Era digital sekarang memungkinkan semua orang untuk mengakses informasi dari mana saja dan kapan saja, tanpa dibatasi ruang dan waktu. Termasuk di dalamnya adalah mengikuti berbagai macam webinar.
Informasi tentang webinar seringkali beredar di berbagai platform media sosial, baik di Facebook, Instagram, Twitter, hingga grup Telegram, dan grup WhatsApp.
Informasi di bawah ini akan menyajikan beberapa info tentang webinar, sehingga Anda dapat memahami dengan baik.
Apa Itu Webinar?
Webinar berasal dari kata ‘web’ dan ‘seminar’, yang berarti adalah kegiatan seminar dengan media internet. Webinar ini dapat diikuti oleh peserta dimana pun mereka berada sehingga tidak terikat oleh ruangan tertentu seperti seminar konvensional.
Pelaksanaan webinar biasanya disusun semirip mungkin dengan seminar konvensional oleh pihak penyelenggara, sehingga tujuan dari seminar itu sendiri tidak akan terhalangi meskipun antar pengguna webinar tidak bertatap muka.
Fungsi Webinar
Setelah memahami apa itu webinar sebagai seminar yang dilaksanakan secara online, Anda juga perlu mengetahui apa saja fungsi dari webinar itu sendiri. Fungsinya akan dijelaskan lebih lengkap di bawah ini:
1. Sebagai Media Promosi
Webinar biasanya digunakan oleh organisasi atau lembaga penyelenggara tidak hanya memberi materi sesuai topik webinar, namun juga memanfaatkannya sebagai media promosi kepada para peserta.
2. Wadah Bertukar Informasi
Selanjutnya berfungsi untuk bertukar informasi, dimana pemateri yang diundang biasanya seorang ahli atau orang yang berpengalaman dalam profesi tertentu.
Fitur chat yang biasanya ada di dalam aplikasi juga memungkinkan peserta turut serta dalam berpendapat di webinar.
Manfaat Webinar
Selain fungsi, ada beberapa manfaat webinar yang perlu diketahui. Manfaat ini dibagi menjadi manfaat bagi penyelenggara/pemilik bisnis dan pesertar. Berikut rincian manfaat webinar:
1. Manfaat Bagi Penyelenggara/Pemilik Bisnis
- Dapat meningkatkan pengetahuan peserta tentang brand perusahaan. Penyelenggara akan memanfaatkan webinar sebagai media untuk menyampaikan keunggulan brand perusahaannya.
- Sebagai sarana untuk memberikan edukasi kepada peserta. Semakin banyak peserta yang mengikuti webinar, maka akan semakin banyak pula orang yang dapat merasakan manfaat dan keunggulan dari brand perusahaan sehingga meningkatkan jumlah calon pelanggan juga.
- Sebagai sarana penyelenggara untuk menunjukkan kemampuannya yang lebih unggul dibandingkan dengan kompetitor.
- Dapat menghemat waktu dan biaya promosi jika dibandingkan dengan promosi offline yang dapat menghabiskan lebih banyak dana.
- Materi dapat didokumentasikan dan digunakan untuk kegiatan serupa, sehingga lebih menghemat biaya penyelenggaraan seminar.
2. Manfaat Bagi Peserta
- Biasanya lebih hemat biaya dibandingkan dengan seminar konvensional. Webinar dapat dilakukan di rumah sehingga tidak membutuhkan dana transportasi dan akomodasi untuk peserta yang rumahnya jauh dari lokasi webinar.
- Pastinya akan memberikan ilmu tambahan kepada para pesertanya.
- Membuat peserta dapat lebih santai saat mengikutinya karena lebih fleksibel sehingga bisa diikuti dimanapun sesuka peserta.
- Seringkali menyediakan e-sertifikat untuk peserta melalui email atau kontak lain sehingga dapat menambah portofolio peserta.
- Jangkauan peserta lebih luas karena tidak dibatasi ruang, sehingga peserta dapat berinteraksi dengan peserta lain dari seluruh wilayah Indonesia.
Jenis Webinar
Webinar dibagi menjadi beberapa jenis, yaitu:
1. Conference Webinar
Conference merupakan jenis webinar di mana antara peserta dan pemateri dapat berkomunikasi dua arah. Peserta dapat mengajukan pertanyaan kepada pemateri atau mengajak diskusi peserta lain selama proses webinar.
