Internet membuat segala hal tampaknya bisa jauh lebih mudah, termasuk untuk menciptakan kantor secara virtual yang dikenal sebagai virtual office. Lantas, seperti apa pengertian virtual office sebenarnya?
Jika didefinisikan secara singkat virtual office merupakan ruang kerja yang memiliki lokasi di internet. Jadi, para anggota tim atau masing-masing karyawan bisa saling berhubungan di lingkungan kerja digital tanpa perlu datang ke kantor fisik.
Virtual office menjadi solusi modern bagi banyak perusahaan yang ingin menghemat pengeluaran biaya operasional. Anda bisa bekerja dimana saja, namun Anda tetap dapat memiliki alamat kantor di kota-kota besar.
Pengertian Virtual Office
Saat ini sudah banyak pengusaha yang beralih dari kantor konvensional menuju ke kantor virtual.
Bahkan banyak pengusaha muda membangun kantor non fisik seperti ini untuk menghemat biaya pembukaan gedung kantor baru. Lantas, apa yang dimaksud dengan virtual office?
Virtual office adalah fasilitas khusus penyewaan kantor yang bisa dilakukan secara virtual, yang mana para penyewa hanya berhak untuk memiliki alamat kantor dari kantor tersebut tanpa memiliki kantor fisik.
Perbedaan virtual office dengan kantor konvensional sebetulnya sudah amat jelas terlihat. Virtual office cenderung lebih mampu untuk menghemat biaya sewa sehingga nilai OP/EX menjadi lebih rendah bagi bisnis yang dijalankan.
Dengan melakukan penyewaan virtual office, maka Anda bisa memasukkan nama perusahaan Anda untuk sejajar bersamaan dengan kantor-kantor virtual lain yang beken di Indonesia.
Contohnya, Treasury Tower, Sampoerna Strategic Square hingga Menara Standard Chartered.
Lewat virtual office seperti ini, Anda bisa bekerja secara remote namun tetap bisa memiliki alamat kantor resmi.
Nantinya pihak penyewa kantor akan membantu Anda untuk bisa melakukan pengelolaan yang baik termasuk urusan legalitas kantor Anda. Ini akan membuat Anda lebih fokus ke tim.
Kriteria Ideal Virtual Office
Saat ini memang sudah banyak pengusaha yang memilih untuk menggunakan virtual office. Bahkan termasuk para pengusaha rintisan atau start up.
Kantor virtual tentu bisa menghemat budget lebih baik sehingga dana bisa digunakan untuk kebutuhan lainnya.
Virtual office memang bisa menjadi opsi terbaik bagi para pebisnis pemula yang ingin melakukan penghematan budget. Berikut ini merupakan kriteria ideal yang sebaiknya memilih opsi virtual office sebagai kantornya.
- Anda yang sedang ingin menghemat biaya operasional maupun sewa kantor fisik.
- Pengusaha dengan bisnis berkembang serta membutuhkan alamat kantor bisnis.
- Anda yang sedang ingin mengurangi jumlah staf operasional di kantor.
- Anda yang ingin memukau para klien dengan memiliki alamat kantor berlokasi strategis.
- Pengusaha yang ingin memiliki tim atau karyawan dengan sistem kerja remote.
Macam-Macam Keuntungan dari Virtual Office
Setelah memahami apa pengertian virtual office dan kriteria ideal kantor mana yang sebaiknya menggunakan virtual office, maka berikutnya Anda juga perlu memahami dengan baik terkait macam-macam keuntungan menggunakan virtual office.
Tentunya informasi ini bisa menjadi pertimbangan bagi Anda yang berkeinginan untuk membuka bisnis rintisan. Bahkan bagi Anda yang mau lebih menghemat budget bisnis, sangat disarankan untuk membuat virtual office.
1. Biasanya Memiliki Lokasi Strategis dan Prestisius
Menyewa virtual office memang nantinya para penyewa tidak akan memiliki kantor fisik. Akan tetapi, para penyewa tetap akan memperoleh alamat kantor virtual dengan lokasi strategis dan tentunya prestisius.
Citra perusahaan yang akan Anda peroleh tentu bisa lebih baik jika dibandingkan dengan perusahaan lainnya dengan lokasi yang kurang strategis. Hal semacam ini tentu akan mampu meningkatkan nilai jual perusahaan kepada para calon konsumen.
