Dalam dunia kerja, kerap kali dikenal istilah Reimburse. Arti reimburse adalah salah satu istilah yang biasanya berkaitan penggantian dana.
Reimburse ini juga perlu diajukan oleh karyawan terhadap pihak perusahaan karena reimburse ini difungsikan sebagai pengganti dana.
Jadi reimburse ini bisa didefinisikan sebagai dana yang digunakan untuk menutup atau mengganti dana pribadi karyawan yang digunakan untuk kepentingan perusahaan.
Sebagai contoh singkatnya saat karyawan harus melakukan kerja dinas di luar kota sebagai perwakilan perusahaan.
Sementara itu perusahaan belum memberikan uang saku selama dinas. Maka sepulang dari dinas, karyawan bisa mengajukan dana reimburse apa saja yang telah dikeluarkan selama dinas. Kemudian perusahaan akan menyetujui dan membayar dana tersebut sesuai kebijakan perusahaan.
Mengenal Jenis Reimburse
Sebagaimana yang dijelaskan di atas terkait reimburse adalah dana pengganti, seorang pegawai juga perlu memahami apa saja jenis-jenis reimburse.
Masing-masing jenis reimburse ini nanti punya sistem dan alur pengeluaran dana yang berbeda.
Meski begitu, semua jenis reimburse bisa diajukan pada perusahaan atau lembaga yang bersangkutan untuk penggantian dananya.
Sebelum membahas jenisnya, perlu diketahui dulu bahwa penggantian dana oleh perusahaan kepada karyawan ini umumnya memiliki budget tertentu.
Jadi setiap karyawan berdasarkan posisinya akan diberikan refund yang sesuai dengan kebijakan budget perusahaan.
Setiap perusahaan punya tata cara berbeda, salah satu cara praktis dalam mengurus reimburse adalah dengan menggunakan aplikasi terintegrasi.
Namun tidak semua perusahaan menggunakan software, ada juga perusahaan yang masih memberlakukan cara manual reimburse.
Untuk reimburseyang dilakukan menggunakan software, sudah pasti karyawan yang mengajukan harus membuat invoice terlebih dulu. Invoice ini berbeda dengan nota biasa karena invoice sifatnya lebih ke softcopy.
Jenis-jenis reimburse umumnya berkaitan dengan jenis penggantian apa saja yang boleh diajukan kepada perusahaan. Tentu saja dana penggantian ini harus didasari dengan alasan yang sah sesuai dengan kebijakan perusahaan itu sendiri.
Lantas apa saja jenis-jenis reimburse yang sering dikenal? Berikut ini beberapa jenis beserta penjelasannya:
1. Biaya Transportasi
Jenis pertama adalah reimbursement transportasi. Karyawan yang melakukan perjalanan dinas baik di dalam maupun luar kota adalah hal yang sangat biasa.
Biasanya pihak perusahaan akan mengutus salah satu atau beberapa karyawan untuk melakukan perjalanan dinas guna memenuhi tugas terkait perusahaan tersebut.
Tentu saja saat pergi perjalanan dinas ini karyawan membutuhkan transportasi menuju ke tempat penugasan. Dalam hal ini karyawan bisa menggunakan transportasi pribadinya sendiri atau menggunakan transportasi umum.
Namun umumnya para karyawan lebih disarankan untuk menggunakan kendaraan umum.
Biaya yang keluar untuk kebutuhan transportasi inilah yang nantinya yang harus diajukan untuk mengganti uang pribadi karyawan yang keluar untuk membayar kendaraan umum.
Namun hal ini tidak selalu harus diajukan mengingat kebijakan keuangan perusahaan yang berbeda-beda.
Ada juga perusahaan yang memberikan earned wage access untuk pemenuhan biaya transportasi perjalanan dinas, jadi karyawan tidak perlu mengajukan lagi setelah kembali.
2. Penggantian Dana Operasional Bisnis
Selanjutnya adalah terkait penggantian dana untuk operasional bisnis. Dalam menjalankan tugasnya untuk urusan perusahaan, kerap kali para karyawan menggunakan dana pribadi untuk kebutuhan seperti kuota internet, biaya pulsa, print dokumen, dan lain-lain.
Kebutuhan-kebutuhan tersebut dapat dikategorikan sebagai kebutuhan operasional karena digunakan selama menjalankan tugas perusahaan.
Jika perusahaan tidak memberikan anggaran sebelum dijalankannya tugas tersebut, maka sudah pasti karyawan akan menggunakan dananya.
