Penting Bagi Perusahaan Ritel! Ini dia Pengertian Stock Opname

Apa sebenarnya yang pengertian stock opname? Mengapa penting untuk memastikan bahwa penghitungan stock opname dicatat secara tepat dan akurat, terutama bagi mereka yang bekerja di dunia ritel?

Mengapa manajemen stock opname begitu penting?

Sebenarnya, apa sih manfaat dari stock opname ini?

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, pertama-tama penting untuk memahami arti dan pengertiannya terlebih dahulu.

Memahami Pengertian Stock Opname

Stock opname adalah suatu bentuk rangkaian kegiatan untuk menghitung stok barang yang masih disimpan di gudang untuk dipasarkan.

Ada banyak kegiatan yang dicakupnya, mulai dari menghitung jumlah barang dan melakukan pemeriksaan langsung, serta membuat pengaturan yang akan memudahkan operasional bisnis saat membutuhkan produk tertentu.

Dengan memahami proses inventarisasi di atas, para pelaku usaha dapat memastikan bahwa semua operasi bisnis berjalan dengan lancar, terutama yang terkait dengan penyediaan produk yang ditawarkan.

Kegiatan yang tercakup di atas dapat dirinci lebih lanjut untuk memastikan bahwa masing-masing tetap lancar, misalnya dengan menempatkan produk di gudang dengan memperkirakan produk mana yang paling sering masuk dan keluar.

Nantinya produk tersebut bisa dikeluarkan dari gudang, karyawan dapat melakukan ini dengan lebih mudah.

Karyawan yang bertanggung jawab untuk melakukan stock opname adalah petugas audit manajemen perusahaan dan bukan pencatat persediaan internal perusahaan.

Mengapa Anda Harus Melakukan Stock Opname?

Kegiatan stock opname dilakukan untuk mengetahui secara pasti dan benar persediaan barang dalam catatan pembukuan dan barang yang ada di gudang, apakah jumlahnya sama atau berbeda.

Jika barang yang ditemukan lebih banyak dari yang tertulis dalam daftar persediaan, dapat dilakukan pengecekan ulang jika ada transaksi yang tidak tercatat atau kesalahan pencatatan.

Namun jika terjadi kekurangan biasanya dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu:

• Pertama adalah dengan membuat buku penyesuaian atas kekurangan barang tersebut.
• Kedua, perusahaan juga dapat membebankan biaya kepada petugas persediaan barang dagangan untuk menutupi kekurangan barang dagangan.

Kegiatan semacam ini juga dapat dilakukan untuk beberapa akun seperti kas, piutang, hutang, dan aset lainnya.

Beberapa tujuan inventarisasi stock opname adalah sebagai berikut:

• Cari tahu jumlah produk sebenarnya.
• Mencegah kerugian perusahaan akibat kelalaian pembukuan.
• Pengendalian internal.
• Mengatur pergerakan barang dari dan ke perusahaan.

Sedangkan manfaat persediaan stock opname bagi usaha dan bisnis lainnya adalah sebagai berikut:

• Dimungkinkan untuk melakukan tindak lanjut dengan cepat jika terjadi barang yang hilang atau kekurangan barang, sehingga persediaan barang tidak sampai kosong.
• Mengurangi penyimpangan dari barang, baik kekurangan maupun kelebihan.
• Pengetahuan yang akurat tentang arus keluar dan arus barang.
• Dapat menganalisis tahun-tahun sebelumnya sehingga bisa diketahui perkembangan perusahaan.
• Mengetahui keakuratan akun dengan mencocokkan catatan pembukuan dengan persediaan barang dagangan saat ini.
• Mengetahui kondisi barang di gudang dengan pasti.
• Membantu untuk bisa menghitung harga pokok penjualan (HPP).
• Membantu untuk membuat kebijakan perusahaan.
• Mengetahui bahwa persediaan benar-benar dimiliki.
• Untuk membandingkan dengan data tahun sebelumnya atau dengan data perusahaan sejenis.
• Menentukan kecurangan atau kelalaian yang terjadi di perusahaan.

Bagaimana Cara Kita Melakukan Stock Opname?

Kita telah mengetahui apa pengertian stock opname dan tujuan-tujuannya secara umum.

