Bagi mereka yang berprofesi sebagai akuntan, membicarakan cost dan expense adalah hal yang tidak asing lagi. Dalam penyusunan laporan keuangan, hal ini sangat penting dan tidak boleh diabaikan.
Laporan keuangan memuat pengeluaran dan pemasukan yang disebut dengan cost dan expense. Tahukah Anda bahwa ada perbedaan antara biaya (cost) dan beban (expense) dalam akuntansi? Untuk lebih jelasnya, kita akan membahas secara lengkap di bawah ini.
Pengertian Expense
Menurut Ikatan Akuntan Indonesia, Pengertian Expense adalah penurunan laba selama satu periode akuntansi dalam bentuk beban, penurunan aset, atau kondisi kewajiban yang mengarah pada penurunan nilai ekuitas yang tidak terkait dengan distribusi kepada investor.
Expense juga disebut pengorbanan usaha yang harus diringankan, dan juga diperlukan sebagai konsekuensi yang nantinya akan menghasilkan pendapatan.
Hal yang dimaksud dengan expense ini juga dikenal sebagai sumber biaya yang mewakili jumlah pendapatan untuk periode akuntansi.
Baca Juga : Perbedaan Akuntansi dan Keuangan
Perbedaan Cost dan Expense
Seperti dijelaskan sebelumnya, pengusaha dan mereka yang tidak terbiasa dengan masalah akuntansi dapat dibingungkan oleh perbedaan biaya dan beban. Berikut perbedaannya yang di rangkum dari berbagai sumber:
1. Gambaran Perbedaan Umum
Secara umum, expense adalah sebagai semua sumber daya keuangan yang harus dikeluarkan perusahaan agar dapat terus berfungsi dengan baik.
Beban juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengurangi nilai ekonomi, seperti menggunakan uang untuk mendepresiasi nilai aset.
Secara umum, perbedaan cost dan expense sudah bisa dimengerti melalui definisinya masing-masing seperti yang telah dijelaskan di atas.
Untuk itu, biaya (cost) tidak serta merta digunakan untuk kegiatan usaha, sedangkan pengeluaran (expense) berulang digunakan untuk kegiatan usaha utama.
2. Pencatatan Cost dan Expense dalam Laporan Keuangan
Perbedaan antara cost dan expense di dalam laporan keuangan adalah beban yang dicatat dalam laporan laba rugi, yang tidak mendatangkan keuntungan di masa yang akan datang.
Oleh karena itu, expense adalah biaya yang telah digunakan dalam waktu kurang dari satu tahun.
Sedanglan biaya atau cost adalah yang tertera di dalam neraca dan dapat dianggap sebagai aset karena memiliki keuntungan di masa depan dan biayanya tidak digunakan. Itulah perbedaan cost dan expense menurut pencatatannya.
3. Menurut Periode Akuntansi
Perbedaan cost dan expense adalah dilihat dari laporan keuangan di mana cost mencakup beberapa periode akuntansi.
Oleh karena itu, masih dianggap sebagai pengeluaran untuk modal atau aset, sebagai lawan dari pengeluaran dengan periode akuntansi kurang dari satu tahun.
Beban atau expense sering dinilai sebagai biaya yang dapat digunakan untuk menghasilkan sumber pendapatan dan dapat dianggap sebagai pengakuan beban dalam kedua kasus tersebut.
Komponen biaya juga sangat berguna sebagai sumber modal yang jumlahnya lebih kecil secara proporsional dari total biaya.
Periode akuntansi satu tahun atau lebih ini disebut belanja modal. Namun, jika kurang dari satu tahun, seperti pengeluaran, itu dianggap sebagai beban pendapatan.
4. Tergantung Pada Jumlah Masalah dan Nilai Nominal
Tentunya dalam hal ini biaya-biaya tersebut dibebankan pada modal perusahaan, sehingga biaya yang dikeluarkan juga akan lebih besar dan akan sama dengan aset usaha lainnya seperti continuous period cost dan depresiasi.
Untuk perhitungan biaya, data diambil dari nilai pendapatan. Juga, akun pengeluaran tidak harus ada di periode berikutnya. Namun, dalam akun beban ini, nilai beban relatif lebih kecil dari nilai biaya.
5. Biaya dan Manfaat
Tentu saja, biaya dan pengeluaran memiliki kelebihannya masing-masing. Akun pengeluaran sangat berguna dan mempengaruhi nilai pendapatan tidak seperti akun expense atau beban yang lebih berguna untuk sumber daya.
