Delivery order (DO) adalah hal terpenting bagi bisnis, terlebih di masa pandemi saat ini.
Proses orderan yang cepat, rapi dan praktis, menjadi salah satu syarat agar banyak pelanggan loyal terhadap produk dan bisnis anda.
Biasanya saat proses pengiriman berlangsung, membutuhkan dokumen penting yang disebut sebagai delivery order.
Apa Itu Delivery Order?
Apa itu Delivery order? Pengertian Delivery order adalah sebuah dokumen pengiriman yang diberikan pihak seller ke pihak jasa ekspedisi, untuk penjemputan dan pengiriman paket/barang.
Dalam dokumen ini, biasanya berisi informasi berupa alamat pengirim,nama pengirim, jumlah barang, jenis barang, kapan barang perlu dikirim, alamat dan nama penerima.
Terkadang dalam berkas delivery order dibuat catatan khusus, seperti ‘fragile’ atau ‘barang pecah belah’ untuk menginformasikan kepada jasa kurir terkait kondisi barang yang dikirimkan.
Pembuatan delivery order pada umumnya dilakukan oleh divisi inventory atau staf Gudang karena mereka yang langsung mempersiapkan packing barang sekaligus langsung berkomunikasi dengan kurir.
Ada beberapa tahapan yang dilakukan, mulai dari proses pemesanan barang dari pelanggan, kemudian barang dipersiapkan staf Gudang untuk proses packaging dan siap dikirim sesudah delivery order dibuat.
Kemudian delivery order ini dikirimkan langsung ke kurir untuk menjadwalkan proses pick up dan pengiriman barang.
Perbedaan Delivery Order dan Surat Jalan?
Sebagian besar orang banyak yang menganggap bahwa dokumen delivery order dan surat jalan adalah sama. Namun kedua dokumen tersebut memiliki perbedaan.
Perbedaan antara delivery order dan surat jalan yaitu surat jalan biasanya ada berbagai macam informasi mengenai hal-hal terkait proses pengiriman, sedangkan pada delivery order di dalamnya biasanya berisi kesepakatan yang terjadi antara pihak penjual selaku pengirim dengan pihak pembeli selaku penerima.
Kurir tidak harus membawa dokumen DO (delivery order), melainkan harus diserahkan langsung ke tim Gudang atau pihak administrasi yang akan mempersiapkan orderan barang.
Pada dasarnya, dalam dokumen delivery order ini terdapat 3 lembar berkas yang terdiri dari :
- Pada lembar pertama berwarna putih, biasanya berguna sebagai bukti pembelian dan untuk keperluan penagihan.
- Pada lembar kedua berwarna merah, untuk dijadikan arsip baik bagi pihak penerima atau pihak pembeli.
- Sementara itu, di lembar ketiga yang berwarna kuning, biasanya digunakan untuk arsip bagi pihak yang telah mengeluarkan atau membuat berkas DO.
Dapat disimpulkan bahwa antara delivery order dengan surat jalan memiliki peranan yang sama pentingnya untuk proses pengiriman, tapi keduanya merupakan dokumen yang berbeda.
Manfaat Delivery Order
Fungsi delivery order sesuai praktiknya yaitu sebagai surat atau dokumen perjanjian.
Untuk para penjual online, dokumen ini sangat penting untuk menghindari proses pengiriman yang delay atau terlambat.
Misalnya saja, pelanggan telah meminta penjual untuk mengirimkan barang dan sampai ke tempat tujuan 1 hari sesuai transaksi.
Kemudian penjual menyetujui permintaan pelanggan, dan telah memesan jasa ekspedisi, namun ternyata terjadi keterlambatan pick up kurir ke alamat si pengirim.
Hingga akhirnya, barang yang seharusnya sudah dikirim baru diambil di kesokan harinya oleh kurir. Imbasnya, membuat rating penjual menjadi turun.
Namun disisi lain, delivery order merupakan sebuah dokumen untuk membuktikan bahwa barang telah dikirim penjual dan sedang berada di perjalanan.
Pihak pembeli tidak perlu lagi repot-repot untuk menanyakan bagaimana status pengiriman barang yang dipesannya kepada penjual.
Untuk memudahkan usaha anda dalam hal pengiriman barang dan proses delivery order.
Kini sudah banyak usaha yang mulai menggunakan aplikasi delivery baik oleh bisnis ritel/grosir, atau distributor saat melakukan pemesanan barang berjumlah besar.
Manfaat aplikasi delivery bagi pemilik grosir,bisnis ritel dan distributor ialah adanya transparansi termasuk dalam hal pelacakan pesanan dan harga.