2. Broadcast Webinar
Broadcast adalah istilah yang berasal dari bahasa Inggris yang memiliki arti penyiaran. Nah, Broadcast memiliki ciri khusus yaitu jumlah peserta yang sangat banyak. Peserta pada broadcast ini bisa ribuan atau bahkan lebih.
Jumlah peserta inilah yang membedakan broadcast dengan webinar konvensional yang jumlah pesertanya terbatas oleh ruangan.
3. Sales Webinar
Jenis ini sering digunakan untuk memasarkan sesuatu. Biasanya, alur pendaftaran pada sales webinar akan mengarahkan peserta untuk mendaftar melalui link yang disebarluaskan.
Kemudian peserta akan mengisi identitas diri dan kontak yang bisa dihubungi penyelenggara.
Baca Juga : Pengertian Sales
4. Series Webinar
Series webinar berarti webinar yang dilaksanakan dengan beberapa episode. Sehingga peserta tidak hanya mengikuti proses dalam sekali pertemuan, namun ada kelanjutan pertemuan sebagai satu rangkaian series webinar.
5. Profit Webinar
Profit webinar merupakan jenis dimana peserta akan membayar sejumlah uang untuk mengikuti proses webinar tersebut.
Jenis ini akan lebih menguntungkan bagi pihak penyelenggara karena dapat mendapatkan keuntungan finansial secara langsung.
Jenis profit ini cenderung digunakan oleh pihak-pihak profesional, sehingga peserta pun tidak akan ragu untuk mengikuti webinar meskipun berbayar.
Hal ini dikarenakan penyelenggara mayoritas dapat menjamin kualitas materi yang diberikan selama proses webinar
6. Employee Training
Sama dengan webinar pada umumnya, namun yang khusus adalah anggota dalam webinar. Biasanya jenis ini digunakan oleh perusahaan secara khusus untuk kegiatan pelatihan karyawannya saja.
7. Thought Leadership Webinar
Jenis ini biasanya digunakan oleh perusahaan untuk membahas permasalahan perusahaan seperti perkembangan tren dan hal lain yang berkaitan dengan industrinya.
Thought Leadership sering dibagi menjadi beberapa segmen berdasarkan kemampuan pesertanya.
8. Lead Nurturing Webinar
Lead Nurturing berfungsi untuk memelihara semangat dan antusiasme dari orang yang tertarik dengan brand perusahaan. Isi dari Lead Nurturing biasanya seputar edukasi terkait produk atau jasa brand perusahaan.
Cara Kerja Webinar
Cara kerja webinar sesuai dengan pengertiannya, yaitu seminar yang dilaksanakan secara online.
Pihak penyelenggara akan membagikan undangan pendaftaran kepada peserta. Setelah peserta mengisi link pendaftaran, pihak penyelenggara akan menghubungi kontak peserta.
Penyelenggara selanjutnya akan menjelaskan cara mengakses webinar dan prosedur yang perlu dilalui peserta untuk mengikutinya, seperti bergabung dengan grup WhatsApp sesama anggota atau peserta.
Grup WhatsApp sering digunakan untuk menyampaikan seputar informasi terkait webinar dan follow up setelah webinar selesai.
Biasanya selesai, penyelenggara akan mengajak peserta untuk menggunakan produk atau jasa yang dipromosikan selama webinar.
Tips Menyelenggarakan Webinar
Menyelenggarakan webinar tentu saja tidak akan mudah dan membutuhkan beberapa hal yang harus diperhatikan saat Anda ingin menyelenggarakan webinar.
Berikut hal-hal yang harus diperhatikan saat menyelenggarakannya:
1. Menentukan Topik
Hal pertama yang perlu dilakukan penyelenggara webinar adalah menentukan apa topik dan apa tujuan dari pelaksanaan webinar tersebut.
Topik dan tujuan ini bermaksud untuk membantu penyelenggara dalam mendesaian proses webinar.
Penyelenggara dapat terlebih dahulu melakukan riset dengan melihat webinar lain dengan topik serupa. Penyelenggara dapat mengamati proses webinar lain tersebut dan mendapatkan pemahaman yang lebih sebelum mulai mendesain webinarnya sendiri.
2. Membentuk Tim Panitia
Proses menyelenggarakan webinar akan membutuhkan banyak persiapan dan hal-hal lain yang perlu diperhatikan.
