Purchase Order (PO) adalah dokumen penting yang digunakan oleh perusahaan dalam proses pembelian barang atau jasa dari pihak ketiga.
Sebagai pebisnis, tentu Anda harus benar-benar memahami apa itu PO, bagaimana cara membuatnya, informasi apa saja yang harus ada, dan lain-lain. Berikut adalah pembahasan selengkapnya untuk Anda.
Pengertian Purchase Order
Purchase Order adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain.
Dokumen ini mencantumkan jenis, jumlah, dan harga dari barang atau jasa yang dipesan serta informasi lain seperti alamat pengiriman dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
Purchase Order digunakan sebagai bukti dari komitmen pembelian dan dapat digunakan sebagai dasar untuk faktur atau invoice yang akan diterima oleh pihak yang memberikan barang atau jasa.
Fungsi Purchase Order
Selanjutnya dalam artikel ini, kami akan membahas fungsi-fungsi dari Purchase Order dan bagaimana PO ini dapat digunakan dalam proses pembelian.
1. Fungsi Utama PO
PO adalah alat yang digunakan untuk mengkomunikasikan kebutuhan pembelian kepada supplier.
Purchase Order ini berisi informasi tentang jumlah, jenis, dan spesifikasi barang atau jasa yang akan dibeli, serta tanggal pengiriman yang diharapkan.
PO ini juga berisi informasi tentang harga, jangka waktu pembayaran, dan persyaratan pengiriman.
Fungsi utama PO adalah untuk mengkoordinasikan proses pembelian dan mengkonfirmasi kesepakatan pembelian antara perusahaan dan supplier.
2. Fungsi Pengendalian Pembelian
PO juga digunakan sebagai alat pengendalian pembelian. Dengan menggunakan PO, perusahaan dapat mengontrol jumlah dan jenis barang atau jasa yang dibeli, serta mengontrol harga yang dibayar.
PO juga dapat digunakan untuk mengontrol jangka waktu pembayaran dan persyaratan pengiriman.
Dengan menggunakan PO ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan efisien dan efektif.
3. Fungsi Pengendalian Persediaan
PO juga digunakan untuk mengendalikan persediaan. Dengan menggunakan PO, perusahaan dapat memastikan bahwa persediaan yang tersedia cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional.
Purchase Order ini juga dapat digunakan untuk mengatur jadwal pengiriman barang dari supplier, sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa persediaan yang tersedia cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional.
4. Fungsi Pembayaran
PO juga digunakan sebagai alat pembayaran. PO ini berisi informasi tentang harga yang harus dibayar oleh perusahaan kepada supplier.
Purchase Order ini juga berisi informasi tentang jangka waktu pembayaran, sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.
Dengan menggunakan PO ini, perusahaan dapat mengontrol pembayaran dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dengan supplier.
5. Fungsi Dokumentasi
Purchase Order juga digunakan sebagai dokumentasi. PO ini berisi informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, harga yang dibayar, jangka waktu pembayaran, dan persyaratan pengiriman.
PO ini juga berisi informasi tentang tanggal pemesanan, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan nomor PO.
Dengan menggunakan PO ini, perusahaan dapat melacak pembelian dan melakukan audit atas pembelian yang dilakukan. PO ini juga digunakan sebagai bukti transaksi antara perusahaan dan supplier.
6. Fungsi Audit
PO juga digunakan sebagai alat audit. PO ini berisi informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, harga yang dibayar, jangka waktu pembayaran, dan persyaratan pengiriman.
Purchase Order ini juga berisi informasi tentang tanggal pemesanan, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan nomor PO. Dengan menggunakan PO ini, perusahaan dapat melakukan audit atas pembelian yang dilakukan.
PO ini digunakan untuk mengecek jika pembelian yang dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditentukan dan jika tidak ada kesalahan dalam pembelian.
7. Fungsi Monitoring
PO juga digunakan sebagai alat monitoring. PO ini berisi informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, harga yang dibayar, jangka waktu pembayaran, dan persyaratan pengiriman.
Purchase Order ini juga berisi informasi tentang tanggal pemesanan, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan nomor PO.
Dengan menggunakan PO ini, perusahaan dapat melakukan monitoring atas pembelian yang dilakukan.
PO ini digunakan untuk mengecek jika pengiriman barang diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam PO.
