Kartu stok barang, atau stock card, merupakan suatu alat yang merangkum seluruh informasi terkait barang dalam suatu bisnis.
Dalam manajemen usaha, kartu stok barang menjadi instrumen yang penting untuk memantau seluruh aktivitas pembelian dan penjualan stok barang.
Fungsinya tak lain adalah untuk memberikan wawasan yang jelas terhadap persediaan barang usaha, memungkinkan pemantauan dan kontrol yang efektif.
Apa itu Kartu Stok Barang?
Kartu Stok Barang, atau sering disebut sebagai stock card adalah suatu alat manajemen inventaris yang digunakan untuk mencatat dan melacak semua informasi terkait dengan stok barang dalam suatu bisnis.
Kartu ini berperan penting dalam memantau pergerakan barang dari pembelian hingga penjualan, memberikan gambaran yang jelas tentang ketersediaan dan perubahan stok.
Pada dasarnya, kartu stok barang mencatat setiap transaksi yang terjadi, termasuk penerimaan barang baru, pengeluaran barang untuk penjualan, serta perubahan stok akibat retur atau kerusakan.
Informasi yang terdapat dalam kartu stok barang meliputi jumlah barang, tanggal transaksi, harga per unit, dan saldo stok akhir.
Dengan menggunakan kartu stok barang, perusahaan dapat memantau dengan lebih efisien tingkat persediaan, mengoptimalkan manajemen rantai pasok, dan mengidentifikasi pola-pola penjualan.
Sebagai alat kontrol yang efektif, kartu stok barang membantu bisnis untuk menghindari kelebihan persediaan yang dapat mengakibatkan biaya penyimpanan yang tinggi, sekaligus mencegah kekurangan stok yang dapat berdampak negatif pada layanan pelanggan dan kehilangan potensi pendapatan.
Baca Juga : 10+ Rekomendasi POS Software Terbaik di Indonesia
Fungsi Kartu Stok Barang
Kartu stok barang adalah alat administrasi yang penting dalam manajemen persediaan suatu perusahaan atau bisnis.
Fungsi dari kartu stok barang melibatkan beberapa aspek utama. Berikut adalah bebera fungsinya :
1. Pencatatan Masuk dan Keluar Barang
Kartu stok barang berfungsi sebagai catatan rinci tentang setiap barang yang masuk dan keluar dari gudang atau tempat penyimpanan.
Pencatatan masuk barang mencakup informasi seperti tanggal penerimaan, jumlah barang, asal barang, dan nomor faktur.
Pencatatan keluar barang mencakup informasi seperti tanggal pengeluaran, jumlah barang, tujuan pengeluaran, dan nomor faktur atau dokumen terkait.
Dengan adanya pencatatan yang akurat ini, perusahaan dapat melacak pergerakan barang dengan tepat dan efisien.
2. Memonitor Ketersediaan Stok
Kartu stok juga digunakan untuk memonitor ketersediaan stok barang di gudang atau dalam proses distribusi.
Dengan melihat jumlah barang yang masuk dan keluar, perusahaan dapat mengetahui jumlah stok yang tersedia pada suatu waktu tertentu.
Hal ini membantu dalam menghindari kekurangan stok yang dapat menghambat proses produksi atau layanan, serta mengoptimalkan tingkat persediaan agar tidak terlalu tinggi dan mengikuti prinsip manajemen persediaan yang efisien.
3. Pemantauan Harga Barang
Kartu stok barang juga mencatat informasi tentang harga setiap barang yang masuk.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memantau perubahan harga barang dari waktu ke waktu.
Pemantauan harga ini penting untuk menentukan nilai persediaan dan menghitung biaya produksi secara akurat.
Selain itu, dengan mengetahui perubahan harga, perusahaan dapat membuat keputusan strategis terkait penyesuaian harga jual atau perubahan pemasok untuk mengoptimalkan biaya.
4. Pencatatan Diskon dan Potongan Harga
Fungsi kartu stok yang tidak kalah pentingnya adalah mencatat diskon dan potongan harga yang diberikan atau diterima oleh perusahaan.
Proses ini mencakup diskon dari pemasok, potongan harga untuk pelanggan, atau promo-promo khusus yang dapat memengaruhi harga barang.
