Perkembangan dunia digital seperti sekarang ini penggunaan email maupun website sudah menjadi hal yang sangat umum.
Apalagi dalam sebuah perusahaan, bukan saja sebagai wadah menyebar berbagai informasi namun juga digunakan untuk alat komunikasi.
Melihat kebutuhan tersebut banyak perusahaan akhirnya memilih untuk menggunakan email hosting. Manfaat yang didapatkan cukup banyak, apalagi model email dan website lebih bisa professional sehingga semakin meyakinkan.
Pengertian Email Hosting
Istilah email hosting sendiri saat ini sudah sangat populer diberbagai kalangan masyarakat, tetapi apakah Anda sudah paham apa yang dimaksudkan tersebut?
Ya, email hosting merupakan jenis layanan email yang berbayar dengan menggunakan model email atas nama pribadi.
Bila pada umumnya penggunaan email menggunakan domain yang gratis seperti Gmail, Yahoo, ataupun yang lainnya bisa dibuat sesuai dengan keinginan. Misalnya saja ingin menggunakan nama perusahaan bisa, ini akan lebih mudah dan cepat dikenal.
Ketika perusahaan Anda memutuskan untuk menggunakan jenis berbayar sudah dipastikan akan lebih terlihat professional.
Selain itu kemungkinan besar juga dapat meningkatkan kepercayaan diri perusahaan dan lebih mudah mendapat kepercayaan dari para pelanggan.
Pada umumnya baik server yang digunakan untuk email ataupun website dibuat secara terpisah. Sehingga dengan jenis domain berbayar tersebut performa dari email akan tetap baik.
Dalam sebuah bisnis nyatanya memang email hosting cukup memberikan efek baik, apalagi usaha online. Bukan tidak mungkin brand yang sedang tumbuh akan lebih mudah memiliki kredibilitas dimata masyarakat.
Selain itu juga jika dibandingkan dengan penggunaan email gratis akan lebih efektif untuk hosting. Inilah alasan kenapa perlu untuk mengetahui atau justru langsung memanfaatkan untuk efektivitas kerja perusahaan yang lebih baik.
Alasan Penting Email Hosting Bagi Perusahaan
Saat ini ada banyak layanan email hosting yang bisa ditemukan, hal itu tentu bukan tanpa alasan apalagi untuk keuntungan perusahaan. Sebelum melihat seperti apa cara memilih layanan email hosting terbaik untuk perusahaan.
Ada baiknya kenali dan pahami terlebih dahulu alasan kenapa layanan tersebut sangat penting untuk sebuah bisnis.
Karena ketika Anda memutuskan untuk menggunakan jenis layanan tersebut secara otomatis akan mendapatkan fasilitas mengenai kemudahan menggunakan komunikasi dengan email.
Dengan menggunakan layanan tersebut sebuah perusahaan akan lebih leluasa dalam menggunakan email.
Meskipun dalam kenyataannya memang ada batasan, karena hal itu bertujuan untuk membuat aktivitas dari pengguna tidak mengalami masalah.
Ada pula paket email hosting yang dengan kemudahan karena leluasa menggunakan. Bagi perusahaan itu akan memberikan keuntungan cukup besar apalagi dengan kelancaran komunikasi yang dilakukan.
Manfaat Menggunakan Email Hosting
Memutuskan untuk menggunakan email bisnis bagi perusahaan, Anda harus paham terlebih dahulu kebutuhan akan hosting email tersebut. Tidak sedikit pelaku usaha masih merasa ragu ketika harus menggunakan jenis layanan tersebut.
Jika Anda mengalami keraguan ketika akan memilih menggunakan email hosting. Bisa coba dengan melihat beberapa manfaat yang bisa didapatkan bagi perusahaan, antara lain:
1. Mempermudah branding
Branding menjadi bagian sebuah perjalanan bisnis lebih sukses, hal itu akan lebih mudah dan memberikan hasil maksimal ketika menggunakan sistem online.
Dengan memutuskan menggunakan domain berbayar secara otomatis Anda juga melakukan promosi bisnis online.
Secara mudah orang akan lebih mengenal dan diingat banyak orang, tidak percaya? Karena selain memperhatikan isi, penerima email sering juga memperhatikan domain yang tidak jarang membuat penasaran.
Baca Juga : Apa Itu Branding?
