Layanan pengiriman barang saat ini menjadi salah satu layanan publik yang paling banyak dicari, terutama setelah online shopping makin meraja di Indonesia. Masyarakat konsumtif saat ini cenderung lebih memilih membeli barang online dibandingkan offline.
Salah satu alasannya karena semakin banyaknya marketplace maupun toko online yang menawarkan harga murah maupun potongan harga. Termasuk memberikan layanan gratis ongkos kirim sehingga pembeli makin tertarik.
Penjual juga lebih mudah dalam menjajakan dagangan mereka dan potensi terjual lebih tinggi. Sebab jangkauan pemasaran penjual bisa mencapai ke banyak tempat dalam waktu singkat sehingga meningkatkan kemungkinan ada yang membeli.
Selain digunakan untuk jual beli, jasa ekspedisi juga banyak digunakan oleh masyarakat mengirimkan barang mereka, baik itu ke teman, keluarga, maupun kolega.
Saat hendak melakukan pengiriman ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar barang bisa sampai ke tangan penerima dengan baik. Apa saja hal tersebut? Berikut penjelasannya.
10 Hal Penting Diperhatikan Saat Pengiriman Barang
Di era digital kirim barang menjadi kegiatan harian yang sangat umum terjadi. Bahkan menjadi penunjang bisnis yang sangat berpengaruh akan perkembangan usaha. Terutama bagi para pemilik online shop.
Jika ingin barangnya laku terjual lebih banyak, maka harus go online. Karena jika hanya mengelola toko offline saja, bisnis tidak akan berkembang. Jadi, bagi sebuah usaha atau toko mampu melayani pengiriman barang itu sangat penting.
Salah satu pengetahuan penting dalam hal pengiriman baik jarak dekat maupun jauh adalah mengetahui apa saja hal penting untuk diperhatikan.
Sebab jika tidak dilakukan dengan tepat, maka sangat besar kemungkinan barang atau paket tidak sampai ke tujuan.
Agar barang sampai ke tangan pemesan dengan aman, cepat, dan tepat, maka langkah-langkah dalam pengiriman barang harus dilakukan sesuai prosedur serta memperhatikan 10 hal berikut ini:
1. Pastikan Barang Kiriman Sudah Sesuai
Hal pertama dan utama yang perlu diperhatikan adalah harus memastikan barang kiriman sudah sesuai dengan pesanan. Terutama untuk para pemilik toko online yang punya banyak jenis produk.
Pastikan produk-produk yang akan di packing sudah lengkap dan sesuai, baik kuantitas, warna, maupun kualitasnya. Anda bisa mencetak pesanan dari konsumen sebelum melakukan packing pengiriman barang.
Ambil produk sesuai pesanan dan pastikan jumlahnya tepat. Sebab apabila kurang atau salah produk, maka akan menimbulkan ketidakpuasan dalam diri konsumen. Bisa jadi, konsumen akan lari dan mencari toko lain.
Jadi, pastikan sebelum melakukan packing harus sudah melakukan cek berulang (setidaknya 2 kali) untuk pesanan tersebut. Dengan demikian, pengiriman barang dapat sesuai pesanan konsumen.
Ini tidak hanya berlaku bagi penjual saja, jika Anda mengirimkan barang untuk kebutuhan pribadi, seperti ke keluarga juga harus pastikan barang sesuai.
Selain itu, pastikan juga barang-barang yang dikirimkan tersebut tidak termasuk dalam daftar barang tidak boleh dikirim menggunakan jasa kurir atau ekspedisi. Misalnya, produk-produk cairan, baterai, dan narkotika masuk daftar produk tidak boleh dikirim.
Untuk keterangan lebih lanjut daftar barang-barang yang tidak bisa dikirimkan, bisa tanyakan ke customer care jasa pengiriman untuk mengetahui detail mengenai hal tersebut.
2. Packing Harus Dilakukan dengan Baik
Packing atau pengemasan merupakan salah satu prosedur kirim paket atau barang yang tidak boleh dilewatkan.
Mengapa harus ada prosedur dalam pengiriman barang? Prosedur ini ada dengan tujuan memperlancar proses kirim paket agar tidak terjadi hal tidak diinginkan.
Apabila prosedur telah dilakukan dengan benar, maka akan mencegah terjadinya hal-hal merugikan baik untuk penerima maupun pengirim. Selain itu, juga bagi perusahaan ekspedisi yang melakukan pengiriman.
Ketika melakukan pengiriman barang, packing menjadi prosedur penting. Barang yang dikirimkan akan melalui perjalanan panjang, terutama jika pengiriman dilakukan ke luar daerah apalagi luar pulau.