Pengisian Data Delivery Order
Dalam dokumen delivery order minimal terdapat beberapa informasi berikut :
- Nomor delivery order atau surat jalan.
- Alamat dan nama penjual.
- Alamat dan nama pembeli.
- Waktu pengiriman.
- Nomor DO, dan urutan dari nomor delivery order pada perusahaan penjual.
- Informasi detail barang berisi nama barang, jumlah barang dan satuan barang.
Penggunaan Aplikasi Delivery
Sebagian orang mungkin berpikir bahwa software delivery hanya dapat memenuhi proses pengiriman barang dalam jumlah sedikit untuk jarak dekat, seperti pemesanan barang di marketplace atau pesan makanan lewat aplikasi.
Akan tetapi, untuk kebutuhan logistik pengiriman barang berskala besar, pemilik bisnis tidak bisa mengandalkannya agar kebutuhannya dapat terpenuhi.
Selain dikarenakan jarak dan jumlah barang, ada beberapa aspek lainnya yang wajib dipenuhi.
Aplikasi logistik menawarkan kelebihan untuk mengelola jumlah pesanan yang begitu banyak, sekaligus dapat melakukan pelacakan posisi orderan yang membuat aktivitas distribusi sekaligus pemesanan barang menjadi semakin efektif.
Sistem Delivery Order Untuk Bisnis Makanan
Tidak hanya berlaku bagi usaha ritel, distributor atau grosir saja, tetapi sistem delivery order juga berlaku bagi bisnis makanan.
Terlebih saat kondisi pandemi yang masih berlangsung, membuat bisnis makanan harus terbuka dengan sistem pemesanan secara online.
Sehingga pemesanan makanan bisa dilakukan langsung dari rumah.
Melalui inovasi teknologi dari aplikasi delivery order berbasis android, kini siapapun dapat melakukan pemesanan makanan tanpa batas wakut dan tempat.
Bahkan di Indonesia kini ada beberapa brand yang telah meluncurkan aplikasi untuk delivery makanan.
Diantaranya, ada Grab Food, GoFood, lemonilo, Shopee Food, Yummybox, dan Sayurbox.
Bagi yang tertarik membangun bisnis delivery kuliner sendiri, kini anda bisa membuat aplikasi delivery order makanan memakai nama brand anda sendiri.
Ada banyak kelebihan yang didapatkan bagi para pebisnis kuliner yang memanfaatkan aplikasi delivery, diantaranya :
- Dapat menjangkau semua konsumen tanpa terkecuali. Melalui aplikasi, maka siapapun dapat memesan makanan dengan praktis tanpa terhambat cuaca, atau alasan lainnya.
- Terbukti dapat meningkatkan omset dengan signifikan, karena aplikasi ini mampu menjaring seluruh pelanggan. Sehingga omset bisnis yang anda bangun secara otomatis akan meningkat pesat.
- Minim resiko bagi bisnis makanan startup yang baru memulai. Anda dapat mempromosikan produk dengan hemat dan dapat mengecek respon dari masyarakat menggunakan aplikasi.
- Lebih efisien dan mudah untuk mengembangkan bisnis kuliner. Anda dapat melayani pembeli dengan praktis dan mudah. Dengan semakin banyaknya pembeli yang terlayani, maka semakin cepat juga rating aplikasi akan meningkat.
Ini Alasan Bisnis Kuliner Harus Mempunyai Sistem Delivery Order
Dalam usaha kuliner, delivery order adalah layanan untuk pesan antar konsumen, yang memungkinkan konsumen tidak perlu lagi datang ke tempat makan atau restoran.
Sebenarnya, layanan delivery order sudah lama diadopsi oleh beberapa restoran besar. Tapi kini sudah banyak pebisnis kuliner pemula yang berani mencoba layanan DO.
Jika anda masih ragu membuka layanan delivery order makanan, ada beberapa alasan yang bisa dijadikan pertimbangan untuk memilih sistem delivery order makanan :
1. Bisnis Mampu Bersaing Dengan Kompetitor
Melalui perubahan gaya hidup dan kebiasaan masyarakat milenial yang cenderung selalu mengutamakan kepraktisan dan memesan makanan online, membuat banyak bisnis kuliner yang sudah beradaptasi menggunakan layanan ini.
Banyak restoran yang menawarkan sistem delivery order makanan.
Tentu saja anda tidak mau jika pembeli kabur atau beralih ke restoran lain hanya karena restoran anda belum menawarkan layanan DO.
2. Menyesuaikan Kebutuhan Konsumen Masa Kini
Setiap pembeli mempunyai kebiasaan yang berbeda saat makan di tempat kuliner atau restoran.
