Untuk mendapatkan sumber daya manusia yang berkualitas, maka perusahaan perlu melakukan perencanaan SDM.
Dengan begitu, perusahaan akan mampu mencukupi kebutuhan tenaga kerja yang handal dan dapat mendukung kesuksesan perusahaan.
Tim HR di perusahaan bertanggung jawab besar dalam perencanaan terkait SDM, tidak hanya bertugas dalam proses rekrutmen saja.
Suatu perusahaan tidak dapat lepas dari kegiatan perencanaan sumber daya manusia, karena hal tersebut berguna dalam memberdayakan karyawan dengan efektif.
Sebuah perusahaan tidak akan mampu bertahan dan berkembang jika tidak mempunyai perencanaan yang baik menyangkut SDM.
Lalu, seberapa penting perencanaan ini bagi keberlangsungan perusahaan di masa depan? Simak pembahasan selengkapnya berikut.
Pengertian Perencanaan SDM
Human Resource Planning atau perencanaan sumber daya manusia merupakan suatu proses manajemen dalam memastikan pergerakan SDM perusahaan yang diinginkan di masa depan. Human Resource Department atau HRD memiliki peran penting dalam hal ini.
HRD menjadi salah satu faktor pendorong keberhasilan terhadap perlakuan karyawan yang memiliki berbagai latar belakang yang berbeda.
Saat HRD dihadapkan dengan permasalahan kecil maupun kompleks, maka harus bisa merumuskan strategi yang tepat untuk mengatasinya.
Tim HRD memiliki peran penting dalam perusahaan untuk menentukan kebutuhan akan tenaga kerja saat ini dan di masa mendatang agar mampu memenuhi kriteria dan persyaratan yang dimiliki perusahaan.
Konsep perencanaan terkait SDM ini merupakan suatu proses pemenuhan karyawan atau tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, termasuk jumlah, kualitas tenaga kerja, dan perancangan program implementasinya mulai dari rekrutmen, kompensasi, training, hingga pengembangan SDM.
Banyak perusahaan yang berlomba-lomba menjadi yang paling unggul, namun tidak semuanya mampu saling mengungguli. Hal tersebut disebabkan oleh kompetensi yang dimiliki setiap perusahaan berbeda-beda.
Oleh sebab itu, setiap perusahaan harus terus berupaya meningkatkan kompetensinya, salah satunya melalui perencanaan sumber daya manusia.
Jika perusahaan memiliki kompetensi yang memadai, maka akan kokoh dan mampu bersaing di tengah kuatnya arus persaingan bisnis saat ini.
Faktor Pertimbangan Perencanaan SDM
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia, diantaranya sebagai berikut.
1. Pertumbuhan (Growth)
Setiap perusahaan memiliki tingkat pertumbuhan yang berbeda-beda. Penting bagi HRD dalam mempertimbangkan faktor kebutuhan serta pertumbuhan finansial perusahaan.
Dari segi finansial misalnya, jangan membuat perencanaan SDM berlebihan, padahal budget tersebut dapat dialihkan untuk proses pengerjaan proyek.
Namun, pada kondisi sebaliknya jika pertumbuhan pendapatan yang dimiliki perusahaan meningkat dan stabil, maka perencanaan sumber daya manusia dalam pengerjaan proyek bisa dilakukan semaksimal mungkin.
Ini dapat dijadikan investasi yang menguntungkan, namun pastikan bahwa perencanaan yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dan tidak berlebihan.
2. Perubahan (Change)
Dalam menjalankan bisnis, perubahan dapat terjadi kapan saja tanpa bisa dipastikan. Saat perusahaan sedang mengalami perubahan, tim HRD dituntut untuk fleksibel dalam melakukan perencanaan terkait SDM., sehingga kebutuhan perusahaan dapat terpenuhi dengan baik.
Selain itu, tim HRD harus dapat memperkirakan hal-hal sistematis yang berhubungan dengan kebutuhan perusahaan akan SDM dan strategi perusahaan.
3. Teknologi
Di era yang semakin maju ini, peran teknologi dalam kelancaran operasional perusahaan cukup penting. Tim HRD harus bisa menyesuaikan perencanaan SDM dengan kemajuan teknologi saat ini.
Penggunaan teknologi untuk melakukan perencanaan terkait SDM terbukti mampu memberikan kemudahan dalam pengelolaan data serta berbagai tugas kerja yang lain.
Saat teknologi baru diperkenalkan, departemen SDM harus bisa mencari cara untuk memanfaatkan kemajuan teknologi tersebut bagi kesuksesan perusahaan.
