Sejak 1 Juli 2015, pemerintah telah mengeluarkan peraturan DJP No. PER 17/PJ/2014 yang menetapkan kewajiban bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) untuk menggunakan e-Faktur.
Sistem e-Faktur ini merupakan langkah inovatif dalam penyelenggaraan administrasi perpajakan, dengan tujuan meningkatkan efisiensi dan transparansi.
Untuk memahami implementasi e-Faktur dan mempersiapkannya, PKP perlu mengetahui secara detail mengenai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Langkah-langkah persiapan yang diperlukan mencakup pemahaman terhadap mekanisme e-Faktur dan implementasinya dalam kegiatan bisnis agar mematuhi ketentuan perpajakan yang berlaku.
Apa itu E-Faktur?
E-Faktur, atau faktur elektronik, adalah sistem digitalisasi dalam proses pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan faktur pajak oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP).
Diperkenalkan oleh pemerintah pada 1 Juli 2015 melalui peraturan DJP No. PER 17/PJ/2014 di Indonesia, e-Faktur bertujuan meningkatkan efisiensi administrasi perpajakan dan mengurangi potensi kesalahan.
Sistem ini menggantikan proses manual dalam mencatat transaksi keuangan, sehingga memungkinkan pelaporan pajak menjadi lebih akurat dan tepat waktu.
E-Faktur memanfaatkan teknologi informasi untuk menciptakan dokumen pajak secara elektronik, termasuk data transaksi dan informasi fiskal lainnya.
PKP yang diwajibkan menggunakan e-Faktur harus memahami tata cara pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan e-Faktur sesuai ketentuan yang berlaku.
Selain memberikan keuntungan dalam segi efisiensi dan akurasi, penggunaan e-Faktur juga mendukung upaya pemerintah dalam menciptakan lingkungan bisnis yang lebih transparan dan berbasis teknologi.
Baca Juga : Cara Menghitung Pendapatan Bersih dengan Mudah
Keuntungan dari implementasi E-Faktur
E-Faktur, atau Faktur Elektronik, adalah sistem pengelolaan faktur yang menggunakan teknologi digital untuk membuat, mengirim, dan menyimpan faktur.
Implementasi E-Faktur memberikan sejumlah keuntungan bagi perusahaan dan pemerintah.
Berikut adalah keuntungan utama dari implementasi E-Faktur:
1. Efisiensi Operasional
Implementasi E-Faktur membawa dampak positif pada efisiensi operasional perusahaan.
Proses manual yang cenderung lambat dan rentan terhadap kesalahan dapat digantikan dengan sistem otomatisasi yang dapat mengelola pembuatan, pengiriman, dan penyimpanan faktur.
Data dapat dihasilkan secara cepat dan akurat, mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas administratif.
Selain itu, otomatisasi juga membantu mengurangi risiko kesalahan manusia, seperti kesalahan pengetikan atau pengelompokan data.
2. Ketepatan dan Konsistensi Data
E-Faktur memungkinkan integrasi data yang lebih baik antara berbagai sistem perusahaan.
Informasi yang diperlukan untuk pembuatan faktur dapat diambil secara langsung dari basis data perusahaan, memastikan konsistensi data di seluruh proses.
Hal ini mengurangi potensi kesalahan karena tidak ada lagi kebutuhan untuk memasukkan data secara manual.
Dengan data yang lebih akurat, perusahaan dapat membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan informasi yang mereka miliki.
3. Penghematan Biaya
Implementasi E-Faktur dapat menghasilkan penghematan biaya yang signifikan dalam jangka panjang.
Dengan mengurangi keterlibatan manusia dalam proses administratif, perusahaan dapat mengurangi biaya overhead terkait dengan pekerjaan manual, seperti penggunaan kertas, pencetakan, dan pengiriman fisik faktur.
Selain itu, perusahaan juga dapat menghindari potensi denda atau sanksi yang mungkin muncul karena kesalahan administratif.
Penghematan ini dapat diarahkan untuk meningkatkan profitabilitas atau diinvestasikan kembali untuk pengembangan bisnis.