Contohnya, bisa saja ada pembeli yang merasa tidak nyaman makan di restoran atau tempat umum.
Selain itu, ada juga pembeli yang memang tidak sempat pergi ke tempat makan karena harus bekerja. Semua kendala ini bisa anda selesaikan melalui sistem delivery order makanan.
3. Bisa Menambah Jumlah Konsumen
Di waktu-waktu tertentu, mungkin restoran akan didatangi oleh banyak pelanggan, seperti di hari spesial atau hari raya keagamaan misalnya.
Namun persoalannya ialah restoran menjadi tidak cukup untuk bisa menampung banyaknya jumlah konsumen. Sehingga banyak orang yang akhirnya memilih harus berpindah ke restoran lain atau pulang.
Pada kondisi seperti inilah, layanan delivery order untuk makanan bisa menjadi solusi ideal. Anda bahkan tidak perlu menghabiskan anggaran untuk mengembangkan restoran.
Dengan tujuan, agar semua pelanggan anda bisa duduk saat jumlah pengunjung restoran membludak di momen-momen tertentu.
Di momen inilah, anda dapat meningkatkan promosi iklan supaya pelanggan tetap berada di rumah, sementara restoran bekerja untuk melakukan pesan antar makanan langsung ke rumah pelanggan.
Baca Juga : Ide Usaha Kuliner yang Bisa Pebisnis Coba
Tips Layanan Delivery Order Untuk Bisnis Kuliner
Sebelum memulai layanan delivery order, silahkan cek beberapa tips yang harus dipertimbangkan berikut ini :
1. Menetapkan Menu
Anda bisa memilih beberapa menu yang bisa diantar ke tempat pelanggan, tidak perlu memasukkan semua menu makanan ke dalam daftar layanan DO.
Karena mungkin ada menu-menu tertentu yang kualitasnya bisa berkurang lewat proses pengiriman, jadi anda dapat menghilangkan menu ini.
2. Gunakan Tempat Makanan Berkualitas
Jika anda ingin memulai layanan delivery order makanan, maka langkah selanjutnya ialah mempersiapkan tempat makanan berkualitas.
Anda harus menggunakan pembungkus makanan memakai kemasan yang terbuat dari material berkualitas berbasis food grade.
Biasanya kemasan makanan berkualifikasi food grade ini mempunyai beberapa standar,diantaranya tidak akan mengubah rasa dan tidak berbahan kimia.
Baca Juga : Pengertian Kemasan Produk
3. Mempersiapkan Food Box
Hal terpenting dalam layanan delivery order makanan yaitu food box dalam kendaraan. Biasanya food box ini membantu untuk mempertahankan suhu pada makanan.
Di samping itu, bisa meminimalisir terjadinya goncangan ketika kurir harus melewati jalanan rusak atau berlubang.
Dengan kata lain, food box bisa membuat kualitas pada makanan tetap bertahan.
4. Mempekerjakan Staf Kurir Khusus
Jika sudah siap memfasilitasi sistem delivery order makanan, sebaiknya mempekerjakan kurir khusus.
Akan tetapi,jika restoran anda belum begitu ramai,maka bisa mengutus staf karyawan untuk dijadikan kurir.
Namun hal terpenting yaitu pesanan makanan harus sampai ke konsumen dengan cepat dan tepat waktu.
Tujuannya agar konsumen merasa puas sehingga dapat meningkatkan loyalitas pelanggan.
5. Bermitra Dengan Pihak Ketiga
Sudah banyak sekali start up penyedia layanan antar makanan, baik itu Shopee Food, Grabfood, Gofood, Traveloka Eats, maupun yang lainnya. Alangkah baiknya, usaha anda juga bisa memanfaatkan layanan tersebut.
Hal ini bertujuan untuk meningkatkan peluang menjangkau konsumen lebih banyak lagi.
Anda juga dapat berkolaborasi dengan pihak mitra melalui pemberian diskon produk makanan kepada konsumen.
6. Menggencarkan Promosi Iklan Delivery Order
Anda juga harus menggencarkan promosi iklan delivery order. Caranya dengan memasang banner tentang layanan delivery order di restoran.
Supaya pelanggan mengetahui bahwa mereka tetap bisa menikmati makanan anda walaupun mereka tidak bisa mengunjungi restoran secara langsung.
Untuk mengiklankannya, bisa lewat media sosial, baik itu Tiktok, Instagram dan Twitter.
7. Memajang Foto Kuliner yang Mengundang Selera
Pajang foto yang mengundang selera. Tidak ada salahnya untuk mempekerjakan fotografer professional jika memungkinkan.
Namun jika budgetnya belum cukup, anda juga bisa mempelajari teknik memotret produk kuliner sendiri.
