Apa itu petty cash? Petty cash adalah sejumlah uang tunai yang digunakan untuk transaksi kecil seperti belanja kantor atau pengeluaran lainnya yang tidak memerlukan pembayaran dengan cek atau kartu kredit.
Uang ini biasanya dikelola oleh seorang kasir atau kepala keuangan yang bertanggung jawab untuk mengelola uang tunai tersebut dan melaporkan pengeluaran kepada pihak yang berwenang.
Apa itu Petty Cash dan Fungsinya?
Petty cash atau uang kas kecil merupakan sejumlah uang tunai yang digunakan untuk transaksi-transaksi kecil di dalam suatu perusahaan atau organisasi. Dalam artikel ini akan dijelaskan mengenai fungsi dari petty cash dalam suatu perusahaan.
1. Fungsi utama petty cash
Fungsi utama dari apa itu petty cash adalah untuk memenuhi kebutuhan transaksi kecil yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan cek atau kartu kredit.
Transaksi seperti belanja kantor, bayar parkir, dan pengeluaran lain yang tidak memerlukan pembayaran yang besar dapat dilakukan dengan menggunakan petty cash ini.
2. Mempermudah proses administrasi
Petty cash juga mempermudah proses administrasi dalam suatu perusahaan. Dengan menyediakan petty cash ini, perusahaan dapat dengan mudah mencatat pengeluaran yang dilakukan dan mengelola petty cash tersebut.
Selain itu, petty cash juga memudahkan perusahaan dalam melakukan pengendalian pengeluaran yang dilakukan.
3. Meningkatkan efisiensi
Petty cash juga dapat meningkatkan efisiensi dalam suatu perusahaan. Dengan adanya petty cash ini, perusahaan dapat dengan cepat dan mudah melakukan transaksi tanpa harus menunggu pembayaran dengan cek atau kartu kredit.
Selain itu, petty cash juga dapat mengurangi biaya administrasi yang dibutuhkan untuk melakukan transaksi dengan cara lain.
4. Menjaga keamanan uang kas
Petty cash juga dapat digunakan untuk menjaga keamanan uang kas. Petty cash ini biasanya dikelola oleh seorang kasir atau kepala keuangan yang bertanggung jawab untuk mengelola uang tunai tersebut dan melaporkan pengeluaran kepada pihak yang berwenang.
Dengan begitu, akan lebih aman dan terjaga dari tindakan pencurian atau kehilangan.
5. Pembatasan pengeluaran
Perusahaan juga harus menetapkan batas pengeluaran yang diperbolehkan untuk petty cash ini. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi pengeluaran yang tidak perlu atau tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Selain itu, perusahaan juga harus memastikan bahwa petty cash ini digunakan hanya untuk tujuan yang ditentukan dan tidak digunakan untuk keperluan pribadi.
6. Laporan
Setelah tahu apa itu petty cash, perusahaan juga harus menyediakan laporan yang jelas mengenai pengeluaran yang dilakukan dengan menggunakan petty cash.
Laporan ini digunakan untuk memantau pengeluaran yang dilakukan dan melakukan pengendalian pengeluaran agar sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.
7. Fungsi lainnya
Selain fungsi-fungsi di atas, petty cash juga dapat digunakan untuk tujuan lain seperti pembayaran biaya perjalanan, pembayaran honorarium, dll.
Namun, perusahaan harus memastikan bahwa pengeluaran yang dilakukan dengan menggunakan petty cash ini sesuai dengan peraturan yang berlaku dan tidak melanggar ketentuan pengelolaan uang kas yang sudah ditetapkan.
Baca Juga : Pengertian Kas, Fungsi, Jenis, Pengendalian dan Contohnya
Prosedur Pengelolaan Petty Cash
Dalam sebuah perusahaan, memahami apa itu petty cash dan pengelolaannya sangat penting untuk menjaga agar keuangan perusahaan tetap terkontrol dan transparan.
Selanjutnya dalam artikel ini, akan dijelaskan prosedur pengelolaan petty cash yang baik dan benar.
1. Pembuatan Rencana Anggaran
Sebelum melakukan pengelolaan petty cash, perusahaan harus membuat rencana anggaran. Rencana anggaran ini harus disetujui oleh pihak manajemen perusahaan.
Ini yang menentukan berapa jumlah uang yang akan digunakan untuk petty cash dan untuk keperluan apa uang tersebut akan digunakan.
