Secara umum pengertian vendor umumnya dikaitkan dengan pihak ketiga, sebagai perantara. Baik dalam bidang ekonomi maupun lainnya. Orang atau organisasi ini menjadi penghubung antara dua kepentingan.
Pihak vendor juga umumnya melakukan penjualan bahan dukungan untuk produk, jasa maupun produk yang telah diolah. Kemudian produk tersebut dijual kembali oleh perusahaan guna menunjang eksistensinya di dunia usaha.
Pihak ketiga ini tidak hanya menjual bahan baku atau bahan mentah saja. Beberapa dari mereka juga menjual bahan pendukung atau komponen lainnya. Berikut beberapa penjelasan lengkapnya.
Mengenal Apa Pengertian Vendor
Seperti disinggung sebelumnya bahwa pengertian vendor adalah pihak yang berperan dalam menyediakan bahan baku atau bahan mentah guna memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan lain. Bahan mentah tersebut nantinya akan dipakai untuk kegiatan produksi.
Istilah vendor kerap kali dikaitkan dengan perusahaan maupun perorangan yang melakukan kegiatan penjualan produk barang maupun jasa kepada perusahaan lain. Tujuan utamanya adalah menunjang performa perusahaan guna memenuhi kebutuhan dan permintaan pasar.
Memfasilitasi agar konsumen bisa memperoleh barang maupun jasa dari perusahaan yang memproduksinya. Tidak hanya dalam skala besar antar perusahaan, tapi bisa juga antar individu dalam skala kecil.
Sering disebut sebagai supplier sebab perannya sama, yaitu penyedia barang dan jasa dari produsen. Tanpa adanya peran pihak ini, maka konsumen akan kesulitan memenuhi kebutuhan hidupnya.
Selain menyediakan bahan baku atau bahan mentah pengertian vendor disini sering juga menyediakan produk setengah jadi. Bahkan, ada beberapa yang juga menyediakan layanan atau jasa kepada konsumen atau perusahaan.
Lalu apa itu vendor dan contohnya? Contoh perusahaan penyedia smartphone merk terkenal. Pada kenyataannya perusahaan tersebut ingin membuat smartphone sendiri yang memiliki komponen LCD sesuai dengan spesifikasi tertentu.
Maka perusahaan tersebut membutuhkan perusahaan lain yang bisa membuat komponen LCD sesuai keinginannya. Perusahaan yang bertugas membuat LCD tersebut merupakan vendor.
Fungsi Vendor yang Perlu Diketahui
Setelah memahami apa itu vendor perusahaan? Selengkapnya perlu mengetahui apa saja fungsinya. Secara garis besar fungsinya adalah memastikan bahwa barang atau jasa yang diperlukan perusahaan lain bisa dipenuhi dengan baik dan maksimal.
Sebuah perusahaan yang tidak bisa mencukupi kebutuhan bahan baku sendiri dalam kegiatan produksi. Disinilah pihak ketiga dibutuhkan dalam mencukupi permintaan tersebut. Sehingga rangkaian proses yang ada bisa berjalan optimal.
Contoh produk yang bisa didapat dari pihak ketiga adalah berupa bahan setengah jadi, bahan mentah, bahan pendukung, atau jasa dalam melakukan sesuatu. Pihak ketiga ini menentukan seperti apa kualitas hasil dari sebuah produksi.
Maka perusahaan yang menggunakan jasanya wajib memastikan kredibilitas. Sehingga pengertian vendor bukan hanya sebagai supplier, tapi memiliki profesionalitas. Menjamin semua pihak mendapatkan keuntungan sesuai harapan.
Saat terjadi permasalahan pada rantai distribusi atau pengiriman, akan berefek langsung pada ketepatan waktu, kualitas bahan, atau kualitas produk yang diproduksi. Dari sini jelas bahwa lini kerjanya tidak hanya sebagai penyedia atau penjual.
Tanggung jawabnya besar, harus dapat memberikan jaminan kualitas barang maupun layanan. Terutama jika konsumen pengguna jasanya adalah perusahaan besar yang menguasai hajat hidup orang banyak.
Pengertian vendor jadi ikut serta dalam menjamin konsumen akhir mendapatkan produk barang maupun jasa yang menjawab kebutuhannya. Bukan hanya dalam jumlah atau kuantitas saja tapi juga dari segi kualitas.
Apabila hal tersebut tercapai, maka pihak ketiga ini bisa terus digunakan oleh perusahaan produsen.
Kedepannya bisa jadi semakin eksis karena mungkin tidak hanya jadi langganan satu organisasi saja melainkan lebih banyak yang mempercayakan kelangsungan produksi pada pihak tersebut.