Setelah itu karyawan diberi hak untuk mengajukan reimburse kepada perusahaan untuk menutup atau mengganti setiap dana yang sudah dikeluarkan untuk kebutuhan operasional tersebut.
Namun sebelum itu pastikan untuk mencatat atau meminta bukti struk untuk setiap transaksi kebutuhan operasional yang keluar.
Struk atau bukti ini perannya sangat penting untuk memberikan perhitungan dana yang harus dibayarkan perusahaan sebagaimana reimburse yang diajukan oleh karyawan tersebut.
Lantas bagaimana jika perusahaan sudah memberikan anggaran biaya selama penugasan?
Saat sudah ada dana anggaran untuk operasional, maka karyawan tidak perlu mengajukan reimburse lagi. Ada tidak nya anggaran sebelum penugasan, bergantung kebijakan perusahaan itu sendiri.
3. Reimburse Medis
Salah satu jenis penggantian dana yang penting adalah reimburse medis atau berkaitan dengan kompensasi kesehatan. Pada dasarnya setiap karyawan berhak menerima fasilitas dari perusahaan tempatnya bekerja.
Umumnya perusahaan yang memberikan fasilitas medis ini diberikan dalam bentuk BPJS, jaminan kesehatan, dan tunjangan kesehatan. Pemenuhan kebutuhan medis ini ada yang tidak secara langsung diberikan oleh perusahaan.
Biasanya hal yang menyebabkan tertundanya pemberian jaminan ini adalah karena pengurusan dokumen anggota yang agak rumit. Maka mau tidak mau karyawan biasanya menggunakan dana pribadinya terlebih dulu untuk kebutuhan medisnya.
Dengan begitu nantinya ketika pengurusan dokumen sudah selesai, perusahaan akan memberikan reimburse kepada karyawan sesuai tagihan medis yang sudah dikeluarkannya.
Selain itu, ada juga kondisi yang mana karyawan mengalami kecelakaan selama.masa penugasan. Ketika terjadi kecelakaan inilah biaya medisnya bisa ditanggung oleh perusahaan, dengan catatan kecelakaan terjadi pada masa tugas.
Perusahaan tentunya tidak bisa langsung memberikan dana medis karena tidak ada di tempat kejadian. Maka setelah keluar dari rumah sakit, karyawan bisa ajukan reimburse pada perusahaan.
4. Reimburse Pajak
Pajak reimburse adalah penggantian dana yang berkaitan dengan kebutuhan pajak. Untuk implementasi jenis ini berbeda dengan beberapa jenis yang telah diulas sebelumnya.
Jika reimburse sebelumnya berkaitan dengan perusahaan tempat karyawan bekerja maka jenis ini langsung berkaitan dengan pemerintahan perpajakan.
Pemerintahan perpajakan akan memberikan pengembalian dana pajak pada pelaku wajib pajak yang kelebihan saat membayar pajak.
Dalam contoh kasusnya adalah saat seseorang membayar tambahan pajak, maka pembayar pajak tersebut berhak meminta penggantian dana.
Reimburse khusus pajak ini bisa diajukan ketika wajib pajak menyampaikan SPT. Reimburse yang diganti adalah pajak kompensasi sesuai kelebihan pajak yang dibayarkan sebelumnya.
Syarat pengajuan pajak ini tentu berbeda dengan syarat dokumen pada perusahaan. Hal ini karena kepentingan pengeluaran dana yang harus diganti juga berbeda.
Pengajuan reimburse pada pihak pajak harus menggunakan format yang sudah ditetapkan.
Dan tentu saja dalam hal ini pihak yang mengajukan harus menyerahkan bukti dokumen asli sehingga pihak pajak pun dapat mengabulkan permintaan reimburse.
Baca Juga: Mengenal Pengertian Pajak, Fungsi dan Manfaatnya
5. Asuransi
Kemudian ada asuransi reimburse. Jenis ini adalah penggantian biaya yang berhubungan dengan asuransi tertentu. Saat menggunakan asuransi, seseorang tidak bisa menjamin apakah pada kondisi darurat bisa langsung klaim polis.
Misalnya saja saat seseorang kecelakaan dan kemudian tidak bisa secara spontan klaim polis asuransi, maka mau tidak mau pengguna asuransi harus mengeluarkan dana pribadinya terlebih dulu.
Namun setelah penanganan kecelakaan selesai dan dana dari polis asuransi bisa diurus, maka saat itulah pemegang polis bisa memberikan pengajuan reimburse pada perusahaan asuransi yang dipakai oleh orang tersebut.
