Saat ini banyak pelaku bisnis yang menggunakan Point of Sale (POS) atau yang dikenal dengan mesin kasir online sebagai alat transaksi.
Tidak hanya mudah digunakan bagi pelaku bisnis saja, bahkan pembeli juga merasa mudah untuk melakukan transaksi. .Hal tersebut sudah digunakan oleh mall ataupun swalayan.
Berbeda dengan mesin kasir konvensional, terdapat sistem yang sudah canggih dalam POS karena alat ini sendiri merupakan kombinasi dari perangkat keras dan lunak.
Pada saat berbelanja di kedua tempat tersebut, nantinya Anda akan menjumpai POS ini yaitu pada saat produk yang diinginkan dipindai oleh barcode.
Itulah salah satu penerapan dari POS itu sendiri. Seiring berjalannya waktu sistem ini akan lebih canggih daripada sebelumnya dimana dapat memberikan efisiensi waktu.
Dalam artikel ini akan dijelaskan lengkap mengenai POS mulai dari pengertian hingga contoh aplikasinya. Berikut uraian lengkapnya:
Pengertian Point of Sale
Seperti yang dijelaskan pada poin sebelumnya bahwa, Point of Sale merupakan sebuah alat yang digunakan pada saat membeli sesuatu.
POS biasa disebut mesin kasir dalam kehidupan sehari-hari. Bentuk dari POS sendiri dapat berupa mesin yang berbentuk tablet, mesin EDC, ataupun smartphone.
Dengan menggunakan POS pada saat ini, transaksi antara pelaku bisnis dan pembeli dapat dilakukan dengan mudah. Tidak hanya itu saja, kegunaan POS juga dapat digunakan sebagai penghitungan cepat, mencetak invoice, dan lain sebagainya.
Seiring berjalannya waktu, POS juga mengalami perkembangan, salah satunya dengan memanfaatkan internet.
Semua pelaku bisnis mudah untuk memiliki POS karena dapat digunakan di berbagai perangkat seperti tablet dan smartphone masing-masing.
Pentingnya Point of Sale
Tentu saja POS sangat penting dalam kehidupan jual beli. Mungkin saja POS masih dapat menggunakan sistem yang tradisional, akan tetapi hal tersebut kurang efektif jika digunakan saat ini.
Berkembangnya era digital, maka pelaku bisnis harus dapat mengikuti agar tidak tertinggal.
Terlebih bisnis yang dimiliki sudah semakin bertambah pesat. Dapat dibayangkan jika Anda tidak menggunakan sistem POS, maka seluruh transaksi akan menjadi lebih susah.
Oleh karena itu POS sangat diperlukan oleh pelaku bisnis untuk menunjang segala kebutuhan baik transaksi ataupun pembukuan.
Baca Juga: Pengertian Unique Selling Point (USP) dan Cara Menentukannya
Manfaat Point of Sale
Sistem POS tentu saja memiliki manfaat untuk pelaku bisnis ataupun suatu perusahaan. Banyak pelaku bisnis atau perusahaan yang sudah merasakan manfaat dari adanya Point of Sale ini.
Jika penasaran, berkut manfaat POS dalam transaksi antara pelaku bisnis dengan pembeli, diantaranya:
1. Mengetahui persediaan suatu produk
Jika Anda menggunakan sistem ini sebagai penjualan barang ataupun produk, maka pengguna dapat mengetahui ketersediaan produk yang dijual dengan mudah dikarenakan cara kerja alat ini yaitu setiap produk atau barang yang dipindai, maka secara otomatis stok produk juga akan berkurang.
Dengan begitu, pelaku bisnis atau perusahaan dapat menentukan produk atau barang mana yang harus diperbarui stoknya.
Selain itu pelaku bisnis atau perusahaan juga akan mengetahui produk manakah yang sudah lama disimpan.
2. Dapat mengubah data dengan cepat
POS saat ini sudah mendukung kombinasi antara perangkat lunak dan keras, maka penggunanya dapat menggunakan untuk mengubah data dengan cepat.
Seperti contoh, pengguna dapat mengubah harga ataupun menu secara cepat. Oleh karena itu, dapat diaplikasikan jika suatu produk atau barang sedang diskon.
3. Memudahkan pengambilan keputusan
Berikutnya, dengan menggunakan POS akan membantu pengguna untuk mengambil keputusan terhadap kondisi bisnis di suatu perusahaan.
Hal tersebut dikarenakan, setiap transaksi jual beli akan tercatat dalam sistem dengan mendetail dan rinci. Setiap transaksi akan diawasi oleh sistem ini secara ketat.