2. Penunjukkan Petugas Pengelola
Setelah rencana anggaran dibuat, perusahaan harus menunjuk petugas pengelola yang bertanggung jawab untuk mengelola petty cash.
Petugas pengelola ini harus dipercayakan dan bertanggung jawab atas petty cash yang dikelolanya.
3. Pembukaan Buku Kas
Petugas pengelola harus membuka buku kas yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang dilakukan dengan menggunakan petty cash.
Buku kas ini harus dilengkapi dengan tampilan yang jelas dan mudah dipahami sehingga mudah untuk dilakukan pemeriksaan.
4. Penerimaan dan Penyaluran Uang
Petugas pengelola harus menerima uang petty cash dari pihak manajemen perusahaan dan menyalurkannya sesuai dengan rencana anggaran yang telah ditetapkan.
Petugas pengelola harus memberikan bukti penerimaan dan penyaluran uang kepada pihak manajemen perusahaan.
5. Laporan Keuangan
Petugas pengelola harus menyusun laporan keuangan yang menunjukkan seluruh transaksi yang dilakukan dengan menggunakan petty cash.
Laporan keuangan ini harus diserahkan kepada pihak manajemen perusahaan secara berkala.
6. Pemeriksaan dan Audit
Pihak manajemen perusahaan harus melakukan pemeriksaan dan audit secara berkala terhadap petty cash yang dikelolanya.
Pemeriksaan dan audit ini dilakukan untuk memastikan bahwa petty cash dikelola dengan baik dan sesuai dengan rencana anggaran.
Hasil pemeriksaan dan audit ini harus dilaporkan kepada pihak manajemen perusahaan dan ditindaklanjuti sesuai dengan hasil yang ditemukan.
Baca Juga : Apa Itu Audit? Mengapa Fungsinya Sangat Vital Bagi Perusahaan?
7. Rekonsiliasi
Petugas pengelola harus melakukan rekonsiliasi secara berkala antara buku kas dengan uang yang ada, tidak hanya sekedar memahami apa itu petty cash.
Rekonsiliasi ini dilakukan untuk memastikan bahwa uang yang ada di petty cash sesuai dengan catatan yang ada dalam buku kas.
8. Pengembalian Uang
Jika uang yang ada di petty cash tidak lagi dibutuhkan atau sudah habis digunakan, petugas pengelola harus mengembalikan sisa uang yang ada kepada pihak manajemen perusahaan.
Petugas pengelola juga harus menyampaikan laporan mengenai sisa uang yang dikembalikan.
9. Penyimpanan yang Aman
Lebih jauh dalam memahami apa itu petty cash, petugas pengelola harus menyimpan uang petty cash dalam tempat yang aman dan terlindungi dari kerugian.
Uang petty cash harus disimpan dalam kondisi yang baik dan selalu diperiksa untuk memastikan tidak ada uang yang hilang atau rusak.
10. Dokumentasi
Petugas pengelola harus menyimpan semua dokumen yang berhubungan dengan petty cash seperti bukti penerimaan, bukti penyaluran, laporan keuangan, dan hasil pemeriksaan dan audit.
Dokumen-dokumen ini harus disimpan dengan baik dan mudah diakses untuk tujuan pemeriksaan dan audit.
Kesimpulan: Dalam memahami apa itu petty cash dan cara mengelolanya, perusahaan harus mengutamakan transparansi dan akuntabilitas.
Dengan menerapkan prosedur pengelolaan yang baik dan benar, perusahaan dapat menjaga agar keuangan tetap terkontrol dan menghindari risiko kerugian.
Peraturan dan Standar Pelaporan Petty Cash
Pelaporan petty cash merupakan salah satu aspek penting dalam pengelolaan uang kas kecil dalam sebuah perusahaan. Dalam artikel ini, akan dijelaskan peraturan dan standar pelaporan petty cash yang harus diikuti oleh perusahaan.
1. Peraturan perpajakan
Perusahaan harus mematuhi peraturan perpajakan yang berlaku dalam pelaporan petty cash. Hal ini termasuk pembuatan laporan pajak dan pembayaran pajak yang dikenakan pada uang petty cash yang digunakan.
2. Standar akuntansi
Perusahaan harus mematuhi standar akuntansi yang berlaku dalam pelaporan petty cash.