Tanggung Jawab dan Tugas Vendor
Pada intinya pengertian vendor dilihat dari tanggung jawab serta tugasnya adalah memastikan semua kebutuhan barang dan jasa sesuai dengan hasil kesepakatan.
Berdasar pada artinya maka tugas mereka adalah memenuhi permintaan serta kebutuhan perusahaan yang bekerja sama.
Memastikan apa yang diberikan kepada konsumen merupakan produk berkualitas tinggi. Juga bertanggung jawab memastikan bahwa produk dikirim secara tepat waktu, dan memberikan pelayanan terbaik dengan harga bersaing.
Setiap tugas yang diberikan merupakan tanggung jawab untuk bisa diselesaikan dengan baik. Sebab mempertaruhkan kepercayaan klien baik perusahaan maupun individu. Jika dijabarkan maka tugas vendor adalah seperti di bawah ini.
- Memenuhi semua permintaan dari klien yang menjadi rekananya sesuai kesepakatan. Baik dari kuantitas, kualitas, kelengkapan, serta tenggat waktu.
- Memastikan setiap barang atau jasa yang dijual kepada konsumennya adalah produk berkualitas. Bersumber pada bahan mentah atau setengah jadi yang sebelumnya disediakan sesuai fungsinya dalam pengertian vendor.
- Memastikan pengiriman barang atau jasa sesuai waktu yang telah ditentukan. Tugas ini merupakan upaya untuk menjaga kepercayaan klien dan memastikan rantai pasokan kepada konsumen tidak mengalami keterlambatan.
- Memberikan pelayanan terbaik harga bersaing kepada konsumen. Hal ini dilakukan bukan hanya untuk menarik lebih banyak klien sebagai pengguna jasa. Tetapi menjalin hubungan baik untuk jangka panjang.
Pengertian vendor yang sudah dipahami di awal menjadi acuan dalam memberikan penilaian seperti apa kualitasnya. Dikaitkan dengan tugas serta tanggung jawab serta ukuran sejauh mana tugas tersebut berhasil diselesaikan dengan benar.
Dalam rangka memenuhi tanggung jawabnya sebagai pihak penyedia barang, terdapat rangkaian proses melibatkan manajerial. Sehingga semua pekerjaan lebih terstruktur dan selesai sesuai target.
Memahami Pengertian Vendor Management
Vendor management adalah suatu pengelolaan yang dilakukan untuk memaksimalkan kinerja.
Hal ini penting dilakukan dalam suatu proses supply chain, karena dalam melakukan pengadaan perlu memperkirakan kemampuan supplier, tingkat dan lama waktu pengiriman, sesuai standar praktis untuk memilih penyedia jasa.
Apa yang dimaksud dengan vendor? Disini jelas, bahwa dalam bekerja terdapat rangkaian manajemen atau pengelolaan. Sehingga mampu meningkatkan kepercayaan mitra hingga konsumen akhir.
Dengan melakukan manajemen yang tepat maka akan memperkuat hubungan bisnis dengan perusahaan mitranya. Tujuan dari manajemen sesuai dengan pengertian vendor tersebut adalah sebagai berikut:
- Meningkatkan value for money. Yaitu konsep pengelolaan perusahaan dengan berlandaskan 3 elemen: ekonomi, efisiensi, dan efektifitas.
- Memastikan kesepakatan dijalankan sesuai perjanjian bersama. Sehingga target masing-masing pihak yang terlibat dapat tercapai secara optimal.
- Menjalin hubungan baik dengan semua pihak agar dapat mendukung strategi perusahaan. Pada akhirnya nanti bertujuan untuk memastikan bahwa konsumen atau end user mendapatkan apa yang dibutuhkan.
Berkaitan dengan pengertian vendor dalam proses manajemen terdapat beberapa proses kerja.
Pertama adalah menyusun data base, dengan menyusun analisa serta manajemen risiko. Dengan adanya analisis ini maka terdapat rencana dari kemungkinan buruk yang akan muncul.
Proses lainnya adalah seleksi vendor. Dilakukan melalui penunjukan langsung, bidding (mencari sesuai kebutuhan), atau dengan tender yaitu berdasarkan persetujuan dari manajemen. Penilaian vendor dapat dilihat dari penawaran, kualifikasi, kesesuaian spesifikasi barang atau jasa dengan kebutuhan perusahaan.
Dilanjutkan dengan negosiasi antara kedua belah pihak terkait dengan harga, kualifikasi, keuntungan, hingga didapatkan keputusan bersama. Langkah berikutnya adalah menyusun kontrak dengan Service Level Agreement (SLA).