4. Kepatuhan Perpajakan
E-Faktur dapat membantu perusahaan untuk mematuhi regulasi perpajakan yang berlaku.
Dengan sistem ini, proses pencatatan dan pelaporan pajak dapat diotomatisasi, meminimalkan potensi kesalahan dan meningkatkan transparansi.
Pemerintah juga dapat dengan mudah memonitor transaksi perusahaan, memungkinkan pengawasan pajak yang lebih baik.
Kepatuhan perpajakan yang lebih baik dapat mengurangi risiko audit dan meningkatkan hubungan perusahaan dengan otoritas pajak.
5. Keberlanjutan Lingkungan
Dengan mengadopsi E-Faktur, perusahaan dapat berkontribusi pada upaya keberlanjutan lingkungan.
Pengurangan penggunaan kertas, pencetakan, dan pengiriman fisik faktur mengurangi jejak karbon perusahaan.
Selain itu, dengan meminimalkan proses manual, perusahaan dapat mengurangi kebutuhan untuk menggunakan sumber daya seperti energi dan air.
Keberlanjutan ini tidak hanya bermanfaat bagi lingkungan tetapi juga dapat memperbaiki citra perusahaan di mata pelanggan dan mitra bisnis.
Implementasi E-Faktur bukan hanya tentang adopsi teknologi, tetapi juga tentang transformasi proses bisnis untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan.
Dengan memanfaatkan keuntungan ini, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih efisien dan berkelanjutan.
Kerugian dari implementasi E-Faktur
Implementasi E-Faktur, seperti halnya setiap inovasi teknologi, juga dapat membawa beberapa kerugian.
Meskipun kebanyakan dari kerugian ini dapat diatasi dengan manajemen yang cermat, pemahaman menyeluruh tentang dampak negatifnya tetaplah penting.
Berikut adalah beberapa kerugian dari implementasi E-Faktur:
1. Investasi Awal yang Tinggi
Penerapan sistem E-Faktur membutuhkan investasi awal yang cukup besar untuk perangkat keras, perangkat lunak, dan pelatihan karyawan.
Perusahaan harus membeli atau mengupgrade sistem IT mereka, serta memberikan pelatihan yang memadai kepada staf agar mereka dapat mengelola dan memahami sistem baru.
Bagi perusahaan kecil atau menengah dengan anggaran terbatas, investasi ini dapat menjadi beban yang signifikan.
2. Tantangan Integrasi dengan Sistem yang Ada
Seringkali, implementasi E-Faktur melibatkan integrasi dengan sistem-sistem yang sudah ada di perusahaan.
Menyesuaikan sistem lama dengan teknologi baru dapat menjadi proses yang rumit dan memakan waktu.
Masalah integrasi dapat menyebabkan gangguan operasional, kehilangan data, atau kesalahan dalam proses bisnis.
Dibutuhkan perencanaan yang matang dan pemahaman yang mendalam tentang infrastruktur teknologi perusahaan untuk menghindari masalah ini.
3. Kesulitan Penerimaan oleh Pihak Eksternal
Beberapa mitra bisnis atau pelanggan mungkin belum siap atau tidak memiliki kemampuan untuk menerima faktur elektronik.
Proses adaptasi oleh pihak eksternal memerlukan waktu, dan ada risiko bahwa beberapa mitra bisnis mungkin memilih untuk bekerja dengan perusahaan lain yang masih menggunakan sistem konvensional.
Ketidakcocokan standar dan format antara perusahaan dan mitra bisnis juga dapat menjadi hambatan yang signifikan.
4. Keamanan dan Privasi Data
Meskipun E-Faktur dapat meningkatkan efisiensi, keamanan dan privasi data menjadi keprihatinan utama.
Risiko kebocoran data atau serangan siber dapat mengakibatkan hilangnya informasi bisnis yang sangat berharga.
Perusahaan harus menginvestasikan sumber daya yang cukup untuk memastikan bahwa sistem E-Faktur mereka memiliki keamanan yang tinggi, termasuk penggunaan enkripsi yang kuat dan langkah-langkah keamanan cyber yang canggih.