Kehadiran hal ini tentunya juga dapat mempengaruhi jumlah modal yang diterima, tetapi pada biaya pengeluaran atau expense memiliki dampak signifikan pada angka keuangan perusahaan.
Contoh Perhitungan Biaya/Biaya Proyek
Anda telah megetahui apa itu expense serta perbedaanya dengan biaya atau cost.
Untuk lebih jelas supaya tidak salah dalam membedakannya, berikut ini adalah contoh expense dalam akuntansi pembukuan bisnis untuk pengeluaran dan biaya.
1. Contoh Akun Biaya atau Cost
PT ABC membeli sejumlah laptop bisnis untuk karyawan mereka, yang memiliki masa pakai 5 tahun lebih.
Dalam hal ini, laptop termasuk dalam kategori Aset Tetap, dan memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun, laptop dapat dikelompokkan ke dalam bagian Aset.
2. Contoh Akun Beban atau Expense
Contoh akun beban atau expense adalah dengan membeli laptop, PT ABC harus bersedia menanggung biaya tambahan lainnya seperti biaya perbaikan laptop, biaya internet, dan biaya lainnya.
Identifikasi Berbagai Expenses dalam Akuntansi
Sedikitnya ada enam jenis pengeluaran (expenses) yang menunjang berjalannya suatu perusahaan. Apa saja enam beban itu?
Silakan lanjutkan membaca petunjuk di bagian di bawah ini untuk memudahkan Anda memahami pengeluaran.
1. Beban yang Masih Harus Dibayar (Akumulasi Beban)
Jenis biaya beban pertama adalah biaya kumulatif. Apa artinya beban tunggal ini? Biaya beban ini sendiri merupakan biaya khusus yang mungkin telah terjadi tetapi tidak dibayarkan.
2. Beban Piutang Tak Tertagih (Bad Debt Loss)
Ada juga jenis biaya yang disebut beban utang buruk. Alasan utama munculnya biaya beban atau expense ini karena piutang dari bisnis, Anda mungkin dikenakan beban kredit yang buruk.
Misalkan bisnis Anda menguntungkan individu atau organisasi, namun di sisi lain terdapat kredit macet untuk membayar iuran.
Artinya tidak terbayarnya piutang menjadi beban piutang tak tertagih dalam pengelolaan laporan keuangan.
3. Biaya Operasional (Operating Costs)
Perlu diketahui juga bahwa ada jenis biaya pengeluaran yang disebut biaya operasi.
Hal yang bisa kita pelajari dari operating adalah Anda dapat melihat bahwa biaya ini merupakan biaya yang terkait dengan administrasi dan penjualan. Jadi semuanya dicatat dalam laporan.
Jika laba dibuat, laba tersebut dikurangkan terlebih dahulu oleh biaya operasional ini. Oleh karena itu, angka laba yang Anda peroleh adalah laba bersih setelah melunasi biaya operasional perusahaan saat ini.
4. Beban Bunga (Interest Expense)
Pernah mendengar tentang perhitungan bunga? Perhitungan bunga dalam expense adalah beban bisnis Anda setelah meminjam uang dari bank. Tentu saja, uang pinjaman dapat digunakan dalam banyak cara.
Tapi tentu saja, Anda juga akan dikenakan bunga pinjaman untuk biaya beban bunga ini. Kewajiban membayar interest expense adalah yang kemudian diklasifikasikan sebagai beban bunga dalam laporan keuangan.
5. Depresiasi
Selanjutnya, lihat biaya penyusutan untuk kali ini. Penyusutan dalam expense adalah kewajiban untuk membayar harga tertentu sebagai akibat dari pengakuan penggunaan keuntungan usaha.
Setelah aktivitas tersebut digunakan selama beberapa waktu, nilai aset akan menurun.
Biaya penyusutan untuk aset ini adalah jumlah biaya. Dengan kata lain, ada perbedaan antara nilai aset saat pertama kali dibeli dan nilai penggunaannya selama periode waktu tertentu. Pada akhirnya, nilai properti akan turun.
6. Biaya Penangguhan
Terakhir, Anda juga perlu mengetahui jenis pengeluaran apa yang disebut sebagai biaya yang ditangguhkan. Biaya yang ditangguhkan dalam expense adalah biaya yang telah dibayar di muka tetapi belum dirasakan manfaatnya.
Mengenal Accrued Expense
Selain mengenal expense secara umum, terdapat juga sub lain yang disebut dengan accured expense.
Akumulasi biaya atau accured expense adalah biaya wajib perusahaan yang jumlahnya dicatat dalam catatan keuangan meskipun perusahaan belum membayarnya. Pengeluaran ini dicatat selama periode akuntansi yang dikeluarkan oleh organisasi.