Hal ini menyebabkan akan sulit jika dikelola sendirian, sehingga perlu dibentuknya tim panitia sebagai penyelenggara webinar.
Tim tidak memerlukan terlalu banyak orang, namun harus jelas tentang deskripsi tugas dan tanggungjawab masing-masing anggota. Tim panitia penyelenggara webinar biasanya terdiri dari:
- Koordinator, bertugas menentukan topik, mendesain cara promosi, memilih pemateri, dan membuka acara.
- Pemateri, bertugas menyampaikan materi webinar sehingga tanggungjawabnya terletak pada kualitas konten.
- Asisten, bertanggungjawab untuk memastikan kelancaran hal-hal teknis.
3. Menyusun Format Acara
Setelah membagi tugas dan tanggungjawab masing-masing anggota penyelenggara, tahap selanjutnya adalah menyusun format acara webinar.
Secara umum, memiliki empat format acara yang sering digunakan, yaitu:
- Pembicara tunggal, dimana hanya mengundang satu pemateri yang akan bertanggung jawab mengarahkan proses secara keseluruhan.
- Talkshow, menghadirkan satu pemateri sebagai narasumber dan satu pewawancara yang bertanya kepada narasumber.
- Diskusi panel, ini akan menghadirkan banyak pemateri dengan satu orang moderator yang akan memimpin jalannya webinar.
- Interaktif, sering berupa latihan bersama atau juga dapat berupa sesi tanya jawab yang biasanya akan membatasi jumlah peserta agar lebih efektif.
4. Mempersiapkan Materi
Materi seringkali berasal dari pemateri, sehingga pihak penyelenggara akan sedikit menyunting materi agar lebih menarik saat disajikan.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait persiapan materi, yaitu:
- Memiliki petunjuk teknis dalam mengikuti sesi dengan tujuan untuk menghindari kebingungan peserta yang baru pertama kali menggunakan aplikasi webinar.
- Menyiapkan CV atau perkenalan singkat pemateri sehingga peserta lebih memahami keahlian dan pengalaman pemateri.
- Menyampaikan agenda dan topik apa saja yang akan dibahas selama proses berlangsung.
- Materi utama yang akan disampaikan selama sesi juga perlu dipersiapkan dengan seksama.
5. Memilih Aplikasi Webinar
Webinar dapat dilaksanakan dengan menggunakan berbagai pilihan aplikasi yang tersedia, Pemilihan aplikasi ini harus memperhatikan kesesuaian jumlah peserta yang dapat diakomodasi dan fitur yang disediakan aplikasi dengan kebutuhan webinar.
Berikut contoh aplikasi webinar:
- Google Meet, platform untuk konferensi video yang dapat diakses oleh seluruh pengguna Google. Jumlah peserta yang dapat diakomodasi Google Meet sebanyak 100 orang.
- Zoom, aplikasi yang menjadi pilihan banyak pihak untuk melaksanakan webinar karena menyediakan berbagai fitur dari yang gratis hingga berbayar.
- Youtube Live, menggunakan fitur live pada YouTube memungkinkan perusahaan untuk menyampaikan materi sekaligus dapat menerima tanggapan dari penonton secara real time. Jangkauan YouTube Live lebih luas karena dapat ditonton oleh siapa saja tanpa adanya link peserta.
- Aplikasi lain yang dapat digunakan namun kurang popular di Indonesia, seperti: Demio, GoToWebinar, LiveStream, WebinaJam, dan sebagainya.
6. Menyiapkan Semua Perlengkapan Pendukung
Alat yang digunakan dalam webinar perlu untuk dipastikan apakah dapat berfungsi secara normal sehingga tidak mengganggu jalannya webinar.
Alat yang biasanya digunakan seperti headphone, mic, dan pastikan pula ruangan yang kondusif.
7. Melakukan Gladi Bersih
Gladi bersih tidak hanya diperlukan dalam seminar konvensional, namun juga pada webinar.
Pada gladi bersih ini terutama juga digunakan untuk memastikan kelancaran hal-hal teknis yang sering mengalami gangguan . Gladi bersih yang efektif perlu memperhatikan hal berikut:
- Memeriksa ulang semua perlengkapan pendukung.
- Mengenalkan cara menggunakan aplikasi kepada pemateri.
- Melakukan gladi bersih selayaknya melakukan webinar langsung.