Informasi yang Harus Ada di Dalam PO
Berikutnya dalam artikel ini, kami akan membahas informasi-informasi penting yang harus ada dalam sebuah Purchase Order untuk memastikan proses pembelian berjalan dengan lancar.
1. Nama dan Alamat Supplier
Informasi pertama yang harus ada dalam PO adalah nama dan alamat supplier. Ini penting agar perusahaan dapat mengetahui pihak yang akan diajak bekerja sama dalam proses pembelian.
Nama dan alamat supplier juga digunakan untuk mengirim PO ke supplier dan mengirimkan pembayaran setelah barang atau jasa diterima oleh perusahaan.
2. Spesifikasi Barang atau Jasa
Informasi kedua yang harus ada dalam PO adalah spesifikasi barang atau jasa yang akan dibeli. Ini termasuk jenis barang atau jasa, jumlah, ukuran, warna, dan lain-lain.
Spesifikasi ini penting agar perusahaan dapat memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dengan supplier.
3. Harga dan Jangka Waktu Pembayaran
Informasi ketiga yang harus ada dalam Purchase Order adalah harga dan jangka waktu pembayaran.
Ini penting agar perusahaan dapat membuat anggaran dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu.
Jangka waktu pembayaran juga digunakan untuk mengontrol kas perusahaan dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat dengan supplier.
4. Tanggal Pengiriman
Informasi keempat yang harus ada dalam PO adalah tanggal pengiriman. Ini penting agar perusahaan dapat membuat jadwal pengiriman barang atau jasa dan memastikan bahwa barang atau jasa diterima tepat waktu.
Tanggal pengiriman juga digunakan untuk mengontrol persediaan dan memastikan bahwa persediaan yang tersedia cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional.
5. Nomor PO dan Tanggal Diterbitkan
Informasi kelima yang harus ada dalam PO adalah nomor PO dan tanggal diterbitkan. Nomor PO digunakan untuk melacak pembelian dan digunakan sebagai referensi dalam proses pembayaran.
Tanggal diterbitkan PO digunakan untuk mengetahui kapan PO diterbitkan dan digunakan sebagai acuan dalam proses monitoring dan audit.
6. Syarat Pengiriman
Informasi keenam yang harus ada dalam PO adalah syarat pengiriman. Syarat pengiriman mencakup jenis kiriman, jadwal pengiriman, lokasi pengiriman, dan persyaratan packing yang harus dipenuhi oleh supplier.
Ini penting agar perusahaan dapat memastikan bahwa barang atau jasa diterima dalam kondisi baik dan sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dalam PO.
Bagaimana Cara Membuat Purchase Order yang Baik dan Benar?
PO sangat penting untuk digunakan dalam proses pembelian agar terjadi komunikasi yang baik antara pembeli dan penjual. Namun, untuk dapat membuat PO yang baik dan benar, perlu adanya beberapa hal yang harus diperhatikan.
Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan tentang bagaimana cara membuat Purchase Order yang baik dan benar agar dapat menghindari kesalahan dalam proses pembelian.
1. Identifikasi Barang atau Jasa yang Dipesan
Pertama-tama, dalam membuat PO, perlu diidentifikasi terlebih dahulu barang atau jasa yang akan dipesan.
Identifikasi ini penting agar dapat menentukan jenis, jumlah, dan harga dari barang atau jasa yang dipesan.
Selain itu, identifikasi ini juga dapat membantu dalam menentukan spesifikasi dari barang atau jasa yang dipesan, seperti ukuran, warna, atau lainnya.
2. Menentukan Supplier
Setelah barang atau jasa yang akan dipesan telah diidentifikasi, selanjutnya adalah menentukan supplier yang akan dipesan.
Pemilihan supplier yang baik dan benar sangat penting agar dapat memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan.
Selain itu, pemilihan supplier yang baik juga dapat memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan dapat tersedia dalam jumlah yang cukup dan diterima sesuai dengan jadwal yang diharapkan.
3. Menentukan Harga dan Jadwal Pembayaran
Setelah supplier yang akan dipesan telah dipilih, selanjutnya adalah menentukan harga dan jadwal pembayaran. Harga yang ditetapkan harus sesuai dengan harga yang telah disepakati dengan supplier.
Selain itu, jadwal pembayaran juga harus ditentukan agar dapat memastikan bahwa pembayaran dapat dilakukan tepat waktu.
4. Menentukan Jadwal Pengiriman
Selain harga dan jadwal pembayaran, jadwal pengiriman juga harus ditentukan dalam membuat Purchase Order.