Meski begitu tetap ada aturan kompensasi yang akan diberikan sebagai reimburse dana pribadi pemegang polis. Bisa saja dana yang diberikan hanya setengah dari dana yang sudah keluar sebelumnya. Hal ini disesuaikan dengan kebijakan polis.
6. Reimbursement Hukum
Selanjutnya ada reimburse dalam bidang hukum. Dalam bidang hukum ini, reimburse adalah penggantian yang diberikan dalam bentuk tunjangan.
Tunjangan ini tentu sudah didasari atas hukum yang berlaku di negara tersebut. Contoh kasus sederhananya adalah perceraian.
Dan kasih perceraian, salah satu pasangan bisa memiliki hak untuk mengajukan reimburse karena selama menjadi pasangan sudah meluangkan tenaga dan waktunya untuk mencari uang. Meski begitu tunjangan penggantian ini tidak bisa semena-mena diminta.
Pasangan yang mengajukan syaratnya adalah bekerja full time guna memenuhi finansial pasangan lainnya dan sudah mandiri secara finansial.
Biasanya dalam kasus perceraian ini akan melibatkan pengacara untuk bisa membantu mengajukan reimburse.
Dalam contoh kasus yang lain adalah pada kasus kerjasama antar dua orang atau dua pebisnis.
Salah satu pebisnis sudah menyumbangkan dana yang jauh lebih besar sebagai modal. Lantas saat di tengah jalan, keduanya memutuskan kerjasama tersebut.
Maka pihak pengusaha yang sudah membayar modal lebih besar ini berhak meminta pengajuan reimburse. Pihak pengusaha yang lain juga harus bisa memenuhi penggantian dana ini sesuai kesepakatan bisnis sejak awal.
Langkah Mudah Ajukan Reimburse Adalah?
Berbagai alasan pengajuan harus disertai dengan alasan mengapa reimburse tersebut diajukan.
Tentu saja dalam hal ini orang yang mengajukan harus punya bukti yang kuat sehingga nantinya perusahaan bisa memenuhi hak pengajuan reimburse tersebut.
Ada cara-cara atau tips yang bisa dilakukan untuk mengajukan sehingga nantinya pengajuan bisa lebih mudah diterima dan diloloskan. Apa saja cara tersebut? Langkah mudah ajukan reimburse adalah sebagai berikut:
1. Menyiapkan Dokumen Atau Syarat Yang Umumnya Diperlukan
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyiapkan dokumen atau syarat-syarat tertentu yang bisa dijadikan bukti pengajuan reimburse.
Yang dimaksud dengan dokumen atau syarat di sini adalah seperti struk atau bukti keluarnya dana, invoice, nota, dan lain-lain.
Dokumen yang harus diberikan ini harus bersifat asli dan bukan salinan. Saat perusahaan menerima bukti dokumen asli, maka pengajuan reimburse akan lebih mudah disahkan. Hal ini karena perusahaan harus menerima bukti yang bisa dipercaya agar tidak merugikan.
Meski begitu Anda tetap bisa membuat salinan bukti atau dokumen yang akan diajukan tersebut. Namun salinan bukti tersebut hanya untuk simpanan saja.
Jika sewaktu-waktu dibutuhkan, Anda bisa mengeluarkan bukti salinan dokumen tersebut.
Pastikan juga dokumen yang diserahkan tersebut bersifat rapi. Hal ini berlaku untuk dokumen yang sifatnya hardcopy.
2. Pengajuan Hendaknya Dilakukan Sesegera Mungkin
Mungkin masih banyak sekali orang yang meremehkan pengajuan reimburse dengan berbagai alasannya. Padahal mengajukan reimburse adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan secara lebih cepat. Lebih cepat pengajuannya akan lebih baik.
Biasanya perusahaan akan memberikan batasan waktu untuk pengajuan reimburse.
Namun tidak semua perusahaan memberlakukan aturan seperti itu. Jika perusahaan memberikan kebijakan tersebut, maka akan semakin memudahkan para karyawan yang mengajukan.
Namun jika tidak, maka karyawan harus memperhitungkan waktu secepatnya untuk pengajuan.
Tak hanya karena alasan memenuhi batas waktu perusahaan, pengajuan reimburse yang dilakukan secepatnya ini dapat meminimalisir resiko rusak atau hilangnya dokumen ajuan.