8. Membuat Halaman Pendaftaran Peserta
Halaman pendaftaran peserta dilakukan setelah memastikan semua hal teknis yang dibahas sebelumnya. Pembuatan formulir pendaftaran ini dapat dilakukan menggunakan Google Form untuk menghemat waktu dan lebih praktis.
9. Mempromosikan
Langkah selanjutnya dan merupakan langkah yang sangat penting adalah mempromosikan webinar yang akan diselenggarakan. Ada beberapa metode yang dapat digunakan sebagai promosi webinar, diantaranya:
- Membuat artikel yang berkaitan dengan topik sehingga akan menarik pembaca untuk memahami lebih lanjut terkait topik tersebut dan memungkinkan pembaca untuk mencari informasi terkait webinarnya.
- Membuat promosi melalui platform media sosial sehingga banyak pengguna media sosial akan mengetahui informasi terkait webinar.
- Memasang iklan online untuk memaksimalkan jangkauan pembaca agar lebih banyak orang yang tahu tentang webinar.
Cara Membuat Webinar Menarik
Jika persiapan webinar sudah dilakukan dengan baik, maka seharusnya pelaksanaannya dapat berjalan secara lancar.
Namun alangkah baiknya jika yang diselenggarakan bukan hanya lancar tapi juga menarik bagi peserta sehingga tertarik untuk mengikuti webinar tim yang sama.
1. Memulai Kegiatan Webinar Tepat Waktu
Seminar konvensional di Indonesia seringkali mengalami keterlambatan dalam memulai seminar.
Seringnya kejadian ini membuat keterlambatan acara menjadi semacam budaya di masyarakat Indonesia. Memulai tepat waktu akan meningkatkan reputasi dan kualitas webinar.
2. Menarik Perhatian Peserta
Webinar dilaksanakan bukan hanya dengan penyampaian materi dari pemateri secara monoton, namun diperlukan pula candaan ringan yang dapat menghidupkan suasana sehingga peserta tidak bosan dan semakin antusias dalam proses webinar.
3. Menyiapkan Pertanyaan Untuk Sesi Tanya Jawab
Tidak semua webinar akan memiliki peserta yang aktif, sehingga pihak penyelenggara perlu menyiapkan pertanyaan sebagai persiapan jika peserta tidak ada yang bertanya saat sesi tanya jawab.
4. Mengadakan Kuis Berhadiah
Adanya hadiah yang disiapkan oleh penyelenggara akan lebih menarik peserta untuk semangat dalam webinar.
Hadiah yang sering digunakan biasanya berupa e-book gratis dan saldo e-wallet (DANA, OVO, Shopee Pay, dan sebagainya).
Sekarang populer dengan bisnis webinar, dimana pihak penyelenggara akan menjual webinar itu sendiri sebagai produk mereka.
Jika Anda ingin berfokus untuk berbisnis webinar, ada beberapa saran yang dapat diterapkan untuk berbisnis webinar.
Saat menjual webinar, pastikan untuk menyediakan bahan-bahan promosi yang memadai.
Promosi bukan hanya berupa postingan di platform media sosial atau video iklan, namun juga artikel yang dapat mendukung webinar Anda. Berikut format artikel yang disarankan:
- Bagaimana topik yang diajarkan akan berpengaruh (diperkuat dengan bukti statistic).
- Jelaskan mengapa webinar yang diajarkan itu penting.
- Memperkenalkan diri dan alasan mengapa Anda jago di bidang tersebut.
- Menjelaskan bagaimana topik yang diajarkan akan bermanfaat bagi peserta.
- Memberikan penjelasan terkait siapa saja yang cocok dan membutuhkan webinar tersebut.
- Menjelaskan fasilitas apa saja yang akan diterima peserta.
- Tunjukkan testimoni pelanggan yang sebelumnya bersedia membeli webinar Anda untuk lebih meyakinkan peserta webinar yang merupakan calon pelanggan Anda.
- Membuat daftar pertanyaan dan jawaban yang sering atau kemungkinan ditanyakan untuk menghindari kebingungan jika jawaban tidak tepat atau kurang memuaskan peserta.
Penutup
Demikian pembahasan tentang apa itu webinar, beserta jenis, manfaat, dan fungsinya. Semoga bisa memberikan pemahaman baru tentang webinar dan tips bagi kalian yang ingin menjalankan bisnis webinar.