Keuntungan dari beban yang masih harus dibayar dalam akuntansi adalah bahwa catatan ini memberikan kejelasan kepada perusahaan dalam menentukan estimasi kewajiban yang harus dibayar dalam satu periode.
Oleh karena itu, perusahaan dapat mempersiapkan dana sejak awal.
Jenis Biaya yang Termasuk Dalam Biaya yang Masih Harus Dibayar
Masih banyak hal-hal lain yang terkait dengan expense. Salah satunya adalah biaya dalam pengeluaran yang termasuk dalam jenis biaya yang masih harus dibayar. Berikut adalah ulasannya :
1. Sewa Kantor
Jenis biaya yang masih harus dibayar pertama dalam expense adalah sewa kantor.
Bagi perusahaan yang menyewa kantor bulanan atau tahunan, biaya ini sudah termasuk biaya yang harus dibayar kemudian. Biaya ini masuk dalam biaya yang dibayarkan dari kas perusahaan.
2. Gaji
Gaji atau salaries expense adalah biaya yang dibayarkan kepada karyawan setelah periode akuntansi.
Jika perusahaan melacak pengeluaran dalam catatan keuangannya, pengeluaran tersebut termasuk dalam biaya yang masih harus dibayar.
3. Penerimaan Pembelian
Juga termasuk dalam biaya yang masih harus dibayar adalah pembelian yang diterima oleh perusahaan.
Barang dan jasa yang dibeli oleh suatu perusahaan dari seorang penjual dengan menggunakan sistem PO atau purchase order yang biayanya sudah diketahui sejak awal.
Tidak ada faktur yang dikeluarkan, tetapi Anda memiliki gambaran umum tentang biaya yang dikeluarkan saat menerima faktur dari pemasok. Biaya ini dapat dimasukkan ke dalam biaya yang masih harus dibayar.
4. Pajak atau Beban Bunga
Meskipun tidak ada pembayaran yang diperlukan, biaya bunga dan kewajiban pajak telah diestimasi oleh perusahaan sejak awal. Oleh karena itu termasuk dalam jenis biaya yang harus dikeluarkan.
5. Pengeluaran Lainnya
Selain beberapa jenis biaya akumulasi pengeluaran atau other expense yang telah disebutkan di atas, ternyata masih ada biaya yang masih harus dibayar yang juga mencakup bonus, tunjangan, dan biaya peralatan kantor. Jenis biaya ini disebut dengan pengeluaran lainnnya.
Hubungan Antara Biaya yang Masih Harus Dibayar dan Akuntansi
Ada dua jenis akuntansi untuk biaya yang masih harus dibayar, yaitu akuntansi kas dan akuntansi akrual. Pada umumnya akuntansi kas hanya menyimpan catatan transaksi yang menghasilkan pertukaran uang tunai.
Akuntansi membantu dalam pencatatan yang akurat dari pertukaran kas, tetapi dapat menyebabkan representasi yang tidak akurat dari saldo pendapatan, keuntungan, kerugian, dan pendapatan. Di sisi lain, terdapat perbedaan antara biaya yang masih harus dibayar dan hutang usaha.
Hutang usaha adalah hutang dagang yang merupakan kewajiban suatu perusahaan kepada pihak ketiga, dan hutang ini harus dilunasi dalam jangka waktu tertentu.
Hutang usaha memiliki angka yang lebih spesifik daripada biaya yang masih harus dibayar.
Jangka waktu pembayaran ini umumnya enam bulan sampai satu tahun sejak tanggal pembelian. Tujuan dari piutang ini adalah untuk mendokumentasikan pembayaran yang terjadi untuk memastikan bahwa pihak ketiga dibayar tepat waktu.
Contoh Biaya yang Masih Harus Dibayar
Perusahaan A adalah perusahaan pengemasan yang beroperasi di luar ruang kantor yang besar.
Untuk menyesuaikan ruangan dengan jenis usaha, perusahaan membutuhkan beberapa perbaikan atau alat tambahan. Mulai dari instalasi listrik hingga tata ruang kantor.
Perusahaan juga menyewa tukang listrik dan kontraktor yang harus menyelesaikan pekerjaan pada tanggal 28 Maret.
Namun, pembangun mengirim faktur untuk Rp24.000.000 ke Perusahaan A pada tanggal 10 April. Faktur dikirim setelah periode akuntansi.
Kewajiban ini juga termasuk dalam entri biaya yang masih harus dibayar. Jika masih ada biaya tambahan yang harus dibayar di kemudian hari, jumlahnya bisa disesuaikan saat perusahaan menerima invoice.
