Pengertian Manajemen Pembelanjaan, Jenis dan Cara Mengelolanya

Pengertian Manajemen Pembelanjaan, Jenis, dan Cara Mengelolanya

Kesuksesan suatu bisnis umumnya dilihat dari keuntungan atau laba yang bisa diperoleh. Padahal, faktor lainnya seperti pengelolaan keuangan juga menjadi penentu. Maka dari itu, pengertian manajemen pembelanjaan harus diperhatikan dengan baik.

Tujuan utamanya adalah untuk meminimalkan pengeluaran perusahaan sekaligus menurunkan biaya, khususnya biaya pengadaan.

Jika sudah demikian, pengeluaran keuangan akan terinci dengan baik dan bisa terhindar dari risiko seperti kerugian.

Nah, bagi yang masih belum paham mengenai manajemen pembelanjaan maka tak perlu khawatir. Kali ini akan diberikan penjelasannya secara lengkap, mulai dari pengertian, fungsi, dan tips mengelola pembelanjaan.

Memahami Pengertian Manajemen Pembelanjaan

Memahami Pengertian Manajemen Pembelanjaan

Sebelum membahas lebih jauh, sebaiknya ketahui dulu tentang pengertian pembelanjaan dan pembelanjaan perusahaan. Ini memang karena banyak juga yang memberi pertanyaan tentang pengertian dari kedua hal tersebut.

Menurut KBBI, pengertian pembelanjaan secara umum berkaitan dengan proses, cara, dan tindakan dalam mengeluarkan uang. Definisi tersebut bisa dibilang tidak salah ataupun keliru, hanya saja masih belum sempurna.

Prof. Dr. Bambang Riyanto Dasar-Dasar Pembelanjaan Perusahaan (2001) juga memberikan pendapat tentang jenis manajemen ini. Manajemen pembelanjaan merupakan kegiatan dalam perusahaan terkait upaya untuk mendapatkan sejumlah dana.

Namun dalam perkembangannya, manajemen pembelanjaan kemudian dititikberatkan dalam pengalokasian dana. Dengan begitu, berarti manajemen pembelanjaan memiliki makna yang sama dengan manajemen keuangan.

Manajemen pembelanjaan dapat digunakan untuk memastikan apakah terjadi pemborosan atau tidak. Bahkan juga untuk mengontrol semua kegiatan keuangan mulai dari pengadaan dana, pembayaran pembelian, penilaian risiko, proses akuntansi, dan lain sebagainya.

Sistem manajemen pembelian dibentuk dengan praktik terbaik, pemakaian peralatan manajemen, dan menggunakan strategi jitu. Semuanya dilakukan memang untuk meminimalkan pengeluaran sekaligus memastikan bahwa proses produksi berjalan lancar.

Manajemen Pembelanjaan Menurut Para Ahli

Manajemen Pembelanjaan Menurut Para Ahli

Selain Bambang Riyanto, banyak sekali ahli yang mengemukakan pendapatnya tentang manajemen pembelanjaan. Adapun para ahli yang memberikan pendapatnya adalah sebagai berikut ini.

1. M. Manulang

Manulang menjelaskan bahwa manajemen pembelanjaan perusahaan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk memperluas modal, sehingga apa yang diinginkan bisa dibiayai.

2. Lukman Syamsuddin

Pengertian manajemen pembelanjaan menurut Lukman Syamsuddin adalah penerapan berbagai prinsip ekonomi untuk mengelola segala macam keputusan yang berkaitan dengan masalah keuangan perusahaan.

3. Sutrisno

Menurut Sutrisno, makna dari manajemen pembelanjaan adalah aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh modal dengan biaya rendah dan upaya untuk mengalokasikan dana yang dimiliki secara efisien.

4. Erlina

Manajemen pembelanjaan merupakan pengaturan yang diterapkan dalam berbagai aspek keuangan perusahaan.

Aspek ini meliputi pencarian dana (raising fund) dan pengalokasian pemakaian dana (allocation of fund) sehingga sesuai keperluan dan tujuan yang sudah ditentukan.