Bisnis atau usaha yang akan Anda jalani bisa lebih cepat mendapatkan kepercayaan yang berasal dari lingkungan masyarakat maupun mereka para calon konsumen.
Memaknai pengertian virtual office seperti ini tentunya akan sangat bermanfaat bagi banyak orang.
2. Biaya Sewa Relatif Terjangkau
Anda tentunya tahu bahwa membuat suatu kantor dengan lokasi strategis serta prestisius tentu membutuhkan modal yang tidak sedikit. Bahkan jika Anda ingin menyewa kantor fisik tentu akan membutuhkan biaya yang tidak murah.
Harga sewa di berbagai tempat sewa kantor fisik senantiasa mengalami peningkatan dari waktu ke waktu. Apalagi jika kantor fisik yang disewakan tersebut berada di lingkungan strategis, komersial dan pastinya pusat bisnis perkotaan ternama.
Maka dari itu, virtual office merupakan solusi terbaik bagi Anda yang merupakan pelaku bisnis untuk mendapatkan alamat kantor yang bagus. Pastinya juga akan jauh lebih terjangkau dibandingkan dengan sewa kantor fisik.
3. Jauh Lebih Hemat di Bidang Instalasi dan Operasional
Memahami pengertian dari virtual office memang amat penting bagi pengusaha start up seperti Anda. Sebab, virtual office memang dikenal sebagai solusi terbaik untuk menghemat budget kantor baru baik dalam bidang instalasi maupun operasional.
Bayangkan saja ketika Anda memiliki kantor baru yang berbentuk fisik. Tentu Anda akan membutuhkan dana untuk melakukan instalasi gedung.
Selain merepotkan, Anda juga akan menghabiskan cukup banyak waktu. Mulai dari tahap merenovasi ruangan, penyediaan ATK dan sebagainya.
Berbeda ceritanya ketika Anda menggunakan virtual office. Anda tidak perlu mengeluarkan biaya untuk proses instalasi maupun operasional lainnya.
Tidak perlu khawatir over budget dan over time. Semuanya bisa terkendali dengan sangat baik apabila Anda menggunakan virtual office.
4. Virtual Office Bisa Mendukung Bisnis Baru Anda
Perlu Anda ketahui bahwa virtual office sangat mampu memberikan dukungan penuh bagi pembangunan bisnis baru yang Anda jalani.
Kian banyak fasilitas virtual office yang digunakan, maka hal ini juga akan memudahkan bisnis Anda kedepannya nanti.
Semuanya sudah disiapkan dengan baik oleh virtual office. Dengan demikian, Anda bisa lebih fokus untuk melakukan pengeloaan tim secara optimal.
Adapun bentuk dukungan bagi bisnis baru Anda dari virtual office, diantaranya:
- Alamat domisili kantor atau perusahaan yang berlokasi di tempat strategis.
- Surat menyurat secara real time.
- Kuota meeting room dengan kapasitas dan kuota tertentu.
- Fitur tanda tangan dalam bentuk digital.
- Bebas melakukan meeting di berbagai lokasi.
- Fasilitas live streaming yang baik.
- Fitur podcast yang bisa dimanfaatkan dengan baik.
- Proses setup virtual office yang mudah.
- Fasilitas call forward yang amat mudah dilakukan.
- Akses untuk mengikuti webinar dengan jumlah tertentu.
- Loker penyimpanan yang dibuat secara khusus.
- Akses wifi secara gratis.
- Printer yang bisa digunakan dengan sepuasnya.
- Signage dari perusahaan.
- Protokol kesehatan yang optimal.
- Refreshment dengan free flow yang bisa diperoleh secara gratis.
- Dan aneka fasilitas menarik lainnya.
5. Kredibilitas Bisa Dijamin
Keuntungan lainnya dari virtual office ada pada kredibilitasnya yang bisa dijamin dengan baik.
Saat bisnis Anda memiliki alamat kantor resmi di lokasi yang strategis dan prestisius, tentu hal ini akan menunjukkan kredibilitas yang bagus pada bisnis tersebut.
Pastinya orang-orang pun tidak akan merasa sungkan untuk mengakui kebaikan perusahaan Anda.