2. Peningkatan kredibilitas
Manfaat kedua adalah membantu meningkatkan kredibilitas sebuah perusahaan, apalagi jika domain yang digunakan merupakan nama perusahaan.
Bukan saja untuk menjaring konsumen baru namun juga memberikan kemudahan untuk meningkatkan loyalitas para pelanggan karena perusahaan terlihat professional dengan domain yang ada.
3. Memiliki penyimpanan lebih banyak
Email bukan saja sebagai alat komunikasi oleh perusahaan dengan siapapun itu, namun juga sebagai bentuk wadah.
Menyimpan informasi marketing, branding ataupun promosi lain yang memang penting dibandingkan dengan email pada umumnya, hosting email memang memiliki tempat penyimpanan yang lebih banyak.
Cara Memilih Layanan Email Hosting Terbaik
Setelah mengetahui jelas beberapa ulasan pengertian sampai dengan manfaat diatas, tentu semakin sadar akan pentingnya sebuah hosting email baik untuk perusahaan maupun professional bukan?
Tidak heran jika saat ini ada banyak tawaran mengenai layanan tersebut yang bisa Anda dapatkan secara lebih mudah.
Masing-masing mengatakan terbaik, namun bagi Anda yang belum pernah mengenal sebelumnya pasti akan kesulitan dalam memilih.
Makanya diperlukan mengetahui atas informasi apa saja yang harus diperhatikan ketika akan memilih layanan email hosting.
Supaya tidak mengalami masalah atau kekeliruan, ada beberapa cara memilih layanan email hosting yang bisa Anda perhatikan seperti berikut:
1. Perhatikan kebutuhan fitur Anda
Hal utama yang harus dijadikan perhatian ketika memilih layanan email hosting adalah dengan melihat fitur.
Apalagi masing-masing perusahaan pasti memerlukan model fitur yang berbeda dengan ditentukan sesuai dengan kebutuhan.
2. Pasang budget
Masalah budget tidak jarang menjadi hal yang juga penting apalagi dalam menentukan layanan email hosting. Tidak sedikit perusahaan yang justru memberikan batasan dalam harga layanan supaya tetap sesuai dengan keuangan.
Bisa cek dengan melakukan estimasi biaya sebelumnya, sehingga perusahaan paham berapa besar yang diperlukan.
3. Perhatikan keamanan data dan seluruh isi email
Selanjutnya mengenai keamanan dari hosting email yang digunakan, pastikan tidak mudah diretas oleh orang tidak bertanggung jawab yang akan memberikan kerugian pada perusahaan.
Sebenarnya keamanan dari email berbayar itu lebih baik, namun untuk lebih tenang bisa memastikan terlebih dahulu dari awal.
4. Kapasitas penyimpanan
Seperti yang telah dikatakan sebelumnya diatas, email bukan hanya sebagai alat komunikasi namun juga sebagai wadah berbagai informasi.
Tidak heran jika kapasitas penyimpanan itu menjadi pertimbangan penting sebelum menentukan. Masing-masing pebisnis memiliki kebutuhan penyimpanan yang berbeda, ada baiknya memilih layanan yang menawarkan kapasitas simpan fleksibel.
5. Apakah mampu mengirim ukuran file besar
Karena dalam sebuah perusahaan email digunakan untuk berbagai kebutuhan yang tidak hanya ringan, bahkan sering melakukan pengiriman file dalam berbagai ukuran besar.
Cara memilih layanan email hosting yang tidak bisa dilupakan adalah dengan memperhatikan penyediaan fasilitas tersebut. Bisa dibayangkan seperti apa kendala dalam bisnis jika tidak bisa berkomunikasi dengan file besar.
6. Menawarkan layanan premium
Jika memang perusahaan Anda menentukan budget tinggi untuk layanan email hosting, tidak ada salahnya untuk memilih layanan premium.
Jangan salah, dengan layanan premium Anda akan mendapatkan kemudahan, manfaat sampai dengan fitur yang lebih banyak.
7. Cek informasi mengenai uptime email
Ini cukup penting, apalagi akan terjadi masalah jika email tidak sesuai dengan harapan. Otomatis komunikasi dengan karyawan, klien, ataupun pelanggan akan mengalami hambatan.
Downtime itu pasti ada, makanya pilih layanan yang tidak memberikan presentasi down lebih banyak.