Hal ini termasuk pencatatan transaksi petty cash dalam buku besar perusahaan dan pengelolaan laporan keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
3. Laporan keuangan
Perusahaan harus menyusun laporan keuangan yang menunjukkan seluruh transaksi yang dilakukan dengan menggunakan petty cash.
Laporan keuangan ini harus diserahkan kepada pihak manajemen perusahaan secara berkala dan harus dibuat sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku.
4. Pemeriksaan internal
Perusahaan telah mengerti apa itu petty cash, dan harus melakukan pemeriksaan internal secara berkala terhadap petty cash yang dikelolanya.
Pemeriksaan ini dilakukan untuk memastikan bahwa petty cash dikelola dengan baik dan sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku.
5. Audit eksternal
Perusahaan harus mengizinkan audit eksternal untuk dilakukan pada petty cash yang dikelolanya.
Audit ini dilakukan oleh pihak ketiga yang independen dan bertujuan untuk memastikan bahwa petty cash dikelola dengan baik dan sesuai dengan peraturan dan standar yang berlaku.
6. Dokumentasi
Perusahaan harus menyimpan semua dokumen yang berhubungan dengan petty cash seperti bukti penerimaan, bukti penyaluran, laporan keuangan, dan hasil pemeriksaan dan audit.
Dokumen-dokumen ini harus disimpan dengan baik dan mudah diakses untuk tujuan pemeriksaan dan audit.
7. Pelaporan ke pemerintah
Perusahaan harus melaporkan seluruh transaksi yang dilakukan dengan menggunakan petty cash kepada pemerintah. Laporan ini harus dilakukan secara berkala dan harus sesuai dengan peraturan pemerintah yang berlaku.
Laporan ini harus mencakup informasi seperti jumlah uang yang digunakan, tujuan pemakaian uang, dan bukti transaksi.
8. Sistem informasi
Perusahaan harus menyediakan sistem informasi yang memudahkan dalam pelaporan petty cash. Sistem ini harus dapat digunakan untuk mencatat transaksi, menyusun laporan keuangan, dan melakukan pemeriksaan dan audit secara efisien.
9. Pelatihan karyawan
Perusahaan harus memberikan pelatihan kepada karyawan yang terkait dengan pelaporan petty cash.
Pelatihan ini harus mencakup peraturan dan standar yang berlaku, sistem pelaporan yang digunakan, dan cara mengatasi masalah yang mungkin timbul dalam pelaporan.
10. Pemantauan dan evaluasi
Perusahaan harus melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala terhadap pelaporan petty cash yang dilakukan.
Pemantauan dan evaluasi ini bertujuan untuk mengetahui keberhasilan pelaporan dan mengidentifikasi masalah yang mungkin timbul.
Keuntungan Menggunakan Petty Cash
Memahami apa itu petty cash, pengelolaan dan keuntungannya merupakan hal yang penting dalam menjaga agar keuangan perusahaan tetap terkontrol.
Selanjutnya dalam artikel ini, akan dijelaskan beberapa keuntungan yang diperoleh dari penggunaan petty cash dalam sebuah perusahaan.
1. Keuntungan dari segi efisiensi
Menggunakan petty cash dapat meningkatkan efisiensi dalam hal pembayaran keperluan-keperluan kecil.
Dengan adanya petty cash, perusahaan tidak perlu mengeluarkan uang tunai dari kas besar untuk membayar keperluan-keperluan kecil seperti beli makanan atau alat tulis.
Hal ini akan mengurangi risiko kehilangan uang tunai dan juga memudahkan pengelolaan uang tunai dalam perusahaan.
2. Keuntungan dari Segi Pengendalian Biaya
Menggunakan petty cash dapat membantu dalam pengendalian biaya. Dengan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan dari petty cash, perusahaan dapat mengetahui seberapa banyak uang yang digunakan dan untuk apa uang tersebut digunakan.
Hal ini dapat membantu dalam mengendalikan biaya dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.
3. Keuntungan dari segi kecepatan pembayaran
Menggunakan petty cash juga dapat mempercepat proses pembayaran. Dalam hal-hal yang mendesak, perusahaan dapat menggunakan uang dari petty cash tanpa harus menunggu proses pembayaran dari kas besar.
Hal ini dapat mempercepat proses pembayaran dan mengurangi risiko terlambat dalam membayar kewajiban perusahaan.