Perjalanan panjang akan membuat paket atau barang harus melalui banyak hal, dipindahkan berkali-kali serta goncangan.
Sangat sering terjadi, barang yang sebelumnya berbentuk kotak rapi akan penyok atau bentuknya tidak lagi sempurna setelah perjalanan panjang.
Untuk mengatasi berbagai kemungkinan terjadi selama pengiriman barang, maka packing perlu diperhatikan dan dilakukan sebaik mungkin. Apalagi jika Anda mengirimkan produk yang rawan rusak, seperti alat elektronik.
Ada beberapa jenis packing yang digunakan untuk pengiriman barang, seperti berikut ini:
- Packing kayu, yakni pengemasan menggunakan peti kayu atau bilah-bilah kayu di sekeliling barang agar lebih aman dan tidak berubah bentuk saat pengiriman.
- Packing kardus, yakni menggunakan kardus untuk membungkus kiriman. Kardus dipotong sesuai ukuran barang dan diberi perekat agar lebih kuat.
- Packing plastik dan bubble wrap, yaitu pengemasan menggunakan kantong plastic dan direkatkan dengan plester. Bisa juga menggunakan plastik bubble wrap yang memiliki gelembung udara sehingga lebih aman.
- Packing menggunakan karung, shrink film, strapping band, atau koran.
Membayar lebih untuk packing akan lebih baik dibandingkan menanggung risiko barang mengalami kerusakan selama perjalanan. Perusahaan pengiriman biasanya menyediakan layanan packing kayu untuk mengamankan barang Anda.
3. Detail Penerima Harus Lengkap
Ketika melakukan pengiriman barang pastikan membubuhkan detail penerima yang lengkap, terutama alamat jelas dan nomor telepon penerima. Hal ini berguna agar kurir tidak kesulitan menemukan penerima barang tersebut.
Ada banyak kasus pengiriman gagal karena alamat penerima kurang lengkap dan tidak detail. Barang mungkin akan dikembalikan ke pengirim atau tidak diketahui lagi ke mana perginya karena kurang lengkapnya detail penerima.
Apa saja detail penerima yang harus disertakan saat pengiriman barang? Pertama adalah nama, kemudian alamat dan bubuhkan nomor telepon juga. Jika ada ciri khusus bisa ditambahkan sebagai catatan.
Sebagai contoh penerima menggunakan alamat kantor, maka bisa menambahkan divisi sehingga lebih mudah mengirimkannya. Atau menambahkan marka jalan tertentu, sebagai contoh, rumah pertama sebelah kiri dari gerbang masuk kompleks.
Detail lebih rinci ini akan sangat membantu proses pengantaran, terutama apabila lokasi tujuan berada di area cukup jauh dan tidak mudah ditemukan.
Jika menulis nama dan alamat penerima menggunakan tulisan tangan, maka harus jelas dan dapat dibaca. Gunakan tinta tebal agar terlihat jelas dan pastikan tulisan rapi. Tutupi dengan plester bening agar tidak luntur apabila terkena air.
Begitu juga jika menggunakan print out jenis tinta cair, gunakan plester bening untuk menutupi bagian kertas agar tidak mudah lepas atau luntur karena basah. Kemudian tempelkan di bagian atas sehingga mudah dilihat.
4. Cari Layanan Ekspedisi atau Kargo Terpercaya
Pengiriman barang bisa melalui apa saja? Ada banyak jalur yang dapat dipilih, bisa menggunakan jasa kurir atau ekspedisi maupun kargo. Pemilihan layanan tergantung dari jenis barangnya juga ukuran dan berat.
Misalnya, Anda mengirimkan dokumen sebaiknya menggunakan jasa ekspedisi saja. Beda lagi apabila mengirimkan barang dalam ukuran besar dan berat di atas 5 kg, maka harus menggunakan jasa kargo.
Selain memperhatikan pilihan jasa pengiriman barang juga perlu memilih jasa pengiriman terpercaya. Gunakan beberapa tips berikut dalam memilih:
- Pilih jasa ekspedisi dengan jaringan luas, terutama jaringannya harus sampai ke lokasi tujuan barang yang akan dikirimkan.
- Pertimbangkan harga dan pilihan barang ditawarkan juga estimasi waktu pengiriman. Biasanya perusahaan ekspedisi maupun kargo menawarkan beberapa jenis barang dengan estimasi waktu kirim berbeda-beda.
- Berat barang juga harus diperhatikan agar dapat menentukan jenis kirim yang tepat.