SLA kaitannya dengan pengertian vendor adalah kontrak yang memuat kualitas dan jenis layanan. Juga memuat informasi penawaran apa saja yang dilakukan jika salah satu pihak melanggar kesepakatan atau persyaratan.
Proses manajemen selanjutnya adalah evaluasi kinerja, pembinaan kemudian juga implementasi rencana perbaikan berkesinambungan. Informasi lebih lanjut mengenai hal ini bisa Anda dapatkan dari berbagai ulasan dari internet.
Jenis-jenis Vendor yang Beragam
Secara garis besar pemasok kepada perusahaan dibedakan menjadi 2 yaitu barang dan jasa. Pemasok dalam bentuk barang bisa berupa bahan mentah, bahan baku, setengah jadi serta bahan pendukung lainnya. Berikut penjelasan selengkapnya.
1. Penyedia Barang
Penyedia barang merupakan sebuah lembaga maupun perorangan yang menyediakan atau menjual produk barang kepada perusahaan guna mendukung kegiatan produksi.
Contoh, ketika pabrik kain membutuhkan mesin penghasil kain, otomatis akan mencari pihak ketiga penyedia mesin.
Sebab tidak semua pabrik bisa membuatnya sendiri. Terlebih lagi, membuat mesin secara mandiri akan membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga serta biaya. Lebih praktis memanfaatkan jasa pihak ketiga agar produksi bisa segera dimulai.
Bahkan tidak jarang, dilakukan impor barang, perlengkapan bahkan alat berat dari luar negeri untuk memenuhi kebutuhan proses produksi tersebut.
Jika tidak terpenuhi, maka produksi tidak berjalan, tidak akan ada hasil akhir dimana nantinya dapat dijual ke pasaran.
2. Penyedia Jasa
Pengertian vendor diartikan juga sebagai lembaga maupun perorangan penyedia jasa keahlian kepada perusahaan lain yang memerlukan. Misal perusahaan membutuhkan jasa ekspedisi untuk mengirimkan barang hasil produksi kepada retailer.
Maka akan segera diperlukan jasa dibidang pengiriman barang atau ekspedisi. Sangat jarang sebuah organisasi profit baik pemula maupun sudah besar memiliki jasa pengirimannya sendiri.
Selain operasionalnya memerlukan biaya lebih besar, tidak mudah membangun divisi baru tersebut. Sebab akan dibutuhkan proses perekrutan tenaga berpengalaman, manajemen sesuai bidang kerja, serta berbagai maintenance lainnya.
Cara Kerja Perusahaan dengan Pihak Pemasok Bahan Produksi
Sebagai mata rantai penting dalam sebuah pasar, keuntungan, serta kelangsungan bisnis bagi sebagian besar perusahaan, keterlibatannya sangat penting.
Bahkan banyak organisasi besar menyertakan semua pemasok serta sub pemasok ikut serta dalam jajaran petingginya.
Hal ini terjadi karena setiap organisasi profit membutuhkan hubungan timbal balik dengan para pemasok guna memenuhi kebutuhan dan mengembangkan langkah bisnisnya.
Inovasi yang dilakukan juga dipengaruhi terhadap kelancaran pasokan tersebut.
Setiap organisasi profit sangat sadar bahwa kualitas dari produk serta layanan mereka berhubungan langsung dengan vendor. Hubungan baik akan terus dijaga demi memberikan produk berkualitas kepada konsumen akhir.
Keuntungan perusahaan dalam hal ini adalah target penjualan semakin mudah dicapai. Sebab konsumen mendapatkan kepuasan akan produk maupun jasa yang didapat. Dari sini nantinya akan mudah terkonversi menjadi pelanggan.
Semakin banyak pelanggan tetap, semakin tinggi profit perusahaan. Timbal baliknya, perusahaan akan memperpanjang masa kontrak kerja sama. Seperti pengertian vendor, bahwa terdapat kesepakatan kerja sama dalam suatu jangka waktu.
Perpanjangan kerja sama ini merupakan keuntungan bagi pemasok, sebab ada jaminan jasanya digunakan kembali. Dalam hal ini pihak pemasok dengan perusahaan bisa kembali memperbarui kesepakatan.
Pihak pemasok bisa menawarkan harga lebih tinggi dari sebelumnya sebab kualitasnya sudah teruji.
Apabila disepakati, maka keuntungan financial sudah pasti akan didapatkan. Ini akan memotivasi seluruh pihak terkait dalam mengadakan bahan-bahan produksi.
