Inquiry letter merupakan salah satu jenis surat yang sering digunakan untuk pengajuan sebuah permintaan. Surat ini sering digunakan oleh para pelaku bisnis agar bisa mengirimkan berbagai informasi mengenai perusahaan lain.
Dalam surat, pelaku bisnis akan meminta hal spesifik. Sehingga perusahaan lain bisa memberikan balasan yang sesuai dengan permintaan tersebut.
Terdapat berbagai tujuan penggunaan dalam menulis sebuah permintaan. Pertama untuk mengonfirmasi mengenai jumlah permintaan barang maupun jasa.
Perlu menjadi perhatian, bahwa Anda bisa mengirimkan inquiry letter agar bisa mempelajari jumlah produk maupun layanan yang tersedia selama jangka waktu tertentu. Kedua, memperoleh berbagai informasi keuangan dari perusahaan sejenis.
Anda bisa mengirimkan berbagai surat tersebut agar bisa mendapatkan informasi mengenai situasi pelanggan potensial.
Hal ini dapat memberi tahu mengenai sensitivitas harga pada audiens yang ditargetkan dan juga penetapan pada harga jual suatu produk serta jasa.
Ketiga, pengajuan kredit. Anda bisa menggunakan inquiry letter sebagai surat untuk mengonfirmasi berbagai potensial kredit, transit serta diskon dan pengemasan yang terkait mengenai berbagai produk maupun jasa yang ditawarkan untuk biaya keseluruhan bisnis.
Jenis Inquiry Letter yang Wajib Diketahui
Terdapat berbagai jenis dalam surat permintaan tersebut. Hal ini wajib untuk dipahami, apalagi untuk yang baru akan membuat surat tersebut.
Tujuannya, agar bisa menjadi acuan, agar tidak keliru dalam penyampaian, dan bisa sesuai dengan jenis yang dimaksud.
1. Unsolicited Inquiry
Biasanya jenis yang satu ini akan dikirim oleh calon customer yang tertarik dengan berbagai penawaran dalam suatu bisnis.
Para pelanggan akan mengajukan berbagai pertanyaan mengenai inisiatif serta kenyamanan yang akan didapatkan, apabila mereka membeli produk maupun jasa yang ditawarkan.
Para customer akan mengontak bisnis yang menjual berbagai jenis produk maupun jasa yang dibutuhkan.
Tujuan utama dari jenis permintaan yang satu ini adalah mengumpulkan informasi penting mengenai harga, ketersediaan, biaya serta berbagai persyaratan dalam penjualan.
2. Solicited Inquiry
Jenis kedua adalah Solicited Inquiry yang berasal dari tanggapan sebuah iklan maupun surat penjualan dari para pelaku usaha.
Dalam situasi seperti itu, para pelanggan sudah mempunyai informasi mengenai produk maupun layanan yang ditawarkan.
Jadi, mereka membutuhkan berbagai rincian lebih lanjut mengenai berbagai hal agar bisa membuat keputusan akhir.
Umumnya, jenis Inquiry Letter yang satu ini merupakan tentang bidang penjualan barang maupun layanan yang ditawarkan kepada para konsumen.
3. Inquiry Asking for A Favor
Lanjut dengan jenis yang lainnya, biasnya hal ini akan ditanyakan oleh para klien agar bisa mendapatkan informasi tanpa proposisi komersial.
Para pelanggan akan mencari informasi yang akan digunakan dalam masa depan maupun penelitian. Biasanya jenis pertanyaan tersebut dari penelitian di pasar.
Ketika sudah mendapatkan informasi dari perusahaan. Tentunya calon pembeli akan menelaah dan meneliti kembali, barang maupun jasa yang mana yang cocok dengan kebutuhan dan kenyaman dari segi penggunaan, harga dan juga kualitasnya. Hal tersebut akan jadi bahan pertimbangan.
Baca Juga : Boxing Day Adalah: Ini Penjelasan dan Sejarah Kemunculannya
Langkah Menulis Inquiry Letter untuk Pemula
Selain mengenai berbagai jenisnya, Anda juga harus mengetahui langkah-langkah untuk membuat surat permintaan tersebut.
Tidak perlu khawatir, karena caranya cukup mudah, dan bisa dilakukan oleh semua orang baik pemula yang tidak mengetahui cara penulisannya.
1. Memahami Penerima Surat
Perlu menjadi perhatian, sebelum membuat sebuah Inquiry Letter, anda harus memahami penerima surat terlebih dahulu.