Bayangkan saja jika bukti atau dokumen pengajuan rusak atau hilang, tentu perusahaan tidak bisa menerima pengajuan tersebut dan berakhir tidak memberikan dana penggantian yang sudah Anda keluarkan. Alhasil Anda lah yang dirugikan dalam hal ini.
3. Pahami Dulu Alur dan Syarat Pengajuan
Selanjutnya adalah dengan memahami terlebih dahulu alur atau prosedur dan juga syarat untuk mengajukan reimburse ini. Tidak semua perusahaan memiliki alur atau prosedur yang sama untuk pengajuan.
Ada perusahaan yang memberlakukan syarat dan alur yang cukup rumit untuk mendapatkan dana reimburse ini. Namun ada juga yang memberikan jalan kemudahan untuk setiap pengajuan reimburse ini.
Alur dan syarat tiap perusahaan yang berbeda-beda inilah yang harus dipahami betul oleh semua karyawan. Pastikan untuk memenuhi syarat pengajuan sebelum terjadi proses keluarnya dana selama masa penugasan.
Contohnya saja saat belum tahu syarat pengajuan, lantas saat perjalanan dinas karyawan tidak meminta nota atau struk setiap kali melakukan transaksi.
Tentu saja kondisi tersebut nantinya akan sangat memberatkan karyawan, padahal salah satu syarat pengajuan reimburse di perusahaannya adalah menyerahkan struk. Untuk itu syarat ini sangat penting diketahui bahkan saat awal bekerja. Hal ini juga berlaku untuk alur pengajuan.
4. Mengecek Ulang Dana yang Akan Diajukan
Bagi sebagian orang, pengecekan reimburse menjadi hal yang tidak terlalu penting dilakukan karena sudah ada bukti dokumen yang menguatkannya. Namun pada kenyataannya, masih ada saja karyawan yang salah dalam mengajukan reimburse.
Kesalahan yang dialami biasanya adalah terkait multiple reimburse. Multiple reimburse adalah pembayaran yang tidak berhubungan sama sekali dengan penugasan kantor.
Tentu saja harusnya dana yang keluar tersebut menjadi tanggung jawab pribadi dan bukan perusahaan.
Pihak perusahaan yang akan mengecek pengajuan ini tentu tidak bisa memahami sepenuhnya kebutuhan yang keluar tersebut apakah memang tidak ada kaitannya dengan penugasan perusahaan.
Maka sudah sewajarnya Anda melakukan pengecekan ulang terkait dokumen yang akan diajukan. Hitung kembali dengan baik dan teliti apakah dokumen tersebut memang isinya sudah sesuai dengan dana yang diminta untuk diganti perusahaan atau ada yang tidak sesuai.
Sebaiknya lakukan pengecekan ulang ini sebelum dokumen diajukan pada perusahaan. Hal ini dilakukan agar perusahaan tidak melakukan perbaikan berulang kali sehingga justru membuat laporan perusahaan berantakan.
Baca Juga: Pengertian Laporan Laba Rugi, Jenis, Fungsi dan Contohnya
5. Menghitung Ulang Dana yang Sudah Diganti Perusahaan
Tak hanya dokumen pengajuan saja yang perlu dicek ulang sebelum pengajuan. Mengecek dana yang sudah diganti setelah pengajuan adalah menjadi hal yang sangat penting untuk dilakukan.
Anda harus sesuaikan dana yang sudah keluar dengan dana yang sudah diganti perusahaan.
Hitung ulang apakah memang sudah benar sesuai syarat yang diajukan. Jika memang masih ada kekurangan dana, Anda bisa ajukan komplain pada pihak perusahaan.
Sebaliknya jika dana tersebut terlalu banyak, Anda bisa mengembalikan dana pada perusahaan. Adapun pengecekan dana reimburse ini bisa dilakukan dengan menggunakan salinan dokumen persyaratan pengajuan.
Karenanya di awal sudah dijelaskan bahwa membuat salinan dokumen juga merupakan hal penting yang harus dilakukan sebelum mengajukan penggantian dana.
Dari berbagai ulasan dan penjelasan diatas, kini Anda setidaknya sudah semakin paham dengan istilah reimburse dalam dunia kerja. Pekerja kantoran biasanya sangat familiar dengan istilah reimburse.
Jika ditarik kesimpulan, pada dasarnya proses reimburse adalah proses yang mana perusahaan memberikan ganti dana atas dana pribadi yang keluar dari karyawan bersangkutan.
Para karyawan pun jadi lebih tenang karena adanya dana pengganti dari perusahaan ini.