Fitur yang Wajib Ada di Aplikasi Delivery Makanan
Jika anda ingin membuat aplikasi atau mungkin bekerjasama dengan pihak penyedia aplikasi delivery order makanan.
Ada beberapa fitur yang wajib diperhatikan dalam aplikasi delivery tersebut, diantaranya :
1. Trolly atau Keranjang Belanja Secara Virtual
Fitur keranjang belanja merupakan hal terpenting untuk mempermudah pelanggan melakukan checkout beberapa produk sekalipun.
Hal ini dikarenakan seringkali pembeli tertarik membeli beberapa produk. Ada juga yang mungkin sengaja memesan lebih dari 1 item produk kuliner, karena ingin menggunakan voucher diskon.
Oleh sebab itu, fitur keranjang belanja sangat bermanfaat untuk menampung produk yang dipesan konsumen.
2. Manajemen Pesanan
Konsumen juga harus mendapatkan fitur untuk manajemen makanan. Fitur ini berfungsi untuk mempermudah pembeli memonitor dan mengecek pesanan makanan sendiri.
Biasanya fitur ini mencakup pesanan produk yang berlangsung sekaligus daftar riwayat belanja.
Pembeli dapat melakukan pengecekan daftar history pesanannya kapanpun dengan lengkap, berikut rincian lokasi restoran, waktu pesanan, hingga total belanja.
3. Panel Admin
Fitur terpenting yang wajib ada lainnya yaitu panel admin. Jika tidak ada panel admin, tentu saja anda tidak dapat mengelola usaha delivery.
Biasanya panel admin perlu mencakup berbagai macam menu, diantaranya :
- Pengelolaan bisnis untuk harian.
- Pengelolaan produk.
- Laporan transaksi baik harian, mingguan dan bulanan.
- Registrasi serta data-data pengguna.
- Melakukan monitoring informasi terkait pengiriman paket.
Fitur panel admin biasanya hanya bisa diakses oleh pengelola bisnis. Pembeli umumnya tidak bisa melihat panel admin.
Sehingga, anda harus melakukan konsultasi bersama pihak pengembang software supaya tidak keliru saat meletakkan panel admin.
4. Push Notification Secara Real Time
Anda juga harus melengkapi fitur push notification real time. Ini adalah fitur yang biasanya tersedia pada layar hp, meskipun pengguna sedang tidak menggunakan aplikasi.
Manfaat fitur ini adalah untuk mengirim berbagai informasi terkini kepada konsumen.
Push notification dapat mengirimkan pemberitahuan dengan cara real time atau pada saat itu juga, ketika anda mengoperasikan fitur ini.
Contohnya, anda mengirimkan notifikasi ‘promo flash sale kuliner’ sekarang, maka pemberitahuan ini akan muncul secara otomatis di hp pengguna.
Alhasil, pengguna bisa langsung tertarik mengecek notifikasi lebih detail.
5. Menu Diskon dan Voucher
Setiap konsumen, tentu saja sangat menyukai yang namanya diskon dan voucher belanja.
Hal ini dikarenakan, dengan menggunakan diskon dan voucher, pembeli akan mendapatkan harga lebih terjangkau.
Misalnya saja, pembeli A membeli sebanyak 4 item produk kuliner yang harganya Rp. 100 ribu.
Saat ia membayar menggunakan voucher diskon 40%, tentu saja harga sebanyak 4 item produk kuliner tadi secara otomatis akan menjadi Rp.60 ribu saja.
Inilah kenapa aplikasi delivery untuk bisnis kuliner anda harus menyertakan menu diskon dan voucher.
6. Manajemen Untuk Pengiriman Produk
Ini adalah inovasi menarik yang bisa membedakan antara aplikasi bisnis anda dengan program delivery makanan lainnya.
Manajemen delivery memungkinkan para pengguna dapat mengelola kapan pengiriman akan dilakukan.
Fitur ini merupakan inovasi terbaru sebagai solusi apabila pesanan tiba ketika pemiliknya tidak ada di rumah.
Biasanya masalah tersebut akan menyulitkan kurir sekaligus pemilik pesanan. Tapi dengan fitur ini, memungkinkan konsumen bisa memesan kuliner kapan saja sesuai keinginan.
Delivery order memang tidak hanya berlaku bagi bisnis retail saja, tetapi saat ini telah dimanfaatkan oleh banyak bisnis kuliner untuk membantu mereka tetap menjalankan usahanya ditengah-tengah pandemic.
Selain itu, memudahkan konsumen untuk tetap bisa memesan makanan kapanpun dan dimanapun tanpa perlu bertatap muka.
