Bagi para pemilik bisnis kecil maupun besar, tentu penting mengetahui cara membuat pembukuan keuangan.
Pembukuan ini sangat bermanfaat untuk mengelola keuangan suatu usaha agar dapat teratur dengan baik. Umumnya berisi catatan modal, pemasukan, hingga pengeluaran.
Pembukuan keuangan dapat dibuat dengan sederhana menggunakan kertas yang ditulis dengan rapi.
Jika ingin lebih praktis, maka Anda dapat menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Excel atau aplikasi pembukuan keuangan lainnya yang dapat diunduh secara gratis.
Cara Membuat Pembukuan Keuangan Sederhana
Pada dasarnya, pembukuan keuangan merupakan proses pencatatan secara teratur untuk mengumpulkan data keuangan, seperti modal, penghasilan, harta, hingga kewajiban sebuah usaha.
Untuk membuat pencatatan ini, dibutuhkan beberapa langkah sistematis, diantaranya:
1. Membuat Catatan Pemasukan dan Pengeluaran
Cara pertama untuk membuat pembukuan keuangan usaha adalah membuat catatan pemasukan dan pengeluaran.
Beberapa pengusaha kecil, sering mengabaikan hal ini karena merasa kurang penting. Padahal catatan pemasukan dan pengeluaran berpengaruh besar terhadap perkembangan usaha.
- Catatan Pemasukan
Catatan ini berfungsi untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pemasukan sebuah usaha. Misalnya, jumlah produk yang berhasil diperoleh setiap hari dan piutang yang sudah dibayar.
Anda dapat membuat tabel yang berisi nama produk, jumlah yang terjual, dan harga.
Pencatatan pemasukan harus dilakukan secara kontinu setiap hari untuk memudahkan pemilik usaha dalam membuat pembukuan bulanan.
Anda dapat mengetahui berapa total uang atau barang yang masuk di perusahaan setiap hari, minggu, bulan, hingga tahun.
- Catatan Pengeluaran
Meskipun usaha yang Anda jalankan tergolong kecil, akan tetapi pembuatan buku khusus untuk mencatat pengeluaran tetap harus dilakukan.
Buku atau catatan ini berisi informasi terkait bahan baku. operasional, serta gaji karyawan yang ditulis secara detail dan kontinu.
Dengan demikian, Anda dapat mengetahui besar modal usaha yang sudah dikeluarkan.
Alhasil, akan lebih mudah untuk menentukan rencana waktu pengembalian modal dan strategi apa yang digunakan untuk meningkatkan pemasukan ke depannya.
2. Menyusun Buku Kas Utama
Cara membuat pembukuan keuangan selanjutnya adalah dengan menyusun buku kas utama. Catatan kas ini berisi gabungan antara transaksi pengeluaran dan pemasukan.
Penggabungan keduanya akan memudahkan pengusaha untuk melakukan pengecekan perkembangan keuangan perusahaan.
Dengan membandingkan antara jumlah pemasukan dan pengeluaran, pengusaha dapat menghitung keuntungan yang diperoleh.
Caranya dengan mengurangi total pendapatan dan modal yang sudah dikeluarkan saat menjalankan sebuah usaha.
Selain keuntungan, buku kas utama juga bisa mengidentifikasi besarnya kerugian yang dialami dalam periode tertentu.
Anda dapat mencari tahu penyebab terjadinya kerugian tersebut dengan memperhatikan setiap pengeluaran yang tak terduga atau melebihi perencanaan sebelumnya.
Baca Juga: Masalah Keuangan Milenial, Rumah Tangga, Perusahaan dan Cara Atasinya
3. Membuat Buku Stok Barang
Bagi perusahaan yang menyediakan barang, tentu penting untuk mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar.
Hal ini bertujuan untuk mengetahui dan mengawasi stok barang yang tersedia. Jika persediaan barang sudah minim, Anda dapat melakukan pembelian sesegera mungkin.
Dengan begitu, pelanggan tidak akan kehabisan saat ingin membeli barang dari perusahaan.
Buku stok barang juga dapat digunakan untuk mengatur manajemen gudang sehingga terhindar dari segala bentuk kecurangan oknum terkait persediaan barang.
Misalnya, usaha Anda sudah mampu mempekerjakan pegawai. Pemilik usaha dapat membandingkan jumlah barang yang sudah dibeli dan yang terjual.
Selisih keduanya adalah stok yang harus ada di perusahaan. Setelah itu, pengusaha dapat melakukan pengecekan secara berkala terkait stok.
Jika jumlah barang tersebut tidak ada atau berkurang dari catatan, maka kemungkinan besar terjadi pencurian atau penyalahgunaan barang.
Dengan demikian, Anda dapat bertindak secepat mungkin untuk mencari penyebab kehilangan barang dengan memeriksa pegawai dan tindakan lainnya.