Berikut ini adalah Standard Operating Procedure (SOP) tentang cara melakukan stock opname dengan langkah-langkah yang benar:

• Menghentikan pergerakan barang dari dan ke perusahaan agar tidak terjadi selisih kenaikan atau penurunan nantinya pada saat perhitungan. Inventarisasi paling efisien dilakukan pada saat hari libur agar tidak terjadi transaksi masuk dan keluar.
• Jika ada lebih dari satu lokasi gudang, maka yang harus melakukan stock opname sebaiknya lebih dari satu orang untuk memaksimalkannya.
• Pastikan bahwa semua dokumen yang memang dibutuhkan dalam proses stock opname sudah lengkap sebelum melakukan perhitungan inventarisasi.
• Lakukan perhitungan dengan cermat dan teliti agar tidak terjadi kesalahan pada data.
• Setelah mengetahui hasil perhitungan fisik, langkah selanjutnya adalah membandingkannya dengan catatan di buku tentang jumlah barang yang tersedia di gudang.
• Menyampaikan laporan persediaan barang.
• Melaporkan hasil laporan persediaan.

Untuk penjelasan lebih lengkap, simak beberapa langkah dalam menghitung stock opname berikut ini:

1. Tahapan Awal

Tahap ini biasanya dilakukan terlebih dahulu, sekitar satu minggu sebelum inventarisasi.

Pada titik ini, komunikasi sebagian besar akan dilakukan dengan personel gudang.

Apa yang harus dilakukan pada saat ini adalah:

• Menginstruksikan kepada pengelola gudang untuk menyiapkan tag/label yang digunakan untuk menandai stok yang dihitung pada saat stock opname.
• Menugaskan petugas gudang untuk mengatur stok dengan mengaturnya sesuai dengan kode dan jenis barang, agar tidak terjadi kesimpangsiuran dalam melakukan operasi ini karena masalah letak barang yang tidak teratur.
• Menugaskan pengelola gudang untuk melengkapi stok gudang dengan barcode sesuai program. Jadi setiap barang yang ada di gudang harus memiliki kode barang, untuk memudahkan tim penghitung pada saat proses inventory taking (stock opname).
• Perintahkan petugas gudang untuk menyiapkan label yang bertuliskan “Tidak terhitung”. Label ini nantinya akan digunakan untuk barang-barang yang tidak perlu dihitung.

Hal-hal yang tidak perlu dihitung antara lain:

1. Barang/stok yang masuk selama proses persediaan (stock opname), atau yang masuk setelah tanggal stok dihentikan.
2. Barang titipan dari pihak ketiga atau sering disebut konsinyasi. Barang ini tidak perlu dihitung karena tidak boleh diakui sebagai persediaan.
3. Barang dagangan yang rusak tidak dapat dikembalikan dan nilainya telah disepakati untuk dihilangkan. Barang-barang seperti ini juga harus disimpan secara terpisah di gudang.

2. Tahapan Persiapan

Pada titik ini, itu berarti hari perhitungan stock opname mendekati hari-H.

Tahap persiapan ini biasanya dilakukan pada H-1. Hal-hal yang harus dilakukan pada saat ini meliputi:

• Undang semua tim untuk menerapkan ini secara singkat. Disini perlu dijelaskan tugas masing-masing orang yang akan terlibat dalam proses perhitungan inventarisasi.
• Memerintahkan bagian gudang untuk melengkapi entri-entri yang berkaitan dengan perputaran barang dagangan sampai dengan jam tutup operasional pada H-1.
• Menugaskan manajemen gudang untuk menghentikan pergerakan barang, mulai dari penutupan jam operasional sampai dengan selesainya proses persediaan.

3. Tahapan Final

Tahap ini adalah hari dimana inventarisasi stock opname dilakukan.

Hal-hal dalam melakukan perhitungan inventaris yang harus dilakukan dalam langkah ini adalah sebagai berikut:

• Pastikan kembali bahwa semua transaksi terkait persediaan telah dimasukkan ke dalam program.
• Setelah memasukkan semua inventaris ke dalam perangkat lunak, cetak semua inventaris dari perangkat lunak sebagai direktori inventaris. Kemudian publikasi tersebut didistribusikan ke departemen akuntansi di masing-masing tim.
• Pastikan orang yang menerima hasil cetakan bukan orang gudang, karena petugas gudang tidak diperkenankan mengetahui versi stok perangkat lunak saat menghitung.
• Proses penghitungan stok dimulai, dan setiap stok yang dihitung diberi tag agar tidak terjadi penghitungan ganda.
• Setiap lembar stok yang sudah terisi lengkap dengan nama hasil opname dikirim ke tim entry untuk mulai ditranskrip ke excel terlebih dahulu.
• Format rumus excel yang digunakan harus dapat menunjukkan perbandingan stock version dari software dengan hasil proses stock opname, sehingga dapat diketahui stock yang ada ketidaksesuaiannya.
• Setelah proses selesai, yang perlu dilakukan selanjutnya adalah mengecek kembali selisih persediaan. Apakah ada kesalahan estimasi atau ada perbedaan stok?
• Jika semua operasi sudah selesai, maka hasilnya diserahkan ke bagian accounting untuk stock adjustment atau penyesuaian stok untuk program.