5. Weston dan Copeland

Manajemen pembelanjaan dapat dirumuskan sebagai bentuk tanggung jawab dan fungsi utama dari manajer keuangan.

Manajemen ini umumnya berkaitan dengan pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pembiayaan untuk usaha, pengadaan modal, dan pembagian dividen tepat untuk pemilik saham.

6. Liefman

Liefman menjelaskan bahwa manajemen pembelanjaan merupakan upaya menyediakan sejumlah dana yang dimiliki untuk mendapatkan aktiva.

Pada intinya menjadi kegiatan rutin yang sangat penting dalam ruang lingkup bisnis. Manajemen pembelanjaan yang utama meliputi pengelolaan keuangan, tujuannya untuk memastikan apakah terjadi pemborosan atau tidak.

Bahkan juga untuk mengontrol semua kegiatan keuangan mulai dari pengadaan dana, pembayaran pembelian, penilaian risiko, proses akuntansi, dan lain sebagainya.

Sistem manajemen pembelian dibentuk dengan praktik terbaik, pemakaian peralatan manajemen, dan menggunakan strategi jitu. Semuanya dilakukan memang untuk meminimalkan pengeluaran sekaligus memastikan bahwa proses produksi berjalan lancar.

Baca Juga: Pengertian Manajemen Produksi, Fungsi dan Tujuan dalam Perusahaan

Fungsi Manajemen Pembelanjaan

Fungsi Manajemen Pembelanjaan

Sama halnya dengan jenis manajemen lainnya, manajemen pembelanjaan dalam perusahaan memiliki beberapa fungsi penting. Masing-masing fungsi yang dimaksud sudah pasti memiliki perbedaan yang harus bisa dipahami.

Inilah penjelasan dari setiap fungsi dalam pengertian manajemen pembelanjaan:

1. Menyusun Kebutuhan Dana

Manajemen pembelanjaan biasa digunakan untuk menyusun keperluan dana yang harus dikeluarkan.

Selain itu, juga untuk merencanakan siapa yang memiliki kewenangan dalam pengambilan keputusan untuk pendanaan. Bahkan termasuk juga kapan waktu perencanaan dana perlu dilakukan.

Tak cukup sampai disitu, pertanyaan yang lain seperti sumber pembelanjaan perusahaan perlu juga perlu dicantumkan. Sebuah perusahaan harus bisa cermat dalam melihat sekaligus memanfaatkan peluang yang dimiliki

2. Sebagai Usaha untuk Memperoleh Sejumlah Dana

Jika sumber pendapatan sudah diketahui, perusahaan akan merelasikannya dalam waktu dekat. Hal ini bertujuan supaya perusahaan bisa menguasai sejumlah dana yang sudah ada.

Untuk memperoleh dana tersebut pastinya tidak bisa dilakukan begitu saja dengan sembarangan. P

erusahaan terlebih dahulu harus mempertimbangkan tentang efisiensi dan efektivitas yang tepat. Pahami juga konsekuensinya masing-masing yang bisa didapatkan di kemudian hari.

Seperti misalnya, melakukan pinjaman dana memang akan membuat dana yang tersedia lebih banyak. Dana yang ada bisa dimanfaatkan untuk berbagai keperluan perusahaan. Namun harus tetap dilunasi dan konsekuensinya akan mendapatkan denda jika telat membayar.

3. Untuk Mengelola Dana yang diperoleh

Fungsi terakhir dalam pengertian manajemen pembelanjaan yaitu mengelola dana itu yang didapat. Sama seperti sebelumnya, pengelolaan ini harus dilakukan secara efektif dan efisien.

Maksudnya berarti untuk alokasinya harus tepat supaya bisa mencapai target yang sudah direncanakan.

Jelaskan juga mengenai penggunaan dana, jumlah dana yang perlu diinvestasikan, dimana saja investasi akan dilakukan, dan lain sebagainya.

Dalam praktiknya di lapangan, sumber daya yang memiliki tugas untuk menjalankan manajemen pembelanjaan sepenuhnya yaitu manajer keuangan.

Selain menyusun perencanaan, manajer keuangan juga bertugas untuk mengendalikan pengeluaran seperti halnya esensi dari manajemen itu sendiri.

