masalah dan akan menjadi bukti dalam penyelesaian masalah tersebut.

Itulah cara yang dapat diikuti dalam pembuatan invoice yang benar. Anda tentu saja dapat menambahkan informasi lain yang ingin ditampilkan yang akan Anda berikan pada klien.

Hal yang Penting Untuk Diketahui Saat Membuat Invoice

Tentu saat kita membuat invoice harus berisi informasi yang benar-benar dibutuhkan baik oleh penjual maupun pembeli.

Hal ini bertujuan agar dapat bermanfaat dengan sempurna tanpa adanya kesalahan yang akan membuat kerugian.

Invoice dapat berisikan tentang data pembelian atau nomor (ID), tentu hal ini harus berbeda antara invoice satu dengan yang lainnya. Jika sama mungkin akan terjadi kesalahan dan kerugian sebab akan terdapat 2 orang yang akan menerima 1 invoice.

Hal tersebut dapat menyebabkan kerugian atau bisa jadi keuntungan namun merupakan kecurangan. Sehingga perlu menggunakan ID yang berbeda pada setiap pelanggan untuk membuat kecurangan tersebut tidak terjadi.

Anda juga tak bisa menggunakan ID dengan 1 angka saja, minimal ID terdiri dari 10 angka yang berbeda. Hal ini untuk mencegah duplikasi, serta pemalsuan yang bisa terjadi kapan saja, sehingga perlu proteksi terhadap setiap invoice yang ada.

Aplikasi Pembuat Invoice

Aplikasi pembuat invoice tentu sangat berguna saat kita hendak melakukan penagihan pada klien. Tentu sangat repot jika kita gunakan banyak tenaga untuk membuat dengan pembuatan manual.

Hal ini membuat kita akan membuang waktu yang banyak untuk membuat satu faktur saja.

Aplikasi pembuat invoice tentu akan membantu Anda agar tak perlu membuat invoice satu persatu menggunakan aplikasi PDF.

Untuk itu Anda harus tahu aplikasi pembuat invoice terbaik, simak beberapa apnya berikut ini.

Lunaz id – Merupakan sebuah aplikasi pembuat faktur yang bisa Anda coba. Aplikasi ini dapat digunakan secara profesional dengan tanpa harus berlangganan aplikasi.
Quickbooks – Merupakan aplikasi pembuat faktur, Anda bisa berlangganan untuk menggunakannya. Namun untuk harga langganan sendiri masih ramah di kantong.
Freshbooks – Merupakan aplikasi yang mana Anda harus berlangganan untuk mencobanya. Hal ini tentu diperuntukkan untuk Anda yang menjalankan bisnis secara profesional.
Wave app – Merupakan aplikasi pembuat faktur pembayaran dengan banyak kegunaan di dalamnya. Anda dapat menggunakan aplikasi ini tanpa harus merogoh modal yang lebih dalam.

Itulah beberapa aplikasi pembuat invoice terbaik untuk Anda coba dalam bisnis agar lebih profesional. Pembahasan aplikasi pembuat invoice ini menjadi poin terakhir dalam pembahasan apa itu invoice.

Kesimpulan

Itulah semua pembahasan yang dapat Anda pahami dengan baik tentang apa itu invoice, dan beberapa informasi lainnya.

Tentu ini hanya sebagian pembahasan yang dapat Anda ketahui dari invoice, masih banyak keterangan mengenai invoice yang mungkin belum tersampaikan.

Apa Itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Komponen dan Manfaatnya!

Apa Itu Invoice?