Jika sudah memahami pengertian stock opname, dan juga mengetahui langkah-langkahnya, Anda bisa mulai mempraktekkan cara ini agar mendapatkan hasil yang tepat dan akurat dari inventarisasi.

Itu juga dapat menghindari beberapa kesalahan yang dapat terjadi kapan saja.

Opsi yang biasanya dilakukan jika risiko perbedaan jumlah disebabkan oleh perbedaan stok barang yang dibebankan kepada perusahaan, adalah dengan membuat buku penyesuaian.

Tips untuk Melakukan Stock Opname Agar Lebih Efektif

Bagi Anda yang baru mengenal inventory tentunya masih bingung bagaimana cara melakukan aktivitas ini dengan benar.

Selain memahami pengertian stock oprname, langkah-langkah yang benar dalam melakukan inventarisasi adalah sebagaimana yang akan dijelaskan di bawah ini:

1. Tetapkan Jadwal Pengambilan Inventaris

Dengan penjadwalan tentunya inventarisasi dilakukan secara berkala agar tidak menumpuk yang membuat pendataan menjadi sulit.

Bagi yang masih bingung kapan dan seberapa sering melakukan inventarisasi stock opname, Anda dapat menyesuaikannya seperti berikut:

• Perhatikan jenis bisnis yang Anda geluti. Jika memiliki bisnis di bidang kuliner atau minuman, inventaris Anda perlu dilakukan lebih cepat. Hal ini karena bahan yang digunakan biasanya lebih cepat menyusut dan tidak tahan lama.
• Perhatikan laporan penjualan. Lakukan analisis saat bisnis Anda sedang mengalami high season. Jadwalkan sebelum waktu-waktu penting itu sehingga Anda lebih siap untuk menerima tuntutan yang meningkat.
• Waktu penghitungan dapat diatur sesuai dengan kenyamanan Anda, misalnya setelah jam tutup toko atau sebelum toko buka.
• Lakukan ini di luar waktu menghitung laporan keuangan atau pembukuan.
• Jika ini tidak memungkinkan, Anda mungkin harus menutup toko selama beberapa jam waktu aktif.

2. Rekrutmen Personil yang Berkualitas

Membentuk tim khusus untuk melakukan perhitungan adalah hal yang sangat penting. Karyawan yang masuk ke tim ini bukan karyawan sembarangan.

Pastikan bahwa siapa pun yang diberi tanggung jawab untuk pekerjaan ini memiliki keterampilan menghitung yang baik, dan memiliki stamina dan fokus yang sangat baik secara keseluruhan.

Dengan karyawan yang kompeten, proses inventory yang rumit dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat.

Namun, pekerjaan harus dengan briefing sebelumnya, sampai semua pekerjaan yang digariskan berjalan lancar.

Selain itu, berikan juga energi yang cukup bagi karyawan Anda. Karena asupan ini penting untuk menjaga fokus dan stamina agar bisa fokus menghitung.

3. Manfaatkan Teknologi atau Perangkat Lunak Akuntansi

Untuk mempermudah dan mempercepat perhitungan stok barang, maka Anda bisa menggunakan sistem Point of Sale (POS) atau aplikasi akuntansi.

Menghitung dengan sistem point-of-sale lebih mudah karena mampu mengumpulkan data barang dan transaksi dari setiap toko atau gudang.

Setiap checkout konsumen, baik online maupun offline, produk yang dibeli akan secara otomatis dihapus dari inventaris terdaftar. Setelah itu, semua data inventaris langsung terupdate, jadi Anda tidak perlu memasukkan satu per satu.

Software akuntansi juga dapat membantu Anda menghitung jumlah barang di setiap gudang. Setiap perubahan yang dilakukan pada data secara otomatis akan mengubah semua data yang ada juga.