Termasuk mereka yang merupakan calon klien maupun calon pembeli produk bisnis Anda. Biasanya orang-orang cenderung akan lebih percaya pada perusahaan dengan kredibilitas bagus.
Orang-orang pun akan mengabaikan para kompetitor dan cenderung akan memilih usaha Anda. Inilah yang membuat Anda perlu mengetahui dengan baik pengertian virtual office. Dengan demikian, usaha Anda pun akan lebih baik lagi.
6. Kontrak yang Fleksibel
Keuntungan lain yang bisa diperoleh dari virtual office ialah keberadaan kontrak yang fleksibel. Hal ini tentu tidak akan Anda jumpai jika Anda menyewa gedung maupun ruko tertentu untuk dijadikan sebagai kantor fisik perusahaan.
Biasanya penyewa akan diikat dengan menggunakan kontrak panjang yang kisaran waktunya bergantung kesepakatan.
Adapun kisaran waktu minimal kontrak dari penyewaan gedung fisik biasanya mencapai 2 tahun dan maksimal 5 tahun. Cukup lama sekali, bukan?
Akan tetapi, hal tersebut juga bisa berbeda-beda sesuai lokasi dan kebijakan pemilik gedung. Berbeda ceritanya jika Anda menggunakan virtual office.
Anda bisa menyewa virtual office sesuai dengan periode mana yang dibutuhkan. Jangan lupa untuk melakukan negosisasi terlebih dahulu.
7. Bekerja Jadi Lebih Fleksibel
Hal lain yang amat menguntungkan dari keberadaan virtual office adalah terkait waktu pekerjaan. Anda bisa bekerja dengan lebih fleksibel apabila menggunakan virtual office.
Ternyata memang sangat penting memahami pengertian virtual office dan manfaatnya dengan baik.
Di zaman serba digital seperti sekarang tentu bekerja tidak harus dengan duduk manis di kursi kantor setiap hari.
Saatnya semua hal mengalami perubahan termasuk dengan cara bekerja. Dengan adanya virtual office, Anda bisa bekerja secara fleksibel.
Anda bisa bekerja dimana saja termasuk ketika berada di rumah sekalipun. Anda bisa melakukan WFO, WFA maupun teleworking yang saat ini sudah banyak dilakukan oleh orang-orang. Bukan zamannya lagi bekerja di kantor fisik.
8. Legalitas yang Sudah Diakui
Berikutnya, Anda sudah tidak perlu khawatir lagi tentang persoalan legalitas. Sebab, virtual office sudah memiliki legalitas yang diakui. Tidak perlu risau lagi apakah kantor seperti ini sudah sah di mata hukum atau belum.
Meskipun disebut sebagai virtual office, nyatanya kantor seperti ini juga sudah memiliki legalitas. Nah, Anda bisa langsung menanyakan ke pihak penyewa virtual office apabila ingin menyewa kantor tersebut.
Nantinya Anda tidak perlu lagi melakukan pengurusan terkait surat keterangan domisili, dokumen SIUP maupun dokumen terkait lainnya sebab semuanya sudah dilakukan dengan baik oleh pihak penyedia sewa virtual office.
Anda akan sangat terbantu dengan adanya virtual office seperti ini.
9. Administrasi dan Operasional yang Mudah
Jika Anda bisa memahami pengertian virtual office dengan baik tentu akan merasa amat terbantu dengan adanya virtual office. Sebab, kantor seperti ini mampu mempermudah penyewa dalam hal pengurusan administrasi hingga persoalan operasional.
Nantinya layanan resepsionis akan disediakan oleh penyedia virtual office. Hal ini nantinya akan sangat membantu Anda dalam menangani persoalan surat-menyurat.
Jadi, surat-menyurat akan diterima dengan baik oleh pihak resepsionis dan akan diberikan kepada Anda.
Di samping itu, operasional bisnis Anda juga akan diurus dengan baik oleh pihak penyewa virtual office.
Semuanya akan dilakukan dengan baik secara realtime jika Anda menggunakan jasa sewa virtual office. Apalagi jika Anda berada di kota besar seperti Jakarta, Bandung, Surabaya, Medan dan lainnya.
10. Pengurusan PKP Praktis
Suatu usaha tentu perlu melaporkan pajaknya. Nah, bagi Anda yang ingin menyewa virtual office, maka tidak perlu khawatir mengenai persoalan PKP.