Misalnya, departemen SDM harus melakukan downsize supaya bisa menghemat anggaran dengan lebih baik, dengan cara memangkas pekerjaan yang biasanya dikerjakan oleh dua sampai empat orang, kini dapat dikerjakan oleh satu orang berkat bantuan teknologi.
Selain itu, tim HRD juga perlu memahami pentingnya mengadakan perencanaan pelatihan bagi karyawan untuk mempelajari perangkat dan fitur yang dipakai perusahaan agar karyawan semakin kompeten dalam bekerja dengan memanfaatkan teknologi saat ini.
4. Peraturan Pemerintah
Departemen SDM dalam membuat kebijakannya harus tetap mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Adanya peraturan ini akan berpengaruh pada setiap proses kerja departemen SDM.
Misalnya proses perekrutan, pelatihan, intensif atau kompensasi, pemutusan kerja, dan lainnya.
Jika perusahaan tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan, maka perusahaan akan terkena denda yang cukup besar dan bisa membuatnya bangkrut.
5. Kondisi Perekonomian
Ini menjadi salah satu faktor terbesar yang menjadi pertimbangan dalam perencanaan sumber daya manusia.
Cara terbaik dalam menghadapi kondisi ekonomi yang sering berubah, yaitu memahami apa yang terjadi di lingkungan sekitar serta menyusun rencana strategis saat terjadi penurunan ekonomi.
Setiap perusahaan bisa bertahan di kondisi ekonomi yang buruk apabila perusahaan mempunyai dana darurat dan rencana strategis dalam mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi ekonomi yang buruk.
Ekonomi eksternal memiliki peran yang cukup penting dalam perencanaan sumber daya manusia.
Sebagai contoh, orang yang tidak mempunyai banyak uang di kondisi penurunan ekonomi akan lebih selektif dalam membeli sesuatu yang biasa digunakan..
Hal ini berdampak pada beberapa industri seperti barang mewah akan menjual lebih sedikit barang dan bahkan kemungkinan harus memberhentikan sebagian karyawannya.
Dengan mempertimbangkan faktor ekonomi dalam membuat perencanaan SDM, dapat membantu memperkirakan jumlah karyawan yang dibutuhkan dan seberapa sanggup perusahaan mampu membayar gaji karyawannya.
6. Demografi Tenaga Kerja
Saat karyawan dari generasi yang lebih awal telah memasuki masa pensiun dan karyawan dari generasi baru telah memasuki dunia kerja, maka departemen SDM dituntut untuk mampu mencari solusi menarik mendapatkan kandidat baru.
Perusahaan dituntut untuk mampu melakukan perekrutan dengan cara yang berbeda dan memberikan penawaran berbagai jenis kompensasi yang cocok untuk generasi muda saat ini.
7. Isu dan Tren Sosial
Ada beberapa faktor sosial yang menjadi pertimbangan dalam perencanaan sumber daya manusia, misalnya pertimbangan terkait kesetaraan dan keragaman secara khusus.
Sebagai contoh, apabila ada perusahaan yang memiliki jumlah karyawan wanita lebih sedikit dibanding laki-laki, maka cari tahu alasannya mengapa.
Jika perlu, adakan survei untuk mengetahui ketertarikan pelamar memilih bekerja di perusahaan tersebut dan apa pertimbangannya.
Baca Juga: 6+ Cara Mencari SDM Berkualitas Agar Bisnis Maju
Tahapan Perencanaan SDM
Dalam membuat perencanaan terkait SDM, ada beberapa tahap yang dilakukan.
1. Menilai Ketersediaan Tenaga Kerja Saat Ini
Ini merupakan langkah awal dalam melakukan perencanaan terkait SDM. Penilaian terkait ketersediaan SDM yang dimiliki perusahaan meliputi jumlah, skill, pengalaman, kompetensi, kinerja, kualifikasi, usia, jabatan, dan lainnya.
Pada tahap ini, tim HRD dapat melakukan pengkajian bersama manajer tim untuk memahami tantangan SDM yang sedang dihadapi serta berbagai kualifikasi penting yang harus dimiliki karyawan.
2. Memperkirakan Kebutuhan SDM di Masa Depan
Langkah kedua dalam membuat perencanaan terkait SDM yaitu menganalisis kebutuhan SDM di masa mendatang, misalnya menganalisis jumlah lowongan yang akan dibuka, pengurangan SDM, mutasi karyawan, dan promosi jabatan penting dimasukkan ke dalam pertimbangan.
Selain itu, ada beberapa aspek tak terduga lainnya seperti pemecatan dan pengunduran diri karyawan penting untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam melakukan perencanaan dan analisa.