Hal ini menjadi salah satu tugas yang paling fundamental dalam penulisan berupa komunikasi bisnis. Tujuannya untuk memahami apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh penerima surat.
Salah satu hal yang penting adalah harus mengetahui berbagai perbedaan antara informasi yang dikirim serta jenis komunikasi yang tepat untuk para audiens.
Hal tersebut akan membuat informasi menjadi lebih jelas, dan harus dimasukkan ke dalam surat permintaan serta format yang tepat.
2. Mengatur Struktur
Menulis sebuah Inquiry Letter juga terdapat berbagai struktur yang wajib untuk dipahami terlebih dahulu.
Jangan keliru dengan strukturnya, karena akan berdampak pada penulisannya. Struktur surat tersebut mengikuti cara paling umum dalam menulis sebuah surat.
Terdapat subjek, isi pesannya, serta penutup dan tanda tangan serta cap dari kantor, apabila berbentuk surat fisik.
Setiap bagian harus memiliki hubungan logis dari berbagai format yang sudah ditentukan. Anda harus bisa mengidentifikasi hal tersebut, agar isi pesan tidak menjadi ambigu.
3. Membuat Pernyataan Pembuka
Tentu saja, untuk sebuah pesan permintaan tidak bisa langsung ke intinya. Perlu ada sebuah pernyataan pembuka yang ramah dan menarik.
Hal tersebut berfungsi untuk memperkenalkan bisnis yang sedang dibangun, serta produk maupun layanan yang akan ditawarkan kepada para calon konsumen.
Paragraf pembuka merupakan sesuatu yang Anda ceritakan mengenai bisnis tersebut, dimulai dari jenis bisnis, lokasi bisnis, serta latar belakang apa saja yang perlu dijelaskan mengenai produk maupun jasa yang ditawarkan.
Pada bagian terpentingnya adalah membuat penerima mengetahui bisnis tersebut.
4. Menulis Isi Pesan
Setelah membuat beberapa paragraph pembuka, Anda bisa melanjutkan ke langkah berikutnya, yaitu menulis isi pesan dengan berbagai kalimat yang sudah ditentukan.
Isi pesan merupakan bagian utama dalam sebuah Inquiry letter, gunakan bahasa yang formal dan jelas, agar bisa dimengerti dengan baik.
Hindari berbagai kalimat yang bertele-tele, serta tidak baku. Jika pernyataan yang dibuat dapat terstruktur dengan baik, maka pesan yang dibaca akan mudah dimengerti dengan para penerima pesan. Terlebih khusus calon customer.
5. Penutup
Tahap berikutnya adalah membuat penutup dalam pesan permintaan bisnis. Hal tersebut mencakup berbagai aspek penting yang Anda sampaikan.
Selain, hal tersebut, sebaiknya juga menyertakan tanda tangan, alamat kontak berupa nomer telepon atau email, dan detail nama perusahaan.
Tips Menulis Inquiry Letter untuk Pemula
Terdapat beberapa tips yang bisa Anda gunakan, khususnya para pemula. Tips ini akan sangat berguna. Pertama, tinjau kembali pedomannya.
Hal tersebut sangat bermanfaat untuk mengetahui perusahaan lain yang memiliki pedoman untuk penerimaan pesan atau tidak.
Kedua, koreksi dokumen. Sebelum mengirim sebuah pesan, pastikan terlebih dahulu tidak terjadi kesalahan dalam penulisan dan dokumen.
Baik dilihat dari tata bahasa, maupun tanda baca yang sering terjadi kekeliruan. Pastikan semuanya aman sebelum mengirim pesan.
Ketiga, gambarkan perusahaan maupun program yang ditawarkan menggunakan bahasa yang jelas.
Sangat penting untuk menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh semua orang. Tujuannya agar pembaca bisa mendapatkan wawasan serta gagasan dari sesuatu yang diminta.
Keempat, buatlah ringkas. Ketika membuat sebuah pesan permintaan, tidak perlu menulis panjang sehingga menjadi belibet saat dibaca.
Cukup membuatnya sesuai dengan konsep yang sudah diatur, terlebih khusus sesuai dengan strukturnya.
Pastikan hal tersebut terstruktur dengan baik, agar tidak keliru dalam penyampaian.
Inquiry letter dapat diterima dengan baik oleh perusahaan lain maupun calon konsumen, jika Anda menuliskannya sesuai jenis dan sesuai langkah-langkah serta tips yang sudah dijelaskan.