Pencatatan ini membantu perusahaan dalam menghitung nilai persediaan yang sebenarnya setelah memperhitungkan diskon atau potongan yang diberikan.
5. Memantau Tanggal Kadaluwarsa
Salah satu fungsi utama kartu stok adalah memantau tanggal kadaluwarsa barang yang disimpan.
Proses ini sangat penting terutama untuk produk-produk yang memiliki batas waktu penggunaan tertentu, seperti makanan, obat-obatan, atau barang-barang berbasis bahan kimia.
Dengan mencatat tanggal kadaluwarsa, perusahaan dapat menghindari penjualan atau penggunaan barang setelah melewati masa berlaku, yang dapat mengakibatkan konsekuensi hukum, kesehatan, atau reputasi bagi perusahaan.
6. Pencatatan Barang Rusak atau Hilang
Kartu stok juga berfungsi sebagai alat pencatatan barang yang rusak atau hilang selama proses penyimpanan atau distribusi.
Pencatatan ini melibatkan detail seperti kapan dan bagaimana kerusakan terjadi, jumlah barang yang terpengaruh, dan langkah-langkah yang diambil untuk menangani situasi tersebut.
Pencatatan barang rusak atau hilang ini membantu perusahaan untuk mengidentifikasi masalah dalam rantai pasok, meningkatkan keamanan penyimpanan, dan dapat membantu dalam proses klaim asuransi jika diperlukan.
7. Perhitungan Harga Pokok Penjualan (COGS)
Kartu stok barang mencatat informasi mengenai biaya barang yang masuk, termasuk harga pembelian, biaya pengiriman, pajak, dan biaya terkait lainnya.
Dengan informasi ini, perusahaan dapat menghitung Harga Pokok Penjualan (COGS), yaitu total biaya yang dikeluarkan untuk memproduksi atau mendapatkan barang yang dijual.
Perhitungan COGS adalah elemen penting dalam menentukan laba kotor perusahaan dan membantu manajemen dalam membuat keputusan strategis terkait penetapan harga dan kebijakan persediaan.
8. Pemantauan Rotasi Stok
Pemantauan rotasi stok melibatkan pengawasan terhadap seberapa cepat barang keluar dari gudang atau rak penyimpanan.
Informasi ini dapat membantu perusahaan dalam mengelola stok dengan lebih efisien, mengidentifikasi barang yang kemungkinan besar akan kedaluwarsa atau rusak, dan mengoptimalkan perputaran stok untuk meningkatkan profitabilitas.
Dengan memahami pola rotasi stok, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik terkait strategi pemasaran, promosi, dan pengadaan barang.
9. Pemantauan Level Minimum dan Maksimum
Salah satu fungsi utama kartu stok adalah pemantauan level minimum dan maksimum.
Level minimum menunjukkan jumlah stok yang tidak boleh terlampaui agar proses produksi atau layanan tetap berjalan lancar tanpa kekurangan barang.
Sementara level maksimum menentukan batas atas stok yang seharusnya tidak dilewati agar tidak terjadi penumpukan barang yang dapat mengakibatkan kerugian.
Dengan pemantauan ini, perusahaan dapat menghindari risiko kekurangan stok atau biaya penyimpanan yang tidak perlu.
10. Analisis Performa Barang
Kartu stok barang juga digunakan untuk melakukan analisis performa barang.
Informasi yang dicatat meliputi tingkat penjualan, popularitas barang, dan tingkat keuntungan yang dihasilkan.
Dengan melakukan analisis ini, perusahaan dapat mengidentifikasi barang-barang yang berkinerja baik dan yang mungkin perlu disesuaikan strateginya.
Analisis performa barang membantu dalam pengambilan keputusan terkait peningkatan penjualan, penghapusan barang yang kurang laku, atau perubahan strategi pemasaran.
Dengan menggunakan kartu stok barang untuk melaksanakan fungsi-fungsi ini, perusahaan dapat memastikan bahwa persediaan dijaga dengan optimal.
Proses ini membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi risiko kerugian, dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dalam manajemen persediaan dan strategi bisnis secara keseluruhan.
Baca Juga : Cara Memulai Bisnis Tanpa Stok untuk Pemula