3. Menentukan Jumlah Permintaan SDM
Tahap selanjutnya yaitu, HRD mencocokkan jumlah tenaga kerja yang ada di perusahaan saat ini dengan perkiraan permintaan tenaga kerja di masa mendatang.
HRD bisa membuat perkiraan permintaan (demand forecast) untuk mengetahui strategi dan tujuan bisnis jangka panjang.
Perusahaan perlu memperkirakan kesenjangan SDM karena dapat menentukan keputusan apakah ada diadakan penambahan atau pengurangan SDM supaya pekerjaan bisa berjalan lebih efisien.
Di tahap ini memang diperlukan data akurat terkait dengan kebutuhan SDM perusahaan. Hal tersebut berguna agar perkiraan permintaan yang dibuat dapat sesuai dalam memenuhi kebutuhan tenaga kerja perusahaan.
Jadi, perusahaan perlu untuk mempertimbangkan apakah harus ada perekrutan karyawan, pelatihan, peningkatan produktivitas, dan lainnya.
4. Membuat Strategi dan Implementasi Pencarian SDM
Setelah memahami kekurangan yang dibutuhkan dari adanya evaluasi ketersediaan dan permintaan SDM, maka tim HRD dapat mengembangkan strategi yang didasarkan pada perkiraan permintaan akan SDM yang telah dibuat sebelumnya.
Perumusan strategi yang dibuat harus dapat menjadi solusi bagi kekurangan SDM yang dimiliki perusahaan.
Ada beberapa hal yang bisa dilakukan oleh HRD, diantaranya yaitu melakukan rekrutmen, pelatihan, manajemen SDM, atau merubah kebijakan terkait SDM.
Baca Juga: 7 Cara Mempertahankan SDM yang Berkualitas dan Potensial
Tujuan dan Fungsi Perencanaan SDM
Ada banyak fungsi terkait pentingnya perencanaan sumber daya manusia, diantaranya yaitu:
1. Membantu Tim HRD Mencari Kandidat yang Tepat
Adanya perencanaan terkait SDM sangat membantu tim HRD dalam memahami kebutuhan yang dimiliki perusahaan.
Dengan begitu, tim HRD akan mencari kandidat yang tepat sesuai dengan kualifikasi perusahaan dan kompetensi karyawan yang sesuai dengan posisi yang dibutuhkan.
2. Menempatkan Karyawan di Jabatan yang Sesuai
Tujuan lain adanya perencanaan terkait SDM yaitu mencari karyawan yang memiliki performa dan prestasi yang baik dalam bekerja, lalu menentukan posisi yang sesuai dengan potensi besar yang dimiliki karyawan.
Dengan begitu, karyawan akan mampu mengeksplorasi kemampuannya lebih baik lagi dan ini nantinya akan berdampak pada performa dan produktivitas kerja.
Penempatan karyawan yang kompeten serta sesuai dengan posisi yang didudukinya akan tercapai dengan optimal apabila perusahaan memahami dengan baik kualitas SDM yang dibutuhkan, cara perekrutan untuk menambah karyawan baru, dan cara mempertahankan karyawan terbaiknya.
3. Meningkatkan Efisiensi Perusahaan
Jika perusahaan ingin mendapatkan hasil yang optimal dalam menjalankan operasionalnya, maka setiap perencanaan dan strategi yang dibuat harus efisien.
Dengan begitu, perusahaan tidak akan mengeluarkan dana berlebih untuk hal-hal yang dianggap kurang penting.
Pendataan perlu dilakukan secara rutin dalam membuat perencanaan SDM supaya bisa mengetahui berapa banyak tenaga kerja yang dibutuhkan perusahaan.
Perencanaan ini juga harus dilakukan dengan tepat sasaran supaya perusahaan mampu berjalan dengan baik, didukung dengan tenaga kerja yang produktif dan jumlahnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Tenaga kerja yang produktif yaitu karyawan yang bisa bekerja sesuai SOP serta jam kerja yang telah ditentukan.
Jika perusahaan memiliki karyawan dengan produktivitas tinggi, maka tidak diperlukan jam kerja tambahan maupun karyawan yang berlebih untuk mencapai tujuan perusahaan,
4. Mengembangkan Sumber Daya Manusia
Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagai cara untuk mengidentifikasi kualifikasi dan syarat keterampilan yang dibutuhkan di berbagai tingkat pekerjaan.
Lalu, ke depannya diharapkan perusahaan mampu memberikan berbagai program pelatihan untuk karyawan.
Dengan adanya perencanaan sumber daya manusia, maka perusahaan dapat menentukan karyawan mana yang membutuhkan lebih banyak pelatihan untuk menambah keterampilannya dalam menyelesaikan pekerjaannya secara efektif.