4. Buat Rencana Penyimpanan Gudang

Jadwalkan tur gudang dan buat denah lantai untuk gudang penyimpanan. Beri label setiap rak penyimpanan untuk menentukan di mana setiap barang akan disimpan.

Anda dapat menandai bagian-bagian yang telah dihitung sehingga tidak perlu memeriksa tempat yang sama berulang-ulang.

Rencana penyimpanan juga akan berguna selama perhitungan. Dengan denah lantai ini, Anda dan karyawan akan lebih mudah mencari lokasi barang dagangan, apalagi jika Anda memiliki gudang yang cukup besar atau jenis barang dagangan yang berbeda.

5. Lakukan Pemetaan Produk

Langkah selanjutnya yang dapat Anda lakukan pada tahap awal inventarisasi opname adalah perencanaan produk.

Minta departemen gudang untuk menandai atau memberi label pada setiap item stok yang dimiliki.

Hal ini selain memudahkan mencari barang untuk dihitung, juga merapikan inventaris gudang Anda.

Baca Juga : Harga Pokok Produksi: Unsur, Metode dan Cara Menghitungnya!

6. Pisahkan Stok Baru Dari Stok Lama

Pencampuran persediaan barang dagangan juga akan menyebabkan kebingungan dalam pendaftaran dan akun.

Pisahkan stok lama dan stok baru untuk memudahkan menghitung jumlah stok lama yang terjual dan tidak terjual.

Dengan kelas ini, Anda juga dapat menghapus stok lama terlebih dahulu. Barang pertama yang akan dimasukkan bisa diletakkan di posisi depan sehingga mudah dibawa. Sistem ini dikenal sebagai FIFO singkatan dari First In First Out.

Menggunakan aplikasi inventaris dapat membantu mengurangi risiko kerugian akibat produk kadaluwarsa. Sebelum melakukan penilaian inventaris, perhatikan hal ini!

7. Beri Label Pada Setiap Kardus atau Rak

Setelah membuat ilustrasi untuk penyimpanan, tandai juga setiap rak dan barang yang Anda miliki. Selain membuat item lebih mudah dikenali, tag ini juga membantu menemukan item yang terpisah dari grupnya.

Ini memastikan bahwa tidak ada barang yang “tersesat” ke tempat yang tidak semestinya.

Tanda ini juga akan sangat berguna saat melakukan penjualan. Jika barang tidak di tag, transaksi akan lebih sulit karena harus mencari berulang kali jika tidak hati-hati.

8. Lakukan Penghitungan Siklus

Tips selanjutnya adalah cycle counting atau partial stock taking, yaitu metode penghitungan stok yang dilakukan secara terus menerus atau disebut juga dengan anuitas account.

Dengan Kalkulator Siklus, Anda dapat melakukan perhitungan untuk setiap item satu per satu secara teratur.

Metode ini lebih efisien daripada melakukan semua perhitungan sekaligus. Cara ini sangat berguna karena akan mengurangi kerumitan dan kebingungan.

Plus, Anda bisa mendeteksi kesalahan inventaris lebih awal, sehingga tidak butuh waktu lama untuk melakukan perbaikan.

Anda pun dengan cara ini tidak harus menghabiskan waktu khusus atau menutup toko yang justru bisa mengurangi hasil penjualan nantinya.

Penghitungan berkala dapat dilakukan setiap hari atau setiap minggu sesuai dengan preferensi masing-masing bisnis.

9. Periksa Kembali

Petunjuk cara melakukan inventarisasi stock opname selanjutnya adalah dengan melakukan perhitungan sebanyak dua kali agar hasil yang diperoleh benar dan memeriksa kesalahan.

Sebaiknya stok yang dihitung diberi label seperti menggunakan label agar tidak dihitung dua kali.

10. Jangan Lupa Untuk Melakukan Stock Opname Secara Berkala

Untuk menjadwalkan kegiatan stock opname, ada baiknya memilih hari ketika tidak banyak transaksi.

Beberapa melakukan inventarisasi setiap bulan, tetapi yang lain melakukannya setiap beberapa bulan.

Penutup

Demikian adalah ulasan mengenai pengertian stock opname yang wajib dilakukan khususnya untuk perusahaan ritel.

Dengan mengetahui pengertian serta cara melakukan, kegiatan stock opname dapat mempertahankan dan mengembangkan perusahaan.