Berbagai Jenis Manajemen Pembelanjaan

Berbagai Jenis Manajemen Pembelanjaan

Apabila pengertian manajemen pembelian berkaitan dengan perencanaan hingga pengelolaan dana, maka untuk pembelanjaannya bisa dikelompokkan dalam beberapa macam.

Perlu diketahui, pembelanjaan berdasarkan kegiatan maka meliputi pembelanjaan aktif dan pasif. Sedangkan pembelanjaan yang disesuaikan sumber dana adalah pembelanjaan eksternal dan internal.

1. Pembelanjaan Aktif

Pembelanjaan aktif merupakan kegiatan yang dilakukan dengan mengeluarkan sejumlah dana untuk berproduksi. Dikutip dari Manajemen Keuangan (2004), dana yang ada akan digunakan dalam aktiva tetap, aktiva lancar, dan sebagainya.

Pastinya ada banyak sekali contoh dari pembelanjaan aktif yang biasa dijumpai. Seperti misalnya, pembelian alat, mesin, sewa gedung atau kantor, dan melakukan investasi di perusahaan lainnya.

2. Pembelanjaan Pasif

Upaya untuk memperoleh sejumlah dana memang termasuk aktivitas lain dalam manajemen pembelanjaan. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh perusahaan ini biasa disebut sebagai pembelanjaan pasif.

Pembelanjaan pasif jauh lebih rumit dilakukan jika dibandingkan dengan pembelanjaan aktif. Hal ini karena dalam proses realisasinya, perusahaan diharuskan untuk mendapatkan kepercayaan dari pihak yang memberikan dana.

3. Pembelanjaan Internal

Pembelanjaan internal adalah pembelanjaan untuk memenuhi modal yang tidak diambil dari luar perusahaan, namun dari fund yang sudah dibentuk atau dikumpulkan sendiri.

Adapun yang termasuk pembelanjaan dari perusahaan sendiri adalah:

  • Pembelanjaan intern, adalah aktivitas pembelanjaan dari dalam perusahaan dengan cara memanfaatkan keuntungan atau laba cadangan. Laba cadangan berarti tidak dibagikan dan selalu disiapkan oleh perusahaan.
  • Pembelanjaan intensif, adalah aktivitas pembelanjaan dari dalam perusahaan dengan menerapkan penyusutan aktiva tetap. Aktiva tetap sementara ini sebenarnya sebagai pengganti aktiva tetap yang lama.

4. Pembelanjaan Eksternal

Selain pembelanjaan internal, dalam pengertian manajemen pembelanjaan juga berkaitan dengan pembelanjaan eksternal. Pembelanjaan eksternal merupakan kegiatan yang dilakukan dengan memanfaatkan sumber atau dana diluar perusahaan.

Pembelanjaan yang didapat dari luar perusahaan tersebut terbagi lagi menjadi dua, yaitu:

  • Pembelanjaan sendiri, yaitu pembelanjaan yang dilakukan untuk pemenuhan dana dari pemilik, peserta atau pengambil bagian (modal peserta, modal saham, dan lainnya). Modal tersebut kemudian dijadikan sebagai dana sendiri dalam bisnis.
  • Pembelanjaan asing atau dengan hutan, merupakan pembelanjaan untuk pemenuhan dana yang diperoleh dari kreditur (seperti kredit obligasi, kredit asuransi, kredit yang didapat dari penjual, bank, negara, dan lainnya). Kredit tersebut termasuk dana pinjaman yang memiliki berbagai persyaratan tertentu

Baca Juga: Manajemen Bisnis: Perencanaan, Fungsi dan Komponennya

Mengapa Manajemen Pembelanjaan Sangat Penting?

Mengapa Manajemen Pembelanjaan Sangat Penting?

Manajemen pembelanjaan menjadi hal penting karena mendatangkan banyak manfaat untuk perusahaan. Adapun beberapa manfaat yang bisa dirasakan adalah seperti berikut ini:

1. Dapat Meningkatkan Produktivitas Sumber Daya

Selain pengeluaran keuangan, manajemen pembelanjaan ternyata bisa menghemat waktu kerja semua karyawan. Secara tidak langsung akan membuat alur kerja menjadi semakin cepat dan terhindar dari human error.