4. Keuntungan dari segi fleksibilitas
Menggunakan petty cash juga dapat memberikan fleksibilitas dalam hal pembayaran. Dalam hal-hal yang tidak terduga, perusahaan dapat menggunakan uang dari petty cash untuk membayar keperluan-keperluan yang tidak terduga.
Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga dan meningkatkan fleksibilitas perusahaan.
5. Keuntungan dari segi transparansi
Menggunakan petty cash juga dapat meningkatkan transparansi dalam hal pengelolaan uang tunai.
Dengan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan dari petty cash dan melakukan audit secara berkala, perusahaan dapat mengetahui seberapa banyak uang yang digunakan dan untuk apa uang tersebut digunakan.
Hal ini dapat membantu dalam meningkatkan transparansi pengelolaan uang tunai dalam perusahaan.
6. Keuntungan dari segi penghematan waktu
Menggunakan petty cash juga dapat menghemat waktu dalam hal pembayaran. Dengan adanya petty cash, perusahaan tidak perlu menunggu proses pengambilan uang dari kas besar untuk membayar keperluan-keperluan kecil.
7. Keuntungan dari segi pengurangan risiko
Menggunakan petty cash dapat membantu perusahaan dalam mengurangi risiko. Dengan adanya petty cash, perusahaan tidak perlu menyimpan uang tunai dalam jumlah besar yang meningkatkan risiko kehilangan uang atau pencurian.
Selain itu, dengan mencatat setiap pengeluaran yang dilakukan dari petty cash, perusahaan dapat mengurangi risiko pengeluaran yang tidak sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Kesimpulan: Itulah beberapa pembahasan tentang keuntungan apa itu petty cash yang diperoleh dalam sebuah perusahaan. Dengan mengetahui keuntungan ini, perusahaan dapat mempertimbangkan untuk menggunakan petty cash dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
Namun tetap diperlukan pengawasan dan pengendalian yang baik dalam mengelola petty cash agar perusahaan dapat memperoleh keuntungan yang maksimal dari penggunaan petty cash.
Cara Membuat Laporan Petty Cash
Kita telah memahami apa itu petty cash, selanjutnya dalam artikel ini, akan dijelaskan cara membuat laporan petty cash yang baik dan benar.
1. Persiapkan data yang dibutuhkan
Untuk membuat laporan petty cash, pertama-tama perlu disiapkan data yang dibutuhkan. Data yang dibutuhkan meliputi catatan pengeluaran yang dilakukan dari petty cash, catatan replenishment, dan hasil audit yang telah dilakukan.
Selain itu, perlu juga disiapkan data-data lain yang diperlukan seperti nota beli, invoice, dan lain-lain.
2. Buat tabel pengeluaran
Selanjutnya, perlu dibuat tabel pengeluaran yang digunakan untuk mencatat pengeluaran yang dilakukan dari petty cash.
Tabel pengeluaran ini harus mencantumkan tanggal, jumlah uang, dan untuk apa uang tersebut digunakan.
Selain itu, tabel pengeluaran juga harus mencantumkan nama penerima uang dan nama pembuat catatan.
3. Buat tabel replenishment
Selain tabel pengeluaran, perlu juga dibuat tabel replenishment yang digunakan untuk mencatat replenishment yang dilakukan.
Tabel replenishment ini harus mencantumkan tanggal replenishment, jumlah uang yang ditambahkan, dan nama pembuat catatan.
4. Buat laporan
Setelah data yang dibutuhkan disiapkan dan tabel-tabel dibuat, selanjutnya perlu dibuat laporan petty cash.
Laporan ini harus mencantumkan jumlah uang yang digunakan dari petty cash, jumlah uang yang ditambahkan melalui replenishment, dan hasil audit yang telah dilakukan.
Selain itu, laporan juga harus mencantumkan informasi lain yang diperlukan seperti nama pembuat laporan dan tanggal laporan dibuat.
5. Tambahkan dokumen pendukung
Setelah laporan dibuat, perlu juga ditambahkan dokumen pendukung seperti nota beli, invoice, dan lain-lain. Dokumen pendukung ini digunakan sebagai bukti transaksi yang dilakukan dan diperlukan dalam proses audit.
Penutup
Memahami apa itu petty cash cukup penting karena ini berkaitan langsung dengan transaksi-transaksi kecil.
Meski transaksi kecil, pencatatan petty cash harus dilakukan dengan detail untuk meminimalisir kerugian. Semoga bermanfaat.