4. Mengetahui laporan keuangan secara langsung
Kegunaan Point of Sale lainnya yang dapat Anda rasakan pada saat menggunakannya yaitu dapat mengetahui laporan keuangan secara langsung.
Dengan begitu, keuangan pada bisnis atau perusahaan dapat terpantau secara baik. Laporan keuangan tersebut dapat berupa arus kas perusahaan.
Jika pengguna POS mengetahui keuangan dalam suatu bisnis atau dalam skala perusahaan. Maka selanjutnya dapat menentukan strategi dengan tujuan meningkatkan penjualan.
Tidak hanya itu, pengguna juga mudah untuk memantau operasional keuangan perusahaan menggunakan software yang terhubung dengan POS.
5. Meningkatkan kepuasan konsumen sebagai pelanggan
Tidak hanya pelaku bisnis atau perusahaan yang merasakan manfaat sistem POS, pelanggan juga akan mendapatkan manfaat.
Adapun manfaat POS bagi pelanggan yaitu transaksi dilakukan secara mudah dan cepat sehingga menimbulkan kepuasan tersendiri dan berdampak baik terhadap pelaku bisnis dan perusahaan.
Cara Kerja Point of Sale
Dengan canggihnya teknologi yang berkembang saat ini, maka Point of Sale ini dapat digunakan secara digital oleh siapapun.
Tentunya hal tersebut akan berpengaruh terhadap minat pelanggan untuk melakukan belanja suatu produk tertentu. Cara kerja POS cukup memuaskan, diantaranya seperti :
1. Semua Transaksi Dilakukan Secara Otomatis
Otomatisasi adalah hal yang penting dari pembahasan kali ini. Dengan penggunaan teknologi POS, maka semua transaksi antara pelanggan dan pemilik bisnis bisa dilakukan secara otomatis.
Hal ini bisa mereduksi banyak sekali cost dan efisiensi waktu yang cukup banyak dan tentunya menguntungkan.
Salah satunya pengusaha tidak perlu memiliki banyak kasir atau customer service yang melakukan handle pada sektor transaksi karena semua sudah dilakukan secara otomatis.
Selain itu, tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk melakukan pelayanan pada sesuatu yang bisa dilakukan secara otomatis oleh POS.
2. Melacak Semua Jenis Penjualan
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, POS memiliki kemampuan untuk mencatat segala macam penjualan yang sudah diotomatisasi di sini. Fitur ini memberikan banyak sekali manfaat pada bisnis yang menggunakannya.
Karena dengan adanya pencatatan penjualan secara otomatis, Anda tidak perlu menghabiskan waktu untuk menghitung jumlah penjualan dalam periode waktu tertentu.
Semua bisa dilihat secara langsung dalam waktu cepat dan dalam akurasi yang sangat tinggi.
Artinya, pebisnis tidak perlu lagi khawatir ada kesalahan perhitungan atau kesalahan neraca keuangan akibat ada salah hitung pada proses penjualan.
3. Penyajian Data Penjualan yang Detail
POS menyediakan penyajian data penjualan yang cukup detail sebagai sumber informasi atau insight yang bagus terkait bagaimana bisnis berjalan.
Dari data-data ini, seorang pebisnis bisa melakukan analisis lebih mendalam sekaligus menjadikannya bahan evaluasi pada periode waktu tertentu.
Dari POS saja, dapat diambil keputusan dari hasil analisis dan rapat bersama devisi yang berkaitan.
Dengan bantuan teknologi seperti ini, bisnis tidak hanya bisa diotomatisasi, tapi juga mendapatkan data yang sangat berguna.
4. Menyajikan Data Arus Kas
Pentingnya mencatat arus kas tidak bisa dihindari dalam jalannya sebuah usaha. Arus kas atau keuangan akan terlalu berisiko apabila dilakukan secara manual. Oleh karena itu dibutuhkan POS untuk mereduksi tingkat kesalahan.
Selain itu mencatat arus kas di POS tergolong jauh lebih cepat daripada melakukannya secara manual. Jadi selain menurunkan tingkat kesalahan, penggunaan teknologi ini juga dapat mempercepat prosesnya.
Kelebihan dan Kekurangan Point of Sale
Dalam pelaksanaannya tentu terdapat kelebihan dan kekurangan POS.
Akan tetapi setiap kelebihan dan kekurangan tersebut terdapat hal yang dapat dimanfaatkan oleh pelaku bisnis dan juga perusahaan.