Hal ini sangat menguntungkan kedua belah pihak, baik karyawan maupun perusahaan.
Dengan diadakannya pelatihan, maka karyawan akan mampu mengerjakan tugas dengan lebih kompeten. Pelatihan juga mampu mengasah skill karyawan dan nantinya berdampak pada produktivitas kerja.
Dengan begitu, perusahaan tidak perlu menghabiskan biaya untuk merekrut karyawan baru dan mampu memperoleh laba atas investasi yang dilakukan melalui pengadaan pelatihan untuk mengembangkan kemampuan karyawannya.
5. Memanfaatkan SDM dengan Tepat
Perencanaan SDM mampu mengukur bahwa perusahaan mempunyai serta memanfaatkan tenaga kerja yang dimilikinya dengan efektif dan efisien untuk mencapai tujuan.
Perencanaan ini juga bisa membantu menilai serta merekrut tenaga kerja yang terampil. Hal ini berfokus pada pemanfaataan SDM secara optimal guna meminimalisir biaya produksi yang dimiliki perusahaan.
6. Menghemat Biaya yang Dikeluarkan Perusahaan
Sebelum perusahaan mengadakan rekrutmen karyawan baru, maka tim HRD lebih dulu melakukan perombakan SDM yang dimiliki perusahaan. Contohnya dengan memberikan promosi jabatan dan pemberhentian karyawan.
Melalui perombakan tersebut, maka perusahaan mampu menekan biaya-biaya yang dikeluarkan sehubungan dengan pengadaan tenaga kerja.
Begitupun jika penempatan jabatan karyawan dilakukan dengan tepat, maka tidak akan mengalami kekeliruan penempatan.
Yang terpenting yaitu, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mencari karyawan baru.
Namun, di beberapa kasus, penambahan karyawan baru tidak bisa dihindari. Sebagai contoh jika perusahaan membuka kantor cabang baru, maka diperlukan rekrutmen karyawan.
7. Menumbuhkan Sikap Positif Karyawan
Perencanaan sumber daya manusia yang baik dapat menumbuhkan sikap positif pada karyawan.
Dengan begitu, karyawan memiliki jenjang karir yang jelas, pelatihan yang rutin dan berkesinambungan, dan insentif yang menarik yang menjadikan karyawan nyaman bekerja.
Karyawan akan merasa kemampuannya dihargai dengan baik serta memiliki kesempatan untuk maju dan berkembang bersama perusahaan.
Karyawan tidak akan merasa menjadi “sapi perah” perusahaan karena dihargai dan diperhatikan dengan baik.
8. Membantu Perusahaan untuk Terus Bertahan
Dalam rentang beberapa tahun, perusahaan akan mengalami banyak sekali perubahan terkait dengan kebutuhan dan jumlah karyawan. Ada beberapa karyawan yang telah pensiun hingga mengejar peluang kerja lain.
Hal ini menandakan bahwa telah terjadi pergeseran konstan dalam jenis peran yang harus diisi oleh perusahaan.
Perencanaan SDM ini perlu dilakukan guna memikirkan berbagai kemungkinan yang terjadi atas perubahan ini dan mengantisipasi kepentingan perekrutan karyawan baru di masa depan.
Untuk selanjutnya, perusahaan dapat membuat rencana dan anggaran kebutuhan perekrutan karyawan baru, perluasan departemen, hingga potensi pensiun.
Selain itu, agar perusahaan mampu bertahan di tengah perubahan industri, maka perusahaan dituntut untuk mampu beradaptasi dengan berbagai perubahan.
Melalui perencanaan sumber daya manusia, maka perusahaan akan mampu mengantisipasi berbagai perubahan kebutuhan tenaga kerja hingga mampu beradaptasi dengan perubahan industri agar terus bertahan dan berkembang.
Dapat disimpulkan bahwa perusahaan sangat penting untuk membuat perencanaan SDM.
Dimulai dengan proses pengumpulan informasi terkait tantangan SDM yang dihadapi, hingga perumusan strategi yang tepat untuk membuat keputusan terbaik sesuai kebutuhan dan tujuan perusahaan.
Perencanaan ini mampu memberikan gambaran secara menyeluruh kepada perusahaan, mengenai apa saja kekuatan SDM yang dimiliki perusahaan, bagaimana skill yang harus dimiliki karyawan, hingga cara perusahaan memaksimalkan SDM yang dimiliki dengan sebaik-baiknya demi mencapai tujuan.
Baca Juga: 8 Cara Meningkatkan Kinerja Karyawan Agar Lebih Produktif