Pemahaman menyeluruh tentang pembiayaan perdagangan berkaitan dengan bagaimana uang dibelanjakan.
Laporan pengeluaran membantu pemilik bisnis melihat dengan tepat berapa banyak uang yang dihabiskan untuk menjalankan bisnis mereka.
Apa Itu Laporan Pengeluaran?
Laporan pengeluaran dalam expense adalah pengeluaran bisnis, departemen, proyek, atau karyawan.
Laporan ini menunjukkan biaya spesifik yang dikeluarkan secara individual atau total biaya selama periode tertentu berdasarkan kategori, penerima pembayaran, atau faktor lainnya.
Laporan pengeluaran atau expense report adalah laporan yang memungkinkan pemilik dan manajer bisnis melacak pengeluaran.
Hal ini diperlukan untuk menilai kesehatan keuangan bisnis, mengidentifikasi efisiensi, dan mengukur serta meningkatkan keuntungan.
Laporan pengeluaran meliputi:
- Tanggal pembayaran pelunasan
- Penerima atau penjual yang menerima uang
- Apakah biaya dibebankan kepada klien atau proyek tertentu?
- Total pembayaran termasuk pajak, biaya dan pengeluaran lainnya
- Kategori atau jenis pengeluaran.
Mengapa Laporan Pengeluaran Penting Bagi Bisnis
Laporan pengeluaran penting karena memungkinkan manajer untuk melacak pengeluaran perusahaan, departemen, atau tim tertentu, terutama yang terkait dengan pelanggan atau proyek tertentu.
Selain membantu manajemen, laporan pengeluaran memungkinkan karyawan untuk mengimbangi pengeluaran yang terkait dengan bisnis mereka, seperti perjalanan atau menjamu klien atau calon klien. Penggunaan laporan pengeluaran meliputi:
- Lacak pengeluaran departemen dan perusahaan dan total arus kas
- Hitung laba dengan mengurangkan biaya dari total pendapatan
- Memberi kompensasi kepada karyawan untuk pengeluaran bisnis yang memenuhi syarat
- Lacak biaya yang terkait dengan lini produk, proyek, atau pelanggan tertentu
Contoh :
- Gaji karyawan
- Gaji dan tunjangan karyawan
- Jalan kantor
- Instalasi, peralatan dan fasilitas
- Sewa
- Pembayaran sewa dan hipotek untuk fasilitas komersial
- Perbaikan dan inspeksi
- Biaya perbaikan atau pemeliharaan fasilitas atau peralatan
- Pertanggungan
- Asuransi kewajiban umum, asuransi kewajiban profesional, asuransi kendaraan komersial, atau asuransi perjalanan bisnis
- Pajak dan lisensi
- Biaya lisensi, biaya pendaftaran komersial atau pajak
- Pemasaran dan periklanan
- Biaya pembelian dan desain iklan
- Beban mobil
- Bensin, asuransi dan biaya pemeliharaan untuk kendaraan komersial
Bagaimana Cara Kerja Laporan Pengeluaran?
Tujuan utama ketika menyusun laporan pengeluaran adalah untuk mengidentifikasi pengeluaran.
Penerima manfaat ini meliputi, kategori pengeluaran atau berdasarkan proyek tertentu atau pengeluaran terkait pelanggan.
Proses pembuatan laporan pengeluaran sangat sederhana yakni :
- Putuskan pengeluaran apa yang ingin dimasukkan perusahaan Anda ke dalam laporan.
- Daftar pengeluaran yang memenuhi kriteria bisnis, termasuk juga rinciannya.
- Total biaya yang dimasukkan dalam laporan bisnis.
- Tambahkan juga catatan tentang biaya yang dikeluarkan atau total yang dibayarkan.
- Tanggal, nomor dan judul laporan berdasarkan isinya.
Dalam banyak kasus, hanya manajer yang dapat mengirimkan laporan pengeluaran, tetapi siapa pun yang telah menghabiskan uang untuk tujuan bisnis yang disetujui dapat mengirimkannya.
Siapa pun dapat mengajukan, tetapi laporan tersebut harus disetujui oleh pengelola (pemilik).
Penutup
Demikian informasi lengkap mengenai biaya beban, perbedaanya dengan cost serta cara menghitungnya dan cara membuat laporan biaya tersebut.
Secara garis besar expense adalah biaya beban yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan dalam jangka waktu kurang dari 1 tahun.
Baca Juga : Akuntansi Bisnis Online Pahami Segala Hal Pentingnya