Berikut kelebihan dan kekurangan yang dimiliki oleh POS diantaranya:
Kelebihan Point of Sale
Berikut kelebihan yang dimiliki oleh sistem POS, yaitu:
- Penggunaan yang lebih efisien dan akurat
- Dapat mengelola kinerja karyawan
- Pelayanan yang baik dan cepat
- Salah satu sistem akuntansi yang efisien
- Terintegrasi dengan ketersediaan produk
- Mampu melakukan manajemen toko atau bisnis
- Kemampuan pelaporan yang baik dan hasilnya lebih rinci
- Metode bayar yang beragam dan mudah
- Melakukan monitoring secara real time untuk berbagai sektor dalam bisnis yang sedang berjalan.
Kekurangan Point of Sale
Berikut kekurangan yang dimiliki oleh sistem POS, yaitu:
- Membutuhkan pembaruan sistem secara terus menerus
- Menggunakan banyak komponen
- Memerlukan pelatihan kepada karyawan apabila menggunakan sistem tersebut
- Memiliki nilai investasi lebih banyak dan mahal
- Membutuhkan cukup banyak alat atau device yang terintegrasi untuk memaksimalkan setiap fitur yang dimiliki.
Contoh Aplikasi Point of Sale
Saat ini terdapat beberapa aplikasi POS yang dapat digunakan oleh siapa saja baik pelaku bisnis atau perusahaan.
Cara menggunakannya juga sangat mudah yaitu dengan menginstall aplikasi pada perangkat smartphone Android ataupun iOS. Berikut rekomendasi aplikasi POS yang dapat Anda gunakan:
1. Olsera POS
Olsera POS merupakan salah satu aplikasi POS yang menyediakan fitur yang lengkap seperti rincian produk terlaris, rincian penjualan, loyalty, komisi, inventori, pajak, laba rugi, hingga hutang piutang.
Penggunaan sistem POS ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Olsera POS merupakan salah satu aplikasi POS yang terintegrasi dengan jurnal. Sehingga, jika ingin bisnis terkelola rapi dari segi transaksi, pembukuan, manajemen produk, atau sistem akuntansi lainnya, maka cocok jika menggunakan Mekari Jurnal.
Aplikasi ini banyak digunakan oleh pelaku bisnis dari berbagai skala. Tidak perlu khawatir, jika ingin menggunakan Mekari Jurnal menggunakan free trial bisa untuk dicoba agar mengetahui kesesuaian dengan bisnis yang dimiliki oleh pengguna.
2. Moka POS
Aplikasi berikutnya adalah Moka POS. Aplikasi ini juga dapat diintegrasikan dengan Jurnal.
Segala transaksi penjualan yang terjadi oleh pelaku bisnis, akan tercatat dalam pembukuan aplikasi ini. Sehingga aplikasi ini cocok digunakan oleh bisnis dengan skala kecil dan menengah.
3. Oktopus POS
Oktopus POS juga dapat digunakan sebagai POS dalam bisnis atau usaha. Dengan menggunakan aplikasi ini, akan mempermudah pencatatan penjualan pada produk.
Seperti aplikasi sebelumnya, aplikasi ini telah terintegrasi dengan Jurnal sehingga dapat menyiapkan laporan keuangan dengan cepat dan tepat.
Jurnal yang dibuat juga akan tersimpan secara historical. Artinya Anda bisa melihat lagi laporan keuangan yang sudah dibuat pada periode waktu tertentu di masa lalu.
Fitur ini cukup bagus untuk melihat sejauh mana bisnis telah berkembang dari waktu ke waktu.
4. Vend POS
Berikutnya terdapat aplikasi Vend POS yang mudah digunakan selama bisnis berlangsung. Kelebihan dalam aplikasi ini yaitu dapat memproses penjualan produk yang dijual serta mampu mencetak laporan penjualan dan transaksi.
Pengguna dapat melakukan pembukuan keuangan secara real time dimanapun dan kapanpun.
Vend POS akan lebih optimal digunakan apabila sudah ada alat pencetak laporan keuangan. Karena fitur cetak langsung bisa diintegrasikan sehingga tidak ada fitur yang sia-sia tak terpakai.
5. POS iSeller
Aplikasi terbaru yang menggunakan sistem POS adalah POS iSeller yang berfungsi untuk memudahkan transaksi antara pelanggan dan pelaku bisnis.
POS iSeller dapat terintegrasi dengan data produk yang tersedia, data penjualan produk, laporan pembukuan, hingga inventory. Aplikasi ini juga terhubung dengan Jurnal.