8. Fleksibilitas dan kompatibilitas
Terlepas dari apapun itu jenis, ukuran bisnis, mengakses email, tugas, daftar, kalender, ataupun kontak yang sering dilakukan. Memastikan apakah layanan email hosting fleksibilitas dan kompatibilitas itu penting.
Karena dengan itu akan lebih mudah untuk melakukan hubungan baik pada aplikasi berbasis web maupun berbasis seluler.
9. Pastikan adanya customer support
Ini tidak kalah penting ketika Anda mendapatkan layanan email hosting, dimana akan lebih membantu.
Setidaknya untuk beberapa hal yang memang akan bisa disupport melalui FAQ atas berbagai keluhan, pertanyaan atau apapun itu.
Akan lebih memastikan baik lagi ketika Anda memilih layanan email yang bisa membantu pelanggan melalui live chat, email, telephone ataupun lainnya bahkan sampai dengan 24 jam.
10. Lakukan perbandingan mengenai biaya setiap layanan hosting
Dengan banyaknya pilihan layanan email hosting di Indonesia saat ini, sebagai pelaku usaha yang akan menggunakan pasti Anda merasakan kebingungan.
Supaya tidak terjebak dalam layanan buruk dan merugikan. Tidak ada salahnya untuk melakukan perbandingan terlebih dahulu sebelum menentukan. Berbagai poin penting itu antara lain, fitur, layanan, sampai dengan beberapa hal lain.
11. Jangan lupa lihat reputasinya
Ada banyaknya pilihan yang ditawarkan kepada Anda, tidak lupa untuk memastikan reputasi sebelum akhirnya memilih.
Ini merupakan salah satu cara memilih layanan email hosting yang dapat menghindarkan dari kerugian. Reputasi yang baik terbentuk dari kepercayaan dan pemberian kepuasan kepada pelanggan.
Catat, Kesalahan Dalam Memilih Layanan Email Hosting!
Peran vital yang diperoleh dari penggunaan email hosting sangat jelas bukan setelah Anda membaca beberapa ulasan diatas? Apalagi untuk sebuah perusahaan, makanya selain memahami cara memilih layanan email hosting yang tepat.
Anda perlu paham pula beberapa kesalahan yang masih sering dilakukan dalam proses pemilihan tersebut. Ya, beberapa hal tersebut antara lain:
1. Tertipu mengenai harga
Kesalahan dalam memilih layanan email hosting adalah tidak memperhatikan harga apakah sudah sesuai atau tidak.
Pastikan harga yang sesuai dengan informasi sehingga tidak menjadikan Anda sebagai pengguna merugi, bandingkan dengan fasilitas yang didapatkan apakah memang layak harga tersebut atau sebaliknya.
2. Tidak memilih hosting yang bergaransi
Ada banyak pilihan hosting sering membuat terkecoh, ini pula yang membuat Anda perlu untuk berhati-hati.
Pilih yang memang terpercaya, apalagi mengenai pemberian garansi uang kembali itu penting. Luangkan waktu untuk membaca persyaratan dan ajukan pertanyaan jika memang diperlukan.
3. Tidak memperhatikan kualitas layanan
Layanan email hosting umumnya berbayar setiap paket dengan jangka waktu tertentu. Jika memang ada masalah ketika menggunakan, pastikan untuk tidak menggunakan lagi dan memilih kualitas layanan yang terbaik.
Inilah alasannya kenapa Anda tidak bisa menghindari pertimbangan mengenai kualitas layanan yang diberikan.
4. Tidak melakukan riset
Setiap penyedia layanan email hosting pasti menawarkan layanan yang menarik untuk bisa dipilih. Nah, ini kesempatan Anda untuk melakukan perbandingan terlebih dahulu satu dengan lainnya.
Hindari kesalahan untuk tidak melakukan riset karena dapat meminimalisir hal yang merugikan selama menggunakan layanan email hosting tersebut.
5. Tidak memahami keterbatasan
Selain memiliki kelebihan yang ditawarkan oleh setiap layanan hosting di Indonesia, pasti ada kekurangan dibaliknya
. Inilah yang perlu untuk dipahami, jangan sampai Anda mengetahui adanya kasus atau kekurangan tersebut justru setelah menggunakannya.
Padahal itu dapat mengancam dan membahayakan usaha bisnis Anda, sebelum terlambat periksa dari awal terlebih dahulu.