5. Tingkat Kompleksitas yang Meningkat
Penggunaan teknologi selalu membawa tingkat kompleksitas yang lebih tinggi, terutama bagi karyawan yang belum terbiasa dengan sistem baru.
Proses yang lebih kompleks dapat menyebabkan kesalahan pengguna, mengakibatkan faktur yang tidak akurat atau terlambat.
Perusahaan harus memberikan pelatihan yang memadai kepada karyawan mereka untuk memastikan bahwa mereka dapat mengelola sistem E-Faktur dengan efektif tanpa menghambat produktivitas.
Meskipun ada beberapa kerugian yang terkait dengan implementasi E-Faktur, banyak dari mereka dapat diatasi dengan perencanaan dan manajemen yang tepat.
Keuntungan jangka panjang yang diberikan oleh efisiensi operasional dan kepatuhan perpajakan biasanya mengatasi kerugian awal ini.
Penting bagi perusahaan untuk memahami tantangan yang mungkin dihadapi dan menyusun strategi implementasi yang komprehensif untuk meminimalkan dampak negatifnya.
Syarat Menggunakan Aplikasi e-Faktur
Aplikasi e-Faktur merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mempermudah dan mempercepat proses pencatatan dan pelaporan pajak penghasilan.
Penggunaan aplikasi ini tentu saja memiliki beberapa syarat yang harus dipenuhi agar dapat digunakan secara efektif dan sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku.
Berikut adalah syarat utama untuk menggunakan aplikasi e-Faktur:
1. Memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
Setiap entitas atau individu yang ingin menggunakan aplikasi e-Faktur harus memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).
NPWP adalah identifikasi pajak yang diberikan kepada wajib pajak oleh Direktorat Jenderal Pajak.
Dengan NPWP, pemilik usaha atau individu dapat secara resmi terdaftar dalam sistem pajak negara.
2. Terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP)
Hanya pengusaha yang terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang dapat menggunakan aplikasi e-Faktur.
Pendaftaran sebagai PKP dilakukan melalui Kantor Pelayanan Pajak terdekat dan memastikan bahwa entitas tersebut memenuhi kriteria yang ditetapkan.
3. Memiliki Fasilitas Koneksi Internet
Aplikasi e-Faktur berbasis online, sehingga pengguna harus memiliki akses internet yang stabil.
Koneksi internet yang baik diperlukan untuk mengakses sistem, mengirimkan data, dan menerima informasi terkait pajak.
4. Menggunakan Software Aplikasi e-Faktur yang Terdaftar
Pengguna harus menggunakan aplikasi e-Faktur yang telah terdaftar dan disahkan oleh Direktorat Jenderal Pajak.
Software ini biasanya disediakan oleh penyedia layanan pajak atau pihak ketiga yang telah mendapatkan izin resmi.
5. Memahami Prosedur dan Tata Cara Penggunaan
Pengguna aplikasi e-Faktur harus memahami dengan baik prosedur dan tata cara penggunaannya.
Hal ini mencakup cara menginput data faktur, melakukan pembetulan jika diperlukan, serta cara melaporkan dan menyampaikan data secara elektronik ke Direktorat Jenderal Pajak.
6. Melakukan Pengamanan Data dan Akses yang Cermat
Karena aplikasi e-Faktur berhubungan dengan data keuangan dan pajak, penting untuk menjaga keamanan informasi tersebut.
Pengguna harus menjaga kerahasiaan data, menggunakan kata sandi yang kuat, dan mengakses aplikasi hanya melalui perangkat yang aman.
Selain keenam syarat tersebut, penting juga untuk terus mengikuti perkembangan peraturan terkait aplikasi e-Faktur, karena aturan pajak dapat mengalami perubahan dari waktu ke waktu.
Dengan memenuhi syarat-syarat tersebut, pengguna dapat memanfaatkan aplikasi e-Faktur secara efisien dan sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku.
Baca Juga : Pengertian Faktur Penjualan, Fungsi, Unsur dan Cara Membuatnya