Jadwal pengiriman ini dapat digunakan sebagai acuan bagi supplier dalam mengirimkan barang atau jasa yang dipesan.
Selain itu, jadwal pengiriman juga dapat digunakan sebagai acuan bagi perusahaan atau organisasi dalam mengatur jadwal penerimaan barang atau jasa yang dipesan.
5. Menyertakan Informasi Kontak Purchase Order
Dalam membuat PO, perlu juga menyertakan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh supplier.
Informasi ini penting agar supplier dapat menghubungi perusahaan atau organisasi jika terdapat pertanyaan atau kendala dalam proses pengiriman barang atau jasa yang dipesan.
Selain itu, informasi kontak juga dapat digunakan oleh supplier untuk mengirimkan faktur atau invoice setelah barang atau jasa yang dipesan diterima.
6. Menyertakan Tanda Tangan dan Stempel
Setelah semua informasi yang diperlukan telah dimasukkan dalam PO, selanjutnya adalah menyertakan tanda tangan dan stempel dari pihak yang berwenang.
Tanda tangan dan stempel ini digunakan sebagai bukti bahwa PO telah dibuat dan diterima oleh supplier.
Selain itu, tanda tangan dan stempel juga digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan atau organisasi telah menyetujui harga, jadwal pembayaran, jadwal pengiriman, dan informasi lain yang tercantum dalam PO.
Tutorial Lengkap Cara Membuat PO dengan Excel
Untuk membuat Purchase Order (PO) dengan menggunakan Microsoft Excel, Anda dapat mengikuti tutorial berikut ini.
- Buka Microsoft Excel dan buat sebuah file baru. Anda dapat menggunakan template PO yang tersedia di internet atau membuatnya dari awal.
- Buat kolom-kolom yang diperlukan untuk PO, seperti nomor PO, tanggal PO, nama supplier, nama barang, jumlah barang, harga satuan, jumlah harga, dan tanggal pengiriman. Anda dapat menyesuaikan kolom yang Anda perlukan sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
- Isi informasi Purchase Order dengan data yang benar dan valid. Pastikan untuk mengisi kolom-kolom yang diperlukan seperti nomor PO, tanggal PO, nama supplier, nama barang, jumlah barang, harga satuan, jumlah harga, dan tanggal pengiriman.
- Buat formula untuk menghitung jumlah harga. Anda dapat menggunakan formula =Jumlah Barang*Harga Satuan.
- Buat format kondisional untuk menandai barang yang telah diterima atau belum diterima. Contohnya, Anda dapat menggunakan warna hijau untuk menandai barang yang telah diterima dan merah untuk barang yang belum diterima.
- Buat grafik atau tabel untuk menampilkan jumlah barang yang diterima dan belum diterima dari supplier.
- Simpan file PO Anda dengan nama yang sesuai dan mudah diingat.
- Cetak file PO Anda dan tanda tangani dan stempel pada PO yang telah Anda buat.
- Kirim PO ke supplier dan pastikan untuk menyimpan salinan PO di perusahaan Anda untuk referensi.
Itu adalah tutorial singkat tentang bagaimana cara membuat PO dengan menggunakan Microsoft Excel. Dengan mengikuti tutorial ini, Anda dapat membuat PO yang baik dan benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Daftar Aplikasi Pembuat Purchase Order
Terdapat cara yang lebih mudah di dalam membuat Purchase Order, yaitu dengan menggunakan aplikasi. Berikut ini adalah beberapa rekomendasi aplikasi untuk membuat PO yang menarik.
1. Zoho Purchase
Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat PO dengan cepat dan mudah, melacak pemesanan barang dan jasa, dan mengelola anggaran perusahaan.
Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur pembayaran online, sehingga mempermudah proses pembayaran kepada supplier.
2. SAP Ariba
Aplikasi ini merupakan solusi pembelian yang komprehensif yang memungkinkan pengguna untuk mengelola proses pembelian dari awal hingga akhir, termasuk pembuatan PO, pengiriman barang, dan pembayaran.
3. Oracle Purchasing
Aplikasi ini menyediakan kemampuan pembelian yang komprehensif, termasuk pembuatan Purchase Order, pengiriman barang, dan pembayaran.
4. Coupa Purchasing
Aplikasi ini dapat membantu pengguna untuk membuat PO dengan lebih mudah, melacak pemesanan barang dan jasa, dan juga bisa membantu mengelola anggaran perusahaan.