- Pastikan jasa pengiriman barang memiliki tracking system untuk mempermudah dalam melakukan follow up terhadap barang.
- Mampu mengirimkan tepat waktu dengan memperhatikan kondisi barang dikirimkan.
- Sebaiknya memilih perusahaan yang sudah memiliki nama dan memiliki review bagus. Karena biasanya lebih terpercaya.
Jadi, pastikan tidak memilih sembarangan jasa kirim karena akan sangat memengaruhi ketepatan waktu serta keamanan barang yang dikirimkan.
Jika sering menggunakan jasa ekspedisi maupun kargo, Anda bisa berlangganan agar mendapatkan layanan ekstra.
5. Pertimbangkan Biaya Kirim dan Waktu Pengiriman
Perhatikan juga biaya pengiriman barang yang ditarifkan oleh ekspedisi maupun kargo. Biasanya kargo menawarkan biaya lebih murah dibandingkan ekspedisi, tapi waktu pengiriman ekspedisi lebih cepat.
Sebab kargo biasanya melayani kiriman dengan jumlah atau volume besar dan menggunakan transportasi kapal atau truk untuk kirim antar kantor wilayah.
Penetapan harga kirim sangat tergantung dari berat serta jarak yang ditempuh. Semakin jauh jarak dan berat kiriman, maka ongkos kirim akan makin tinggi. Apalagi jika memilih pengiriman cepat, maka akan menambah biaya harus dibayarkan.
Oleh sebab itu, kedua hal ini harus benar-benar dipertimbangkan. Menghemat biaya dengan memilih barang ekonomis memang akan cukup menekan pengeluaran ongkos kirim, tapi akan memperlama waktu kirim.
Jika Anda membutuhkan pengiriman barang cepat apalagi sehari sampai, pastikan harus mau membayar lebih mahal. Karena pengiriman same day atau one day biasanya memakan biaya dua kali lipat dibandingkan barang ekonomi.
Untuk jenis-jenis produk dengan daya tahan rendah, seperti makanan waktu kirim harus cepat karena tidak dapat bertahan dalam waktu lama. Pilihlah layanan kirim yang lebih cepat agar ketika sampai di tangan pemesan tetap dapat dikonsumsi.
Selain itu, apabila Anda mengirimkan barang dengan berat tertentu harus mau mengeluarkan biaya lebih. Karena biasanya ekspedisi memperhitungkan berat dan ukuran juga saat melakukan pengiriman.
Jadi, ketahui dahulu jenis barang yang akan dikirim barulah mempertimbangkan biaya serta estimasi waktunya agar perjalanan produk tersebut lancar dan sampai ke tangan pembeli dengan aman.
6. Pengisian Formulir Pengiriman Harus Lengkap
Apa saja prinsip pengiriman barang? Salah satunya adalah kelengkapan data penerima juga pengirim. Sebelumnya sudah disebutkan mengenai hal ini, yakni harus detail dalam menuliskan data penerima.
Selain data penerima, data pengirim juga harus diisi. Mengapa? Sebab jika kiriman tidak bisa dikirimkan ke penerima akan dikembalikan ke pengirim (sesuai SOP masing-masing perusahaan jasa kirim).
Selain menuliskan sendiri dan menempelkannya di atas barang yang akan dikirim, biasanya petugas jasa kirim akan meminta detailnya kepada Anda. Misalnya mengenai isi dari barang tersebut.
Petugas akan mencatat alamat pengirim juga penerima, ditambah berbagai keterangan lain sebagai pelengkap. Ketika diminta untuk mengisi formulir sebaiknya isi dengan lengkap agar memudahkan proses pengiriman barang.
Detail pada formulir ini akan menjadi acuan untuk proses kirim barang maupun apabila terjadi hal tidak diinginkan, misalnya barang tidak bisa dikirim dan harus dikembalikan ke pengirim. Atau kemungkinan permasalahan lainnya, seperti barang hilang dan sebagainya.
7. Tambahkan Catatan Jika Diperlukan
Selanjutnya adalah perhatikan apakah Anda perlu menambahkan catatan atau tidak pada barang tersebut. Apakah catatan ini wajib? Sebenarnya, tidak selalu setiap pengiriman barang mengharuskan ditambahkannya catatan.
Penambahan catatan dilakukan untuk jenis barang-barang tertentu. Sebagai contoh Anda mengirimkan produk pecah belah. Meskipun sudah melakukan packing dengan baik menambahkan catatan berupa warning “Fragile” tetap harus dilakukan.