Kenali Ciri Layanan Email Hosting Yang Berkualitas
Sebagai pelengkap beberapa ulasan diatas, Anda perlu kenali pula seperti apa ciri dari sebuah layanan email hosting yang berkualitas.
Dengan begitu akan lebih mudah untuk menentukan seperti apa layanan yang tepat. Jangan sampai salah memilih, berikut beberapa ciri yang bisa membantu Anda antara lain:
1. Professional dan adanya jaminan
Sebuah layanan email hosting yang berkualitas tentu bisa dilihat dari professional layanan, fasilitas dan dukungan kepada pelanggan.
Bahkan adanya koneksi yang baik apalagi memiliki power backup untuk memberikan keamanan. Akan lebih tenang lagi ketika adanya jaminan yang diberikan oleh layanan tersebut sehingga mudah untuk komunikasi, mengadu ataupun jika ada masalah muncul.
2. User friendly
Ciri yang selanjutnya bisa dikenali dari user friendly, sehingga siapapun pengguna baru akan lebih mudah untuk memakai tanpa perlu merasakan keribetan.
Hal ini bisa Anda lihat mulai dari cara pemesanan, cara penggunaan, tutorial yang diberikan, sampai dengan cara untuk menghadapi masalah jika dalam penggunaan muncul masalah.
3. Adanya control panel
Sebuah email hosting yang baik umumnya memberikan kontrol panel untuk memudahkan login kapan saja.
Fungsi utamanya untuk mengunggah, menyimpan, menghapus, mengubah, maupun melihat berbagai file atau data yang tersimpan.
Karena email berbayar itu bukan saja memudahkan komunikasi namun juga mendukung penyimpanan yang lebih besar.
4. Kapasitas memadai
Alasan menggunakan email hosting salah satunya karena kapasitas yang lebih memadai, ini penting. Bisa dijadikan sebagai ciri layanan yang berkualitas, apalagi sesuai dengan kebutuhan Anda sehingga mudah untuk digunakan.
Jika ada pilih yang memberikan pilihan kualitas kapasitas yang fleksibel sehingga ada tambahan dari penyedia jasa layanan.
5. Pelayanan baik
Bisa dikatakan ini merupakan ciri mutlak dan harus ada pada sebuah layanan email hosting terbaik.
Dengan pelayanan yang baik Anda akan mendapatkan kemudahan untuk melakukan kontak kepada customer service atau support customer itu sangat baik. Bahkan tersedia 24 jam sehingga kapan saja bisa langsung dihandle ketika terjadi masalah.
6. Banyak pilihan komunikasi
Pelayanan yang baik bukan saja pada support customer yang selalu ontime, namun perlu diperhatikan pula mengenai penggunaan alat komunikasi.
Jika memang dikatakan baik itu memberikan berbagai bentuk live chat, email, ataupun melalui komunikasi mudah lainnya.
Sebenarnya memang nampak mudah cara memilih layanan email hosting ditengah banyaknya penawaran. Namun dasar tidak dasar hal itu dalam kenyataannya justru sulit, apalagi berbagai pertimbangan yang harus diperhatikan supaya tidak mengalami masalah atau kerugian.
Sekalipun penyedia layanan hosting mengklaim dirinya mampu memberikan layanan professional, terpercaya, aman dan sebagainya. Namun sebagai pengguna baru Anda harus tetap melakukan riset terlebih dahulu sebelum akhirnya menentukan.
Dengan memahami pengertian, manfaat, kegunaan, tips memilih, kesalahan sampai dengan ciri dari layanan email hosting yang terbaik.
Bukan tidak mungkin Anda akan lebih mudah dalam menentukan seperti apa layanan yang layak. Kemajuan teknologi seperti sekarang ini memang harus dimanfaatkan dengan baik apalagi bagi perkembangan perusahaan.
Bukan tidak mungkin berkat penggunaan layanan email hosting yang tepat, bisnis yang dilakukan akan semakin meningkat dan hasil yang diinginkan melebihi harapan.
Nah, itulah sederet ulasan mengenai layanan email hosting yang ternyata memang memberikan dampak baik bagi kemajuan perusahaan apalagi online.
Semoga dengan segudang informasi yang sudah diberikan dapat meningkatkan pengetahuan informasi dan kehati-hatian Anda dalam menentukan layanan yang terbaik.