4. Membuat Buku Inventaris Barang
Buku inventaris barang berbeda dengan buku stok barang. Jika buku stok berisi catatan barang masuk dan keluar, maka buku inventaris berisi data seluruh barang yang merupakan aset dalam suatu perusahaan.
Buku ini memiliki beberapa fungsi dalam sebuah usaha yaitu sebagai berikut.
- Memudahkan pengawasan aset
- Mencegah agar barang tersebut tidak hilang dengan mudah
- Memudahkan proses pengecekan barang
- Memudahkan kegiatan penghapusan atau mutasi barang
- Sebagai bukti tertulis dalam pengelolaan barang sehingga mudah untuk dipertanggungjawabkan
Jadi, buku inventaris khusus untuk mencatat barang-barang yang masuk kategori aset. Misalnya, lemari, kursi, meja, telepon, timbangan, dan lain sebagainya.
Barang-barang tersebut tidak diperjualbelikan dan hanya digunakan untuk kepentingan operasional perusahaan.
Meskipun demikian, kondisinya harus tetap dijaga agar terhindar dari kerusakan atau hilang.
Jika terjadi demikian, maka pemilik usaha atau yang bersangkutan harus segera mengganti demi kelancaran operasional perusahaan serta kenyamanan pelanggan.
5. Membuat Laporan Laba Rugi
Laporan untung rugi berfungsi untuk mencatat pemasukan serta beban perusahaan dalam kurung waktu tertentu.
Dengan membuat laporan tersebut, Anda dapat mengetahui apakah perusahaan tersebut sedang dalam kondisi untung (profit) atau sedang mengalami kerugian.
Pada perusahaan besar, laporan laba rugi juga dimanfaatkan untuk mengidentifikasi besar nilai investasi dan memperhitungkan jumlah arus kasa di masa yang akan datang.
Tidak hanya itu, cara membuat pembukuan keuangan ini juga memiliki beberapa manfaat untuk perusahaan, diantaranya:
- Mengetahui jumlah laba atau rugi perusahaan dalam periode tertentu
- Memberikan informasi terkait jumlah pajak yang harus dibayar perusahaan
- Mengetahui apakah strategi yang digunakan sudah efektif atau tidak berdasarkan jumlah beban atau biaya perusahaan
- Referensi dalam melakukan evaluasi strategi dalam periode selanjutnya
Nah, bagi Anda yang baru menjalankan sebuah usaha, laporan laba rugi harus dibuat dengan rapi sehingga mudah untuk dipahami.
Jika penulisannya berantakan, maka tidak akan membantu bahkan justru menyulitkan untuk membaca dan menganalisanya di kemudian hari.
6. Menyusun Laporan Perubahan Ekuitas
Ekuitas adalah jumlah kekayaan yang dimiliki oleh pemilik bisnis (perusahaan) yang terdapat dalam harta perusahaan.
Untuk mengetahui jumlah ekuitas, Anda harus menghitung selisih jumlah aktiva dengan pasiva.
Aktiva merupakan seluruh harta kekayaan perusahaan, baik yang berbentuk harta benda maupun hak-hak yang dikuasai.
Aktiva terbagi menjadi dua, yaitu aktiva lancar (manfaatnya dalam waktu singkat sekitar 1 tahun) dan aktiva tidak lancar (kekayaaan yang tidak dapat diukur dan tahan lama).
Sementara itu, pasiva merujuk pada pengorbanan finansial yang dilakukan sebuah perusahaan pada masa yang akan datang dengan pihak ketiga.
Pasiva dapat dilunasi menggunakan uang, barang, maupun jasa tergantung kesepakatan antara pihak-pihak yang terlibat.
7. Menyusun Neraca Keuangan
Neraca keuangan merupakan bagian dari laporan keuangan sebuah perusahaan yang berisi beberapa data penting seperti harta, modal, dan kekayaan.
Dengan neraca keuangan, Anda dapat mengetahui kondisi keuangan sebuah usaha dalam periode tertentu.
Umumnya, catatan ini terbagi menjadi dua bentuk, yaitu stafel (vertikal) dan skontro (horizontal).
Keseimbangan yang diperoleh dari neraca keuangan karena terdiri dari biaya dan pendapatan yang tercatat di laporan laba rugi.
Orang-orang yang memiliki usaha berskala kecil biasanya mengabaikan beberapa hal penting data menjalankan usahanya, termasuk pembukuan keuangan.
Padahal, pembukuan ini sangat penting untuk menjaga keberlangsungan usaha, meningkatkan pendapatan, serta menghindari kerugian.
Cara membuat pembukuan keuangan tidak serumit yang orang-orang pikirkan.
Anda dapat membuatnya dengan mencatat pemasukan dan pengeluaran, membuat buku kas utama, buku stok barang, buku inventaris barang, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, dan neraca keuangan.