Semuanya akan dimudahkan jika Anda menggunakan virtual office. Lantas, mengapa hal seperti ini dapat terjadi pada Anda?
Anda bisa dengan mudahnya mengajukan PKP kepada pihak terkait dengan mencatumkan detail perusahaan dari virtual office tersebut.
Dengan demikian, Anda tidak perlu repot lagi mengurus semuanya. Apalagi hal-hal kecil yang sebetulnya ada di posisi penting atau tidak penting.
Ini akan menjadi solusi terbaik bagi pebisnis seperti Anda, khususnya yang sedang mulai merintis atau start up.
Biaya yang hemat, administrasi dan operasional yang mudah akan membuat Anda benar-benar terbantu hingga kedepannya nanti. Semuanya akan dimudahkan dengan virtual office.
Baca Juga: Virtual Machine: Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Cara Kerjanya
Virtual Office sebagai Solusi Bisnis Terbaik Masa Kini
Pengertian virtual office tentunya berkaitan erat dengan efisiensi bisnis yang lebih baik lagi. Virtual office digadang-gadang akan mampu menjadi solusi kantor virtual masa kini yang hebat, berkualitas dan pastinya dapat dipercaya.
Sekarang ini banyak pengusaha muda yang beralih untuk menggunakan virtual office.
Apalagi bagi mereka yang ingin memangkas biaya administasi, instalasi maupun operasional perusahaan. Lantas, bagaimana virtual office bisa membantu Anda?
1. Meningkatkan Branding Perusahaan
Virtual office akan membantu Anda untuk meningkatkan citra maupun branding perusahaan.
Hal ini karena virtual office sudah memiliki kantor dengan lokasi strategis serta prestisius sehingga membuat calon klien atau konsumen merasa percaya dengan kantor tersebut.
2. Mampu Memangkas Biaya Operasional
Kantor virtual seperti ini dapat digunakan untuk memangkas biaya operasional sampai dengan 90% jika dibandingkan dengan kantor operasional.
Karena itulah tidak rugi rasanya jika Anda memahami dengan baik pengertian virtual office. Sungguh akan sangat mampu membantu bisnis Anda.
3. Kantor Elegan
Selain itu, kantor virtual office juga amat elegan. Selain didukung dengan fasilitas dan nuansa yang elegan, Anda juga bisa mendapatkan alamat kantor dengan lokasi yang strategis. Pastinya tidak akan mengecewakan Anda.
4. Membuat Segalanya Menjadi Lebih Fleksibel
Virtual office akan membuat segalanya menjadi kian fleksibel. Salah satunya terkait pekerjaan.
Anda bisa bebas bekerja dimana saja ketika menggunakan virtual office. Tentu hal seperti ini tidak akan dijumpai pada jenis kantor konvensional.
5. Mampu Mengurangi Stres
Selain itu, virtual office juga mampu untuk mengurangi stred dengan baik. Utamanya tentu saja menyangkut pekerjaan. Anda tidak akan merasa stres terkait pekerjaan ketika memilih virtual office.
Beda halnya dengan kantor konvensional yang sangat memusingkan Anda.
6. Domisili Perusahaan Sah Di Mata Hukum
Jangan risau mengenai legalitas. Semuanya sudah sah di mata hukum. Anda tidak perlu lagi merisaukan apakah kantor virtual tersebut sudah sah di mata hukum atau belum.
Jelasnya semua sudah terurus dengan baik oleh pihak penyewa kantor virtual sejak di awal pembukaan.
7. Anda Bisa Mengalokasikan Waktu Berharga dengan Baik
Terakhir, dengan adanya virtual office maka Anda senantiasa mampu untuk mengalokasikan waktu berharga dengan baik.
Waktu Anda bisa terorganisir dengan baik dan Anda bisa terus fokus mengurus keperluan lain seperti halnya untuk bermain bersama keluarga atau quality time dengan orang tercinta.
Memahami pengertian virtual office memang amat penting dilakukan. Apalagi jika Anda ingin membangun lini bisnis baru atau baru akan melakukan ekspansi.
Virtual office adalah solusi terbaik bagi Anda untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik lagi. Pastinya semua hal akan kian efisien.
Baca Juga : Apa Itu Term of Reference (TOR)? Ini Pengertian dan Tujuannya