Karyawan nantinya akan lebih fokus dalam sebuah aktivitas sehingga bisnis bisa naik ke level berikutnya. Analisis pembelanjaan yang dibuat detail dan real team juga sangat membantu manajer untuk memprediksi alur pembelanjaan.

Maka dari itu, dalam penyusunannya bisa memanfaatkan trend dalam pembelanjaan dan melakukan perbandingan dalam kinerja internal. Semuanya memiliki peran yang penting untuk membuat bisnis mengalami peningkatan.

2. Melakukan Negosiasi dengan Pemasok

Manajemen pembelanjaan yang dilakukan dengan menyiapkan data internal atau eksternal ternyata berkaitan dengan pemasok.

Pastinya bisa dijadikan sebagai dasar dan memudahkan tim pengadaan untuk negosiasi dengan pemasok atau supplier.

Seperti misalnya, untuk memberikan pemberitahuan bahwa ternyata ada industri lain yang belum bisa mengirim barang. Dengan adanya data tersebut, maka bisa sangat membantu untuk mengambil keputusan yang lebih baik.

3. Menghemat Biaya Sehingga Menjadi Lebih Efisien

Dalam pengertian manajemen pembelanjaan sudah disinggung bahwa manfaatnya adalah untuk menghemat biaya. Meskipun dijalankan oleh manajer keuangan, tetapi individu dalam manajemen keuangan sangat luas.

Setiap departemen ataupun individu terkait memiliki tanggung jawab untuk memanfaatkan keuangan lebih baik. Jika sudah demikian, maka keuangan perusahaan akan menjadi tertata rapi sehingga jelas keluar masuknya.

Salah satunya adalah memastikan bahwa kegiatan operasional berjalan lancar, yang dengan manajemen biaya yang tepat. Selain menghemat, semua berjalan semestinya sehingga tidak memberikan dampak kerugian pada perusahaan.

Ruang Lingkup Manajemen Pembelanjaan

Ruang Lingkup Manajemen Pembelanjaan

Manajemen pembelanjaan memiliki 3 ruang lingkup yang cukup penting untuk perkembangan perusahaan. Inilah ruang lingkup manajemen pembelanjaan dalam suatu perusahaan yang penting untuk diketahui:

1. Keputusan Investasi

Keputusan investasi ini bisa dilakukan dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Manajemen pembelian diperlukan untuk mengevaluasi terjadinya risiko, menghitung dana yang didapat perusahaan, dan memprediksi keuntungan setelah melakukan investasi.

Tak hanya itu, keberadaannya juga untuk melakukan perhitungan dalam penganggaran modal berdasarkan alokasi dana ataupun operasional.

Tujuannya tidak lain supaya investasi yang dilakukan bisa mendatangkan keuntungan di masa mendatang.

2. Keputusan Keuangan

Ruang lingkup kedua dalam pengertian manajemen pembelanjaan yaitu keputusan keuangan. Jumlah investasi yang diperoleh perusahaan biasanya akan mengalami peningkatan setiap tahunnya.

Secara tidak langsung hal tersebut menuntut manajer keuangan untuk mempertimbangkan cara tepat dalam mengalokasikan dana. Selain itu, juga harus bisa menyusun struktur keuangan supaya terhindar dari kerugian nantinya.

Manajemen pembelian perlu mengelola keuangan perusahaan dengan baik, terutama tidak melakukan pemborosan dan menjaga aset yang ada. Sehingga posisi perusahaan akan selalu aman dari kemungkinan buruk.

3. Keputusan Pembagian Saham

Manajemen pembelanjaan perlu menentukan jumlah dana yang akan dikembalikan kepada pemilik saham. Saat membagi saham, tentu harus membuat peraturan terlebih dahulu supaya pembagiannya sama rata.

Jika sudah demikian, maka tidak akan memberikan kerugian untuk pemilik saham ataupun perusahaan. Selain itu, manajemen pembelian juga memperhitungkan keuangan yang dimiliki perusahaan di kemudian hari.