5. PurchaseControl
Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat PO dengan cepat dan mudah, melacak pemesanan barang dan jasa, dan mengelola anggaran perusahaan.
6. TradeGecko
Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk membuat PO dengan cepat, selain itu bisa juga untuk melacak pemesanan barang dan jasa, dan mengelola anggaran perusahaan
7. Purchase Order Pro
Aplikasi ini memungkinkan siapa pun untuk membuat PO dengan gampang, Anda dapat melacak pemesanan barang dan jasa, dan mengelola anggaran perusahaan.
Perbedaan Purchase Order dengan Quotation
Dalam dunia bisnis, Purchase Order (PO) dan Quotation (Quot) merupakan dua dokumen yang sering digunakan dalam proses pembelian.
Namun, meskipun keduanya sama-sama digunakan dalam proses pembelian, PO dan Quot memiliki perbedaan yang cukup signifikan.
Dalam artikel ini, kami juga akan menjelaskan perbedaan PO dan Quot agar dapat digunakan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1. Definisi PO dan Quot
PO adalah dokumen resmi yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi untuk memesan barang atau jasa dari pihak lain.
PO mencantumkan jenis, jumlah, dan harga dari barang atau jasa yang dipesan serta informasi lain seperti alamat pengiriman dan tanggal pengiriman yang diharapkan.
Sedangkan Quot adalah dokumen yang digunakan oleh supplier untuk memberikan harga dan kondisi pembayaran dari barang atau jasa yang ditawarkan.
2. Tujuan PO dan Quot
PO digunakan sebagai bukti dari komitmen pembelian dan dapat digunakan sebagai dasar untuk faktur atau invoice yang akan diterima oleh pihak yang memberikan barang atau jasa.
Sedangkan Quot digunakan untuk memberikan informasi harga dan kondisi pembayaran dari barang atau jasa yang ditawarkan kepada perusahaan atau organisasi.
3. Proses Pembuatan Purchase Order dan Quot
Proses pembuatan PO dimulai dengan identifikasi barang atau jasa yang dipesan, menentukan supplier, menentukan harga dan jadwal pembayaran, menentukan jadwal pengiriman, menyertakan informasi kontak, dan menyertakan tanda tangan dan stempel.
Sedangkan proses pembuatan Quot dimulai dengan identifikasi barang atau jasa yang ditawarkan, menentukan harga dan kondisi pembayaran, menyertakan informasi kontak, dan menyertakan tanda tangan dan stempel.
4. Perbedaan dalam Isi PO dan Quot
PO mencantumkan informasi seperti nomor PO, tanggal PO, nama supplier, nama barang, jumlah barang, harga satuan, jumlah harga, tanggal pengiriman, dan informasi kontak.
Sedangkan Quot mencantumkan informasi seperti nomor Quot, tanggal Quot, nama supplier, nama barang, jumlah barang, harga satuan, jumlah harga, kondisi pembayaran, dan informasi kontak.
5. Perbedaan dalam Proses Pembayaran
PO diikuti oleh proses pembayaran setelah barang atau jasa diterima. Pembayaran dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati dalam PO.
Sedangkan Quot hanya menyediakan informasi harga dan kondisi pembayaran tanpa adanya proses pembayaran yang langsung terkait dengan dokumen tersebut.
6. Perbedaan dalam Legalitas
Purchase Order merupakan dokumen resmi yang diakui oleh hukum, yang digunakan untuk mengikat pembeli dan penjual secara hukum dalam proses pembelian barang atau jasa.
Sedangkan Quot hanyalah sebuah tawaran dari supplier, dan tidak memiliki legalitas yang sama dengan PO.
7. Perbedaan dalam Penggunaannya
PO digunakan dalam proses pembelian barang atau jasa yang sudah ditentukan dan dipesan oleh perusahaan atau organisasi.
Sedangkan Quot digunakan dalam proses penawaran barang atau jasa dari supplier kepada perusahaan atau organisasi.
Kesimpulan
Purchase Order (PO) adalah dokumen penting dalam proses pembelian barang atau jasa. PO harus berisi informasi yang cukup untuk memastikan proses pembelian berjalan dengan lancar.
Dengan memastikan bahwa PO berisi informasi yang cukup, perusahaan dapat memastikan bahwa pembelian dilakukan dengan efisien dan efektif. Semoga bermanfaat.
Baca Juga : Perbedaan Antara Work Order dan Purchase Order