Hal ini agar pihak ekspedisi lebih perhatian saat membawa maupun memindahkan barang tersebut. Dengan demikian, pihak ekspedisi akan lebih berhati-hati dan memastikan isi barang tetap utuh sampai ke tangan penerima.
Menambahkan catatan saat pengiriman barang bisa langsung dilakukan sebelum mengantar ke tempat ekspedisi maupun meminta bantuan pihak ekspedisi saat melakukan packing tambahan.
Bagi Anda yang sering mengirimkan jenis produk sensitif sebaiknya menyediakan label khusus dan menempelkannya saat melakukan pengemasan.
Bukan hanya untuk produk yang mudah rusak, catatan penting juga bisa dibubuhkan pada paket atau barang dokumen, misalnya “Dokumen Penting” atau “Rahasia”.
8. Simpan Nomor Resi dan Follow Up Paket
Setelah menyelesaikan prosedur pengiriman barang Anda biasanya akan mendapatkan cetakan formulir yang di dalamnya terdapat nomor seri, nomor resi, dan informasi lainnya.
Simpan cetakan tersebut dan informasikan nomor resi ke penerima. Pentingnya melakukan pencatatan atau penyimpanan nomor resi agar bisa melakukan pengecekan serta follow up pada kiriman tersebut.
Di sinilah pentingnya memilih layanan pengiriman barang yang menyediakan tracking system di website resminya. Dengan adanya layanan ini, pengirim maupun penerima bisa melakukan tracking terhadap kiriman setiap saat.
Kuncinya adalah memasukkan nomor resi. Oleh sebab itu, nomor resi ini tidak boleh hilang sampai kiriman sudah sampai ke tangan penerima.
Jadi, simpan cetakan formulir pengiriman dan lakukan pengecekan berkala agar selalu update dengan perjalanan kiriman Anda.
Baca Juga : 10 Strategi Follow Up yang Bisa Meningkatkan Penjualan
9. Simpan Nomor Kontak Jasa Kirim yang Dipilih
Hal penting dalam penerimaan barang adalah menyimpan nomor kontak atau customer care dari jasa kirim yang dipilih. Mengapa harus demikian? Sebab Anda tidak tahu apa yang akan terjadi selama kiriman masih dalam perjalanan.
Permasalahan bisa saja terjadi, misalnya waktu kirim melewati estimasi yang ditentukan, barang sampai ke bukan penerima, kerusakan pada barang, barang hilang, dan berbagai permasalahan lain sangat mungkin terjadi.
Untuk melakukan komplain, maka perlu nomor kontak jasa pengiriman barang. Sebaiknya, simpan nomor kontak kantor jasa kurir atau kargo terdekat atau pusat yang berada di kota Anda.
Dengan demikian, akan lebih mudah melakukan komplain atau sekadar ingin menanyakan keberadaan kiriman dan kapan akan dikirimkan ke tempat Anda.
Ketika melakukan komplain gunakan bahasa sopan dan ceritakan permasalahan dengan baik agar lebih mudah mendapatkan solusi. Satu catatan penting bahwa setiap penyedia layanan memiliki cara sendiri dalam menyelesaikan permasalahan yang terjadi.
10. Minta Penerima Menginformasikan Ketika Sudah Menerima Kiriman
Terakhir, pastikan komunikasi Anda dengan penerima lancar. Karena kedua belah pihak merupakan bagian penting dalam proses pengiriman barang.
Lakukan komunikasi yang baik sehingga ketika ada permasalahan terjadi dapat terselesaikan dengan baik.
Pengirim akan menginformasikan nomor resi kepada penerima setelah melakukan pengiriman. Kemudian penerima memberikan informasi bahwa kiriman sudah diterima ketika menerimanya.
Mintalah penerima memberikan informasi tersebut atau tanyakan apabila saat melakukan pengecekan di website jasa kirim tertulis barang telah diterima. Karena bisa jadi penerima lupa melakukannya sehingga Anda perlu melakukan konfirmasi lebih dulu.
Kirim barang merupakan hal umum dilakukan saat ini, baik dilakukan untuk kebutuhan bisnis maupun pribadi. Perusahaan penyedia jasa pengiriman juga mudah ditemukan untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
Jika ingin proses kirim barang dan perjalanannya lancar serta aman, maka sebagai pengiriman ada beberapa hal penting diperhatikan. Mulai dari packing, penulisan alamat, hingga menyimpan nomor resi untuk pengecekan.
Jadi, perhatikan hal-hal di atas agar proses pengiriman barang lancar dan barang sampai di tangan penerima dalam keadaan baik.