Semakin tingginya keuntungan di pihak pemasok, maka seluruh layanannya semakin baik. Baik dari pemilihan bahan produksi berkualitas, penyimpanan, pengiriman sampai jaminan keamanan akan dimaksimalkan.
Dari rangkaian cara kerja keduanya menunjukkan hubungan saling menguntungkan. Pengertian vendor dalam hal ini memiliki keterkaitan dengan laba masing-masing pihak.
Cara Memperoleh Pemasok yang Berkualitas
Tidak sulit menemukan pihak ketiga yang mampu menjamin rantai pasokan kepada suatu organisasi profit maupun konsumen berjalan optimal.
Diantara banyaknya penyedia jasa tersebut, setiap pihak wajib memilih yang berkualitas, berikut caranya.
1. Cek Variasi Produk
Semakin banyak variasi yang ditawarkan maka semakin bagus kualitas vendor tersebut. Sehingga tidak perlu lagi mencari penyedia lain untuk membantu pemenuhan kebutuhan bahan mentah atau setengah jadi.
Sebab menggunakan jasa pihak ketiga sesuai pengertian vendor juga membutuhkan sejumlah biaya serta proses lainnya. Dengan hanya mempercayakan pada satu penyedia berkualitas, artinya sudah melakukan efisiensi.
2. Harga Sesuai Standar
BUkan rahasia lagi bahwa harga sesuai dengan kualitas. Baik dilihat dari kualitas barang maupun pelayanannya. Harga ini sudah standar, maka perlu diteliti ulang kapasitasnya apabila ada pihak menawarkan harga jauh lebih murah.
3. Kapasitas Pelayanan
Kapasitas pelayanan perlu diperhatikan, apakah hanya menawarkan barang atau layanan lain. Respon saat berkonsultasi juga menentukan seperti apa kualitas pelayanan. Anda juga perlu memastikan terdapat jaminan layanan after sale.
4. Cek Referensi
Referensi ini penting untuk dipastikan, Anda bisa melihat seperti apa kredibilitasnya.
Bukan hanya berpegang pada pengertian vendor yang merupakan penyedia produk dan jasa. Tetapi perlu mengetahui seperti apa klien yang pernah ditangani.
Kemudian juga dari mana mendapatkan produk serta jasa, atau bahan mentah untuk produksi. Jika semua pihak yang berkaitan memiliki kredibilitas dan kualitas bagus, dipastikan vendor juga berkualitas bagus.
5. Rekomendasi Pihak Lain
Meminta rekomendasi dari pihak yang sudah pernah bekerjasama sebelumnya. Ini bisa jadi cara paling mudah dan cepat. Minimal Anda memiliki portofolio yang terpercaya karena langsung dari klien sebelumnya.
Vendor dan Supplier Apa Bedanya?
Sekilas seperti sama, namun ternyata tidak. Anda harus tahu dulu apa perbedaan vendor dan supplier sebelum menggunakan jasanya. Berikut poin penting yang membedakan keduanya.
1. Jumlah pasokan
Vendor menjual produk distributor dari waktu ke waktu kepada pelanggan dalam jumlah kecil. Sedangkan supplier memasok jenis layanan atau barang tertentu ke produsen dalam jumlah besar.
Istilah keduanya memang seringkali membingungkan, sebab tidak sedikit pemilik usaha memainkan peran ganda.
Maka penting untuk memahami pengertian vendor adalah pihak yang menjual barang maupun jasa kepada pihak lain bukan konsumen akhir dan memiliki tujuan menjual kembali barang tersebut.
Jika demikian disebut sebagai supplier. Sebaliknya, jika supplier menyediakan barang maupun jasa kepada konsumen tingkat akhir, maka supplier tersebut bisa disamakan dengan pengertian vendor.
2. Perbedaan Berdasarkan Fungsi
Fungsi dari vendor sudah jelas, sementara supplier adalah pihak yang menyediakan sumber utama dari rantai pasokan. Keduanya merupakan penyedia barang dan jasa kepada para produsen.
Terkait relasi bisnis, vendor berhubungan langsung dengan para pengguna jasa maupun produk. Sementara supplier melakukan hubungan dari satu bisnis ke bisnis lain dan bisa juga sampai menyentuh konsumen akhir.
Jadi jika Anda merupakan konsumen akhir atau reseller sebuah produk akan langsung berhubungan dengan supplier. Barang yang didapat bisa langsung dijual atau didistribusikan.
Lain halnya pengertian vendor yang berhubungan langsung dengan klien perusahaan.