Baca Juga: Cash Receipt Journal: Pengertian, Manfaat, Format dan Contoh
Tips Memilih Aplikasi Point of Sale Untuk Usaha Anda
Setelah mengetahui Point of Sale tentu saja tertarik untuk menggunakan aplikasi POS untuk menunjang kebutuhan.
Sebelum menggunakan aplikasi POS akan lebih baik jika mengetahui tips untuk memilih aplikasi POS. Berikut tips memilih aplikasi POS dengan menyesuaikan kebutuhan bisnis Anda, diantaranya:
1. Periksa kemudahan penggunaan
Hal yang paling mendasar sebelum menggunakan aplikasi berbasis POS yang pertama yaitu dengan memeriksa kemudahan aplikasi pada saat digunakan.
Tentu saja tujuan dari aplikasi POS adalah untuk mempermudah transaksi keuangan suatu bisnis atau perusahaan.
Jika aplikasi yang akan digunakan justru rumit dalam penggunaannya, maka akan menghambat pekerjaan dan kurang efisien. Sehingga tidak sesuai dengan tujuan awal dari aplikasi POS itu sendiri.
Sebisa mungkin untuk mempelajari aplikasi tersebut sebelum digunakan sehingga akan memberikan kenyamanan pada bisnis Anda.
2. Periksa fitur yang ditawarkan setiap aplikasi
Tips kedua untuk memilih sistem POS yang akan digunakan yaitu dengan melihat fitur yang tersedia dalam aplikasi tersebut.
Hal ini dapat dilakukan dengan mencatat serta menganalisis keperluan yang dibutuhkan dalam menjalankan bisnis. Setelah itu, sesuaikan dengan fitur yang ditawarkan pada aplikasi.
Tujuan melakukan hal tersebut yaitu untuk membantu menemukan solusi yang dibutuhkan oleh pelaku usaha ataupun perusahaan agar sesuai dengan kondisi bisnis.
Adapun aplikasi POS memiliki fitur seperti laporan transaksi, manajemen keuangan, manajemen stok produk, manajemen karyawan, dan akuntansi.
3. Perhitungkan biaya
Setelah menentukan kedua tips yang sebelumnya telah dipaparkan, maka selanjutnya Anda dapat memperhitungkan biaya untuk menggunakan aplikasi berbasis POS.
Apabila bisnis yang dimiliki sudah memiliki banyak cabang, tentu saja aplikasi POS ini penting untuk mendukung bisnis tersebut.
Perlu diketahui, dengan menggunakan aplikasi POS, maka semakin banyak biaya yang harus dikeluarkan. Oleh karena itu, perhitungan biaya ini merupakan hal yang penting.
Sebaiknya, pastikan terlebih dahulu harga yang ditawarkan dari berbagai aplikasi POS tersebut untuk meminimalisir pengeluaran.
Hal ini penting, karena biaya pengadaan aplikasi POS merupakan biaya yang akan rutin dikeluarkan tiap waktunya.
Hal yang dapat dilakukan yaitu dengan menyesuaikan biaya pengadaan POS dengan pendapatan bisnis yang dimiliki. Dengan begitu, pengeluaran yang dilakukan akan sepadan dengan hasil yang didapatkan.
4. Pelatihan Pada SDM
Jika Anda memiliki karyawan yang akan menghandle penggunaan alat-alat elektronik, apalagi yang memiliki fitur rumit dan berpengaruh besar pada bisnis, maka diperlukan pelatihan yang memadai.
Jangan lupa untuk membuat metode pelatihan yang baik agar karyawan mampu memahami dan mengoperasikan alat.
Ini juga berguna untuk jangka panjang. Karena ada kemungkinan karyawan lama akan pergi dan digantikan dengan yang baru. Dengan sudah adanya metode pelatihan yang memadai, maka tidak perlu repot lagi apabila ada pergantian karyawan.
Karena akan sia-sia apabila bisnis sudah menggunakan teknologi mutakhir, namun SDM yang ditunjuk untuk mengurusnya tidak terampil dalam menggunakannya.
Adanya teknologi point of sale akan sangat membantu bisnis yang sedang dijalankan. Sebelum menggunakannya, pastikan bisnis yang sedang berjalan memang benar-benar membutuhkannya.
Karena biaya yang harus dikeluarkan untuk hal ini tidaklah sedikit.
Baca Juga: 7 Cara Mempertahankan SDM yang Berkualitas dan Potensial