Sebagai contoh, peluang investasi yang bisa diikuti dan menyiapkan sejumlah dana untuk melakukan ekspansi. Meskipun sepele, ini sudah cukup membantu untuk mengembangkan bisnis menjadi semakin besar.

Tips Memaksimalkan Manajemen Pembelanjaan dalam Perusahaan

Tips Memaksimalkan Manajemen Pembelanjaan dalam Perusahaan

Peran manajemen pembelanjaan memang penting sehingga tak bisa dianggap remeh. Pastinya harus menyusun beberapa cara untuk mengoptimalkan proses pembelanjaan dalam perusahaan.

Inilah beberapa langkahnya yang bisa diikuti dengan cukup mudah untuk semua pihak terkait:

1. Mengidentifikasi Sumber Pengeluaran

Cara pertama yang perlu dilakukan terlebih dahulu yaitu mengidentifikasi sumber pengeluaran. Dalam hal ini, meliputi pengeluaran yang dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.

Pastinya melibatkan banyak hal, mulai dari proses pembelian, tanda terima barang, faktur yang didapat dari supplier, bukti pembayaran dan lain sebagainya. Saat menjalankan proses ini maka tidak diperbolehkan ada kesalahan sama sekali.

Jika terjadi kesalahan, maka prosesnya akan menjadi rumit dan butuh waktu lama untuk menyelesaikannya.

Oleh karena itu, sebaiknya gunakan perangkat yang bisa mencatat pengeluaran dengan mudah. Perangkat tersebut bisa mencatat pengeluaran secara akurat dan real time.

2. Memusatkan Data Pengeluaran

Jika sudah mendapatkan semua data terkait sumber pengeluaran, informasi tersebut dapat dikumpulkan di database pusat. Setelah itu, maka secara otomatis akan membantu untuk menyimpan riwayat pengeluaran.

Tak hanya itu, semua data pengeluaran yang ada juga bisa dimasukkan dalam spreadsheet. Keberadaan data tersebut nantinya sangat penting, sehingga hanya dipercayakan kepada mereka yang bertanggung jawab.

3. Melakukan Verifikasi Data

Semua data yang sudah dikumpulkan harus dilakukan verifikasi supaya lebih aman. Terdapat beberapa langkah yang dilakukan, yaitu dengan menghapus data yang sudah terduplikat dan membenarkan kesalahan dalam ejaan.

Anda harus pastikan jika keseluruhan data pembelanjaan ditulis dengan satuan mata uang. Langkah verifikasi berbasis data ini bisa dijadikan sebagai validasi, yang menunjukkan bahwa data yang digunakan dalam pengambilan keputusan perusahaan sangat akurat dan bisa dipertanggung jawabkan.

4. Membuat Kategori Pembelanjaan yang Tepat

Beban atau biaya yang ada dalam sebuah perusahaan bisa muncul dalam berbagai bentuk. Perlu dilakukan untuk membuat kategori dalam setiap pembelanjaan yang dilakukan, dimana sesuai dengan tujuan perusahaan.

Seperti misalnya, pembelanjaan yang meliputi iklan, upah atau gaji karyawan, pembelian dari pengepul, dan masih banyak lagi.

Jika semuanya dibuat sesuai kategori, tentu akan menjadi lebih mudah untuk memahami informasi pengeluaran yang dikumpulkan.

Sampai sini dapat disimpulkan bahwa pengertian manajemen pembelanjaan ternyata tak sesederhana itu. Prosesnya biasa dijalankan oleh manajer keuangan yang memiliki kewenangan dan tanggung jawab besar.

Meskipun begitu, manajemen pembelanjaan perlu dipahami dan diterapkan dengan baik. Jika tidak, maka sebuah perusahaan ataupun bisnis besar sekalipun tidak akan bisa sukses.

Baca Juga: Manajemen Biaya: Pengertian, Tujuan, Jenis, Konsep dan Contohnya

Bagikan:

Tags

Joko Warino

Seorang praktisi SEO (Search Engine Optimization) dari tahun 2013 yang selalu berusaha meningkatkan kemampuan seiring dengan perubahan logaritma yang dilakukan oleh Google.

Tinggalkan komentar